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IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 CD-ROM Inhalte / Bedienung Mind Maps / Flow Charts Tips & Tricks Server / Notebook Installation Dokumentations-

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1 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 CD-ROM Inhalte / Bedienung Mind Maps / Flow Charts Tips & Tricks Server / Notebook Installation Dokumentations- konzept Power Point Präsentationen Alternative PP-Präsentation IMS-Net FAQ's Hyperlinks Einführung Word / Excel Dokumente IMS-Net – INFO Inhaltsübersicht

2 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Einführung Beim IMS-Net handelt es sich um ein neuartiges Dokumen- tationskonzept, welches opti- miert wurde auf den elektro- nischen Zugriff und das Lesen von Managementsystemdoku- menten via PC. Im Gegensatz zu konventionell gestalteten Dokumenten in Word, Visio oder Flow-Charter werden hier einige spezielle Eigenschaften der Software Power Point genutzt, welche die Realisierung eines firmen- spezifischen Dokumentennetz- werkes mit einzigartigem Be- dienkomfort ermöglichen. Die wichtigsten Unterschiede zu den bisherigen Dokumen- tationskonzepten liegen in der konsequenten Umsetzung fol- gender Kernelemente: Letztlich entscheidend ist aber die Ausnutzung des Präsenta- tionsmodus von Power Point, der es unter anderem erlaubt, den Bildschirm zu 100 % für die Inhalte der Dokumente zu nutzen, ohne zusätzlichen Platz für Befehlszeilen oder Symbolleisten zu beanspru- chen. Nachfolgende Seiten beschrei- ben das Grundkonzept sowie die wichtigsten Software-tech- nischen Funktionen zum Auf- bau eines IMS-Net für Ihre Organisation. Umstellung der Dokumente auf Bildschirmformat 24 x 18 cm Reduktion der Texte auf ein notwendiges Minimum Nutzung grafischer Elemen- te und Schlüsselbegriffe Vernetzung aller Dokumente via Hyperlinks automatische Verknüpfung via Mausklick!

3 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 CD-ROM – Inhalte Neben den allgemeinen Beschreibungen des IMS-Net sowie der Vorstellung der Neosys AG enthält diese CD-ROM einen umfangreichen Satz von Beispielen zur Gestaltung und Vernet- zung von Managementsystemdokumenten. Dabei wurden bewusst verschiedenste Darstel- lungsformen gewählt, um u. a. aufzuzeigen, dass sich auch konventionell gestaltete Dokumente (z.B. in Word / Hochformat) ohne Probleme in das IMS-Net integrieren lassen. Alle Beispiel- dokumente finden Sie auf dieser CD-ROM im Ordner «Originale», welche Sie für Ihre Organi- sation kopieren und anpassen können. Sämtliche Dokumente auf dieser CD-ROM sind baumartig via Hyperlinks miteinander verknüpft. D.h., Sie können durch klicken mit der linken Maustaste auf die entsprechenden Elemente und Textstellen die angehängten Dokumente direkt öffnen. Die aktiven Hyperlinks erkennen Sie an folgenden Symbolen und Markierungen: CD-ROM – Bedienung "Mitgeltende Unterlagen" bei den Prozessbeschreibungen Interne Verknüpfung von Power Point Folien bei Unternehmensgrundlagen Interaktive Schaltflächen mit Spezialfunktionen. Beschreibung siehe abc Aktiver Hyperlink einer Textstelle ACHTUNG!Die Hyperlinks bei grafischen Elementen und Textstellen mit hellgrauer Schrift sind auf dieser CD- ROM nicht aktiviert! HINWEIS:Die Bildschirmpräsentationen werden grundsätzlich über das Symbol geschlossen! Via Hyperlink geöffnete Word-Dokumente schliessen sie mit dem Symbol oben rechts! X

