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Der Datenraum Ablage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien 11.03.2010.

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Präsentation zum Thema: "Der Datenraum Ablage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien 11.03.2010."—  Präsentation transkript:

1 Der Datenraum Ablage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien

2 ZWEI Kopfbahnhöfe Südbahn Ostbahn Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

3 EIN Durchgangsbahnhof Hauptbahnhof Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

4 Verwertung nicht mehr benötigter Flächen Hauptbahnhof Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

5 Bildungscampus Gewerbe Reisen, Wohnen, Arbeiten, Einkaufen Wohnen Geschäftsviertel (Büros, Geschäfte, Hotels, Dienstleisung) Park Der Datenraum Hauptbahnhof Wien Mehr als ein Bahnhof

6 Das Gesamtprojekt ab Sep (Bauphase) [0] Lenkungsausschuss ÖBB, Stadt Wien, BMVIT, Investoren Gesamtprojektleitung [0] Bahninfrastruktur [1] Teilprojekte Arbeitsgruppen Teilprojekte Arbeitsgruppen Verkehrsstation [6] Teilprojekte Arbeitsgruppen Teilprojekte Arbeitsgruppen Immobilien [2] Teilprojekte Arbeitsgruppen Teilprojekte Arbeitsgruppen Stadtplanung [3] Teilprojekte Arbeitsgruppen Teilprojekte Arbeitsgruppen Stadt Infrastruktur [4] Teilprojekte Arbeitsgruppen Teilprojekte Arbeitsgruppen Immorent [5] Teilprojekte Arbeitsgruppen Teilprojekte Arbeitsgruppen Koordination ÖBBKoordination Stadt Wien Gesamtprojekt Projekt Teilprojekt Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

7 Datenraum – die Ausgangslage

8 Verteilung von Daten und Information Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

9 Verteilte Information 9 Struktur Version ? ? ? ? ? ? ? ? ? Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

10 Jeder Mitarbeiter hat seine eigene favorisierte Struktur (Ordner, Dateinamen, …) In einer Projektgruppe/Abteilung stehen Fileserver (Laufwerke) für die gemeinsame Nutzung von Daten zur Verfügung Zugriff von extern (Berater, Planer, andere ÖBB Gesellschaften) ist nur eingeschränkt oder gar nicht möglich Suchen und finden ist nur unter sehr hohem Zeitaufwand möglich Unsicherheit bezüglich aktueller Versionen Änderungen in Dokumenten sind sehr schwer nachzuvollziehen Größe von Dokumenten behindert den Datenaustausch via Dezentrale Datenhaltung Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

11 Zentral strukturierte Datenablage Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

12 Zentral strukturierte Datenablage 12 Wo ist die letzte überarbeitete Version vom Vorstandsbericht ??? Gibt es noch andere Versionen und welche Änderungen wurden gemacht? Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

13 Eine für alle gültige Ablagestruktur Zeitersparnis durch Volltext- und strukturierte Suche Zugriff über jeden Browser möglich (auch extern oder Secure ID Card) Versionierung (Nachvollziehbarkeit) Dokumente können nach bestimmten Kriterien kategorisiert werden (Stati, Beschreibungen, …) Benachrichtigung bei Änderungen Hohe Integration in MS-Office Bearbeitung und Verteilung ist nicht mit Mehraufwand verbunden!!! Datenraum = Zentrale Datenablage Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

14 Die Grundidee: Integration 14 Mitarbeiter Teilprojekt Gesamtprojekt Projekt Grundlage: IT-Basissystem der ÖBB-Infrastruktur AG Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

15 Die Grundidee: Integration 15 Mitarbeiter Geschäftsprozesse, Web Services, Intranet, VS-Berichte, Termine, Managementsystem, Projektablagen, … Teilprojekt Gesamtprojekt Projekt IT-Basissystem der ÖBB-Infrastruktur AG Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

16 Der Weg zum Ziel

17 Erstellung einer für alle Projektmitarbeiter zugänglichen Daten- Infrastruktur aufbauend auf dem Basissystem der ÖBB-Infrastruktur Bau AG (MS-Sharepoint) Sicherer und transparenter Zugriff auf sämtliche projektrelevanten Daten an zentraler Stelle Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen den Personen, Teams, Bereichen und Unternehmen So einfach wie möglich – so kompliziert als nötig Das Ziel Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

18 Der Weg zu strukturierter Information 18 Transformation verteilt integriert Datenraum Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

19 Die Transformation Der Datenraum Hauptbahnhof Wien 19 Den Fortschritt verdanken die Menschen den Unzufriedenen Aldous Huxley

20 Die Überwindung des Widerstands Der Datenraum Hauptbahnhof Wien 20 Aufwand Widerstand Zeit Aufwand für einen bestimmten Prozess. z.B..: Umgang mit Protokollen, Dokumentationen,.. Widerstand gegenüber Prozessanpassung. z.B..: Umgang mit Protokollen Innovation, Gewinn, Erfolg aufgrund der Prozessanpassung IdeeEntwicklung / Realisierung KonzeptVertiefung Verkleinerung des Widerstandes durch konkrete Vorzeigeprojekte (Vision, Erste Schritte)

