Einkauf - Kreditoren Retouren und Eingangsgutschriften

Präsentation zum Thema: "Einkauf - Kreditoren Retouren und Eingangsgutschriften"—  Präsentation transkript:

1 Einkauf - Kreditoren Retouren und Eingangsgutschriften
SAP Business One, Version 9.0 Willkommen zur Lektion zu Retouren und Gutschriften im Einkauf.

2 Lernziele Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:
Beschreiben, wie und wann Sie eine Retoure oder eine Gutschrift für Einkäufe anlegen In dieser Lektion erfahren Sie, wie und wann Sie eine Retoure oder eine Gutschrift für Einkäufe anlegen.

3 Unternehmensszenario
Gelegentlich genügen die gelieferten Waren nicht Ihren Qualitätsansprüchen. Diese Artikel senden Sie vor oder nach Erhalt der Rechnung an den Lieferanten zurück, damit sie Ihnen gutgeschrieben werden. Prüfen Sie zum Beheben von Problemen im Einkauf den Status der Lieferantenrechnung, und führen Sie entsprechende Maßnahmen durch. Gelegentlich genügen die gelieferten Waren nicht Ihren Qualitätsansprüchen. Diese Artikel senden Sie vor oder nach Erhalt der Rechnung an den Lieferanten zurück, damit sie Ihnen gutgeschrieben werden. Prüfen Sie zum Beheben von Problemen im Einkauf den Status der Lieferantenrechnung, und führen Sie entsprechende Maßnahmen durch.

4 Retouren und Gutschriften im Einkauf
Bestellung Wareneingang (Bestellung) Eingangsrechnung Ausgangs-zahlung Retoure Eingangs-gutschrift Auch wenn alles wie vom Lieferanten bestellt geliefert wurde, kann es vorkommen, dass Artikel beim Transport beschädigt wurden. In diesem Abschnitt werden die in SAP Business One verfügbaren Optionen zur Retoure von Artikeln in schlechter Qualität oder beschädigter Ware beschrieben. Außerdem erfahren Sie, wie Ihnen Artikel gutgeschrieben werden, die bereits bezahlt wurden. Mithilfe eines Retourenbelegs werden Artikel zurückgegeben, die zwar erhalten, jedoch noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Mit einer Eingangsgutschrift werden Waren zurückgegeben und Artikel oder Dienstleistungen gutgeschrieben, die in Rechnung gestellt wurden.

5 Retouren Bestellt und geliefert: 20 Scanner
Bestands-kto. 2000 Einstell.- kto. Bestellt und geliefert: 20 Scanner Beim Transport beschädigt: 2 Scanner Senden Sie die Scanner mittels Retoure an den Lieferanten zurück, damit sie Ihnen gutgeschrieben werden. Bestands- kto. Einstell.- kto. 200 200 Angenommen, Sie haben 20 Scanner bestellt. Der Lieferant lieferte alle 20 Scanner, und Sie haben einen Wareneingang (Bestellung) angelegt. Dann entdecken Sie, dass 2 Scanner während des Transports beschädigt wurden. Mit der Retoure belegen Sie, dass Sie die Scanner an den Lieferanten zurückgesendet haben, damit sie Ihnen gutgeschrieben werden. Einen Retourenbeleg können Sie verwenden, solange noch keine Eingangsrechnung für den Wareneingang (Bestellung) vorhanden ist. Wenn Sie für die Transaktion bereits eine Eingangsrechnung angelegt haben, müssen Sie die Funktion „Eingangsgutschrift“ verwenden, um mengen- und wertmäßige Korrekturen im System vorzunehmen.