4 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Dokumentationskonzept Nachfolgende Grafik zeigt die Basisstruktur des IMS-Net in Bezug auf Inhalte und Vernetzung der Doku- mente. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass dieses Grundkonzept auf die individuellen Bedürfnisse der Organisation und die bestehende Managementsystemdokumentation anzupassen ist. Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 IMS-Net - Portalseite Unternehmens- grundlagen Firmenportrait, Leitbild, Organigramm, Balanced Score Card etc. Unternehmens- grundlagen Firmenportrait, Leitbild, Organigramm, Balanced Score Card etc. Unternehmens- prozesse Prozessübersichten / Prozessphasen Unternehmens- prozesse Prozessübersichten / Prozessphasen Arbeits- grundlagen Übersichten »Begriffe« und »Arbeitsdokumente« Arbeits- grundlagen Übersichten »Begriffe« und »Arbeitsdokumente« Hyper- links Subprozesse Prozessbeschreibungen (Flow Charts, Mind Maps, Grafiken, Tabellen etc.) Subprozesse Prozessbeschreibungen (Flow Charts, Mind Maps, Grafiken, Tabellen etc.) Hyper- links Arbeitsdokumente Formulare, Checklisten, Anweisungen, Tabellen, Reglemente etc. Arbeitsdokumente Formulare, Checklisten, Anweisungen, Tabellen, Reglemente etc. Hyper- links Empfehlung: Power Point Dokumente Bildschirmpräsentation Word / Excel Dokumente Hoch- oder Querformat

5 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Power Point Präsentationen Das Programm »Power Point« ist der Schlüssel für eine PC-gerechte Aufbereitung der Management- systemdokumente. Nachfolgende Elemente beschreiben die hierzu notwendigen Funktionalitäten sowie die Regeln für die Erstellung und Gestaltung der Dokumente. Erstellen einer Bildschirmpräsentation Zur Erstellung einer Bildschirmpräsentation bearbeiten Sie zunächst die entsprechende Power Point Folie im normalen "ppt"-Format. WICHTIG! Für die optimale Nutzung des Bildschirms wählen Sie: «Datei» / «Seite einrichten...» / «Papierformat» = "Bildschirmpräsentation" Nach Fertigstellung der Folie speichern Sie diese zunächst im "ppt"-Format ab. Anschliessend speichern Sie die Datei nochmals im Bildschirmpräsentationsformat "pps". Wählen Sie hierzu: «Datei» / «Speichern unter...» / «Dateityp» = "Power Point - Pack & Go Präsentation" Im Windows Explorer finden Sie nun zwei Dateien mit gleichem Namen aber unterschiedlichen For- maten abgespeichert ("ppt" und "pps"). Für den Aufbau des IMS-Net und die Verknüpfung der Dokumente mittels Hyperlinks verwenden Sie nachher nur noch die Dateien im "pps"-Format! ACHTUNG! Die original "ppt"-Dateien benötigen Sie jedoch weiterhin für Änderungen im Dokument! Gestalten einer Bildschirmpräsentation (Empfehlung!) Für die bildschirmgerechte Gestaltung der Dokumente sollte möglichst mit wenig Text aber viel mit grafischen Elemente und Schlüsselbegriffe gearbeitet werden. Pro IMS-Dokument, wo immer möglich, nur 1 Seite verwenden Benutzerfreundlichkeit! Empfohlener Schriftgrad: "14" oder "12" (kleinerer Schriftgrade bis Stufe "10" oder "8" aber möglich!) Beispiele die Sie kopieren und anpassen können finden Sie auf der CD im Ordner "Originale"!

6 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Bildschirmpräsentationen inkl. Befehlszeilen und Task-Leiste Um eine Bildschirmpräsentation in- klusive Befehlzeile und Taskleiste zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor: Alternative Power Point Präsentation Seite 1 / 2 Die zuvor beschriebene Erstellung einer Bildschirmpräsentation in Power Point hat einen entscheidenden Nachteil. Dieser besteht darin, dass die Task-Leiste am unteren Rand des Bildschirms nicht mehr sichtbar ist und nur durch zusätzliches betätigen der -Taste aktiviert werden kann. Power Point bietet hierzu eine Alternativlösung, welche durch eine einfache Änderung der Parameter für die Bildschirmpräsentation eingestellt werden kann und nachfolgend beschrieben ist. Bei dieser Lösung bleibt die Task-Leiste am unteren Rand immer sichtbar. Zunächst ändern Sie die Para- meter für die Bildschirmpräsen- tation. Wählen Sie hierzu: «Bildschirmpräsentation» / «Bildschirmpräsentation ein- einrichten...» Hierdurch erscheint nebenstehen- des Fenster. Hier wählen Sie bei der "Art der Präsentation" den Paramenter "Ansicht durch ein Indivdium (Fenster)", welcher im Beispiel mit einem roten Pfeil gekennzeichnet ist. WICHTIG! Der Parameter "Bildlaufleiste anzeigen" sollte deaktiviert sein. Danach bestätigen Sie die Änderung mit der "OK"-Funktion. ! Seite 2 / 2

