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1 Bürowelten der Zukunft Studie von KYOCERA MITA Deutschland mit Unterstützung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation 08/03/2014.

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1 1 Bürowelten der Zukunft Studie von KYOCERA MITA Deutschland mit Unterstützung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation 08/03/2014 KYOCERA MITA EUROPE B.V. | 08/03/2014 1

2 2 Vorwort Die KYOCERA MITA Deutschland GmbH ist einer der führenden Anbieter für wirtschaftliche Outputlösungen. Seit dem Gründungsjahr 1986 hat sich die Büroarbeit nicht nur rund um Dokumente und deren Management massiv verändert: Wo früher die Schreibmaschine stand, liegt heute der Firmenlaptop auf der Dockingstation, was in den 80ern noch das Doppelbüro war, ist heute das offene Loft für die ganze Firma. Die Vorstellung, dass heutzutage jeder über ein tragbares Telefon mit der ganzen Welt vernetzt sein könnte, kam 1986, als noch die Notwendigkeit eines persönlichen Computers für jedermann angezweifelt wurde, einer Utopie gleich. Gemessen an der Geschwindigkeit technologischer Neuentwicklungen, ist das Büro der Zukunft heute noch kaum vorstellbar. Anlässlich des 25-jährigen Bestehens von KYOCERA MITA im Jahr 2011 soll diese Delphi-Befragung die Zukunft ein Stück weit vorweg nehmen. Sie soll Szenarien von soziologischen, technologischen und nachhaltigen Aspekten des Büros der Zukunft zeichnen. Wird das Büro der Zukunft komplett mobil sein? Haben wir im Jahr 2036 überhaupt noch Kollegen, die wir jeden Tag sehen? In dieser Befragung hat die KYOCERA MITA Deutschland GmbH mit Unterstützung des Fraunhofer- Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO eine mögliche Version der Bürowelten der Zukunft entwickelt. Reinhold Schlierkamp, Geschäftsführer KYOCERA MITA Deutschland GmbH

3 3 Inhalt Management Summary Ergebnisse der Befragung im Detail Technologische Aspekte der Arbeit Organisatorische Aspekte der Arbeit Nachhaltigkeit Statistische Angaben Vorgehensweise Angaben zur Stichprobe und Auswertung Fragebogen im Detail Projektpartnerschaft Office 21 Kontakt 08/03/2014 3

4 4 Management Summary

5 5 Management Summary: Kernaussagen Die Arbeit wird nicht mehr an einen festen Ort gebunden sein, sondern von der ganzen Welt aus stattfinden können. Die Arbeitszeitmodelle der Zukunft richten sich am individuell unterschiedlichen Arbeitsrhythmus des Einzelnen aus. Die Technik der Zukunft ist nicht nur intelligent und vernetzbar, sondern auch designorientiert. Unternehmen werden an ihrer CO 2 -Bilanz gemessen werden und in allen Bereichen Wert auf ressourcen- und energieneutrales Wirtschaften legen müssen. Das papierlose Büro wird es nicht geben.

6 6 Management Summary: Bürowelten der Zukunft Technologische Aspekte der Arbeit Alle Kommunikationssysteme, darunter auch Systeme zum Drucken, Kopieren und Faxen, sowie Mitarbeiter sind miteinander vernetzt, und zwar rein virtuell über längere Phasen. Das Büro der Zukunft ist ein Raum mit hohen Ansprüchen an Design und Sinnlichkeit: Drucker, Kopierer und Multifunktionssysteme werden in der Zukunft genauso designorientiert sein wie Handys, Notebooks und PCs. Die Bürowelten der Zukunft werden sich dem demographischen Wandel anpassen. Das heißt, Bürotechnik wird sich viel stärker an den Bedürfnissen älterer Mitarbeiter orientieren. Dass Papier auch im Büro der Zukunft eine Rolle spielen wird, ist nahezu unumstritten. Welche Rolle es spielen wird, ist heiß diskutiert. Manche Experten werfen die Vision eines Superpapiers an die Wand, das sowohl wiederverwendbar als auch durch Feuerfestigkeit nahezu unzerstörbar ist und zugleich nicht aus Holzfasern besteht. Die Cloud bzw. cloudbasierte Points of Print werden auch die Zukunft des Dokumentenmanagements bestimmen. Diese geben jedem die Möglichkeit, Dokumente an öffentlichen Druckern auf der ganzen Welt auszudrucken.

7 7 Management Summary: Bürowelten der Zukunft Organisatorische Aspekte der Arbeit Die Büroarbeit der Zukunft wird häufig auch von zu Hause aus passieren. Die virtuelle Vernetzung bildet dafür die technische Basis. Allerdings wird diese Verschmelzung des Berufs- und Privatlebens von vielen Anwendern mit Skepsis gesehen. Das wird auch Auswirkung auf die Arbeitszeiten haben: Diese werden sich flexibel an private und Unternehmensbedürfnisse anpassen. Der Mitarbeiter wird praktisch immer erreichbar sein. Die Menschen werden je nach Funktion und Aufgabe stärker dezentral arbeiten. Die Arbeitswelt der Zukunft wird aber nicht komplett virtuell funktionieren, sondern es werden kreative Kernteams in der Zukunft zusammenarbeiten, die mit der Unternehmenskultur und Identität eng zusammenhängen. Gerade unter Experten herrscht die Meinung vor, dass feste Unternehmensstrukturen in Zukunft aufgebrochen werden und die Beschäftigung von Freelancern normal werden wird – in allen Unternehmensbereichen.

