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Projektmanagement 2. Planung Herbstschule Softwarelokalisierung an der Hochschule Anhalt Prof. Dr. Ursula Fissgus September 2010.

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1 Projektmanagement 2. Planung Herbstschule Softwarelokalisierung an der Hochschule Anhalt Prof. Dr. Ursula Fissgus September 2010

2 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 2 Ziele des Lernmoduls Prozesse und Prozessmodelle spezifizieren können Einen Netzplan aufstellen, eine Vorwärts- und Rückwärtsrechnung durchführen sowie kritische Pfade ermitteln können Termin- und kapazitätstreue Bedarfsoptimierungen von Ressourcen vornehmen können Methodisch ein Projektplan aufstellen können Das verwendete Projektplanungssystem einsetzen können Für kleinere Projekte eine vollständige Projektplanung vornehmen können

3 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung Planung Planung ist die Vorbereitung zukünftigen Handelns Wie soll das Ziel erreicht werden? –Welche Wege? –Mit welchen Schritten? –In welcher zeitlichen und sachlogischen Abfolge? –Unter welchen Rahmenbedingungen? –Mit welchen Kosten und Terminen? »Planung ist Entscheiden im voraus, was zu tun ist, wie es zu tun ist, wann es zu tun ist und wer es zu tun hat« (in Anlehnung an Koontz, ODonnell)

4 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 4 Abstraktionsebenen 3 Abstraktionsebenen Überlegen –wie der Ablauf von Softwareentwicklungen spezifiziert werden soll –welche Standardprozesselemente es gibt –wie ihr Zusammenwirken beschrieben werden soll => Prozessarchitektur Für eine Firma: einmal das generelle Vorgehen beim Lokalisieren eines Softwareprodukts festgelegen => Prozessmodell (Vorgehensmodell) => Projektplan – für jede konkrete Softwarelokalisierung erstellen

5 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung Prozessarchitekturen und Prozessmodelle Prozess: Aktivitäten, Methoden und Verfahren zur Entwicklung und Lokalisierung von Software Prozessarchitektur –Allgemeiner Rahmen für die Spezifikation von Entwicklungsprozessen –Standardmenge von fundamentalen Prozessschritten –Prozesseinheitselement ist Grundelement Prozessmodell –Spezifische Ausprägung einer Prozessarchitektur

6 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 6 Prozessarchitekturen und Prozessmodelle (2) Prozesseinheitselement: –Notation: ETMX-Spezifikation (Entry, Task, Exit, Measurement)

7 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 7 Beispiel Spezifikation des Definitionsprozesses

8 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 8 Beispiel Verfeinerung des Definitionsprozesses

9 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 9 Beispiel Verfeinerung des Definitionsprozesses

10 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 10 Ergänzung jeder Prozessaktivität um eine Inspektionsaktivität Ziel: Sicherstellung der Qualität des Entwicklungsprozesses

11 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung Aufbau von Projektplänen Projektplan –verfeinert, konkretisiert und ergänzt ein ausgewähltes Prozessmodell Vorgang –In sich abgeschlossene, identifizierbare Aktivität, die innerhalb einer angemessenen Zeitdauer durchgeführt werden kann Name des Vorgangs (wenn neu) Erforderliche Zeitdauer zur Erledigung des Vorgangs Zuordnung von Personal und Betriebsmitteln, die die Arbeit durchführen Kosten und Einnahmen, die mit dem Vorgang zusammenhängen. Phase –Zusammengefasste Vorgänge

12 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 12 Aufbau von Projektplänen (2) Meilensteine –kennzeichnen den Beginn und das Ende eines Projekts –den Abschluss jeder Phase –den Abschluss einer Gruppe von Vorgängen innerhalb einer Phase –Anforderungen an Meilensteine: Überprüfbarkeit Kurzfristigkeit Gleichverteilung

13 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 13 Netzplan Netzplan: Grafische Darstellung fachlicher, terminlicher und personeller Abhängigkeiten

14 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 14 Gantt-Diagramm –Auswertungen von Netzplänen in Form von Balkendiagrammen Vorgangsbezogenes bzw. aufgabenbezogenes Gantt-Diagramm –Vorgänge auf der Vertikalen –Personen bzw. Stellen auf dem Balken Personalbezogenes Gantt-Diagramm –Mitarbeiter auf der Vertikalen

