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Susanne Podschadly Partner Account Manager Business Unit Microsoft

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Präsentation zum Thema: "Susanne Podschadly Partner Account Manager Business Unit Microsoft"—  Präsentation transkript:

1 Susanne Podschadly Partner Account Manager Business Unit Microsoft

2 Agenda EASY Software AG Archivierung – gesetzlicher Hintergrund EASY xBASE – löst drei Probleme reduziert Exchange Volumen findet s gesetzliche Vorgaben EASY xBASE – die Theorie EASY xBASE – die Praxis Ihre Fragen

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4 Das Unternehmen EASY SOFTWARE AG Firmensitz: Mülheim a.d. Ruhr Gründung: 1990 Börsengang: 1999 Mitarbeiter:150 Vertrieb: Direkt- und Partnervertrieb Kunden: mehr als 8700 weltweit alle Branchen und Unternehmensgrößen Strategische Partnerschaften mit Microsoft, IBM und SAP

5 1.Vier Alleinstellungsmerkmale als Antwort auf die Frage nach der Marktpositionierung der EASY SOFTWARE AG Marktführer für Archivierung und Dokumentenmanagement > 8700 Kunden weltweit Vertrieb über qualifizierte Partner Lösungen für alle Branchen und alle Unternehmensgrößen

6 EASY Kunden-Referenzen

7 ECM-Rundgang

8 GDPdU gehört zur Geschäftskorrespondenz ist heute ein vor Gericht anerkanntes Beweismittel Versand von Handelsbriefen und steuerrelevanten Dokumenten Handelsbrief: ein Schriftstück (Papier oder digital) betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Solche s sind nach § 147 Abgabenordnung aufzubewahren eine elektronisch übersandte stellt ein originär digitales Dokument dar, das im Originalformat für die Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht revisionssicher gespeichert und maschinell auswertbar vorgehalten werden muss (z.B. interne Reisekostenabrechnung als Excel-Dokument).

9 Kommt Ihnen das bekannt vor ? – verzweifelt gesucht…

10 Server Farm erweitern Postfächer limitierten auslagern in pst-Dateien Festplatten vergrössern Bisherige Massnahmen ausdrucken und abheften sortieren und löschen zusätzliche Kosten, Wartung und Administration hohes Risiko - geringe Transparenz und Nachvollziehbarkeit A D M I N I S T R A T O R A N W E N D E R

11 Was macht EASY xBASE ? reduziert das Exchange Datenvolumen unterstützt bei der Exchange Server Migration konsolidiert Server Farmen und löst pst-Dateien auf integriert sich als Suchmaschine optimal im Outlook indexiert Inhalte, Dokumente und Anhänge im Volltext speichert die Daten revisionssicher und GDPdU konform

12 Reduzierung des Datenbankvolumens regelbasierte Auslagerung aus allen Postfächern und öffentlichen Ordnern nach unterschiedlichen Kriterien (z.B. Alter, Grösse) Unterstützung unterschiedlicher Methoden interaktiv durch den Anwender als Prozess zeitgesteuert und automatisch drastische Reduzierung des gesamten Datenvolumens Datenspeicherung im EASY xBASE Storage mit einer Kompressionsrate von bis zu 60% Einsparungspotential für jedes ausgelagerte Objekte von bis zu 98% im Exchange Server

13 s finden mit EASY xBASE Volltextindexierung rekursive Indexierung beliebiger Verschachtelungstiefen für Betreff, Nachrichtentext und typische Attribute (Von, An, Cc, Datum) für alle üblichen Anlagen und Office-Dokumente (z.B. doc, xls, pdf, zip, html) komfortable Recherche innerhalb eines bestimmen Zeitraumes nach Begriffen und Textfragmenten (* ?) mit boolschen Operatoren (UND ODER NICHT) gleichzeitiger Zugriff ohne Wartezeiten in ausgewählten Postfachordnern in bestimmten öffentlichen Ordnern in aktiven EASY Unternehmensarchiven

14 Aktuelle Situation Flut steigt jährlich um mehr als 30% Unternehmenskommunikation erfolgt bis zu 70% per viele Produkte nutzen als Trägermedium für ihre Daten Management wird immer anspruchsvoller aufwendige Ordnerstrukturen in Postfächern langwierige Recherchen nach Inhalten und Dokumenten problematische Aufbewahrung großer Datenmengen über Jahre immer mehr steuerrelevante s im Umlauf Reisekostenabrechnungen, Zahlungsvereinbarungen (Preise, Rabatte) Handelsbriefe, Kalkulationsgrundlagen, vertragliche Vereinbarungen (Termine)

15 Exchange Server EASY xBASE Storage Externe Medien Backup EASY xBASE – so funktioniert es… vor der Einführung von EASY xBASE regelbasierte Auslagerung der Daten und drastische Reduzierung des Exchange Datenvolumens Offlineverfügbarkeit aller ausgelagerten Daten inkl. Volltextrecherche Nutzung externer Speichermedien ermöglicht ein unbegrenztes, virtuelles Postfach

16 xBASE Ordnerstruktur

17 Archivierung im Detail

18 Das spricht für EASY xBASE… optimale Integration und intuitive Bedienung im Outlook keine Software-Installation am Arbeitsplatz einmalige und wartungsfreie Systemkonfiguration Exchange Verschlankung gesetzeskonforme Revisionssicherheit nach GDPdU

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Susanne Podschadly Partner Account Manager Business Unit Microsoft


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