2. Prozessidentifikation

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1 2. Prozessidentifikation
Geschäftsprozess-Management 2. Prozessidentifikation

2 Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation
Das BPMS*) – Paradigma Unternehmen Markt Wo liegt unsere Wertschöpfung ? Strategische Entscheidungen Produkte Re-Engineering Wie erstellen wir unsere Produkte ? Geschäfts- prozesse Umsetzung Wie setzen wir unsere Geschäftsprozesse um ? IT / Ressourcen Mitar-beiter Organisa-tionen Ausführung Wie steuern wir unser operatives Geschäft ? Workflow-Mgt., ERP, Groupware Schwankt zwischen 3 und 5 Phasen je nach Autor [Griese, Sieber, 1999] unterscheiden 4 Phasen jeweils auf zwischen Makro- (Inter-organisational) und Makroebene (Intra-Organisational): Selektion (Auswahl von Organsiationen in einem Netzwerk, z.B. Analyse potentieller Lieferanten) und Personalauswahl, Aufbauorganisation (Auswahl von Mitarbeitern, bilden von Stellen und Abteilungen, Festlegen der Arbeitsteilung) Regulation: (Bestimmung von Regeln der Zusammenarbeit zw. Organisationen (z.B. Vertragsgestaltung) und Regeln (Bestimmung von Regeln der Zusammenarbeit zwischen Stellen und Abteilungen) Allokation (Verteilen von Resourcen zw. Organisationen, z.B. Zuordnung von Aufgaben an Organsiationen) und Festlegen von Hierarchien (Verteilen von Resourcen zwischen Abteilungen) Evaluation (Bewertungen von Organisationen, um die Selektion bei einer Reorganisation gezielt durchzuführen, z.B. Lieferantenbewertung) und Controlling (Bewerten von Mitarbeitern und Abteilungen) Scheer unterscheidet nur drei Phasen, konzentriert aber auch auf IS Bewertung und Kontrolle Wie können wir unser Geschäft verbessern ? Kennzahlen *) Nach: D. Karagiannis: BPMS - Business Process Management Systems, ACM SIGOIS Bulletin, August 1995 Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

3 Arten der Prozessidentifikation
Welche Prozesse sind notwendig, um die Kunden mit den erwarteten Leistungen zu versorgen? Allgemeine Prozessidentifikation Annahme: Es gibt grundlegende, allemeingültige Prozesse, die in allen Unternehmen vorkommen Diese Prozesse werden dann im Einzelfall unternehmensspezifisch differenziert Individuelle Prozessidentifikation Annahme: Entsprechend der Kundenbedürfnisse und der Wettbewerbssituation sind die Prozesse in jedem Unternehmen unterschiedlich und müssen anhand der individuellen Problemlage induktiv identifiziert werden Quelle: (Becker & Meise 2002) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

4 Allgemeine Prozessidentifikation durch Referenzmodelle
Ein Referenzmodell stellt für eine bestimmte Anwendungsdomäne Strukturen, Eigenschaften, Beziehungen und das Verhalten von Objekten in einer allgemeingültigen und anwendbaren Form dar, die es ermöglicht, durch Anpassung spezifische Modelle zu erzeugen. Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

5 Strukturierung von Referenzmodellen
Referenzmodelle können auf verschiedenen Detaillierungsstufen beschrieben sein Übersichtsmodell Detailmodell, Übersichts- und Grobmodelle erleichtern die Identifikation und die Auswahl der passenden Referenzmodelle Detailmodell wird nicht mehr in der Prozessidentifikation betrachtet, sondern bei der Prozessgestaltung Quelle: IDS Scheer AG Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

6 Beispiel: SCOR Referenzmodell
Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

7 SCOR Level 2 umfasst 30 Prozesskategorien
Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

8 Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation
SCOR Level 2 (Forts.) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

9 SCOR Level 3: Detaillierte Beschreibung jeder Prozesskategorie
eingehende Daten Teilaktivitäten Ausgangsdaten Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

10 SCOR Level 4: Anpassung der ausgewählten Prozesskategorien auf das Unternehmen
Level 1-3: Auswahl und Kombination der Prozesskategorien (Prozessidentifikation) Level 1 Level 2 Level 3 Level 4: anwender- spezifische Adaption (Prozessgestaltung) Prozessmodell Standort-Ressourcen- modell Organisationsmodell Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