7 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Durch diese Änderung der Parameter erscheint nun bei der Bildschirmpräsentation am oberen Bild- schirmrand eine Befehlszeile, welche u. a. den Ausdruck der Datei ermöglicht und Unten ist wieder die Task-Leiste sichtbar, die den direkten Wechsel zu anderen Applikationen ermöglicht. Da sich nun aber die nutzbare Bildschirmoberfläche geändert hat, müssen Sie auch die Seitengrösse bei der Erstellung der Bildschirmpräsentation anpassen. Hierzu gehen Sie auf: «Datei» / «Seite einrichten» Hier können Sie jetzt die "Breite" und die "Höhe" individuell auf Ihren Bildschirm anpassen, so dass der Bildschirm bei dieser Einstellung mehr oder weniger optimal genutzt wird. Leider gibt es jedoch nun keine Standard-Parameter mehr, wie zuvor mit der Einstellung "Bildschirmpräsentation", und man muss deshalb einen Kompromiss für die verschiedenen PC-Bildschirme und Notebooks innerhalb der Organisation suchen. Empfehlung: Höhe bei "18 cm" stehen lassen und Breite zwischen "28 cm" und "30 cm" variieren. WICHTIG! Die gewählte Grundeinstellung bezüglich der Seitenmasse muss für alle Power Point Bild- schirmpräsentationen übernommen werden. Eine Beispiellösung für diese Variante finden Sie auf der CD-ROM im Ordner "Originale". Dateiname: «IMS-Net (Variante)» Nachteil dieser alternativen Variante sind natürlich, dass der Bildschirm nicht mehr zu 100 % für die Inhalte der Dokumente genutzt wird sowie die Tatsache, dass Befehle für den Benutzer sichtbar werden, welche dieser nicht zwingend für die Navigation im IMS-Net benötigt. Letztlich muss jedoch jede Organisation für sich selbst entscheiden, bei welcher Variante die Vorteile überwiegen. Anmerkung: Die Erstellung der "pps"-Dateien ist bei der Alternativlösung identisch zu den Power Point Bildschirmpräsentationen ohne Befehlszeile und Taskleiste. Alternative Power Point Präsentation (Fortsetzung) Seite 2 / 2 Seite 1 / 2

8 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Mind Maps Mind Maps bieten eine hervorragende Möglichkeit um vielfältige Aufgabenstellungen, welcher einer einfachen Ablaufstruktur im Unternehmen unterliegen, auf einer Seite übersichtlich und strukturiert darzustellen. Deswegen sind diese für den Aufbau eines IMS-Net sehr geeignet! Empfehlung: Die meisten Grafikprogramme für die Erstellung von Mind Maps bieten heute noch keine befriedigende Lösung zur vollen Bildschirmpräsentation. Aus diesem Grund empfehlen wir die dort er- stellten Grafiken nachher in eine Power Point Präsentation zu exportieren. Hinweis: Das Programm "MindManager" bietet eine Export-Funktion nach Power Point. Diese teilt je- doch die einzelnen Pfade auf verschiedene Seiten im Power Point auf. Verwenden Sie aus diesem Grund für den Export der Grafik die Funktion: «Datei» / «Export» / «Zwischenablage». Verknüpfung von Dokumenten in Mind Maps: siehe "Hyperlinks""Hyperlinks" Beispieldokument im IMS-Net für Mind Map Grafik: siehe "Personalrekrutierung""Personalrekrutierung" Flow Charts Die Verwendung von klassischen Flow Charts ist weiterhin sehr geeignet, wenn es darum geht, kom- plexe und fixe Prozessabläufe darzustellen. Diese haben jedoch den Nachteil, dass sie in der Regel über mehrere Seiten gehen und damit an Übersichtlichkeit verlieren. Empfehlung: Wechseln Sie auch bei Flow Charts von Hochformat- in Querformatdarstellungen. Trans- ferieren Sie diese in Power Point und erstellen dort eine Bildschirmpräsentation. Anmerkung: Natürlich lassen sich auch Ihre bisherigen Flow Charts in Visio, iGrafx (ABC) FlowCharter oder Word ohne Probleme via Hyperlinks ins IMS-Net einbinden. Beispieldokument im IMS-Net für Flow Charts: siehe "Marktabklärung""Marktabklärung"

