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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 1 ( ): Chancen- und Risikomanagement in Projekten SS 2008 "Risikomanagement ist Projekt- management für Erwachsene" management für Erwachsene" Tom De Marco Tom De Marco

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda Organisatorisches A4: Berichte der Projektleiter (Team 2 und 3) Projektrisikomanagement Projektdurchführung und -controlling Projektdurchführung mit MS Project qVortrag 4: Gewaltfreie Kommunikation (GfK) (Team 4)

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Projektdokumentation Termine 2008 (Stand: ) x : Präsentation PL V : Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation V2 Lösung Aufgabe 1 V3 Lösung Aufgabe 2 V4 Lösung Aufgabe 3 V5 Lösung Aufgabe 4 V6 Lösung Aufgabe 5 MS 1: Abnahme Planung und Aufgaben- Verteilung MS 2: AbnahmePrototypAb-schluss-Präsen-tation V V7 Abgabe Projekt- Doku 30.6

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Organisatorisches: Prototyp-Abnahme am Im Windows-Pool (A201): 12:00 Team 1 / 12:20 Team 2 / 12:40 Team 3 / 13:00 Team 4 / 13:20 Team 5 Aktueller Projektleiter oder ein Vertreter 1.Prototyp-Vorstellung und Abnahme 2.Abgabe der Feedback-Bögen Dozenten-Feedback aller Projektteammitglieder – sonst keine Abnahme V2 Lösung Aufgabe 1 V3 Lösung Aufgabe 2 V4 Lösung Aufgabe 3 V5 Lösung Aufgabe 4 V6 Lösung Aufgabe 5 MS 1: Abnahme Planung und Aufgaben- Verteilung MS 2: AbnahmePrototypAb-schluss-Präsen-tation V V7 Abgabe Projekt- Doku 30.6

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_ x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan mit allen APs Ressourcenplan Ressourcentabelle auf Ebene der APs (personelle und nicht-personelle Ressourcen) Beispiel für Kapazitätsausgleich (vorher/nachher) Kostenplan (Darstellungen gemäß Projektbericht) Stand der Umsetzung der Projektarbeiten (1 Statusfolie) zum Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2007 Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_ x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team _x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x.doc Spätester Abgabetermin für die 4 Dateien: (Mail an Dozenten + Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer im Betreff)

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Feedback zur Aufgabe 4 Projektarbeiten haben weiterhin ein hohes Niveau MS Project-Erfahrungen Punktuelle Probleme bei Zeitverteilung der Arbeit (Feste Dauer) Feste Dauer" muss pro Vorgang eingegeben werden, wenn nicht schon bei Projektstart global geschehen Jour fixe-Protokolle Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Besprechungsergebnisse nachvollziehen können Arbeitszeitnachweise Für jeden Monat auch die in diesem Monat geplanten Stunden eintragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende Bei Problemen oder Fragen bitte sofort Kontakt mit Dozenten und Assistenten aufnehmen

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Agenda (Risiko-Management) Definition des Risikobegriffes Risikoarten in Projekten Risiko-Managementprozess 1.Risiko-Managementplanung Vorgehensplan 2.Identifikation der Projektrisiken Risikotabelle 3.Analyse und Bewertung Risikomatrix 4.Risiko-Maßnahmenplanung Risikomaßnahmen 5.Risiko-Controlling qPraxis-Beispiel qChancenmanagement Alle Projekte beinhalten Risiken Aufgabe des Projektleiters: qPro-aktives Erkennen und Behandeln der Projektrisiken qBewusstsein für Projektrisiken bei allen Projektbeteiligten schaffen

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Risiken sind Gefahren für das Projekt Risiko := unsicheres Ereignis mit den Dimensionen Eintrittswahrscheinlichkeit := Wahrscheinlichkeit für das Eintreten des Ereignisses Schadenshöhe := Ausmaß des möglichen Schadens bei Eintritt des Risikos (Auswirkungen auf Projektergebnisse, -termine, -budget) Risikomanagement := Systematischer Prozess zur Identifizierung, Analyse, Bewertung und Bewältigung (Vermeidung oder Verringerung) von Projektrisiken Risikofaktor := Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenshöhe RF := EW (%) * SH () Was kann alles schief gehen?