8 8 Management Summary: Bürowelten der Zukunft Nachhaltigkeit Das Büro der Zukunft ist grün: Multifunktionsgeräte werden recyclebar, ressourcen- und energieneutral sein. Klima- und ressourcenneutrales Wirtschaften wird in 25 Jahren ebenfalls zum Alltag gehören. Klimaneutralität wird in Zukunft eine wichtige Unternehmenskennzahl darstellen.

9 9 Ergebnisse der Befragung im Detail Technologische Aspekte der Arbeit

10 10 Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte der Arbeit Digitale Spuren Die Welt in 25 Jahren wird transparent. Das ganze Leben hindurch werden wir digitale Spuren vom beruflichen und privaten Werdegang und Vorlieben hinterlassen. Wir werden lernen, das im privaten wie beruflichen Bereich als ganz normal zu sehen. Beim Thema Datenschutz sind sich Experten und Anwender weitgehend einig. Die Gruppe der Anwender kann der Vorstellung einer transparenten Datenwelt zu rund 70 Prozent zustimmen. Auch zwei Drittel der Experten stimmen dem zu.

11 11 Das Multifunktionssystem zum Drucken, Kopieren etc. der Zukunft ist eine intelligente Box, die so programmiert werden kann, dass sie Informationen individuell zusammenstellt, aufbereitet, verteilt und archiviert. Jedes technische System im Büro wie im privaten Umfeld wird künftig automatisch mit jedem anderen System kommunizieren und nach klaren Regeln interagieren. Die Bürotechnik der Zukunft ist intelligent und vernetzbar – das gilt nach Meinung der Experten und Anwender auch für Systeme zum Drucken, Kopieren und Faxen. Vier von fünf Experten und Anwendern sind dieser Meinung. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte der Arbeit Multifunktionssysteme der Zukunft

12 12 Im Büro der Zukunft werden Technologien so integriert, dass sie sich nachhaltigen und sinnlichen Aspekten unterordnen. Die Aspekte Design und Sinnlichkeit spielen eine zentrale Rolle. Das Büro der Zukunft ist ein Raum mit hohen Ansprüchen an Design und Sinnlichkeit. Darin sind sich Experten und Anwender weitgehend einig. 58 Prozent der Experten stimmen der These, dass auch die Technik diesen Ansprüchen Sorge tragen muss, zu. In der Gruppe der Anwender liegt die Zustimmung bei 44 Prozent. Dieser Meinung widersprechen 16 Prozent der Experten und 20 Prozent der Anwender. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte der Arbeit Sinnlichkeit von Technik

13 13 Die Multifunktionssysteme der Zukunft (Drucken, Kopieren etc.) sind konsequent designorientiert. Für diese Systeme gelten dann die gleichen Anforderungen wie für Handys, Notebooks und PCs. Drucker, Kopierer und Multifunktionssysteme werden in der Zukunft genauso designorientiert sein wie Handys, Notebooks und PCs. Dem stimmt jeder zweite Experte zu. Die Zustimmungsrate bei den Anwendern liegt sogar bei über 60 Prozent. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte der Arbeit Multifunktionssysteme im Design der Zukunft

14 14 Technologien der Zukunft werden sich im Büro künftig viel stärker auch an den Bedürfnissen älterer Mitarbeiter ausrichten. Die Bürowelten der Zukunft werden sich dem demographischen Wandel anpassen. Der These, dass sich auch die Bürotechnik viel stärker an den Bedürfnissen älterer Mitarbeiter orientieren wird, findet bei 51 Prozent der Anwender und 55 Prozent der Experten Zustimmung. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte der Arbeit Technik für das Alter

15 15 Das papierlose Büro wird es nicht geben. Digitale Darstellungsformen werden das Papier als Medium nie verdrängen können. Die Expertengruppe hat keine gemeinsame Meinung zur Nutzung von Papier als Medium. Die These, dass das Papier als Medium nie verschwinden wird, erfährt mit jeweils 44 Prozent gleichviel Widerspruch und Zustimmung. Die Gruppe der Anwender zeigt ein anderes Bild: Hier bekräftigen mehr als 50 Prozent die Wichtigkeit von Papier, allerdings widersprechen hier nur ein Viertel der Teilnehmer. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte der Arbeit Papier als Medium

16 16 Das Papier der Zukunft ist anders. Es wird mit neuen Eigenschaften ausgestattet sein – zum Beispiel Skalierbarkeit und Wiederbeschreibbarkeit. Bei der Frage, ob sie sich vorstellen können, dass das Papier in der Zukunft ganz neue Eigenschaften bekommt, sind die Experten unentschlossen mit leichter Tendenz zur Zustimmung. Ähnlich ist das Bild bei den Anwendern. Hier verteilen sich die Stimmen nahezu zu gleichen Teilen bei Zustimmung und Ablehnung. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte der Arbeit Das Papier der Zukunft

