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LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 1 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management Fallbeispiel Projekt Hernstein International.

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1 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 1 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management Fallbeispiel Projekt Hernstein International Management Institute mit FH-Studiengang Informationsberufe genauer Information und Dokumentation der FH Darmstadt

2 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 2 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management Gruppeneinteilung + Bewertung LV n 6 4-er Gruppen - von Koch eingeteilt – arbeiten die ganze Woche zusammen

3 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 3 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 1. Kunden-WS TB-IS, 29.6.,1h [1] nWissensmanagement: Hernstein Trainer- und Berater n Hauptziel des Projektes ist es, das Wissensmanagement zum Thema Trainer/Berater innerhalb des Institutes auf eine neue Basis zu stellen und die Kommunikation mit den Trainern zu optimieren. n In einem kurzen Brainstorming wurden seitens Hernstein jene Probleme aufgelistet, die es im Rahmen des Projektes zu lösen gilt. Diese Punkte sind auch als erste Orientierung für das geplante Start-Projektgespräch am im Institut gedacht.

4 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 4 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 1. Kunden-WS TB-IS, [2] Probleme, die es zu lösen gilt: n Die Einsatzmöglichkeiten der Trainer/Berater (kurz TB) sind heute unterschiedlichst gespeichert: In den Köpfen von Hernstein-MitarbeiterInnen, in Word-Dokumenten bzw indirekt in IB-Angeboten. Wir haben zudem keinen Gesamtüberblick von den Einsatzmöglichkeiten eines TB sondern in der Regel nur Teile eines Puzzles. n Wir haben derzeit keine gelebte TB-Differenzierung (A, B, C), obwohl dies in Anbetracht der großen Fakultät (ca. 120 TB) sinnvoll wäre. n Angebote neuer Trainer werden heute zwar an einer Stelle geprüft, jedoch nicht systematisch ausgewertet und auch nicht systematisch archiviert. Es gibt Altbestände an 3 Stellen (han, sp, em)

5 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 5 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 1. Kunden-WS TB-IS, [3] n Es gibt keine Suchmöglichkeit nach TB-Leistungen der bestehenden und der neuen TB n Honorarlisten existieren in Form von verstreuten Excel- und Word-Dateien. Es gibt keine systematischen Honorarvergleiche. Informationen über Markt-Honorarsätze (als wichtigste Basisinformation) sind nur vereinzelt (und nicht abrufbar) vorhanden. n Referenz-Kunden unserer Trainer kennen wir nicht, obwohl diese Info für die Selektion der richtigen TB für IB-Projekte sehr hilfreich sein könnte. n Aktuelle Arbeitsschwerpunkte unserer TB kennen wir ebenfalls nicht, obwohl diese Infos für unsere Produktentwicklung sehr hilfreich sein könnte.

6 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 6 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 1. Kunden-WS TB-IS, [4] n Die Beziehungsgeschichte der TB zum Institut ist mehrheitlich nur in den Köpfen der Hernstein-MitarbeiterInnen gespeichert, obwohl sehr relevant für alle Kontakte. n Wir haben keine Information über die Möglichkeit der TB in Englisch oder einer anderen Fremdsprache zu trainieren. n Heute besteht weder ein Informations-Link zwischen den Trainer- Informationen zu den Hernstein-Produkten (hier muß auch erst eine Datenbank-Lösung entwickelt werden) noch zu den Beurteilungsbögen der einzelnen Durchführungen eines Produktes. n Die Kommunikation zu den TB erfolgt heute mehrheitlich per Tel und Post, nur im geringen Umfang über . n Die Trainer-Daten müssen laufend aktuell gehalten werden, es fehlt hiezu eine Systematik und eine entsprechende Arbeitsorganisation auch in Kooperation mit den TB.

7 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 7 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: 1. Projektabgrenzung, 1h n Projektabgrenzung mittels einer Mindmap auf der Pinwand n Erstellung einer Liste offener Fragen n Kunde wird der gesamten Gruppe 0,5 h zur Verfügung stehen n G 1+2: stellen Fragen an den Projektstponsor n G 3+4: Welche Fragen sollten gestellt werden? Wie sollten diese gestellt werden? n G 5: Welche Fragen sollten nicht gestellt werden? Wie sollte nicht gefragt werden? Wie sollte der Ablauf nicht sein?

8 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 8 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 2. Kunden-WS: Fragen, 0,5h n Offene Fragen stellen n Projektabgrenzung durchführen n Projektumwelten identifizieren n... Diskussion: n Was war OK? Was zu verbessern? n Innen- und Aussenkreise

9 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 9 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: Präs. der Ergebnisse vorb., 0,5h n Gruppe soll den bisherigen Wissenstand in einer 10 Min. Präs. darstellen n Jede Gruppe hat exakt 10 Minuten Zeit, danach muss die Präsentation abgebrochen werden, da noch andere Bewerber warten n Wesentliche offene Punkte anführen n G 5+1: Wie soll die Präsentation sein? Was soll präsentiert werden? n G 2: Wie soll diese nicht sein/ aussehen?, Was für Fehler sollen nicht gemacht werden? (Schauspiel von 5 Minuten vorbereiten!)

