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Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement1 Sozio-technische Systemgestaltung am Beispiel von Groupware und Wissensmanagement Einführung:

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Präsentation zum Thema: "Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement1 Sozio-technische Systemgestaltung am Beispiel von Groupware und Wissensmanagement Einführung:"—  Präsentation transkript:

1 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement1 Sozio-technische Systemgestaltung am Beispiel von Groupware und Wissensmanagement Einführung: 1.Theorie Sozio-technischer Systeme – Kooperationsunterstützung – Systeme, Methoden und Theorie 2.Workflow – Modellierung von Systemen und Partizipative Groupware-Entwicklung: – Joint-Editing – 2.5. Wissensmanagement und Collaborative Learning 5.Wissensmanagement: – Collaborative Learning: – sozio-technisches Kommunikationsmodell: Wissensintegration – Koordinationsunterstützung – Systeme, Methoden und theoretische Einordnung 9.Awareness: Rating; Voting: Groupwaresysteme evaluieren: Schlussbetrachtung 12.Defizite der Theorie sozio-technischer Systeme – 18.7.

2 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement2 Bezug zur Theorie sozio-technischer Systeme Woher wissen die am joint editing Beteiligten, dass sie gemeinsam editieren? Wer oder was gehört zum Joint-Editing dazu, wo fängt es an und wann endet es? Was müssen Groupware-Systeme für joint editing leisten, damit die Beteiligten ein System bilden können – welche Rolle spielt der Unterschied zwischen synchron und asynchron? Wie wird ein Joint-Editing Prozess am Leben erhalten? Was verbindet verschiedene Joint-Editing-Prozesse Muss Joint-Editing innerhalb eines sozialen Systems anders unterstützt werden als zwischen sozialen Systemen

3 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement3 Selbst-Konstitution = Anschlussfähigkeit Eine Kommunikation ermöglicht die nächste UND jede Kommunikation lässt sich als eine durch andere Kommunikationen ermöglichte verstehen

4 Informatik und Gesellschaft Wissensmanagement Vorlesung Sozio-technische Systemgestaltung am Beispiel von Groupware und Wissensmanagement 06. Juni 2002 Dr. Marc Diefenbruch

5 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement5 Übersicht Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmanagement

6 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement6 Thesen zum Wissensmanagement Intranet wird als Internet im Unternehmen missverstanden Die Inhalte der meisten Intranets haben geringe Informationsqualität wird als WM-System missbraucht und entwickelt sich zur gewaltigen Informationsschleuder Konzeption und Einführung entscheiden über den Erfolg der richtigen Technik

7 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement7 Nur das relevante Wissen zählt! Wissen ist Fähigkeit, zu handeln und Entscheidungen zu treffen Nur Wissen das konkrete Arbeitsabläufe unterstützt, erzeugt Nutzen für eine Organisation Dieses qualifizierte Wissen ist das Erfolgswissen Prozessorientiertes Wissensmanagement schafft die Voraussetzungen Erfolgswissen muss situationsgerecht, d.h. zur passenden Zeit am richtigen Ort bereit gestellt werden.

8 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement8 Gestaltungselemente des WM Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissensarbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Communitys Wissens- prozesse Prozesse Arbeits- schritt 1 Arbeits- schritt 1 Arbeits- schritt 2 Arbeits- schritt 2... Arbeits- schritt n-1 Arbeits- schritt n-1 Arbeits- schritt n Arbeits- schritt n Arbeits- schritt 1 Arbeits- schritt 1 Arbeits- schritt 2 Arbeits- schritt 2... Arbeits- schritt n-1 Arbeits- schritt n-1 Arbeits- schritt n Arbeits- schritt n Wissensbasis

9 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement9 Geschäfts- prozesse Wissen suchen und finden Wissen strukturieren Wissen darstellen Wissen verteilen und kommunizieren Wissen gewinnen und explizieren Geschäftsprozesse und Wissensprozesse koppeln

10 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement10 WM – Komplementäre Ansätze Präsentationsplattform unidirektionale Informationsverteilung Zentrale Steuerung Hohe Ansprüche an Qualität und Layout Eindeutige Rollenverteilung (Autor, Content-Manager, Leser) Arbeitsplattform Freie, individuelle Informationsverteilung Dezentrale Steuerung Schnelligkeit, Aktualität, Zielgenauigkeit Wechsel zwischen Autor- und Leserrolle Wissensbasis z.B. Internet Autor Content- Manager Leser Collaboration-Ansatz Wissensbasis z.B. Intranet Wissensarbeiter Publishing-Ansatz