17 17 Der Druck der Zukunft passiert an Points of Print. Das sind flächendeckende cloudbasierte Druckstationen im öffentlichen Raum, die jedem die Möglichkeit geben, Dokumente an öffentlichen Druckern mobil ausdrucken zu können. Die Cloud wird auch die Zukunft des Dokumentenmanagements bestimmen. Jeder zweite Anwender und mehr als jeder zweite Experte glauben an cloudbasierte Points of Print, die jedem die Möglichkeit geben, Dokumente an öffentlichen Druckern auf der ganzen Welt auszudrucken. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte Points of Print

18 18 Stellen Sie sich eine Bürowelt in 25 Jahren vor. Welche Rolle werden papierbasierte Dokumente aus Ihrer Sicht spielen? – Stimmen der Experten Sie werden in den Hintergrund rücken, da die digitale Welt sich ausweitet und print on demand statt Vorbestellen stattfindet. Die E-Ink-Technologie in Kombination mit flexiblen Readern wird dafür sorgen, dass der Anteil an Papier abnehmen wird. Je nach Funktion eine wichtige Rolle, eine sinnliche Rolle. Papier wird hauptsächlich zur Archivierung von wichtigen Dokumenten dienen einschließlich Unterschriften. Die Bürowelt der Zukunft wird wesentlich mobiler sein, dabei werden die Grenzen zwischen Arbeit und privatem Bereich immer mehr aufgeweicht. Alltagsausdrucke wird es weniger geben, da man sich daran gewöhnt hat, administrative Prozesse digital durchzuführen und zu archivieren. Dokumente von Wert aber – Entwürfe, Ideenkonzepte, wichtige Fotos, kulturelle Leistungen – werden die Menschen um so lieber in der Hand halten wollen, weil das den Wert unterstreicht. Es wird sie weiter geben, aber ihre Bedeutung nimmt ab. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte Die Rolle des Papiers – Expertenmeinung

19 19 Stellen Sie sich eine Bürowelt in 25 Jahren vor. Welche Rolle werden papierbasierte Dokumente aus Ihrer Sicht spielen? – Stimmen der Anwender Papierbasierende Dokumente können per Identifikation an jedem beliebigen Ort gedruckt werden. Papierbasierte Dokumente wird es weiterhin geben, jedoch vielleicht nicht mehr in der Menge wie heute. Sie werden weiterhin eine Rolle im Bereich der Echtheitsbestätigung von Informationen spielen sowie auch generell in jeglichen Bereichen der Informationsweitergabe und -speicherung. Aktives Bearbeiten, kreatives Planen, Diskussionsrunden zu Themen, Gedanken skizzieren. Darstellung und Präsentation, wo Sinnlichkeit und Haptik eine Rolle spielen. Nach wie vor Lesen, Schrifterfordernisse bei bestimmten Vorgängen. Papier hat die Eigenschaft, ohne Zugriff auf Energiequellen verwendet werden zu können. Daher wird es immer einen Bedarf nach bedrucktem Papier geben um somit das Gefühl von Sicherheit zu haben. An Bedeutung gewinnen, an Volumen verlieren. Dokumente (Verträge etc.) werden mitwachsen, d.h. geschützt und editierbar sein. Ich denke, dass es eher eine Art elektronisches Papier sein wird, welches beschrieben, gelöscht, wiederbeschrieben werden kann, möglicherweise auch Informationen abrufen und darstellen kann. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte Die Rolle des Papiers – Anwendermeinung

20 20 Papier wird auch in Zukunft eine Rolle spielen, wenngleich sich diese verändern wird. Das Papier der Zukunft könnte eine Art Superpapier sein, das sowohl wiederverwendbar als auch durch Feuerfestigkeit nahezu unzerstörbar ist und zugleich nicht aus Holzfasern besteht. Das zeigen auch die Kommentare der Experten in unserer Studie. So spricht einer zum Beispiel davon, dass es weniger Alltagsausdrucke geben wird, da man sich daran gewöhnt haben wird, administrative Prozesse digital durchzuführen und zu archivieren. Dokumente von Wert aber – Entwürfe, Ideenkonzepte, wichtige Fotos, kulturelle Leistungen – würden die Menschen um so lieber in der Hand halten wollen, weil das den Wert unterstreiche. Durch die Internet-Revolution erleben wir Drucker- und Kopiererhersteller eher den Trend, dass das ausgedruckte Papiervolumen zunimmt. Darüber hinaus wird zunehmend bewusster gedruckt, weil die Unternehmen auf nachhaltige Prozesse auch im Outputbereich achten und hier Kosten reduzieren müssen. Derzeit konzentrieren sich die Unternehmen in Bezug auf die Drucker- und Kopiererstruktur auf die Implementierung von intelligenten Lösungen, die die Druck- und Kopierprozesse wirtschaftlich und nachhaltig gestalten. Die Systeme werden zunehmend designorientierter. Dies ist ein Trend, der sich jetzt schon abzeichnet – auch bei KYOCERA. Die neue Gerätegeneration von KYOCERA ist nicht mehr grau, sondern zweifarbig. Wenn unsere Kunden mehr Design fordern, werden wir uns darauf einstellen. Die Systeme müssen immer intuitiver werden, weil die Kunden das einfordern. Durch die KYOCERA- HyPAS Lösungen können wir schon heute relativ schnell und flexibel auf Kundenanforderungen reagieren. Dem Trend des mobilen Druckens haben wir ebenfalls erkannt und hier bereits zwei Lösungen vorgestellt. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte Kommentar KYOCERA, Reinhold Schlierkamp