15 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung Zeitplanung mit MPM-Netzplänen MPM (meta potential method) –Bekanntester Vertreter des Vorgangsknoten-Netzplans –Vorgänge als Rechtecke –Verbindungspfeile symbolisieren Abhängigkeiten zwischen Vorgängen –Meilensteine als Vorgänge mit der Dauer 0 (grauer Rahmen)

16 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 16 Zeiten für einen Vorgang Vorgangsdauer –Arbeitszeit, die ein Vorgang erfordert Arbeitsdauer –Zeit, die eine Ressource für einen Vorgang aufwendet Vorgangsdauer und Arbeitsdauer sind identisch, wenn nicht mehrere Personen oder ein Teilzeit-Mitarbeiter an dem Vorgang arbeiten Die längste Dauer bestimmt den Zeitplan Gesamtzeitraum –Kalenderzeit, die für den Vorgang benötigt wird.

17 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 17 Termintypen für einen Vorgang/Meilenstein Geplante Termine: –legen fest, wann ein Vorgang beginnen und enden muss Tatsächliche Termine –Errechneter oder tatsächlicher Start- oder Endtermin Späte Termine –Spätester Zeitpunkt, an dem ein Vorgang beginnen darf, ohne das Projektende zu verzögern.

18 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 18 Vorgangsbeziehungen Vorgangsbeziehungen legen die Reihenfolge von Vorgängen fest –Normalfolge: Ende-Anfang (EA) –Anfangsfolge: Anfang-Anfang (AA) –Endfolge: Ende-Ende (EE) –Sprungfolge: Anfang-Ende (AE).

19 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 19 Überlappung und Verzögerung Zusammengehörende Vorgänge können überlappt oder verzögert werden Es kann ein positiver oder negativer Zeitabstand (Wartezeit) angegeben werden Bei einer Ende-Anfang-Beziehung kann ein Vorgang anfangen sobald sein Vorgänger endet Soll ein Vorgang anfangen, bevor sein Vorgänger beendet ist, dann wird ein negativer Zeitabstand angegeben Durch einen positiven Zeitabstand kann der Anfang des Nachfolgers verzögert werden

20 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 20 Beispiel für EA-Beziehungen (Netzplan) Bei einer EA-Beziehung kann ein Vorgang anfangen sobald sein Vorgänger endet Legende

21 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 21 Beispiel für EA-Beziehungen (Gantt-Diagramm)

22 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 22 Beispiel für AA-Beziehungen (Netzplan)

23 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 23 Beispiel für AA-Beziehungen (Gantt-Diagramm)

24 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 24 Beispiel für EE-Beziehungen (Netzplan)

25 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 25 Beispiel für EE-Beziehungen (Gantt-Diagramm)

26 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 26 Beispiel für AE-Beziehungen (Netzplan) Mon Fre

27 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 27 Beispiel für AE-Beziehungen (Gantt-Diagramm) Mon Fre

28 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 28 Beziehungsarten im Vergleich (Beispiel)

29 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 29 Zeitplanung mit MPM-Netzplänen Pufferzeit –Differenz zwischen dem frühesten und spätesten Anfangstermin eines Vorgangs –Entsteht durch Einschränkungen bei Anfang oder Ende eines Vorgangs Freie Pufferzeit –Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern kann, ohne einen anderen Vorgang zu verzögern Gesamte Pufferzeit –Zeitspanne, um die ein Vorgang verzögert werden kann, ohne den Endtermin des Projekts zu beeinflussen. Kritischer Vorgang –Vorgang ohne Pufferzeit Kritischer Pfad –Folge mehrerer kritischer Vorgänge –Mögliche Verschiebung des Endtermins des gesamten Projekts

30 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 30 Beispiel für einen kritischen Pfad (Netzplan) Legende

31 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 31 Beispiel für einen kritischen Pfad (Gantt-Diagramm) Legende

32 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 32 Termindurchrechnung –Zeitliche Anordnung der Vorgänge unter Berücksichtigung der gegenseitigen Abhängigkeiten Vorwärtsrechnung –Bestimmen der frühesten Termine –Anfangszeitpunkt + Dauer = frühestes Ende Rückwärtsrechnung –Bestimmen der spätesten Termine –Endzeitpunkt - Dauer = spätester Anfang Ein Netzplan ist zeitkonsistent, wenn keine negativen Puffer auftreten.