6 Retouren Lager (Menge) Hauptbuch (Wert)
2000 Einstell.- kto. Bestands- kto. Bestellt und geliefert: 20 Scanner Beim Transport beschädigt: 2 Scanner Senden Sie die Scanner mittels Retoure an den Lieferanten zurück, damit sie Ihnen gutgeschrieben werden. Bestands- kto. Einstell.- kto. 200 200 Lager (Menge) Hauptbuch (Wert) Retouren sind Ausgleichsbelege für einen Wareneingang (Bestellung). Wenn Sie eine Retoure anlegen, verlassen die Waren das Lager, und die Menge wird reduziert. Bei kontinuierlicher Bestandsführung Ihrer Firma legt SAP Business One die relevanten Buchungen für die gleichzeitige Aktualisierung der Bestandswerte an. Wenn Sie dem Lieferanten eine Retoure senden, um die Ware auszutauschen und eine spätere Lieferung zu erhalten, können Sie entweder einen Wareneingang (Bestellung) ohne Bezug auf die Bestellung im System eingeben, oder Sie duplizieren einen der vorherigen Belege. Ab Version 8.81 können Sie die Bestellung wieder öffnen, wenn Sie eine Retoure durchführen. So basiert die neue Lieferung auf der ursprünglichen Bestellung. Beachten Sie, dass beim Anlegen einer Retoure, die nicht auf einem Vorgängerbeleg basiert, der Wert eines Artikels mit gleitendem Durchschnitt den für den Artikel berechneten aktuellen Kosten entspricht und nicht dem im Retourenbeleg eingegebenen Stückpreis.

7 Gutschrift für Einkauf
Bestands-kto. Verrechn.- kostenkonto Bestellt, geliefert und fakturiert: 50 CD-Kästen Fehlerhaft: 5 Kästen Sofern eine Eingangsrechnung existiert, senden Sie die Artikel mittels einer Gutschrift zurück, damit sie Ihnen gutgeschrieben werden können. Verrechn. Lieferant 100 100 100 100 Bestandskto. Lieferant 10 10 Neues Unternehmensszenario: Sie haben 50 CD-Kästen bestellt. Der Lieferant hat die Artikel und die Rechnung geliefert. Nachdem Sie die Eingangsrechnung in SAP Business One eingegeben haben, den Lieferanten aber noch nicht bezahlt haben, bemerken Sie, dass 5 Kästen beschädigt sind. Da die Rechnung bereits angelegt wurde, können Sie eine Retoure weder mit Bezug auf den Wareneingang (Bestellung) noch auf die Eingangsrechnung anlegen. Stattdessen bitten Sie den Lieferanten um eine Gutschrift für die zurückgegebenen Artikel. Sie legen eine Gutschrift an, um zu belegen, dass Sie die Artikel an den Lieferanten zurückgesendet haben, damit diese Ihnen gutgeschrieben werden.

8 Gutschrift für Einkauf
Bestands-kto. Verrechn.- kostenkonto Bestellt, geliefert und fakturiert: 50 CD-Kästen Fehlerhaft: 5 Kästen Sofern eine Eingangsrechnung existiert, senden Sie die Artikel mittels einer Gutschrift zurück, damit sie Ihnen gutgeschrieben werden können. Verrechn. Lieferant 100 100 100 100 Bestandskto. Lieferant 10 10 Lager (Menge) Hauptbuch (Wert) Die Gutschrift hat die gleiche Auswirkung wie die Retoure. Die Gutschrift aktualisiert die Bestandsmengen und korrigiert die Werte in der Buchhaltung. Da Sie in diesem Fall die Gutschrift durch Kopieren der Artikel aus der Eingangsrechnung anlegen konnten, findet das System dieselben Konten, die zur Buchung der Rechnung verwendet wurden, und bucht einen negativen Wert auf diese Konten. Manchmal können die Artikel jedoch nicht aus einer Rechnung in die Gutschrift kopiert werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn die Gutschrift mit einem anderen Preis erfolgt als die Retoure der Artikel oder wenn die Gutschrift über einen Bezug auf die Eingangsrechnung verfügt, die bereits bezahlt wurde.