9 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Word / Excel Dokumente Word und Excel Dokumente bieten sich auch innerhalb des IMS-Net weiterhin an, wenn es um die Er- stellung von Arbeitsdokumenten geht. Also z. B. um Formulare, Checklisten, Tabellen, Arbeitsan- weisungen, etc. Das Seitenformat ist auf den Verwendungszweck hin auszurichten. Im Gegensatz zu den Bildschirmpräsentationen bei Power Point, welche einen gleichzeitigen Zugriff von mehreren Benutzern auf das selbe Dokument zulassen, ist bei Word und Excel Dokumenten ein Parallelzugriff nur mit Einschränkung möglich. Dieses ergibt sich aus der Tatsache, dass ein Dokument nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden kann. Empfehlung:Weisen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen an, dass sie nach Öffnen eines Arbeitsdokumentes via IMS-Net dieses sofort unter einem neuen Namen und/oder einen neuen Speicherbereich auf dem Server respektive auf der lokalen Hard- Disc abzuspeichern haben. «Datei» / «Speichern unter...» Wenn Sie Ihre Managementsystemdokumentation auf Word-Basis oder einer anderen PC-Software er- stellt haben, können Sie auch diese Dokumente direkt in Ihr eigenes IMS-Net integrieren. Es gibt keine zwingenden Gründe Ihre Prozessbeschreibungen sofort alle auf Power Point Bildschirmpräsentationen umzustellen. Die Vernetzung Ihrer Dokumente via Hyperlinks ist auch heute schon bei den meisten PC- Standardprogrammen möglich. Beachten Sie jedoch, dass Mehrfachzugriffe auf das selbe Dokument i.d.R. nur eingeschränkt möglich sind! Beispiel im IMS-Net für ein Word Dokument: siehe "Auftrags-/Bestellungseingang""Auftrags-/Bestellungseingang" Arbeitsdokumente Managementsystemdokumentation

10 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Hyperlinks Seite 1 / 2 Die Funktionalität "Hyperlinks" ist heute mehr oder weniger in allen PC-Standardprogrammen enthalten. Ähnlich wie bei den Feldern im Internet, ermöglicht diese Funktion den direkten Aufruf von Dokumenten, einzelnen Folien oder Internetseiten aus einem bereits geöffneten Dokument. Hierzu genügt der Maus- klick auf eine Textstelle, ein Grafikelement oder eine Zelle, welche entsprechend mit einem Hyperlink versehen wurde. Anlegen eines "Hyperlinks" 1.Zunächst markieren Sie die Textstelle (Buchstaben/Wörter), das Grafikelement (Symbol) oder die Zelle, welche später den automatischen Aufruf eines Dokumentes, einer Folie oder einer Internet-Seite er- möglichen soll. 2.Anschliessend führen Sie die Befehle «Einfügen» / «Hyperlink» aus. 3.Es erscheint nun ein Browser (siehe nächste Seite!), in dem Sie die Datei, die Folie oder die Internet- Seite eingeben können, die später beim Berühren mit der Maustaste aufgerufen werden soll. Suchen und wählen Sie hier nun die Datei oder eine Stelle innerhalb der Datei aus (z. B. eine bestimmte Seite) und beenden den Vorgang mit "OK". Damit ist der "Hyperlink" bereits angelegt. Je nach Programm ist dieser "Hyperlink" sofort aktiv oder, wie bei Power Point, erst beim Aufstarten der Bildschirmpräsen- tation. 4.Power Point verfügt zusätzlich über spezielle "Interaktive Schaltflächen" ( ), die be- reits vorgegebene Hyperlink-Befehle enthalten. Mittels dieser Schaltflächen lassen sich unter anderem auch direkt Programme starten. Der Aufruf dieser Schaltflächen erfolgt über «Einfügen» / «Grafik» / «AutoFormen» oder über «Bildschirmpräsentation» / «Interaktive Schaltflächen». Seite 2 / 2

11 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Hyperlinks – Browser Beispiel Seite 2 / 2 Eingabe des Dateinamens oder Adresse der Internetseite Auswahl einer Datei oder Inter- netseite (Explorer-Funktion) Auswahl einer bestimmten Seite innerhalb einer Datei Seite 1 / 2

