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1 Die Technische Dokumentation - wichtiger Bestandteil für Service und Wartung Erster Hamburger Normentag - Kontext Facility Management - Dokumentationsrichtlinien.

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Präsentation zum Thema: "1 Die Technische Dokumentation - wichtiger Bestandteil für Service und Wartung Erster Hamburger Normentag - Kontext Facility Management - Dokumentationsrichtlinien."—  Präsentation transkript:

1 1 Die Technische Dokumentation - wichtiger Bestandteil für Service und Wartung Erster Hamburger Normentag - Kontext Facility Management - Dokumentationsrichtlinien nach Kostengruppen: Vorbereitung der Betriebsführung - DIN 31051: : Instandhaltung - ENV (Instandhaltung – Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen) - DIN EN : Dokumente für die Instandhaltung

2 2 Facility Management - die integrierende Betrachtung der Immobilie aus der Sicht der Gebäudenutzung Qualität RentabilitätWerterhaltung optimale Erfüllung der Anforderungen Qualitätssicherung Flexibilität Lebensdauer Transparenz Kostensenkung Kenndaten Prozesse Optimierung DV-Einsatz Schnittstellen Facility Management - auf den Punkt gebracht:

3 3 Motive für gute Dokumentation im Facility Management Reduzierung von Suchzeiten Pflegbarkeit auf elektronischem Wege Integration von Dateninseln Aus den Schränken ins Netz ermöglicht dezentralen Zugriff Keine Sonderleistungen nach HOAI Bessere Entscheidungsgrundlage Vermietungspläne für das Internet

4 4 Die Informationspflicht bezüglich korrekter Dokumentation besteht von der Führungsebene zu den Mitarbeitern (Bring-Pflicht und keine Hol-Schuld). Ziel ist die aktuelle Dokumentation lt. geltenden Gesetzen/Rechtsvorschriften. Ziel = Gerichtsfeste Dokumentation Die stets wachsenden Anforderungen aus den Gesetzen und Rechtsprechungen gewinnen immer mehr an Bedeutung - auch für den Betreiber. Alle Gesetze verfolgen als gemeinsame Ziele: Schutz und Sicherheit von Mitarbeitern und Dritten Schutz und Sicherheit der Umwelt Gewährleistung des bestimmungsgemäßen Betriebes Das Haftungsrisiko für den Betreiber von Ent- und Versorgungsanlagen ist in dem Produkthaftungsgesetz in verstärktem Maße getroffen (§ 2 Elektrizität). In der EG-Richtlinie Maschine Verordnung Altanlagen ist festgelegt, dass der Betreiber von Altanlagen u.a. die Dokumentation so aufbereiten muss, wie bei Neubauprojekten. Die Verfügbarkeit der aktuellen technischen Dokumentation ist eine Möglichkeit, dem Vorwurf des Organisationsverschuldens vorzubeugen (Verringerung von Haftungsrisiko, Schadensersatzansprüchen, Haftpflichtversicherung).

5 5 DV-gerechte Dokumentation DOKUMENTATIONDOKUMENTATION Hochbau Ingenieurbau Freiflächen, Verkehrsplg. Haustechnik Ausführende Firmen usw. Vorgaben Zentrale Daten- haltung Ja Nein Daten OK? CAIFMNUTZUNGCAIFMNUTZUNG Flächen- management Mietmanagement Besiedelungs- planung Einrichtungs- planung Umzugs- management Kabel- management Instandhaltungs- management usw.

6 6 GARB- Schnittstelle CAD- Schnittstelle DXF, DWG, IGES, STEP Objekt Raum Objekt Bauteil Objekt Person Büromöbel -hersteller AVA Planer, ausführend e Firmen Office- Anwendungen Kaufmännisch e Abteilung GLT- Datenbank GAEB- Schnittstelle DB-Schnittstelle z.B. SAP Schnittstelle OLE, DDE GLT- Schnittstell e Schnittstellen für den internen und externen Datentransfer

7 7 Erstellung + Bauaus- führung Unternehmer/ Handwerker Unterhaltung Bewirtschaft. Instandhaltg. Nutzer + Bauherr Financier Definition von Nutzen + Funktion Nutzer/Mieter/ Pächter Planung Architekt + Fachplaner Kosten Controlling Bauherr Genehmig. Abnahme Bauamt Gewährleist. START Fertigstellung + Übergabe AVA Nutzung Bauleitung Abrechnun g Dokumentation im Bauprozeß Kosten: HOAI Vorgaben Miete Reparatur Reinigungskosten Stromkosten usw. Siehe Dokumentationsrichtlinie der Kostengruppe 430 (Anlage)