11 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement11 Übersicht Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmanagement

12 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement12 Verfügbare Technologien (1) Dokumenten-Management-Systeme (DMS) –zentrale Speicherung und koordinierter Zugriff auf schwach strukturierte Informationen –Metainformationen zur Klassifizierung der Dokumente –Zugriffskontrolle (Rechteverwaltung, Check-In / Check-Out) Content-Management-Systeme (CMS) –qualitätsgesicherte Erstellung und Publikation von Dokumenten –Inhalt und Layout der Dokumente werden getrennt verwaltet –Publikationen werden erst bei der Veröffentlichung aus den einzelnen Teilen dynamisch zusammengesetzt –strikte Rollenteilung zwischen den Produzenten (Autoren) und den Konsumenten (Nutzern) von Inhalten

13 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement13 Verfügbare Technologien (2) Collaboration- & Groupware-Systeme (GW) –Mechanismen für die Kommunikation, Koordination, und Kooperation von Mitarbeitern in Arbeitsgruppen –Werkzeuge wie oder elektronische Kontakte- Verwaltung –spezifischen Anwendungen wie Gruppenkalender, gemeinsamen Bookmarks und Diskussionsforen Such- & Klassifikations-Systeme (SR) –intelligente Algorithmen oder linguistische Konzepte, um Informationen zu suchen, zu organisieren, zu filtern, zu verdichten und zu visualisieren –(automatische) Zuordnung von Dokumenten zu definierten Kategorien –Aufbau von semantischen Netzwerke und Wissenslandkarten

14 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement14 Verfügbare Technologien (3) Workflow-Management-Systeme (WfMS) –Entwurf, Ausführung und Kontrolle von standardisierbaren Prozessen –formale Prozessbeschreibung um Informationen, Dokumente, und Ergebnisse von einer Aktivität zur nächsten Aktivität und von einem Mitarbeiter zum nächsten zu leiten Agenten & Benachrichtigungs-Systeme (AB) –Informationen oder Hinweise werden den Mitarbeitern aktiv zugespielt, ohne dass sie regelmäßig danach suchen müssen (Push-Prinzip) –ereignisgesteuerte oder regelbasierte Benachrichtigungen –Zustellformen und -zeiten können i.d.R. frei festgelegt werden. –Awareness-Dienste machen den Mitarbeiter auf Handlungsoptionen und Nutzenpotenziale aufmerksam

15 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement15 Technologie-Einsatz im WM (1) Wissen gewinnen und explizieren Wissen strukturieren Wissen verteilen Wissen darstellen Wissen suchen und finden Dokumenten- Management- Systeme Content- Management- Systeme Workflow- Management- Systeme Collaboration- & Groupware-Systeme Such- & Klassifikations- Systeme Agenten & Benachrichtigungs- Systeme

16 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement16 Technologie-Einsatz im WM (2) KriteriumCollaboration- Ansatz Publishing- Ansatz Flexibilität der Wissens- prozesse Spontane Prozesse Ausführung von vordefinierten Prozessen Flexibilität der Inhalte Unstrukturierte oder individuell strukturierte Inhalte Vordefinierte Strukturen der Inhalte Arbeitsteilung, Rollen und Rechte Symmetrisch – Keine speziellen Rollen erforderlich Asymmetrisch – Spezielle Rollen erforderlich Verbindlichkeit und Kontrolle der Aufgaben Freiwillige Aufgaben Obligatorische Aufgaben GWDMSWfMSCMSGWDMSCMSWfMSGWDMSCMSWfMSGWDMSCMSWfMS

17 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement17 Wissensportale Personalisierung Zugriffsteuerung Prozessorientierung Datenhaltung Mail- Server Web- Server Notes- Daten- banken File-Server (Dateiablage) ERP-/ CRM- Systeme Externe Daten- quellen Intelligentes Wissensportal Visualisierung Navigation Integration Standardisierung Unternehmens- Bereich Projekt- Bereiche Persönliche Bereiche Wissen über Kunden, Produkte, Prozesse, Projekte, etc. CMS WorkflowGroupware DMS Search & Retrieval Agenten Schnittstellen

18 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement18 Funktionen Autorenwerkzeuge gemeinsame Arbeitsbereiche automatisches Vergleichen und Verschlagworten Bewertungsfunktionen Data-Mining-Systeme Funktionen Ordnerstrukturen Metadaten Hyperlinks Ontologien und Thesauri Funktionen Wissenslandkarten Personalisierung Portale Konvertierung und Aggregation (z.B. XML) Multimedia / WebDesign Funktionen Volltextretrieval Semantische Suche Datenbanktechnologien Agenten Geschäfts- prozesse Wissen suchen und finden Wissen strukturieren Wissen darstellen Wissen verteilen und kommunizieren Wissen gewinnen und explizieren Funktionen Shared Workspaces Diskussionsforen & Chat-Rooms Change Agents Workflow