21 Veränderung: Unzufriedenheit > Widerstand 21 Unzufriedenheit mit derzeitiger Situation Vision positive Möglichkeit Erste Schritte in Richtung der Vision Widerstand gegenüber Veränderungen SucheSchnelles FindenVolltextsuche, strukturierte Suche Aufgabe gewohnter Prozesse und Strukturen Unterschiedliche Ablagesysteme, erhöhter Aufwand bei Datenhaltung Ein einheitliches AblagesystemZentrale Dokumente einheitlich ablegen, längerfristig alte Systeme abschalten (Laufwerke) Zu wenig Kenntnis anderer Möglichkeiten Zufriedenheit mit vorhandenemMit gleichem Aufwand bessere Ergebnisse erzielen Hinterfragen des derzeitigen Prozesses im Hinblick aus neue Technologien Unwille sich mit Neuem auseinanderzusetzen, neue Technologien sind nicht bekannt Keine transparente Zugriffsberechtigungen Jederzeit sichtbar, wer auf welche Daten Zugriff hat Anzeige de Berechtigung in jeder Dokumentbibliothek Dokumente werden aufgrund von ungeklärten Zugriffs- berechtigungen nicht eingestellt Transfer von großen Datenmengen via (> 10MB) nicht möglich Kein Limit, da ein Hyperlink versendet wird Dokumente können schnell für bestimmten Personenkreis zugänglich gemacht werden Unwissen, Unsicherheit (Was ist ein Hyperlink?) Immer wieder Neuerfindung der Struktur Konfigurierbare Strukturen durch Vorlagen Bereitstellung von Bibliotheken für zentrale Dokumente (Protokolle) Wartung unterschiedlicher Ablagesysteme Wo ist die aktuelle Version eines Dokumentes? Automatische Versionierung, Nachvollziehbarkeit Schulung der Versionierungs- möglichkeiten; Prozessanpassung (explizit- machen der Möglichkeiten) Zu wenig Kenntnis anderer implizit vorhandener Möglichkeiten Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

22 Veränderung: Unzufriedenheit > Widerstand 22 Unzufriedenheit mit derzeitiger Situation Vision positive Möglichkeit Erste Schritte in Richtung der Vision Widerstand gegenüber Veränderungen Welche Daten gibt es überhaupt? Eine gemeinsame Struktur, Mehrfachzuweisung von Daten zu Themenbereichen Zugriff auf verschiedene Ablagesysteme ermöglichen (Active Directory), Schlüssel- daten verfügbar machen Herausgabe vertraulicher Daten Zu viel Daten: Ich kenne mich nicht mehr aus! Nur die Daten, die ich benötige, sind für mich sichtbar (konfigurierbar) Bereitstellung von verschiedenen Ansichten auf dieselben Daten Zu komplex? Das Management steht nicht dahinter Management sieht den Vorteil und propagiert bzw. verwendet das System selbst Verständlichmachen der Notwendigkeit, vermitteln eines Bildes (Vision). Positives Beispiel geben (zB: schnelle Suche) Unverständnis, unklare Darlegung des Bedarfes, zu detalliert, Verwendung von Fachbegriffen… Keine Zeit für ZusatzaufwandZeitersparnis, Mehr Zeit für höherwertige Leistungen Bewusstmachen (Präsentation) eines möglichen Zeitgewinnes durch eindeutige Beispiele. Verlorener Zeitaufwand um sich mit etwas neuem zu beschäftigen Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

23 Eine mögliche Umsetzung 23 Projekte, Prozesse und Strukturen Ein langwieriger Weg? Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

24 Umsetzung Hauptbahnhof Wien 24 IT Basissystem der Bau AG (Sharepoint) IT WHBF [0] WHBF [1] WHBF [2] ext Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

25 Umsetzung im Unternehmen 25 IT Basissystem der Bau AG (Sharepoint) IT WHBF [0] WHBF [1] WHBF [2] ext Transfer von Information und Prozess-Wissen (Wissensmanagement ) GBL-K Mgmt Syst. Intranet Immo MSP Projekt(e) innerhalb der ÖBB- Infrastruktur AG Strategie Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

26 Integration abgeschlossen 26 IT Basissystem der Bau AG (Sharepoint) IT ext Transfer von Information und Prozess-Wissen (Wissensmanagement ) GBL-K Mgmt Syst. Intranet Immo MSP Projekt(e) innerhalb der ÖBB Infrastruktur Bau AG Strategie WHBF [0,1,2] Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

27 Schulung, Lernprozesse, Wissenstransfer 27 Sharepoint Experte (Technologiezentriert) Normaler Benutzer (Prozessorientiert) Beschreibung anhand konkreter Beispiele, wie bestimmte Prozesse und Anforderungen durch Technologieeinsatz vereinfacht werden können. Ziel: Unterstützung bei SEINER Tätigkeit und als Folge davon : Steigerung der Effizienz, Prozessverständnis, Wissenstransfer, Lernen Beispiel: Vorgehen bei der Erstellung und Verteilung von Protokollen Dokument Upload Versionierung Benachrichtigung Rechte Listen Kalender MySite Dokumentbibliotheken Bildbibliotheken News Bearbeiten in Office Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

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