21 21 Ein Blick in eine 25 Jahre entfernte Zukunft bleibt spekulativ, dennoch zeigt die Experten- und Anwenderbefragung Ansätze auf, wie sich unsere Arbeits- und Lebenswelt verändern könnte. Besonders spannend scheint der Umgang mit unseren digitalen Spuren zu sein. Unsere Identität wird vielschichtig sein und wie selbstverständlich aus realen und digitalen Eindrücken bestehen, die wir bei unserem Handeln in einer augmentierten Lebens- und Arbeitswelt vermitteln. In dieser Umwelt wird das Büro zu einem essentiellen Ort für die realen Begegnungen, zwischen Menschen und zugleich eine Plattform für höchstproduktive und kreative Arbeitsprozesse an der Schnittstelle von realer und virtueller Welt sein. Wie das Papier der Zukunft aussieht, wird sich noch zeigen müssen – wird es digital, wiederbeschreibbar, lösch- und auslesbar werden? Sicher scheint, dass Experten und Anwender auch in der weiten Zukunft noch ein intuitives, haptisches und einfaches Trägermedium in ihren Händen halten wollen. Ergebnisse der Befragung im Detail – Technologische Aspekte Kommentar Fraunhofer IAO, Stefan Rief

22 22 Ergebnisse der Befragung im Detail Organisatorische Aspekte der Arbeit

23 23 Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Heimarbeit Für alle Büroarbeiter wird es selbstverständlich sein, auch von zu Hause zu arbeiten. Sowohl die Experten als auch die Anwender glauben, dass Büroarbeit in Zukunft häufig auch von zu Hause aus passiert. Dieser These stimmen 72 Prozent der Experten und 65 Prozent der Anwender zu.

24 24 Wir werden über längere Phasen lediglich rein virtuell mit unseren Kollegen vernetzt sein. Gleichzeitig wird sich die Arbeit in Team in der Zukunft verändern: Die Vernetzung wird über längere Phasen rein virtuell geschehen. Dem stimmen 66 Prozent der Experten zu. Die Anwender sehen das ein wenig skeptischer: Hier können zwar immerhin noch 60 Prozent zustimmen, allerdings kann jeder Vierte dazu keine Einschätzung abgeben. Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Virtuelle Vernetzung

25 25 In der Zukunft werden die Arbeitszeiten sich flexibel an private Bedürfnisse und Unternehmensbedürfnisse anpassen. 53 Prozent der Experten stimmen der These, dass sich Arbeitszeiten flexibel an private und Unternehmensbedürfnisse anpassen werden, mit Einschränkung zu. Rund jeder Fünfte kann dem sogar uneingeschränkt zustimmen. Die Anwender bejahen diesen Trend mit einer Gesamtzustimmung von 60 Prozent in leicht geringerem Maße. Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Flexible Arbeitszeiten

26 26 Immer erreichbar zu sein wird der Normalfall. 65 Prozent der Anwender stimmen der These zu, dass die Zukunft der Arbeit damit einher geht, immer erreichbar zu sein. Die Experten sehen diesen Trend ebenfalls, allerdings etwas schwächer: Hier stimmen nur 42 Prozent dieser Vorstellung zu. Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Erreichbarkeit

27 27 In Zukunft werden wir immer mehr in freien Kooperationen arbeiten. Feste Unternehmensstrukturen werden aufgebrochen. Es wird normal sein, in vielen Unternehmensbereichen Freelancer aus der ganzen Welt zu beschäftigen. Geteilter Meinung sind Experten und Anwender bei der Frage nach Teamstrukturen. 66 Prozent der Experten glauben, dass feste Unternehmensstrukturen in Zukunft aufgebrochen werden und die Beschäftigung von Freelancern normal werden wird – in allen Unternehmensbereichen. Bei den Anwendern können nur 44 Prozent dieser Vorstellung zustimmen. Mehr als jeder Vierte lehnt die Vorstellung sogar ab. Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Freelancer

28 28 Anwesenheitspflicht bzw. feste Arbeitszeiten sollten überholt sein, um Beruf und Familie besser vereinbaren zu können. Welche Vision haben Sie vom Arbeiten im Büro der Zukunft – in 25 Jahren? Welche Aspekte sehen Sie noch? – Stimmen der Experten Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Visionen – Expertenmeinung Alleine zu Hause arbeiten aus meiner Sicht kein Vorteil – offene große Büros mit Shared-Desk-Modellen, die abteilungsübergreifend genutzt werden können. Administrative Tätigkeiten werden virtueller bearbeitet, durch Freelancer oder von zuhause aus. Kreative Kernteams aber werden die direkte Zusammenarbeit als hohen Wert wiederbeleben. Das Büro wird weniger zur Verrichtung von Arbeiten genutzt werden. Es wird vielmehr ein Ort sein, wo man sich zum formellen und informellen Informationsaustausch trifft. Arbeiten wird mehr zu Multitasking mit kurzen Phasen, die ständig unterbrochen werden. Wir werden weniger lange Zeitblöcke für eine Aufgabe reservieren und mehr flexibel zwischen Aufgaben (privat und dienstlich) wechseln. Die virtuelle, dreidimensionale Büroumgebung für unterwegs. Dargestellt durch Augmented-Reality-Brillen.