33 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 33 Netzplanstrukturierung für umfangreiche Projekte: Netzplanstrukturierung Netzplanunterteilung –Gliederung in mehrere Teilnetzpläne Meilenstein-Netzplan –Enthält nur die Meilenstein-Vorgänge Netzplanverdichtung –Aufbau einer hierarchischen Netzplanstruktur.

34 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 34 Beispiel Netzplanverdichtung Legende

35 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung Einsatzmittelplanung Einsatzmittelplanung –Bedarf an Einsatzmitteln vorhersagen –Einsatzoptimierung durch Aufzeigen von Engpässen und Leerläufen. Einsatzmittel –Dienen zur Durchführung der Vorgänge Personal Betriebsmittel Geldmittel Ressourcen

36 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 36 Einsatzplanung des Personals Personalplanung –Qualifikation des Personals –verfügbare Personalkapazität –zeitliche Verfügbarkeit –örtliche Verfügbarkeit –organisatorische Zuordnung Termintreue Einsatzplanung –Welche Personalkapazität bei festen Terminen nötig? Kapazitätstreue Einsatzplanung –Welcher frühester Endtermin bei feststehendem Personal? Schrittweise Vorgehen: 1.Ermitteln des Personalvorrats 2.Errechnen des Personalbedarfs 3.Vergleich von Bedarf und Vorrat 4.Optimierung der Auslastung.

37 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 37 Schritt 1: Ermitteln des Personalvorrats Ermitteln des Personalvorrats = Personalzuordnung nach Qualifikationen

38 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 38 Schritt 1: Ermitteln des Personalvorrats (2) Brutto-Zeitvorrat durch Berücksichtigung von –Neueinstellungen –Kündigungen –Verrentungen –Versetzungen –Teilzeitarbeit –Arbeitszeitverkürzungen Zusammenhang zwischen der Brutto- und Netto-Rechnung ergibt sich durch den Produktivanteil Netto - Stundenzahl Produktivanteil = X 100 [%] Brutto - Stundenzahl Netto-Zeitvorrat = Brutto-Zeitvorrat minus –Fehl- und Ausfallzeiten –Krankheit –Urlaub

39 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 39 Schritt 2: Bedarfsberechnung Bedarfsberechnung –Verhältnis von Personalkapazität zur Dauer eines Vorgangs

40 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 40 Schritt 2: Bedarfsberechnung (2) Aufwand Bedarf = Dauer Aufwand in Brutto-MM1 Bedarf in MA = X (nach Brutto-Rechnung) Dauer in MM Produktivanteil Aufwand in Netto-MM Bedarf in MA = (nach Netto-Rechnung) Dauer in MM Bedarf in Anzahl Mitarbeiter (MA) Aufwand in Mitarbeitertagen (MT) oder Mitarbeitermonaten (MM) Dauer in Tagen (T) oder Monaten (M)

41 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 41 Schritt 3: Vergleich von Bedarf und Vorrat Vergleich von Bedarf und Vorrat –Der ermittelte Bedarf kann dem Vorrat nach projektorientierten, qualifikationsorientierten und organisationsorientierten Gesichtspunkten gegenübergestellt werden

42 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 42 Schritt 3: Vergleich von Bedarf und Vorrat (2)

43 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 43 Schritt 4: Optimierung der Auslastung Optimierung der Auslastung –Ziel: Optimierung der ermittelten Personalauslastung Nichtkritische Vorgänge aus Überlastbereichen in Bereiche mit geringer Auslastung verlegen Kalender –Legen die verfügbare Arbeitszeit (Stunden, Wochentage, Termine und Jahre) für einen Vorgang oder eine Ressource fest Termintreue Bedarfsoptimierung Kapazitätstreue Bedarfsoptimierung.

44 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 44 Schritt 4: Optimierung der Auslastung (2)

45 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 45 Schritt 4: Optimierung der Auslastung (3)

46 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 46 Beispiel Einsatzmittelplanung Ressourcenliste

47 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 47 Beispiel Einsatzmittelplanung Zuordnungstabelle

48 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 48 Beispiel Einsatzmittelplanung Ressourcenhistogramm

49 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 49 Beispiel Einsatzmittelplanung Netzplan nach der Auslastungsoptimierung

50 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 50 Beispiel Einsatzmittelplanung Gantt-Diagramm nach der Auslastungsoptimierung

51 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 51 Einsatzmittelplanung Weitere Planungspunkte Weitere Punkte, die berücksichtigt werden müssen: –Einsatzplanung der Betriebsmittel –Einsatzplanung bei Multiprojekten –Kostenplanung Pro Vorgang Kosten und Erlöse

52 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 52 Einsatzplanung der Betriebsmittel »nicht verzehrbare« Betriebsmittel –Softwareentwicklungsarbeitsplätze –Transportmittel –Räumlichkeiten –Lagerflächen »verzehrbare« Betriebsmittel –Datenträger –Büromaterial Einsatzplanung nur für relevante Betriebsmittel vornehmen!