10 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 10 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 1. Projekt-Präs., 10 je Gruppe (1h) n Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von Hernstein n Wir ersuchen Sie, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren Diskussion: n Was war OK? Was soll verbessert werden?

11 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 11 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management Projektumwelten real, Stand:

12 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 12 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: Fragen für Detailplanung vorb., 0,5h n Wesentliche offene Punkte vorbereiten n Fragen formulieren n Checken was für eine Detailplanung noch erhoben werden muss n G 5+1: Detailplanung vorbereiten n G 2+3: Was soll gefragt/ geplant werden? n G 4: Was darf nicht passieren? Fehler? (3 Beispiele in Rollenspiel in 5 darstellen)

13 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 13 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 3. Kunden-WS: Projektauftrag Detail, 0,5 - 1h n Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von Hernstein n Der Workshop muss pünktlich beendet werden, da bereits Termine für danach vereinbart wurden Diskussion: n Was OK? Was zu verbessern?

14 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 14 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: Projektauftrag, 1h n Homepage ansehen n Unterlagen im Ordner Fallbeispiele --> Hernstein -->2000_10_05 verwenden n ftp://pclab.iud.fh-darmstadt.de:100/ n Erstellung einer Liste von offenen Fragen n Alle Gruppen, sehen sich die Ergebnisse an und bereiten Fragen vor

15 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 15 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 4. Kunden-WS: Fragen, 0,5h n Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von Hernstein n Offene Fragen werden beantwortet

16 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 16 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: Management offener Punkte, 1h n Das Projekt ist nun bereits am laufen. n Nächstes Treffen mit dem Projektsponsor für eine halbe Stunde ist geplant. n Potentielle Offene Punkte/ Probleme identifizieren n Unterlagen im Ordner 2000_10_25 sowie 2000_11_17 verwenden n G 2+3: stellen Fragen n G 4: Welche Fragen sollten gestellt werden? n G 5: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Welche offenen Punkte sollten die Berater ansprechen und welche Vorschläge sollten diese einbringen? n G 1: Wie sollten offene Punkte nicht behandelt werden? (Rollenspiel 5)

17 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 17 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: Management offener Punkte, 0,5h n Offene Punkte vorstellen n Klärungsvorschläge?

18 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 18 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: Projekt- Statusbericht Präs. vorb., 0,5h n Das Projekt ist nun bereits seit 3,5 Monaten am laufen. n Unterlagen im Ordner 2000_12_22 und 2001_1_09 verwenden n Wie liegt das Projekt? Der Projektsponsor erwartet sich einen anschaulichen Bericht (Dauer des Treffen Min.) n G 4+5: Vorstellung n G 1: Was muss bei der der Vorstellung beachtet werden? n G 2: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Wo erahnen Sie Abweichungen vom Projektauftrag? n G 3: Wie sollte ein Statusbericht nicht passieren? (Rollenspiel 5)

19 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 19 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 1. Lenkungsausschuss, 30 n Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, Vertreter der Anwender, 1 Trainer/Berater n Aufgrund von Terminknappheit sind 10 Min. (für jede Gruppe) vorgesehen n Status des Projektes? n Bedeutende offene Punkte? n Wichtige Entscheidungen ausständig?

20 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 20 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: Projektänderungen per ,15 n 1.) 2 von 4 Teammitgliedern von Hernstein haben das Unternehmen verlassen n 2.) Weiterer MA seitens der FH wird ab mitarbeiten n 3.) Wartung der neuen Datenbank kann doch nicht durch Hr. Passweg durchgeführt werden n 4.) Statt Access-DB soll nun doch sofort eine MS SQL-Server- Lösung entwickelt werden n 5.) Elektronische Ablage mittels DMS Keyfile soll so rasch als möglich eingebunden werden

21 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 21 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: Änderungen bewerten, 1 h n Zu jeder Änderung einen Vorschlag, was zu tun ist, erarbeiten n Standard-Formlar dazu verwenden n G 1+2: Besprechung der Änderungsanträge n G 3: Was muss bei diesen beachtet werden? n G 4: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Welche Auswirkungen sehen Sie als Auftraggeber? n G 5: Wie sollte diese nicht passieren? (Rollenspiel 5)

22 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 22 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: 2. Lenkungsausschuss, h n Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, Vertreter der Anwender, 1 Trainer/Berater n Status des Projektes? n Bedeutende Änderungsanträge? n Wichtige Entscheidungen ausständig?

23 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 23 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: Plan zum Mgmt. von Veränderg., 30 n Wie werden Sie die Lösung implementieren?

24 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 24 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: Plan präs., 0,5h n Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, sämtliche Anwender von Hernstein, 2-3 Trainer/Berater n Vorstellung des Plans zum Management von Änderungen

25 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 25 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management G: Aus LV PM Gelerntes?, 0,5h n Ergebnisse in einer Mindmap n Was war neu? n Was wurde unterschätzt? n Welchen Nutzen hat PM für Sie? n...

26 LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 26 Informationsberufe Ausbildung im Informations- & Knowledge-Management P: Präs., 0,5h


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