29 29 Welche Vision haben Sie vom Arbeiten im Büro der Zukunft – in 25 Jahren? Welche Aspekte sehen Sie noch? – Stimmen der Anwender Mit der Zeit wird sich die Flexibilisierung der Arbeitszeit durch die an jedem Ort und zu jeder Zeit verfügbaren Zugangsmöglichkeiten zu Kommunikationsmedien, Informationen und Arbeitsanwendungen auf die Dauer durchsetzen. Komplette Vernetzung, große Wissensdatenbanken (Stichwort: Cloud), hohe Transparenz der Abläufe Viele Routineaufgaben werden von Systemen und Prozessen übernommen, der Mensch wird in der Produktion von immer wiederkehrenden Arbeiten befreit. Der Mensch regerund steuert. Es gibt immer weniger Arbeit für Menschen. Arbeit als Basis für den Erwerb des Lebensunterhalts kann in der Zukunft nicht mehr ausreichen. Das Arbeiten in der Zukunft wird ortsunabhängiger werden. Social Media wird ein gelebter Standard sein, wie heute das Internet. Ein Großteil der Mitarbeitersteht in Beschäftigungsverhältnissen die deutlich geringere Stundenzahlen aufweisen als derzeit normal. Es wird eher der natürlichen Arbeitsweise des Menschen angeglichen gearbeitet werden können. z.B. mit Sprache, Stift und Papier (elektronisch)... der PC wird mehr im Hintergrund agieren. Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Visionen – Anwendermeinung

30 30 Die Menschen werden je nach Funktion und Aufgabe stärker dezentral arbeiten. Die Arbeitswelt der Zukunft wird aber nicht komplett virtuell funktionieren, sondern es werden kreative Kernteams in der Zukunft zusammenarbeiten, die mit der Unternehmenskultur und Identität eng zusammenhängen. Komplett dezentrale Arbeitswelten zerstören die Kreativität, Innovation und Schaffenskraft der Unternehmen. Laut unseres Unternehmensgründers Dr. Inamori benötigt jedes Unternehmen einen starken Kern und eine Philosophie, um erfolgreich am Markt zu sein. Die Arbeit wird flexibler werden, jedoch werden Arbeit und Privatleben nicht komplett miteinander verschmelzen. Dies würde vermehrt zu gesundheitlichen Problemen von Mitarbeitern führen, die es aufgrund der hohen Arbeitsbelastung und mangelnder Freizeit schon jetzt gibt. Die Arbeitszeit wird aber flexibler, auch wenn es weiterhin Kernkontingente geben wird, die der Mitarbeiter im Büro oder zu Hause abarbeiten muss. Die Technologisierung wird neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und des Austauschs hervorbringen. Wir stimmen da einem der Experten zu, der seine Vision der Büroarbeit in 25 Jahren so formuliert: Arbeiten wird mehr zu Multitasking mit kurzen Phasen, die ständig unterbrochen werden. Wir werden weniger lange Zeitblöcke für eine Aufgabe reservieren und mehr flexibel zwischen Aufgaben (privat und dienstlich) wechseln. Die Verrichtung einfacher Arbeiten wird abnehmen, hochqualifizierte Arbeiten werden deutlich zunehmen. Die Technologisierung nimmt in der Tat drastisch zu, Technologien werden aber eher der natürlichen Arbeitsweise der Menschen angeglichen. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird für zukünftige Arbeitsmodelle ein entscheidendes Thema werden. Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte Kommentar KYOCERA, Reinhold Schlierkamp

31 31 Wie werden wir in 25 Jahren leben und arbeiten? Sicher noch flexibler in jeder Hinsicht. Ausgereifte und in der Breite genutzte Technologien ermöglichen produktives Zusammenarbeiten in verteilten Teams – auch über längere Zeiträume. Alle Büro- und Wissensarbeiter werden zumindest teilweise auch von zu Hause arbeiten. Aber das zu Hause wird nicht der einzige Arbeitsplatz sein. Wie selbstverständlich werden viele Büro- und Wissensarbeiter auch phasenweise in Co-Working- Zentren mit spezifischen Angeboten, thematischen Schwerpunkten oder einer günstigen Lage, zum Beispiel im eigenen Stadtteil, arbeiten. Dort und im Büro werden wir auf inspirierende Menschen treffen, aus unterschiedlichen Kulturkreisen und aller Altersklassen. Denn die Expertise der Älteren wird hoch geschätzt sein. Vielleicht werden wir Flexibilität als Freiheit und Bereicherung verstehen. So zeigen Studien im OFFICE-21-Projekt dass räumliche und zeitliche Autonomie in der Arbeitsgestaltung nicht nur die Performance, sondern auch das Contentment steigern kann. Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte Kommentar Fraunhofer IAO, Stefan Rief

32 32 Ergebnisse der Befragung im Detail Nachhaltigkeit

33 33 Ergebnisse der Befragung im Detail – Nachhaltigkeit Das grüne Büro Das Büro insgesamt ist grün – in Technologien, Materialien und Gestaltung. Das Büro der Zukunft ist grün. Diese These findet bei 94 Prozent der Experten Zustimmung. Die Anwender sehen den Trend viel verhaltener: Hier stimmen nur 60 Prozent der These zu. Nahezu jeder Fünfte zeigt sogar eher Ablehnung diesem Trend gegenüber.

