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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 1 ( ): Projektplanung 2 SS 2005

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda qVortrag 3: Aufwandsschätzung von IT-Projekten qRessourcen- und Kostenplanung m Netzplantechniken m Ressourcenplanung m Kostenplanung m Planungsoptimierung qBericht: PL des Teams 4 zur Aufgabe 3 qRessourcen- und Kostenplanung - mit MS Project 2002 qNeue Aufgabe 4 qProjektrisikomanagement

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Organisatorisches Terminplan : Aufgaben und Vorträge Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 MS 1: Abnahme Planung und Aufgaben- Verteilung MS 2: Abnahme Prototyp und Projektdoku I (Entwurf) Abschluss- Präsentation Projekt Produkt Projektdoku

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Feedback zu den Lösungen von A3 Durchgängigkeit: PSP – APs – Basisplan! APs sind analysierte Blätter des PSP und gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project) Beginn mit den frühesten Vorgängen Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte Vorgänge abgeschlossen sind Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Projektplanung: Überblick Projekt- strukturplan Projekt- auftrag Zeitplan Kostenplan Ressourcenplan - Ergebnisse - Termine - Kosten Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Verantwortlicher - Aufwand, Dauer, Kosten

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Vortrag 3: Aufwandsschätzung von IT-Projekten Die Durchführung von Aufwandsschätzungen ist eine eminent wichtige Aufgabe, da Fehlschätzungen den Projekterfolg erheblich gefährden Arbeitsmaterial Manfred Bundschuh: Aufwandsschätzung von IT-Projekten in der Praxis, 21. Internationales Deutsches Projektmanagement Forum 2004, Kongressbericht, S.71 – 81. Vortragsinhalt Vorstellung der wichtigsten Inhalte und Aussagen des Dokumentes Termin:

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Terminplanungsmethoden Terminliste Vernetztes Balkendiagramm APVerantwortlicherEndterminAufwand Balkendiagramm Netzplantechnik Review

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Netzplantechnik (NPT) NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten qGrundbegriffe Vorgang (= AP): Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende Ereignis: Eintreten eines definierten Zustandes im Projektablauf qDarstellungsmittel Knoten : Rechtecke und Kreise Pfeile Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph) Dauer: Zeitspanne zwischen Ende und Anfang eines Vorgangs

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Netzplanarten Vorgangsorientierte NPT Vorgänge werden aneinander gereiht Die Vorgänge beinhalten Ergebnisse und Zeitgrößen Darstellung aus Sicht der Projektdurchführenden: Wie steht im Vordergrund qEreignisorientierte NPT m Ereignisse werden aneinander gereiht m Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgrößen m Darstellung aus Management-Sicht : Was steht im Vordergrund 123 Anforderungen ermitteln 10 t System entwerfen 20 t Anfor- derungen sind ermittelt nach 10 t System ist entworfen nach 30 t Start 10 t20 t

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Anordnungsbeziehungen BezeichnungKürzelBeschreibung Normalfolge Ende-Anfang EA Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann Anfangsfolge Anfang-Anfang AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge Endfolge Ende-Ende EE Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgänger) beendet ist. Überlappung...+ Zeit...+ % Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vor- gängers beginnen kann Review

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Weitere Grundbegriffe FAZ Frühester Anfangszeitpunkt SAZSpätester Anfangszeitpunkt FEZ Frühester Endzeitpunkt SEZSpätester Endzeitpunkt D Dauer FEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 FAZ FEZ SAZ SEZ BeginnEnde GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3) := SEZ - FEZ FP freier Puffer (Vorgang 3) := FAZ (V4) – FEZ (V3) GP > FP FP GP

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgänge Knoten = Ereignisse Anfangs- ereignis End- ereignis Vorgang Vorg.-Dauer

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 CPM: Beispiel (1) Material bestellen 3 3 (2) Arbeitspläne aufstellen 5 0 (3) Materialkosten errechnen (7) Selbstkosten ermitteln (4) Lieferzeit des Materials (8) Arbeit ausführen 6 (5) Arbeitskräfte einweisen 7 (6) Lohnkosten errechnen 5 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Dauer des Vorgangs

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Metra-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer zwischen den Vorgängen Vorg.-Nr. Vorgang FAZ SAZ FEZ SEZ Dauer

