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Erfolgsfaktoren des technisch- unterstützten Wissensmanagements Dr. Marc Diefenbruch Prof. Dr. Thomas Herrmann 18.04.2002.

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1 Erfolgsfaktoren des technisch- unterstützten Wissensmanagements Dr. Marc Diefenbruch Prof. Dr. Thomas Herrmann

2 Seite 2 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Gestaltungselemente des Wissensmanagements Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissensarbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Wissens- arbeiter Communitys Wissens- prozesse Prozesse Arbeits- schritt 1 Arbeits- schritt 1 Arbeits- schritt 2 Arbeits- schritt 2... Arbeits- schritt n-1 Arbeits- schritt n-1 Arbeits- schritt n Arbeits- schritt n Arbeits- schritt 1 Arbeits- schritt 1 Arbeits- schritt 2 Arbeits- schritt 2... Arbeits- schritt n-1 Arbeits- schritt n-1 Arbeits- schritt n Arbeits- schritt n Wissensbasis

3 Seite 3 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Geschäfts- prozesse Wissen suchen und finden Wissen strukturieren Wissen darstellen Wissen verteilen und kommunizieren Wissen gewinnen und explizieren Geschäftsprozesse und Wissensprozesse koppeln

4 Seite 4 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Wissensmanagement – Komplementäre Ansätze Arbeitsplattform Freie, individuelle Informationsverteilung Dezentrale Steuerung Schnelligkeit, Aktualität, Zielgenauigkeit Wechsel zwischen Autor- und Leserrolle Präsentationsplattform unidirektionale Informationsverteilung Zentrale Steuerung Hohe Ansprüche an Qualität und Layout Eindeutige Rollenverteilung (Autor, Content-Manager, Leser) Wissensbasis z.B. Internet Autor Content- Manager Leser Collaboration-Ansatz Wissensbasis z.B. Intranet Wissensarbeiter Publishing-Ansatz

5 Seite 5 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Verfügbare Technologien (1) Dokumenten-Management-Systeme (DMS) zentrale Speicherung und koordinierter Zugriff auf schwach strukturierte Informationen. Metainformationen zur Klassifizierung, Ordnung und Sortierung der Dokumente Zugriffskontrolle (Rechteverwaltung, Check-In / Check-Out) Content-Management-Systeme (CMS) qualitätsgesicherte Erstellung und Publikation von Dokumenten Inhalt und Layout der Dokumente werden getrennt verwaltet Publikationen werden erst bei der Veröffentlichung aus den einzelnen Teilen dynamisch zusammengesetzt strikte Rollenteilung zwischen den Produzenten (Autoren) und den Konsumenten (Nutzern) von Inhalten Workflow-Management-Systeme (WfMS) Entwurf, Ausführung und Kontrolle von standardisierbaren Prozessen formale Prozessbeschreibung um Informationen, Dokumente, und Ergebnisse von einer Aktivität zur nächsten Aktivität und von einem Mitarbeiter zum nächsten zu leiten

6 Seite 6 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Verfügbare Technologien (2) Collaboration- & Groupware-Systeme (GW) Mechanismen für die Kommunikation, Koordination, und Kooperation von Mitarbeitern in Arbeitsgruppen Werkzeuge wie oder elektronische Kontakte-Verwaltung spezifischen Anwendungen wie Gruppenkalender, gemeinsamen Bookmarks und Diskussionsforen Such- & Klassifikations-Systeme (SR) intelligente Algorithmen oder linguistische Konzepte, um Informationen zu suchen, zu organisieren, zu filtern, zu verdichten und zu visualisieren (automatische) Zuordnung von Dokumenten zu definierten Kategorien Aufbau von semantischen Netzwerke und Wissenslandkarten Agenten & Benachrichtigungs-Systeme (AB) Informationen oder Hinweise werden den Mitarbeitern aktiv zugespielt, ohne dass sie regelmäßig danach suchen müssen (Push-Prinzip) ereignisgesteuerte oder regelbasierte Benachrichtigungen Zustellformen und -zeiten können i.d.R. frei festgelegt werden. Awareness-Dienste machen den Mitarbeiter auf Handlungsoptionen und Nutzenpotenziale aufmerksam

7 Seite 7 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Technologie-Einsatz im Wissensmanagement (1) Wissen gewinnen und explizieren Wissen strukturieren Wissen verteilen Wissen darstellen Wissen suchen und finden Dokumenten- Management- Systeme Content- Management- Systeme Workflow- Management- Systeme Collaboration- & Groupware- Systeme Such- & Klassifikations- Systeme Agenten & Benachrichtigungs- Systeme