34 34 Ergebnisse der Befragung im Detail - Nachhaltigkeit Recycling, Ressourcen-und Energieneutralität Die Multifunktionssysteme der Zukunft sind komplett recyclebar, ressourcen- und energieneutral in Herstellung und Betrieb. Einigkeit herrscht zwischen Anwendern und Experten bei der Frage, ob die Multifunktionsgeräte der Zukunft recyclebar, ressourcen- und energieneutral sein werden. Zwei Drittel der Experten und Anwender können dieser These zustimmen. Die Widerspruchsrate liegt bei den Experten bei 11, bei den Anwendern bei 17 Prozent.

35 35 Ergebnisse der Befragung im Detail – Nachhaltigkeit Klimaneutrales Wirtschaften In 25 Jahren wird das klima- und ressourcenneutrale Wirtschaften Alltag in deutschen Unternehmen sein. Der Aspekt des klima- und ressourcenneutralen Wirtschaftens wird auf lange Sicht in die deutschen Büros Einzug halten. Fast 70 Prozent der Experten sind der Meinung, dass klima- und ressourcenneutrales Wirtschaften in 25 Jahren zum Alltag gehören wird. Auch zwei von drei Anwendern sind dieser Auffassung.

36 36 Ergebnisse der Befragung im Detail – Nachhaltigkeit Carbon Footprint Der Carbon Footprint – die Messgröße zur Klimaneutralität – wird in der Zukunft eine wichtige Kennzahl für die Performance von Unternehmen. Die Frage, ob Klimaneutralität in Zukunft eine Unternehmenskennzahl darstellen wird, sehen Experten und Anwender ähnlich. Bei den Experten stimmen 72 Prozent dieser These zu, bei den Anwendern sind es 66 Prozent. Jeder zweite Experte teilt diese Auffassung sogar ohne jegliche Einschränkung.

37 37 Welche Modelle und Prozesse sehen Sie für das klima- und ressourcenneutrale Wirtschaften im Büro in 25 Jahren? – Stimmen der Experten Wirtschaftlicher Druck durch erhöhte Rohmaterialkosten werden ressourcensparende Techniken erzwingen, unterstützt durch öffentliche Förderungen. Wo die Wirtschaft nicht freiwillig Maßnahmen zu mehr Ressourceneffizienz und Klimaschutz ergreift, wird es EU-weite Regulierung geben. Umweltauflagen und Ressourcen werden Kosten erzeugen, die beachtenswert sind und ganze Prozessketten in Frage stellen. Besonders trifft das auf logistische Prozesse zu. Regionalität in allen Formen der Zusammenarbeit wird attraktiver. Green IT und noch folgende Innovationen werden Standard sein Reduzierung der Reisen aufgrund virtueller Konferenzräume Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Prozesse der Zukunft – Expertenmeinung

38 38 Welche Modelle und Prozesse sehen Sie für das klima- und ressourcenneutrale Wirtschaften im Büro in 25 Jahren? – Stimmen der Anwender Nachhaltige Energieerzeugung wird das Thema eher entspannen. Es wird individuelle Umweltkonten mit Prämiensystem geben. Das Büro der Zukunft wird nur virtuell existieren. Nach der Katastrophe in Japan, wird ein verändertes Denken gefordert sein. Wir müssen dahin kommen, dass die Technik wieder reparabel sein wird. Nur dadurch können wir Ressourcen schonen. Neukaufen und Wegschmeißen ist nicht umweltgerecht. Besser ist es, gute Komponenten zu verbauen und lange zu nutzen. Deutliche Reduzierung der Systemvielfalt und der Sytemanzahl; Einsatz komplexer Systeme. Ende der Mono-Funktionssysteme. Größte Einsparung im Bereich der Arbeitsplatzausstattungen durch Cloud-Strukturen. Ergebnisse der Befragung im Detail – Organisatorische Aspekte der Arbeit Prozesse der Zukunft – Anwendermeinung Das grüne und nachhaltige Büro wird nur insoweit eingeführt, wie es zusätzlichen betriebswirtschaftlichen Gewinn bringt. Alles andere ist Folklore. Solange es keine zwingenden, gesetzlichen und weltweiten Richtlinien für Unternehmen zum klima- und ressourcenneutralen Wirtschaften gibt, wird weiterhin Profit vor Umwelt kommen.