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Projektrisiken Workshopteil

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Projektrisiken SS 2007 Falsche Einschätzung von den Arbeitszeiten verzögern das Projekt Keine Akzeptanz der Projektergebnisse Unerwartete rechtliche Probleme Höherer Finanzbedarf als geplant Ausscheiden von Mitarbeitern Technische Probleme Mitarbeiter sind unmotiviert Workshopteil SS 2006 Zielgruppe springt nicht drauf an wie mans erwartet hat Arbeitspaket am kritischen Pfad dauert länger als geplant komplexe Arbeitspakete lassen sich nicht umsetzen Man wird von der Konkurrenz verklagt Ressourcen fallen aus Budget wird überschritten Jeder Change Request beinhaltet Risiko Der Mitarbeiterpool ist unvollständig Fähigkeiten von Teammitgliedern wurden überschätzt

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Risikoarten: Checkliste (1) Risiken im Projektumfeld Management steht nicht hinter dem Projekt Geringe Bedeutung des Projektes im Unternehmen Marktveränderungen während der Projektlaufzeit, die sich auf das Projekt auswirken Gesetzlichen Veränderungen während der Projektlaufzeit Politische Abhängigkeiten Risiken bei der Projektplanung Unklare Ziele Zu optimistische Schätzungen von Aufwänden, Termine und/oder Kosten Wichtige Aktivitäten werden vergessen oder übersehen Definition von überflüssigen Arbeitspaketen Zu hoher Termindruck (quick and dirty) Personelle Risiken Mangelhafte Ausbildung/Erfahrung des Projektleiters Mitarbeiter sind nicht ausreichend verfügbar oder besitzen nicht die erforderlichen Qualifikationen Fehlende Motivation der Projektmitarbeiter Konflikte im Team Mitarbeiterfluktuation während der Projektlaufzeit

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Risikoarten: Checkliste (2) Technische Risiken Einsatz neuer Techniken; Technologieänderungen während der Laufzeit Fehlende Verfügbarkeit wichtiger Hard- und/oder Softwarekomponenten Fehlende Erfahrungen mit Entwicklungsumgebung Mangelnde Kompatibilität von Schnittstellen Betriebswirtschaftliche Risiken Auftraggeber wird zahlungsunfähig Lieferanten sind unzuverlässig, fallen aus oder liefern Produkte minderer Qualität Abhängigkeiten von Währungskursen Budgetkürzungen Risiken während der Projektdurchführung Änderungen in den Anforderungen Terminliche Verzögerungen bei kritischen Arbeitspaketen Unzureichende Einbindung künftiger Nutzer Ausführungsmängel Vernachlässigung erforderlicher Qualitätssicherungsmaßnahmen Risiken beim Projektabschluss Produkt wird nicht termingerecht fertig Produkt ist mangelhaft / Unzufriedenheit der Anwender mit dem neuen Produkt

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Der Risiko-Managementprozess sichert eine effiziente Planung und Steuerung der Projektrisiken 1. Risikomanagement-Planung 2. Risiko-Identifikation 3. Risiko-Analyse & -Bewertung 4. Risiko-Maßnahmenplanung 5. Risiko-Controlling Vorgehensplan, der die im Projektverlauf durchzuführenden RM-Aktivitäten festlegt Liste der Projektrisiken Liste der bewerteten/priorisierten Projektrisiken oder Risiko-Portfolio Maßnahmenplan zur Risikovermeidung (ggf. Notfall-/Krisenplan)

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Managementplanung Festlegung des Vorgehens, wie Risiken im Projektverlauf gemanagt werden sollen (analog Qualitätsplan) Verantwortung / Beteiligte Häufigkeit von Risikoanalysen im Projektverlauf (Fortschreibung) Verfahren, Templates u.ä. Kommunikation von Projektrisiken und Maßnahmen Ergebnisse Risikomanagement-Plan Bewusstsein für Risikomanagement im Projektteam Projektkultur! Risiken dürfen/sollen von allen Projektmitarbeitern angesprochen werden Risken müssen von der Projektleitung/ Kernteam behandelt und die Maßnahmen an die Projektmitarbeiter kommuniziert werden

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Identifikation Ziel: Vollständige Liste der Projektrisiken erstellen you cant manage what you dont know about Vorgehensalternativen Risiko-Identifikations-Workshop mit Kreativitätstechniken (z.B. Brainstorming) Checklisten einsetzen (z.B. Fragebogen des SEI) Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten nutzen Befragung / Interviews SWOT-Analyse Szenario-Analyse Verschiedene Annahme-Szenarien Zusammenarbeit mit qualifizierten Kräften aus allen betroffenen Unternehmenseinheiten Die Skeptiker im Projekt leisten hier große Dienste Dokumentation der Risiken in einer Risikoliste

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Identifikation: Risikoliste

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Analyse und -Bewertung Ziel: Qualitative und quantitative Bewertung und Priorisierung der Risiken Eintrittswahrscheinlichkeit (EW) je Risiko Schadensauswirkungen (SA) je Risiko Bewertungsskala für jedes Risiko: Risiken mit EW = 100% oder 0 % gibt es nicht! Werte werden projektspezifisch definiert

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Analyse und -Bewertung: Bewertete Risikoliste

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Analyse und -Bewertung: Risikomatrix Darstellung der einzelnen Risiken in einer Risikomatrix: sofortige Behandlung Behandlung erforderlich regelmäßig prüfen weiter beobachten Konzentration auf die "hohen" und "sehr hohen" Risiken, denn Risikobehandlung verursacht Aufwände und Kosten