12 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Server-Installation Das Konzept vom IMS-Net basiert auf der Grundidee, dass sich alle Managementsystemdokumente auf einen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglichen Server-Laufwerk befinden. Der Name des Laufwerks oder den vom Hauptordner spielen dabei keine Rolle. Der Hauptordner sollte alle Systemdokumente der 1. bis 3. Dokumentenebene beinhalten (siehe Doku- mentationskonzept). Dies vereinfacht das Handling der Hyperlinks, insbesondere bei Verschiebungen der Server-Bereiche. Die Arbeitsdokumente können jedoch auch zwecks besserer Übersichtlichkeit in Unterordnern abgespeichert werden. Bei Änderung der Namen von den Unterordnern müssen jedoch auch die betroffenen Hyperlinks neu angepasst werden! Tip 1: Im Hauptordner müssen die erstellten Power Point Bildschirmpräsentationen nur im "pps"- Format abgelegt sein. Die original "ppt"-Folien können vom Managementsystemverantwortlichen in einem nicht für alle zugänglichen Server-Bereich gespeichert werden. Tip 2: Auch wenn die Folien im "pps"-Format nicht ohne weiteres durch die Benutzer geändert werden können, empfiehlt es sich weiterhin, grundsätzlich alle System- und Arbeitsdokumente schreibge- schützt auf den Server abzulegen. Das IMS-Net lässt sich jederzeit auch auf Notebooks oder lokal betriebene PC's kopieren und von dort aus anwenden. Der Name des Laufwerks oder des Hauptordners spielen dabei wie gesagt keine Rolle. Voraussetzung hierzu ist jedoch, dass bei der Programmierung von Hyperlinks eine "relative Adressierung" gewählt wird, sofern dies nicht wie bei Office 2000 Programmen Standard ist. Installationen auf Notebooks oder lokalen PC's (Off-line Betrieb)

13 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 FAQ's / Häufig gestellte Fragen Dokumentenschutz Beim IMS-Net müsse alle Managementsystemdokumente, wie bisher auch, durch entsprechende Massnahmen auf dem Server oder im Dokument selbst vor unberechtigtem Überschreiben geschützt werden. Beispielsweise durch Vergabe spezifischer Zugriffsrechte für die betroffenen Serverbereiche oder durch Einstellung des Schreibschutzes bei den Dokumenteneigenschaften. Mehrfachzugriff auf Dokumente durch verschiedene Benutzer Bei den Power Point Präsentationen im pps-Format können zu jedem Zeitpunkt x-beliebig viele Be- nutzer via Server auf das selbe Dokument zugreifen. Für andere Dateitypen (Word, Excel,...) ist ein Mehrfachzugriff nur mit Einschränkung möglich. In der Regel erscheint eine Warnmeldung, die einem dazu auffordert, die Datei unter einem neuen Namen abzuspeichern. Zugriffsschutz (Einschränkung der Benutzer) Sollen einige Dokumente, z.B. bei den Unternehmensgrundlagen, nur einem eingeschränkten Benutzer- kreis zugänglich gemacht werden, so können diese in separate Unterordner abgelegt werden, welche sich durch entsprechende Leserechte auf dem Server schützen lassen. Systemvoraussetzungen Der Aufbau eines IMS-Net erfordert keine speziellen Systemvoraussetzungen auf Ihren PC. Einzig die Installation eines Microsoft Office ® Paketes mit Power Point auf allen Benutzer-PC's ist die Minimal- voraussetzung für die Realisierung des IMS-Net.

14 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Tips & Tricks Seite 1 / 3 Hyperlinks bei grafischen Elementen Grafische Elemente, z.B. Flow Chart Symbole, sind sehr geeignet für das Anlegen von Hyperlinks. Im Gegensatz zu reinen Textmarkierungen bieten diese den Vorteil, dass der Text beim Anlegen des Hyperlinks nicht automatisch unterstrichen wird, was manchmal sehr störend wirkt. Zum anderen kann dadurch auch die Schaltfläche für den Hyperlink vergrössert werden. ACHTUNG! Bei gruppierten Symbol- und Textelementen lassen sich Hyperlinks nicht anlegen und je nach Software-Version auch nicht ausführen. Empfehlung: Symbol- und Textelemente nicht gruppieren und gemeinsame Hyperlinks für jedes Element separat programmieren. Power Point - Textfarbe für Hyperlinks Für die Textmarkierung von Hyperlinks können Sie die Farbe im Power Point selbst bestimmen. Wählen Sie hierzu: «Format» / «Folien Farbskala» / «Benutzerdefiniert/Anpassen» Power Point - Folienmaster Die Software Power Point verfügt u. a. über einen "Folienmaster". Dieser Folienmaster ermöglich die Erstellung einer einheitlichen Hintergrundgestaltung für alle Folien innerhalb einer Power Point Datei. Dadurch erspart man sich das Einfügen von Hintergründen auf jeder einzelnen Folienseite und hat zudem den Vorteil, dass der Inhalt im Folienmaster vor unbeabsichtigen Verschieben oder Löschen auf der individuell bearbeiteten Hauptseite geschützt ist. Hinweis! Auch bei den Bildschirmpräsentationen im IMS-Net wurde mit dem Folienmaster gearbeitet. Zum Öffnen und Bearbeiten des Folienmasters wählen Sie: «Ansicht» / «Master» / «Folienmaster» Seite 2 / 3