39 39 Wir laufen weltweit auf ein Ressourcenproblem zu. Auch Drucker und Kopierer werden in den nächsten Jahren nachhaltig produziert werden. Die Unternehmen fragen diese Kriterien schon jetzt in Ausschreibungen verstärkt ab, doch dieser Trend wird in den nächsten Jahren noch zunehmen. Die Systeme müssen immer niedriger im Stromverbrauch werden. Darüber hinaus werden aber auch nachhaltige Gesamtkonzepte zunehmend wichtiger bis hin zur Abfallreduzierung, Verpackung und Recycling. Die Meinung unter den Experten und auch unter den Anwendern ist gespalten – ein Teil sieht das Büro der Zukunft als komplett grün. Ein anderer Teil befürchtet, dass sich ein komplett grünes Büro aufgrund des gesamtwirtschaftlichen Drucks nicht durchsetzen lasse. Hier wird die politische Entwicklung richtungsweisend sein: Wenn der Staat mit Sanktionen, Subventionen und neuen Steuern noch stärker auf Nachhaltigkeit, Umweltfreundlichkeit und Ressourcenneutralität eingeht, wird das grüne Büro kommen müssen. Eine Form, in der das passieren kann, ist der Carbon Footprint – die CO 2 -Bilanz. Der Carbon Footprint stellt ein grundlegendes Maß zur Abschätzung der Umweltbelastung durch ein Produkt dar. Dabei werden alle Energie- und Materialströme erfasst, die innerhalb des Lebenszyklus eines Produktes oder einer Dienstleistung verwendet werden. Somit könnte er zu einer entscheidenden Unternehmenskennzahl entwickeln, die neben dem wirtschaftlichen Erfolg in die Performance- Bewertung von Unternehmen eingeht. Ergebnisse der Befragung im Detail – Nachhaltigkeit Kommentar KYOCERA

40 40 Bereits heute gehen rund 40 Prozent der Erwerbstätigen Büroarbeit in ihren unterschiedlichsten Ausprägungen nach und nehmen dabei in einem nicht unerheblichen Maß Ressourcen in Anspruch. In 25 Jahren wird der ökologische Aspekt der Nachhaltigkeit fester Bestandteil in der Gestaltung von Büro- und Wissensarbeit sein. Dabei werden nicht nur Energieerzeugung, -nutzung und der CO 2 -Ausstoß im Fokus stehen, sondern auch das Schließen von Roh- und Wertstoffkreisläufen. Es darf spekuliert werden, dass sich viel Büro- und Wissensarbeit um die Entwicklung von nachhaltigen Produkten- und Dienstleistungen drehen wird – und zwar als Teil eines erfolgreichen Wirtschaftens. Ergebnisse der Befragung im Detail – Nachhaltigkeit Kommentar Fraunhofer IAO

41 41 Statistische Angaben

42 42 Vorgehensweise Die Befragung Bürowelten in 25 Jahren richtete sich in Form zweier separater Befragungen an einen Pool aus 25 Experten aus verschiedenen Tätigkeitsbereichen in Deutschland und Österreich sowie an einen größeren Kreis von Anwendern. Für die Experten bestand zusätzlich zur Online- Befragung die Möglichkeit, den Fragebogen als Dokument per Post, Fax oder einzusenden. Der Online-Fragebogen umfasste 20 Fragen zu drei Themenfeldern Im ersten Abschnitt zu den technologischen Aspekten der Arbeit wurden Parameter rund um die technische Ausstattung zukünftiger Arbeitswelten und Büroumgebungen beleuchtet. Bei den organisatorischen Aspekten im zweiten Abschnitt stand vor allem die Form der Zusammenarbeit im Fokus. Der dritte Abschnitt befasste sich mit veränderten Anforderungen an nachhaltiges Arbeiten. Die Antworten wurden entweder in frei formulierbarem Text oder auf einer Skala von 1 Stimme nicht zu bis 5 Stimme voll zu gegeben. In der Interpretation der Ergenisse wurden die Antworten unter 1 und 2 zu einem Widerspruch der jeweiligen These zusammengefasst, 4 und 5 entsprachen einem Zustimmen. Die Antworten unter 3 wurden mit Unentschiedenheit bewertet. Nach Abschluss und Gegenüberstellen von Experten- und Anwendermeinung erfolgte eine individuelle Kommentierung der Ergebnisse seitens KYOCERA und des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation. Die Befragung lief anonym ab, sodass keine personenbezogenen Daten erfasst wurden.

43 43 Angaben zur Stichprobe Experten Umweltbundesamt (UBA) Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) Deutsche Telekom WERKHAUS Design + Produktion GmbH Evangelischer Entwicklungsdienst e.V. (EED) FSC Arbeitsgruppe Deutschland e.V. Stora Enso Deutschland GmbH Corporate Express Deutschland GmbH & Co. Vertriebs KG TREND BÜRO DGB-Index Gute Arbeit GmbH buero_forum Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) iafob - Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung WINI Büromöbel BENE AG Microsoft Deutschland GmbH Das Demographie Netzwerk (ddn) Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) Steinbeis Papier GmbH Der Fragebogen wurde von 35 Experten aus folgenden Institutionen geschickt.

44 44 Angaben zur Stichprobe Experten Umweltminister a. D. Leibniz-Institut für Meereswissenschaften an der Universität Kiel (IFM-GEOMAR) Deutsche Umwelthilfe e.V. Photizo Group BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) Bundesarbeitsgemeinschaft für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (Basi) e.V. Intel Corporation Creative.NRW - Cluster Kultur- und Kreativwirtschaft Deutsches Netzwerk Büro e.V. Computerwoche, Verlag IDG Business Media Z_punkt The Foresight Company Initiative Pro Recyclingpapier Bundesdeutscher Arbeitskreis für Umweltbewusstes Management (B.A.U.M.) e. V.

45 45 Angaben zur Stichprobe Anwender Die Stimmen aus dem Anwenderbereich kommen aus einem Pool von Endanwendern von KYOCERA-Systemen aus Unternehmen, Behörden und Verbänden aus Deutschland und Österreich.