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Maßnahmenplanung Ziel: Erstellung eines Maßnahmenplanes zur Behandlung der wichtigsten Risiken qStrategien Vermeidungsstrategie Präventionsmaßnahmen zur Reduktion der Eintrittswahrschein- lichkeit des Risikos Schadenminimierungsstrategie Maßnahmen zur Reduktion des Schadensausmaßes im Eintrittsfall (Katastrophenplan) Risikoverlagerung z.B. auf Versicherung, Auftraggeber Akzeptanz von Risiken mit geringer Schadenshöhe und geringem Schadensausmaß Ursachen-bezogen/ präventiv Auswirkungs-bezogen/ korrektiv Verschiedene Gegenmaßnahmen entwickeln und die geeignetste auswählen

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Maßnahmenplanung: Maßnahmenkatalog Verhältnismäßigkeit zwischen Schadenshöhe/Eintrittswahrscheinlichkeit und Aufwand/Kosten der Maßnahmen muß gewahrt sein

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Risiko-Controlling Ziel: Laufende Überwachung und Steuerung der Maßnahmen aus der Risikoplanung Verantwortung: Projektleiter; Risikomanager (bei Großprojekten) Frühwarnsystem einrichten: Feststellen, aufgrund welcher Anzeichen, Symptome und Ereignisse Gefahren und Risiken frühzeitig erkannt werden können Beachtung auch der schwachen Signale: Gerüchteküche, Drohungen, erhöhte Krankheitsquote, Misstrauen im Team u.ä. Risikosituation ändert sich im Projektverlauf Periodische Risikoüberprüfung mit Aktualisierung der Risiko- Analyse und des Risiko-Maßnahmenplanes (Inhalt von Status-Meetings) m Waren die getroffenen Maßnahmen wirkungsvoll? m Wie haben sich die bisherigen Risiken verändert? m Gibt es neue Risiken?

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Praxis-Tipps zur Risikominimierung Vorstudie oder Machbarkeitsstudie vorschalten: Klärung von Machbarkeit, Zeit, Kosten,... Entwicklung von Prototypen Aufteilung des Projektes in mehrere Projektstufen Gesamtes Projektteam in den Risikomanagementprozess einbinden Schaffung von Risikobewusstsein Bereits in der Initialisierungsphase mit Risikomanagement starten Vorbeugung durch Risikotransparenz Risiken als potentielle Chancen betrachten Konzentration auf die wichtigsten Risiken Atmosphäre schaffen, in der offen über Projektrisiken gesprochen wird

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Praxis-Beispiel Risiko-Managementprozess im Projekt NIMBUS Identifikation Bewertung Maßnahmenplanung Controlling Separater ppt-Folienset

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Chancen-Management In verstärktem Maße wird Risikomanagement heute auch als Chancen-Management verstanden; Motto: Aus Risiken Werte schaffen! Wo wäre unsere Maus, wenn kein Käse da wäre? Projekte werden wegen Benefit / ROI / Kundenzufriedenheit u.ä. gemacht Ein Projekt ist umgeben von Risiken (Fallen), aber auch von Chancen (leckerer Käse)

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Der Chancen-Managementprozess sichert eine effiziente Planung und Steuerung der Projektchancen 1. Chancen-Management-Planung 2. Chancen-Identifikation 3. Chancen-Analyse & Chancen-Bewertung 4. Chancen-Maßnahmenplanung 5. Chancen -Controlling Vorgehensplan, der die im Projektverlauf durchzuführenden CM-Aktivitäten festlegt Liste der Projektchancen (Techniken wie bei Risiko-Identifikation) Liste der bewerteten/priorisierten Projektchancen (Projektchancen-Portfolio); Auswirkungen auf die Risiken berücksichtigen Maßnahmenplan zur Erhöhung/ Nutzung der Chancen Chancefaktor (CF) = Eintritts-W. (EW) * Gewinn-Potential (GP)

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Chancen-Risiken-Betrachtung Fallkonstellationen Risiken ohne Chancen Risiken mit Chancen Chancen ohne Risiken Praxis-Beispiel (Projekt Korfu) USB-Secure-Lösung für Fat-Clients erforderlich (Betriebsrisiko) Lösungsalternativen 1.Kauf einer Marktlösung (200 T) 2.Chance Einsparungen durch Entwicklung einer eigenen Lösung Potentialermittlung: Ausgaben vs. Aufwände für Eigenentwicklung Risiken- / Chancen-Parameter 1.Verfügbarkeitstermin 2.Anpassungs-/ Programmieraufwände 3.Kosten bzw. Einsparungen 4.Betriebskosten Literaturhinweis: Klaus Knolle, Alexander Wolf: Der ChaRisMa-Prozess, 2007,

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 No risk no fun


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