19 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement19 Übersicht Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmangement

20 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement20 Einführung von Wissensmanagement (1) Intranet Dokumentenmanagement Collaboration Skill-Management Wissenslandkarten Unternehmensziele Erfolgsfaktoren, Kernkompetenzen GeschäftsprozesseQuick Wins Wissensziele Wissensmanagement- Strategie Wissensmanagement- Projekte

21 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement21 Einführung von Wissensmanagement (2) strategische Ebene Wissensmanagement planen operative Ebene Wissensmanagement umsetzen Wissensarbeit analysieren Wissensarbeit gestalten Wissensarbeit kontinuierlich fördern und unterstützen Wissensziele evaluieren Wissensziele definieren

22 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement22 Einführung von Wissensmanagement (3)

23 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement23 Wissensorientierte Prozessanalyse Nur Wissen, das letztlich konkrete Aufgaben eines Geschäftsprozesses unterstützt, erzeugt Nutzen für eine Organisation. Daher müssen die Informationen entlang der Prozesse organisiert werden. Handlung / Aktion Handlung / Aktion Handlung / Aktion Handlung / Aktion Handlung / Aktion Handlung / Aktion Mitarbeiter 1 Wissensbasis ErgebnisInformation Dokument TeilergebnisRecherche Mitarbeiter 2Mitarbeiter 3

24 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement24 Übersicht Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmangement

25 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement25 Erfolgsfaktoren (1) Wissensmanagement auf Unternehmensziele ausrichten –Auswahl des passenden Ansatzes (Collaboration oder Publishing) –Auswahl der zugehörigen Technologien –prozessorientiertes Vorgehen Wissensarbeit in die Arbeitsabläufe integrieren –Wissensarbeit als Teil der täglichen Arbeit gestalten –Geschäftsprozesse und Wissensprozesse möglich eng verzahnen –Arbeitssituation und Informationsbedarf anderer Mitarbeiter transparent machen Betriebskonzept für Wissensmanagement vereinbaren –Zuständigkeiten & Verbindlichkeiten deutlich machen –Anstoß und Fortführung von Diskussionen durch Moderatoren –Support von Wissensarbeitern organisieren –Standardtätigkeiten automatisieren

26 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement26 Erfolgsfaktoren (2) Vermittlung von Metawissen an die Mitarbeiter –Transparenz der Wissensprozesse –Benutzung der Wissensmanagement-Technologie (aus Nutzersicht) –Organisationsprinzipien des Wissensmanagements –Wissen über die Qualität, Aktualität und Relevanz der Inhalte für die eigene Arbeit –Wissen über die Bedeutung des eigenen Wissens für das Unternehmen und die Kollegen (z.B. durch Feedback, Rating, oder Annotationen) Flexible Vergabe von Zugriffsrechten –Einfache Einschränkung ( Vertrauensschutz) oder Erweiterung ( Transparenz) der Empfängergruppe von Informationen –Transparenz über die Zugriffsrechte selbst (Transparenz der Transparenz)

27 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement27 Fazit: Wissensmanagement braucht sozio-technische Lösungen ! Geschäftsprozesse Handlungen Entscheidungen Wissensbedarfe Erfahrungen / Erwartungen Fähigkeiten / Kenntnisse Anreize Hemmnisse Intranet, Portale Groupware, Workflow Dokumentenmanagement Suche und Navigation Visionen, Ziele Strategien Kultur / Leitbild Aufbau / Struktur Techno- logien Techno- logien Organi- sation Organi- sation Prozesse Mitarbeiter

28 Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement28 Bezug zur Theorie sozio-technischer Systeme - Fragen - Überlegen Sie am Beispiel eines Wissensmanagements Systems zur Prüfungserfahrungen: Wer gehört zu dem sozio-technischen Wissensmangement-System dazu, wer nicht (wie war das bei Joint-Editing)? Wieso ist das System selbst-referentiell? Wie pflegt es seine Identität? Wie macht es sich ständig selbst neu? Wodurch entsteht im Wissensmanagement System Anschlussfähigkeit? Machen sich die Träger des Wissens nicht selbst überflüssig, indem sie zu dem System beitragen?


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