46 46 Angaben zur Stichprobe Teilnehmeranzahl Die Anzahl der zurückgesendeten Fragebogen betrug bei den Experten 18. Die Anzahl der Teilnehmer im Anwendungsbereich betrug 102.

47 47 Fragebogen im Detail (1 von 7) I. Technologische Aspekte Die Welt in 25 Jahren wird transparent. Das ganze Leben hindurch werden wir digitale Spuren vom beruflichen und privaten Werdegang und Vorlieben hinterlassen. Wir werden lernen, das im privaten wie beruflichen Bereich als ganz normal zu sehen. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Das papierlose Büro wird es nicht geben. Digitale Darstellungsformen werden das Papier als Medium nie verdrängen können. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Im Büro der Zukunft werden Technologien so integriert, dass sie sich nachhaltigen und sinnlichen Aspekten unterordnen. Die Aspekte Design und Sinnlichkeit spielen eine zentrale Rolle. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu)

48 48 Fragebogen im Detail (2 von 7) Das Papier der Zukunft ist anders. Es wird mit neuen Eigenschaften ausgestattet sein – zum Beispiel Skalierbarkeit und Wiederbeschreibbarkeit. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Das Multifunktionssystem zum Drucken, Kopieren etc. der Zukunft ist eine intelligente Box, die so programmiert werden kann, dass sie Informationen individuell zusammenstellt, aufbereitet, verteilt und archiviert. Jedes technische System im Büro wie im privaten Umfeld wird künftig automatisch mit jedem anderen System kommunizieren und nach klaren Regeln interagieren. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Der Druck der Zukunft passiert an Points of Print. Das sind flächendeckende cloudbasierte Druckstationen im öffentlichen Raum, die jedem die Möglichkeit geben, Dokumente an öffentlichen Druckern mobil ausdrucken zu können. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu)

49 49 Fragebogen im Detail (3 von 7) Die Multifunktionssysteme der Zukunft (Drucken, Kopieren etc.) sind konsequent designorientiert. Für diese Systeme gelten dann die gleichen Anforderungen wie für Handys, Notebooks und PCs. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Technologien der Zukunft werden sich im Büro künftig viel stärker auch an den Bedürfnissen älterer Mitarbeiter ausrichten. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Stellen Sie sich eine Bürowelt in 25 Jahren vor. Welche Rolle werden papierbasierte Dokumente aus Ihrer Sicht spielen? (Freie Eingabe)

50 50 Fragebogen im Detail (4 von 7) II. Organisatorische und soziologische Aspekte – Wie werden wir morgen arbeiten? Für alle Büroarbeiter wird es selbstverständlich sein, auch von zu Hause zu arbeiten. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Wir werden über längere Phasen lediglich rein virtuell mit unseren Kollegen vernetzt sein. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) In der Zukunft werden die Arbeitszeiten sich flexibel an private Bedürfnisse und Unternehmensbedürfnisse anpassen. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Immer erreichbar zu sein wird der Normalfall. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu)

51 51 Fragebogen im Detail (5 von 7) In Zukunft werden wir immer mehr in freien Kooperationen arbeiten. Feste Unternehmensstrukturen werden aufgebrochen. Es wird normal sein, in vielen Unternehmensbereichen Freelancer aus der ganzen Welt zu beschäftigen. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Welche Vision haben Sie vom Arbeiten im Büro der Zukunft – in 25 Jahren? Welche Aspekte sehen Sie noch? (Freie Eingabe)

52 52 Fragebogen im Detail (6 von 7) III. Nachhaltigkeit Die Multifunktionssysteme der Zukunft sind komplett recyclebar, ressourcen- und energieneutral in Herstellung und Betrieb. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Das Büro insgesamt ist grün – in Technologien, Materialien und Gestaltung. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Der Carbon Footprint – die Messgröße zur Klimaneutralität – wird in der Zukunft eine wichtige Kennzahl für die Performance von Unternehmen. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu)

53 53 Fragebogen im Detail (7 von 7) In 25 Jahren wird das klima- und ressourcenneutrale Wirtschaften Alltag in deutschen Unternehmen sein. Skala 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) Welche Modelle und Prozesse sehen Sie für das klima- und ressourcenneutrale Wirtschaften im Büro in 25 Jahren? (Freie Eingabe)

54 54 Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation Projektpartnerschaft Office 21

55 55 Projektpartnerschaft Office KYOCERA MITA EUROPE B.V. | 08/03/2014 KYOCERA hat diese Studie mit Unterstützung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation durchgeführt. Die Zusammenarbeit erfolgte im Rahmen der Partnerschaft im Office 21. Ziel des Verbundsprojekts ist es, durch eine enge Kooperration von Anwendern, Herstellern und angewandter Forschung zielgerichtete Akzente bei der ganzheitlichen Durchdringung des gesamten Themenfelds Büro zu setzen und damit notwendige Innovationsprozesse zu initiieren.

56 56 Kontakt KYOCERA MITA Deutschland GmbH Monika Jacoby – Unternehmenskommunikation – Otto-Hahn-Str Meerbusch Tel. +49 (2159) Fax. +49 (2159) komm.passion GmbH Holzstraße Düsseldorf Tel. +49 (211) Fax. +49 (211)


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