8 Seite 8 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Technologie-Einsatz im Wissensmanagement (2) Collaboration- Ansatz Publishing- Ansatz Flexibilität der Wissens- prozesse Spontane Prozesse Ausführung von vordefi- nierten Pro- zessen Flexibilität der Inhalte Unstruktu- rierte oder individuell strukturierte Inhalte Vordefinierte Strukturen der Inhalte Arbeitsteilung, Rollen und Rechte Symmetrisch – Keine speziellen Rollen erforderlich Asymmetrisch – Spezielle Rollen erforderlich Verbindlichkeit und Kontrolle der Aufgaben Freiwillige Aufgaben Obligatorische Aufgaben GWDMSWfMSCMSGWDMSCMSWfMSGWDMSCMSWfMSGWDMSCMSWfMS

9 Seite 9 Informatik & Gesellschaft Vision eines Intelligenten Wissensportals Personalisierung Zugriffsteuerung Prozessorientierung Integration Mail- Server Web- Server Notes- Daten- banken File-Server (Dateiablage) ERP-/ CRM- Systeme Externe Daten- quellen Intelligentes Wissensportal Visualisierung Navigation Usability Standardisierung Unternehmens- Bereich Projekt- Bereiche Persönliche Bereiche Wissen über Kunden, Produkte, Prozesse, Projekte, etc. CMS WorkflowGroupware DMS Search & Retrieval Agenten

10 Seite 10 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Funktionen Autorenwerkzeuge gemeinsame Arbeitsbereiche automatisches Vergleichen und Verschlagworten Bewertungsfunktionen Data-Mining-Systeme Funktionen Ordnerstrukturen Metadaten Hyperlinks Ontologien und Thesauri Funktionen Wissenslandkarten Personalisierung Portale Konvertierung und Aggregation (z.B. XML) Multimedia / WebDesign Funktionen Volltextretrieval Semantische Suche Datenbanktechnologien Agenten Geschäfts- prozesse Wissen suchen und finden Wissen strukturieren Wissen darstellen Wissen verteilen und kommunizieren Wissen gewinnen und explizieren Funktionen Shared Workspaces Diskussionsforen & Chat-Rooms Change Agents Workflow

11 Seite 11 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Erfolgsfaktoren (1) Wissensmanagement auf Unternehmensziele ausrichten Auswahl des passenden Ansatzes (Collaboration oder Publishing) Auswahl der zugehörigen Technologien prozessorientiertes Vorgehen Wissensarbeit in die Arbeitsabläufe integrieren Wissensarbeit als Teil der täglichen Arbeit gestalten Geschäftsprozesse und Wissensprozesse möglich eng verzahnen Arbeitssituation und Informationsbedarf anderer Mitarbeiter transparent machen Betriebskonzept für Wissensmanagement vereinbaren Zuständigkeiten & Verbindlichkeiten deutlich machen Anstoß und Fortführung von Diskussionen durch Moderatoren Support von Wissensarbeitern organisieren Standardtätigkeiten automatisieren

12 Seite 12 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Erfolgsfaktoren (2) Vermittlung von Metawissen an die Mitarbeiter Transparenz der Wissensprozesse Benutzung der Wissensmanagement-Technologie (aus Nutzersicht) Organisationsprinzipien des Wissensmanagements Wissen über die Qualität, Aktualität und Relevanz der Inhalte für die eigene Arbeit Wissen über die Bedeutung des eigenen Wissens für das Unternehmen und die Kollegen (z.B. durch Feedback, Rating, oder Annotationen) Flexible Vergabe von Zugriffsrechten Einfache Einschränkung ( Vertrauensschutz) oder Erweiterung ( Transparenz) der Empfängergruppe von Informationen Transparenz über die Zugriffsrechte selbst (Transparenz der Transparenz)

13 Seite 13 Informatik & Gesellschaft Dr. Marc Diefenbruch Fazit: Wissensmanagement braucht ganzheitliche Lösungen ! Geschäftsprozesse Handlungen Entscheidungen Wissensbedarfe Erfahrungen / Erwartungen Fähigkeiten / Kenntnisse Anreize Hemmnisse Intranet, Portale Groupware, Workflow Dokumentenmanagement Suche und Navigation Visionen, Ziele Strategien Kultur / Leitbild Aufbau / Struktur Techno- logien Techno- logien Organi- sation Organi- sation Prozesse Mitarbeiter

14 Vielen Dank ! Ihre Fragen ?


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