9 Gutschrift ohne Bestandsverringerung
Bestands-kto. Verrechn.- kostenkonto Verrechn. Lieferant Auf der Rechnung des Lieferanten für 100 fehlte ein Rabatt von 10 %. Der Lieferant sendet Ihnen eine Gutschrift über den Rabattbetrag. Markieren Sie das Ankreuzfeld „Ohne Mengenbuchung“. 100 100 100 100 Ohne Mengenbuchung Bestandskto. Lieferant 10 10 10 10 Lager (Menge) Hauptbuch (Wert) Es besteht auch die Möglichkeit, eine Gutschrift anzulegen, ohne die Bestandskonten zu reduzieren. Möglicherweise stellt Ihr Lieferant Ihnen eine Gutschrift über einen fehlenden Rabatt für einen Artikel aus oder erstattet Ihnen den Kaufpreis. In solchen Fällen können Sie das Ankreuzfeld „Ohne Mengenbuchung“ markieren. Mit diesem Kennzeichen können Sie eine Gutschrift vom Typ „Artikel“ anlegen, die sich nur auf den Preis auswirkt. Im Beispiel in der Grafik fehlt auf der Lieferantenrechnung über „100“ ein Rabatt von 10 %. Folglich wurde eine Eingangsrechnung über „100“ angelegt, und es wurde eine Zahlung über den Gesamtbetrag getätigt. Als der Fehler entdeckt wird, sendet der Lieferant eine Gutschrift über den Rabattbetrag von 10 %. Das Ankreuzfeld „Ohne Mengenbuchung“ wird zum Anlegen einer Gutschrift in SAP Business One verwendet, die die Bestandsmenge nicht reduziert, die Wertänderung im Hauptbuch jedoch aufzeichnet.

10 Anlegen einer Gutschrift mit oder ohne Bezug
Aus Rechnung kopieren Nicht aus Rechnung kopieren Gutschrift mit Bezug auf eine bestimmte Rechnung Allgemeine Gutschrift mit Bezug auf mehrere Rechnungen Offene Rechnung Erledigte Rechnung Gutschrift mit Bezug auf eine bestimmte Rechnung Gutschrift über Gesamtbetrag Gutschrift über Teilbetrag Gutschrift über Gesamtbetrag Gutschrift über Teilbetrag Welche Methode Sie zum Anlegen einer Gutschrift verwenden, ist abhängig vom Status der Eingangsrechnung (offen oder geschlossen) und davon, ob die Gutschrift über einen Bezug auf eine bestimmten Rechnung verfügt.

11 Anlegen einer Gutschrift mit oder ohne Bezug
Aus Rechnung kopieren Nicht aus Rechnung kopieren Nicht aus Rechnung kopieren Gutschrift mit Bezug auf eine bestimmte Rechnung Allgemeine Gutschrift mit Bezug auf mehrere Rechnungen Offene Rechnung Erledigte Rechnung Gutschrift mit Bezug auf eine bestimmte Rechnung Gutschrift über Gesamtbetrag Gutschrift über Teilbetrag Gutschrift über Gesamtbetrag Gutschrift über Teilbetrag Rechnungsbetrag stornieren und fälligen Betrag für Lieferanten reduzieren Rechnungs-betrag und fälligen Betrag für Lieferanten reduzieren Wenn Sie die relevante Rechnung ermitteln können und die Rechnung offen ist, legen Sie die Gutschrift durch Kopieren der ursprünglichen Rechnung an. Die Gutschrift muss sich auf eine bestimmte einzelne Rechnung beziehen. Der Rechnungsstatus muss „Offen“ sein. Sie können eine Gutschrift entweder für den Gesamt- oder für einen Teilbetrag anlegen. Eine Gutschrift über den gesamten Rechnungsbetrag storniert die ursprüngliche Rechnung. Die Rechnung wird nicht mehr zur Zahlung angezeigt. Eine Gutschrift, die den ursprünglichen Rechnungsbetrag unterschreitet, kürzt den gesamten fälligen Rechnungsbetrag.