11 Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation
ITIL – IT Infrastructure Library Referenzprozesse für die IT-Organisation Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

12 Einflussfaktoren der Prozessidentifikation
Ausgangsbasis: Geschäftsstrategie Wettbewerbsstrategie: Geschäftsfelder, Differenzierung Leistungsangebot: Produkte/Dienstleistungen Kundengruppen Kundenanforderungen Geschäftsmodell: Akteure/Partner Erfolgsfaktoren (SWOT) intern: Stärken/Schwächen, extern: Chancen/Risiken Geschäftsprozesse Struktur Ziele Messgrössen Zielmärkte Kunden- gruppen Erfolgs- faktoren Wettbewerbs- strategie und -position anforder- ungen Leistungs- angebot Geschäfts- modell Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

13 Individuelle Prozessidentifikation: Prinzipielles Vorgehen
1. Geschäfts-/Wettbewerbsstrategie 2. Geschäftsmodell: Beziehungen zu Kunden und Partnern - Akteure/Rollen - Services/Produkt-/informationsfluss 3. Prozessziele, Prozess-Auslöser: Aufzählung der Hauptprozesse Lieferant Kunde GP1 GP2 GP3 GP4 4. Bestimmung der strategischen Relevanz Kernprozesse - Supportprozesse Vorgehen: Workshops mit Management und den jeweiligen Geschäftseinheiten Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

14 Wettbewerbsstrategie
Strategie beinhaltet zwei Sichtweisen Marktorientierte Sicht: Marktkompetenzen Kostenführerschaft vs. Differenzierung Ressourcenbasierte Sicht: Kernkompetenzen Je nach Wettbewerbsstrategie ergeben sich unterschiedliche Effizienzkriterien und Erfolgsfaktoren Anforderungen an Organisation und Prozesse Quelle: (Becker & Meise 2002) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

15 Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation
Geschäftsmodelle Nach (Timmers 1998) bestehen Geschäftsmodelle aus drei Teilen: Dynamic part: eine Architektur für Produkt-, Service- und Informationsflüsse, incl. einer Beschreibung der verschiedenen Akteure und ihrer Rollen Business benefits part: Eine Beschreibung des potentiellen Nutzens für die verschiedenen Akteure Revenues part: Eine Beschreibung der Quellen für Einnahmen Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

16 Geschäftsmodell: Dynamischer Teil
Der dynamische Teil des Geschäftsmodells legt fest: Akteure: extern und intern sowie aktive Systeme auszutauschende Informationen und Produkte Beispiel: Händler für Food und Non-Food mit eigenem Lager, falls die Ware nicht vorrätig is, liefert der Zulieferer direkt an den Kunden Kunde Bank Zahlungsauftrag Geld Rechnung Bestätigung Bestellung Produkti- Katalog Ware Rechnung Bestellung Geld Back Office Web System Lager Liefer- dienst Bestellung Bestellung Ware Ware Zulieferer CAS Geschäftsprozess-Management Prozessidentifikation

17 Prozessgrenzen abstecken
Das Abstecken der Prozessgrenzen geschieht durch Vorgabe von drei Kriterien: Prozessziele: Produkt oder Dienstleistungen sind das Resultat von Prozessen Auslöseereignisse beschreiben die Startpunkte der Prozesse Abbruchgrenze gibt den Umfang der Prozesse vor nach (Becker & Meise 2002, S. 117) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

18 Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation
Identifizierung von Leistungsanforderungen zur Festlegung von Prozesszielen Aus Kundensicht, z.B. Welche Leistungen werden dem Kunden angeboten? Welche Schnittstellen zu den Kunden existieren? Welche Schnittstellen zu Dritten existieren? Was erwarten die Kunden in der Zukunft? Aus Unternehmenssicht, z.B. Welche internen Aktivitäten unterstützen die Leistungserstellung? Was kann den Kunden in Zukunft angeboten werden? Welche Aktivitäten sind zur internen Koordination und Kontrolle notwendig? Aus den Leistungsanforderungen ergeben sich Prozessziele  Resultat der Prozesse nach (Becker & Meise 2002, S. 118) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