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 MPM: Beispiel (0) 00 Projektstart Projektziel 1 16 (4) Lieferzeit des Materials (3) Materialkosten errechnen (5) Arbeitskräfte einweisen (6) Lohnkosten kalkulieren (1) Material bestellen (7) Selbstkosten ermitteln (2) Arbeitspläne aufstellen (8) Arbeit ausführen Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Program Evaluation and Review Technique (PERT) Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen) Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen Ereignissen Knoten-Nr. Ereignis oD/rD/pD mD qAnnahme: Gesamtdauer ist normalverteilt qSchätzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang m Optimistische Dauer: oD m Pessimistische Dauer: pD m Realistische Dauer: rD qErwartete mittlere Dauer: m mD = (oD + 4*rD + pD) / 6

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 PERT: Beispiel Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer Material bestellt 1 33 Projektstart Material- und Lohnkosten berechnet Arbeitspläne aufgestellt 2 56 Material angeliefert und Arbeitskräfte eingewiesen 4 10 Projektziel 1 16

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Balkendiagramme versus Netzpläne Netzpläne +Sehr gute Darstellung der zeitlichen und logischen Abhängigkeiten +Automatische Berechung des kritischen Wegs +Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich -Hoher Erstellungsaufwand -Umfangreiche Kenntnisse erforderlich -Ungeeignet für Präsentationen wegen hoher Komplexität -Für kleine und mittlere Projekte überdimensioniert Balken-Diagramme + Weit verbreitet + Sehr verständlich + Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) + Geeignet für Präsentationen + Vernetzte Gantt-Diagramme zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhängigkeiten auf

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Ressourcenplanung Ressourcen Personen: interne und externe Mitarbeiter Sachmittel: Maschinen, Software, Räume, Verbrauchsmaterial Ressourcenplanung Bestimmung aller Ressourcen, die für die Projektdurchführung benötigt werden Abgleich der benötigten mit den vorhandenen Ressourcen Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzplans), um einen optimalen zeitlichen Projektverlauf zu erzielen Ressourcen beeinflussen Termine durch ihre Verfügbarkeit Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgeführt werden können Kosten

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Ressourcenplanung: Vorgehen 1.Ermittlung des Ressourcenbedarfs Vorgang Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs Ressourcenart (Personalressourcen; Sachmittel) Menge der benötigten Ressource Terminliche Notwendigkeiten (Vorlauf beachten!) 2.Ermittlung der im Projektzeitraum verfügbaren Kapazitäten 3.SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm 4.Kapazitätsausgleich durchführen Anmerkungen Einsatz von PM-Tools zweckmäßig Achtung: Wechselwirkung mit Terminplanung!

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Kapazitätsausgleich Problem: Kapazitätsüberlastung Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich Termin- verschiebung um einen Tag

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs Termintreue Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgängen Personalerweiterung: unternehmensinterne Personal- verschiebung, externes Personal heranziehen Adding Manpower to a late project makes it later Brook´sches Gesetz Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten Reduktion des Umfangs Kapazitätstreue Maximale Kapazitätsgrenze wird vorgegeben, die einzuhalten ist Projektende kann sich verschieben Ziel: optimale Ressourcenausnutzung Z.B. Verschiebung kritischer Vorgänge Verschiebung des Projektende-Termins

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Kostenplanung (1) Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP)

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Kostenplanung (2): nach APs qGliederung nach Arbeitspaketen Fälligkeit der Kosten Am Beginn des Vorgangs Am Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten Beispiel

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Kostenplanung (3): nach Kostenarten qGliederung nach Kostenarten m Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel, Materialkosten m Fremdleistungen, Beratungskosten m Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren qBeispiel

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Kostenplanung (4): Kostenverlauf Kostenkurve Kumulierte Kostenkurve

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Kostenplanung (5): Praxisbeispiel Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt Korfu sep. Foliensatz

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie möglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen optimale Lösung wählen Termine : Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei kritisch werden Ressourcen : Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen Kosten : Teuere Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektende- termin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!)

29 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourcen-Einsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung

30 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative online Internet-Unternehmen spätestens zum online geht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1.Erstellen Sie 4 verschiedene Projektstrukturpläne in Organigrammform 2.Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete. Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h für Informatiker; ca. 15 – 20 h für Nicht- Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen. 3.Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 4.Die Ergebnisse von sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen


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