53 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 53 Vorgehen bei der Einsatzplanung –Vorratseingeschränkte Einsatzplanung Vorrat muss in einer zeitlichen Folge auf mehrere Nutzer aufgeteilt werden –Bedarfsbezogene Einsatzplanung Ausgangspunkt: unbegrenzter Vorrat Dann termintreue oder kapazitätstreue Durchrechnung der Bedarfsmengen –Freie Einsatzplanung Jeder Nutzer trägt die gewünschte Belegung in einem Belegungsplan ein.

54 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 54 Beispiel Personenbezogener Ressourcenplan

55 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 55 Bedarfsaufsummierung –Die einzelnen Bedarfsmengen der Vorgänge können zeitgerecht addiert werden –Bezogen auf die Vorgangsdauer fällt die Menge der Einsatzmittel entweder an zu Beginn des Vorgangs am Ende des Vorgangs verteilt über die Vorgangsdauer –Weitere Unterscheidungen Frühester und spätester Beginn des Bedarfsanfalls Frühestes und spätestes Ende des Bedarfsanfalls

56 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 56 Einsatzplanung bei Multiprojekten –Teilen sich mehrere Projekte ein bestimmtes Einsatzmittel einen beschränkten Vorrat eines bestimmten Einsatzmittels –Die Einsatzplanungen der Projekte sind nicht mehr unabhängig voneinander möglich –Beim Einplanen können unterschiedliche Aspekte wichtig sein: Mitarbeiter sollen zeitparallel in mehreren Projekten mitarbeiten Eine feste Mitarbeiteranzahl steht für mehrere Projekte zur Verfügung und soll fachgerecht aufgeteilt werden Ein vorgegebenes Budget soll auf die einzelnen Projekte aufgeteilt werden Eine beschränkte Menge eines Betriebsmittels soll auf mehrere Projekte aufgeteilt werden

57 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung Kostenplanung Kostenplanung –stützt sich auf Daten der technischen Planung kaufmännischen Planung –Gemeinkosten (indirekte Kosten) Mietkosten Kosten der Verwaltung –Ressourcenkosten Hängen mit Ressource zusammen Summieren sich über den Zeitraum, den die Ressource für die Arbeit an einem Vorgang aufbringt

58 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 58 Vorgangskosten und -erlöse –Summe aller festen Kosten und festen Erlöse plus die Ressourcenkosten für jeden Vorgang im Projekt Beispiel: Ressourcentabelle mit Ressourcenkosten

59 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 59 Beispiel Ressourcentabelle mit Ressourcenkosten

60 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 60 Budget und Projektkosten Budgetierung –Zweckgebundene Zuweisung von Etats oder Ressourcen –Budgets (Kostenrahmen) entstehen im Rahmen der Wirtschaftsplanung eines Unternehmens Budget –besteht i.a. aus vorgegebenen Finanzmitteln oder Ressourcenetatzahlen für das laufende oder das nächste Geschäftsjahr –top-down von der Geschäftsleitung festgelegt Projektkosten –bottom-up ermittelt Abgleich zwischen beantragten Projektkosten und bereitgestellten Budgets ist Aufgabe des Managements

61 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung Methodik der Projektplanung Prozessmodell auswählen Projektplan ableiten Meilensteine festlegen Aufwandsschätzung durchführen Bedarfsüberlegungen anstellen Vorgangsdauer = Aufwand / Bedarf Netzplan durchrechnen Terminbeschleunigung prüfen Risiko minimieren. Vorgangsbezogenes Gantt- Diagramm ausgeben Ressourcen schätzen und zuordnen Separate Kalender anlegen Ressourcenauslastung überprüfen Bedarfsoptimierung vornehmen Kosten zuordnen.

62 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 62 Lernmodul Überblick Ein Projekt ist die Kollision zwischen Wünschen, festgelegtem Termin und vorhandenem Geld. (Autor unbekannt)


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