19 Kernprozess und Supportprozess
Prozess, dessen Aktivitäten einen direkten Bezug zum Produkt eines Unternehmens aufweisen und damit einen Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen leisten Supportprozess: Prozess, dessen Aktivitäten aus Kundensicht nicht selbst wertschöpfend sind, die aber notwendig sind, um einen Kernprozess ausführen zu können Ein Unternehmen hat nur wenige Kernprozesse, die sich aus der Aufgabe/Strategie ableiten Kernprozess2 Supportprozess1 Kernprozess1 Supportprozess2 Kernprozess 3 „process follows strategy“ Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

20 Kriterien für Identifikation von Kernprozessen
Direkter Bezug zu Kernkompetenzen Begründung eines nachhaltigen Wettbewerbsvorteils, Differenzierung von den Wettbewerbern strategisch entscheidende Bedeutung Herstellung eines wahrnehmbaren Kundennutzens, (für den diese zu zahlen bereit sind) Nicht-Imitierbarkeit durch Wettbewerber Nicht-Substituierbarkeit durch andere Problemlösungen Ausrichtung auf externe Leistungsempfänger, unmittelbarer Marktkontakt nach (Becker & Meise 2002, S. 119) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

21 Kriterien für Identifikation von Supportprozessen
Unterstützung der Kernprozesse, Sicherung ihrer Funktionsfähigkeit Bereitstellung und Verwaltung der für Kernprozesse erforderlichen Ressourcen Ausrichtung auf interne Kunden Durchführung unterstützender Aufgaben, die nicht zu einem von den Kunden wahrnehmbaren Zusatznutzen führen Die Eigenerstellung ist nicht zwingend notwendig nach (Becker & Meise 2002, S. 119) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

22 Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation
Supportprozesse Supportprozesse erfüllen unterstützende Aufgaben, damit Kernprozesse reibungslos ablaufen, haben allerdings keine strategische Bedeutung Supportprozesse sind Kandidaten für Outsourcing, allerdings kann es sinnvoll sein, sie dennoch im Unternehmen abzuwickeln Beispiel: Instandhaltung komplexer Maschinen erfordert Detailkenntnisse, deren Weitergabe sehr aufwendig sein kann Supportprozesse sollten als eigenständige Module von Kernprozessen abgespalten und als eigenständige Leistung separiert werden Prozesse werden schlanker, weniger Ansprechpartner pro Prozess Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

23 Ergebnis der Prozessidentifikation
Überblick über Prozesse auf hoher Abstraktionsebene: Prozesse werden zu diesem Zeitpunkt nur auf abstrakter Ebene betrachtet Sie bestehen aus Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen von ebenfalls abstrakten Teilprozessen. Ihre Ablauflogik ist für die Entscheidung über die Festlegung als Kern- oder Supportprozesse nicht relevant Darstellung z.B. als Ordnungsrahmen, Prozesslandkarte, Wertschöpfungskettendiagramm Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

24 Beispiel: Ordnungsrahmen für Handel
Quelle: (Becker, Schütte 1996), nach (Becker & Meise 2002, S. 97) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

25 Prozesslandkarte (Prinzip)
Prozesslandkarten eigenen sich z.B. zur Übersicht über Geschäftsbereiche Prozessabfolge Kern- und zugehörige Supportprozessen Erstellt mit ADONIS, BOC GmbH Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

26 Beispiel: Landkarte von Kernprozessen
Quelle: (Becker & Meise 2002, S. 122) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

27 Modellebenen und mögliche Hinterlegungen
… (evtl. weitere Detaillierungen) Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

28 Modellhierarchie mit Prozesslandkarten: Umsetzung in Adonis
Jedes Objekt einer Prozesslandkarte steht für eine detailliertere Prozesslandkarte oder einen Geschäftsprozess Zu jedem Objekt gibt es ein Notebook mit Attributen zur Beschreibung und mit Referenzen auf andere Modelle Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation

29 Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation
Literatur Becker, Jörg; Meise, Volker (2002): Strategie und Ordnungsrahmen. In: (Becker et al. 2002, S ) Becker, Jörg; Kugler, Martin; Rosemann, Michael (Hrsg.) (2002): Prozessmanagement – Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung. 3. Auflage, Springer-Verlag Timmers, Paul (1998). Business Models for Electronic Markets. In Y. Gradient, B.F. Schmid und D. Selz (Hrsg.). EM - Electronic Markets 8 (1998), 2, Juli 1998, pp Siehe auch Geschäftsprozess-Management: Prozessidentifikation