15 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 WICHTIG! Beim Importieren von Grafiken in Power Point, z. B. aus "Visio" oder "MindManager ® ", werden Hyperlinks nicht mit transferiert. Es empfiehlt sich deshalb, wenn Grafiken von anderen Dateien kopiert werden, die Hyperlinks erst in der Power Point Präsentation anzulegen. Power Point - Grafik-Importe Tips & Tricks (Fortsetzung) Seite 2 / 3 Damit die im IMS-Net aufgerufenen Bild- schirmpräsentationen von Power Point opti- mal erscheinen und nicht von störenden Dia- logfeldern überlagert werden, sollten folgende Grundeinstellungen im Power Point vorge- nommen werden. Öffnen Sie hierzu zunächst eine leere Power Point Präsentation und geben nachfolgende Befehle ein: «Extras» / «Optionen» / «Ansicht» Im nun erscheinen Fenster deaktivieren Sie alle drei Einstellungen zum Thema "Bild- schirmpräsentation" (siehe nebenstehendes Beispiel). Bestätigen Sie die Änderungen mittel Maus- klick auf die "OK"-Taste und schliessen Sie danach wieder die Power Point Präsentation. Power Point - Grundeinstellungen Bildschirmpräsentation Seite 3 / 3

16 IMS-Net – Info © Neosys AG / Juni 2002 Relative Adressierung von Hyperlinks Einige PC-Programme (z.B. bei Office '97) verfügen beim Anlegen eines Hyperlinks über die Option "Relative Adressierung". Diese Option sollte unbedingt genutzt werden, damit beim Kopieren Ihrer IMS- Net Dateien in einem anderen Server-Bereich oder auf einen Notebook die Hyperlinks auch unter einem neuen Laufwerksnamen oder Register noch funktionieren. Farbgestaltung von Dokumenten Im Gegensatz zu früher, wo die Systemdokumente noch ausgedruckt und verteilt wurden, bietet sich nun bei der PC-orientierten Systemdokumentation die Möglichkeit zur Verwendung von Farbelementen. Nutzen Sie diesen Umstand und verwenden farbige Elemente als effizientes Mittel zur visuellen Unter- scheidung z.B. von Prozesstypen, Tätigkeiten oder Zuständigkeiten. Desktop-Link auf "pps"-Dateien Zum schnellen Zugriff auf das IMS-Net lassen sich einzelne Power Point Präsentationen auch als Ikon (Interaktive Schaltfäche) auf der Desktop Oberfläche Ihres PC's anlegen. Dies ist z. B. sinnvoll für die Startseite des IMS-Net oder den Übersichtsseiten mit Ihren Arbeitsgrundlagen. Für das Anlegen eines Ikons öffnen Sie zunächst Ihren Windows Explorer. Anschliessend markieren Sie die gewünschte "pps"-Datei und ziehen sie dann mit der rechten (!) Maustaste auf Ihre Desktop- Oberfläche. In dem nun erscheinenden Dialogfenster klicken Sie auf "Verküpfung(en) hier erstellen". Damit befindet sich der Link zur ausgewählten Power Point Präsentation auf Ihrem Desktop. Mit Doppelklick auf dieses Symbol öffnen Sie nun direkt die entsprechende Präsentation. ACHTUNG! Wenn Sie statt einer Verküpfung eine Kopie auf Ihren Desktop angelegt haben, funktio- nieren die Hyperlinks nicht mehr. Tips & Tricks (Fortsetzung) Seite 3 / 3 Seite 1 / 3


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