8 8 Instandhaltung: DIN 31051: Die Instandhaltung ist in der Neufassung der DIN 31051: festgelegt und beschrieben, Danach gehört zur Instandhaltung die Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes oder der Rückführung in diesen, so dass sie die geforderte Funktion erfüllen kann. Laut dieser DIN gehören zur Instandhaltung Maßnahmen der Wartung (Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats) Inspektion (Feststellen und Beurteilen des Ist-Zustandes einer Betrachtungseinheit einschließlich der Bestimmung der Abnutzung und dem Ableiten der notwendigen Konsequenzen für eine künftige Nutzung) Instandsetzung (Rückführung einer Betrachtungseinheit in den funktionsfähigen Zustand mit Ausnahme von Verbesserungen). Verbesserung (Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements zur Steigerung der Funktionssicherheit einer Betrachtungseinheit, ohne die von ihr geforderte Funktion zu ändern).

9 9 Fahrbetrieb Wartung, Inspektion Auftragsdurchführung Auftragsdokumentation Auftragsstatistik Erfahrungsrückfluss Erfassung auslösendes Ereignis Technische Klärung Arbeitsvorbereitung Anlagenbeschreibungs -system Änderung Materialwirtschaft Beschaffung Lagerwirtschaft Mängelmeldung Personal Qualifikation Kapazität Überwachung Auftragnehmer

10 10 Mehrbedarf Der Instandhaltungsbereich in der Praxis führt häufig wesentlich mehr Tätigkeiten aus als in der DIN angegeben sind. Zu diesen Tätigkeiten gehören u. a. Interne Transporte Anlagenänderungen Umbauten Hilfestellung bei Produktionstätigkeiten Energieoptimierung Diese Leistungen sollten aktiv verhandelt werden.

11 11 Nachfrageorientierte Vertragsgestaltung ENV (Instandhaltung – Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen)

12 12 Dokumente für die Instandhaltung DIN EN Instandhaltung - Dokumente für die Instandhaltung

13 13 Eingabe-Dokumente Erforderliche Dokumente aus der Vorbereitungsphase Rückmeldungsdokumente Verfahren Andere werksspezifische Dokumentation (z.B. A.17, A.48) InstandhaltungstätigkeitenAusgabe-Dokumente Prüfung – Festlegung der Instandhaltungstätigkeit vorbeugend veranschlagte Mittel korrektiv Plan zur Ausfallverhinderung (A.44) Verfahren Ersatzteilliste (A.5) Erforderliche Mittel (B.15) Arbeitsplanung Liste der Arbeiten nach Priorität geordnet und für einen vorgegebenen Zeitraum Planungsblatt (A.9) Antrag für A.A. (A.4, B.1) Fertigungsplanung (A.11) Verfahren Rückmeldungsdokumente Terminierung der Arbeiten Datumsangaben für Beginn und Beendigung jeder Instandhaltungs-arbeit Terminierungsblatt (A.10) Planungsblatt (A.9) Ersatzteile auf Lager Werkzeuge Verfahren Zuweisung der Mittel Verfügbare Arbeitskräfte (A.51) Arbeitsauftrag Freigabe und Zuweisung Arbeitsauftrag (A.4) Terminverfolgung (A.10) Ersatzteile auf Lager (A.5) Werkzeuge Verfahren Verfügbare Arbeitskräfte (A.23, A.51)

14 14 Eingabe-Dokumente Erforderliche Dokumente aus der Vorbereitungsphase Rückmeldungsdokumente Verfahren InstandhaltungstätigkeitenAusgabe-Dokumente Arbeitsausführung Information über Erfüllung des A.A (B) Andere dem Arbeitsauftrag beigelegte Dokumente zur Erstellung entsprechender Verzeichnisse (z.B. A.39) Abschluss des Arbeitsauftrages Geschichtsaufzeichnungen (z.B. A.3, A.7) Verfahren Erstellung von Berichten Aufzeichnungen (Berichte) (z.B. A.14) Geschichtsaufzeichnungen Verfahren Analyse der Berichte Rückmeldungsdokumente Verbesserungsvorschlag Aufzeichnungen (Berichte) Arbeitsauftrag (A.4) Ersatzteilliste Arbeitsauftrag (A.4)

15 15 Danke!! Workshop zur Optimierung von Wartungsverträgen am 05. Mai


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