12 Anlegen einer Gutschrift mit oder ohne Bezug
Aus Rechnung kopieren Nicht aus Rechnung kopieren Gutschrift mit Bezug auf eine bestimmte Rechnung Allgemeine Gutschrift mit Bezug auf mehrere Rechnungen Offene Rechnung Erledigte Rechnung Gutschrift mit Bezug auf eine bestimmte Rechnung Gutschrift über Gesamtbetrag Gutschrift über Teilbetrag Gutschrift über Gesamtbetrag Gutschrift über Teilbetrag Gesamten fälligen Betrag für Lieferanten kürzen Gesamten fälligen Betrag für Lieferanten kürzen Wenn die entsprechende Rechnung geschlossen wurde oder die Gutschrift sich auf mehrere Rechnungen bezieht, kopieren Sie nicht aus der Rechnung. Stattdessen legen Sie eine Gutschrift ohne Bezug auf eine Rechnung an. Auch hier können Sie eine Gutschrift für einen Teil- oder für den gesamten Betrag anlegen. Wenn Sie eine Gutschrift ohne Kopie der ursprünglichen Rechnung anlegen, kürzt diese den gesamten fälligen Lieferantensaldo. Ab Release 8.8 basieren die Journalbuchungswerte, die durch eine Eingangsgutschrift angelegt wurden, die nicht durch Kopieren aus einem anderen Beleg entstanden ist, auf dem für die Retouren berechneten aktuellen Wert. Kopieren Sie deshalb immer aus einer Rechnung, wenn dies möglich ist.

13 X Stornierung Ein Wareneingang (Bestellung) wurde falsch eingegeben.
Der Benutzer storniert den Wareneingang. Es wird automatisch ein Stornierungsbeleg angelegt. Die Bestellung wird erneut geöffnet und als Basisbeleg für einen neuen Wareneingang verwendet. Sie können Wareneingänge oder Gutschriften anlegen oder alternativ dazu den Originalbeleg löschen. Business One ermöglicht es Ihnen, Belege wie Wareneingang (Bestellung) oder Eingangsrechnung zu stornieren. Wenn Sie einen Beleg stornieren, wird bei jedem Stornierungsvorgang ein neuer „Stornierungsbeleg“ angelegt . Sowohl der Stornierungsvorgang als auch die stornierten Belege werden automatisch geschlossen und vollständig abgestimmt. Beispielsweise wurde ein Wareneingang (Bestellung) falsch eingegeben. Der Benutzer storniert den Wareneingang (Bestellung), und es wird automatisch ein Stornierungsbeleg angelegt. Die Bestellung wird im Anschluss an die Stornierung erneut geöffnet und kann als Basisbeleg zum Anlegen eines neuen Wareneingangs (Bestellung) verwendet werden.

14 Demo – Retoure In dieser Demo wird eine Retoure verarbeitet.

15 Demo – Gutschrift Sie geben eine Eingangsgutschrift ein, um eine Gutschrift vom Lieferanten für die Fakturierung eines zu großen Betrags für eine kürzlich erhaltene Rechnung zu verarbeiten.

16 Zusammenfassung Die folgenden wichtigen Punkte sollten Sie sich merken: Mit einer Retoure werden Artikel zurückgegeben, die mit einem Wareneingang (Bestellung) empfangen wurden. Verwenden Sie eine Eingangsgutschrift , wenn Sie eine Eingangsrechnung vollständig oder teilweise stornieren müssen. In Eingangsgutschriften und Retourenbelegen werden sowohl die Mengen als auch die Werte korrigiert. Markieren Sie das Ankreuzfeld Ohne Mengenbuchung, um eine Gutschrift ohne Auswirkungen auf den Bestand anzulegen. Wenn eine Gutschrift über einen Bezug auf eine bestimmte Rechnung verfügt und die Rechnung offen ist, legen Sie die Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung an. Wenn die entsprechende Rechnung geschlossen wurde oder die Gutschrift sich auf mehrere Rechnungen bezieht, legen Sie eine Gutschrift ohne Bezug auf einen Basisbeleg an.

17 Vielen Dank für Ihr Interesse.
Sie haben die Lektion zu Retouren und Gutschriften im Einkauf abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zu Retouren und Gutschriften im Einkauf abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.