20.04.2017 Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information.

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1 Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB-Tagung, Kiel,

2 Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite
Ausgangslage Lösungsansatz Ergebnis

3 Ausgangslage – LfL Hoheits-vollzug Angewandte Berufliche Bildung
Forschung Berufliche Bildung Wissens- und Dienstleistungszentrum für die Landwirtschaft in Bayern gegründet im Jahr 2003 Vorgänger-Einrichtungen: 6 Landesanstalten 3 Versuchsbetriebe 7 Forschungstationen ca Planstellen, ca Mitarbeiter

4 Ausgangslage – Räumliche Verteilung

5 Ausgangslage – Organisatorische Gliederung
Organisationsstruktur Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft Präsident Präsidium Leitungskonferenz Verwaltungsrat Wiss.-techn. Beirat Stabsstelle Abteilungen Ernährungswirtschaft und Märkte Ökologischen Landbau, Bodenkultur und Ressourcenschutz Tierernährung und Futterwirtschaft Pflanzenschutz Pflanzenbau und Pflanzenzüchtung Fischerei Tierzucht Betriebswirtschaft und Agrarstruktur Landtechnik und Tierhaltung I n s t i t u t e Versuchsbetriebe Berufliche Bildung Information und Wissensmanagement Qualitätssicherung und Untersuchungswesen Förderwesen und Fachrecht Zentrale Verwaltung Kompetenzzentrum für Ernährung KErn

6 Ausgangslage - Personalsituation
Eine Stelle für interne Informationsversorgung, Bibliothek und Dokumentation wurde vor Jahren eingespart. Drei Anwendungsentwickler sind zur Unterstützung von Fachanwendungen erforderlich und finanziert; für den „eigenen Bedarf“ stehen keine Kapazitäten zur Verfügung.

7 Ausgangslage – IT-Unterstützung
Eine vor Jahren selbst entwickelte Java-Anwendung zur internen Dokumentation ist veraltet, hoch komplex strukturiert, mit sehr detaillierten Benutzerberechtigungen versehen, nicht akzeptiert.

8 Ausgangslage – Aber: Gefordert sind:
Belastbare und zeitnahe Information für die Management-Ebene Auskunftsfähigkeit am Telefon und gegenüber dem Ministerium Instituts- und abteilungsspezifische Listen (Publikationen, Vorträge, Projekte, Pressemeldungen, Besucher, ...) für Berichte (Jahresbericht, Forschungsreport, Beiräte, ...) und zur Belieferung externer Plattformen (DAFA, FISA-Online, UFORDAT) Kanalisierter Informationsfluss in die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit Standardisierte Verfahren der Informationsaufbereitung

9 Lösungsansatz – Vorgehen
Alternatives Vorgehen Ermittlung der vorhandenen Werkzeuge Bewertung der vorhandenen Werkzeuge Bei Eignung: Test Bei Erfolg: Organisation einer Betriebsplattform und Anpassung an den Bedarf (Customizing) Lösungsansatz – Vorgehen Klassisches Vorgehen Ermittlung des funktionalen Bedarfs und der technischen Anforderungen Erstellung eines Pflichtenhefts Ausschreibung / Personalbeschaffung Entwicklung / Kauf Inbetriebnahme und Pflege

10 Lösungsansatz – Plattform
Plattformumgebung: Microsoft Office Sharepoint Server Produktklasse: Collaboration Suite dient der Organisation der Zusammenarbeit in verteilten/komplexen Organisationen Kennzeichen: Einrichtung geschlossener, webbasierter Arbeitsräume Verwaltung von Listen Feingliedriges Benutzer-, Gruppen- und Rechtekonzept Erfassungsfunktion und –formulare Such-, Filter- und Sortierfunktionen Download Versionsverwaltung – Historienführung Benachrichtigungsfunktion ziel- und nutzerspezifische Ansichten webbasierte Konfiguration Komplexe Funktionen - out-of-the-box

11 Lösungsansatz – Psychologie und Motivation
Offenes, transparentes System Persönlicher Nutzen (eigene Projekt- und Publikationsliste, Download-Funktion, Instituts- und Abteilungssichten) Kein Zusatzaufwand, Ablösung bisheriger Verfahren Unterstützung der Leitung – nur was in der gemeinsamen Plattform dokumentiert ist geht in weitere Verarbeitung, Auswertungen und Meldungen ein

12 Vorgehen - Verlauf August 2011 Testinstallation eines Sharepoint-Servers in der hauseigenen Infrastruktur Aufbau exemplarischer Listen für Projekte, Veröffentlichungen, Vorträge und Besuchertermine Dezember 2011 Präsentation bei der Leitungsklausur Grünes Licht zur Umsetzung für die gesamte LfL Aufbau von weiteren Listen für Gutachten und Stellungnahmen, Rundfunk und Fernsehen, Pressemeldungen und Kalender Februar 2012 Datenübernahme aus der Altanwendung (ca Projekte, Vorträge, Veröffentlichungen) April 2012 Start des Produktivbetriebs auf der bisherigen Testplattform Dezember 2012 Erstmalige Erstellung der Jahresberichts-Listen Juli 2013 Migration auf die neuer Version Sharepoint Foundation und eine Serverplattform beim RZ Süd aktuell: Projekte, Veröffentlichungen, Vorträge, Gutachten, Veranstaltungen, Sonstige Fachinformationen, 126 Rundfunk-/Fernsehbeiträge

13 Ergebnis – LfL-Wissensplattform

14 Ergebnis – LfL-Wissensplattform

15 Ergebnis – LfL-Wissensplattform

16 Ergebnis – LfL-Wissensplattform
Standardisierte, kontrollierte Verfahren Auswertung, Reporting, Visualisierung Steuerung (Controlling) Suchen, Finden, Dokumentieren Leitung Wissenschaftler Zielgruppen Zentrale Wissens-plattform

17 Ergebnis - Fazit Wirtschaftliche Problemlösung – keine Investitionskosten, Betriebskosten im RZ: 80 Euro/Monat Keine Abhängigkeit von Firmen und Programmierkapazitäten – Customizing durch Informationsmanager anstelle von Programmierung Laufende Anpassung an den informationstechnischen Fortschritt durch Versionierung des Herstellers Hohe Aktualität durch Verlagerung der Dokumentationstätigkeit an den Entstehungsort der Information Hohe Akzeptanz – enorme Dokumentationsintensität Schnelle und umfassende Auskunftsfähigkeit Eine nach Pflichtenheft auf der grünen Wiese aufgebaute Anwendung würde anders aussehen, wäre aber auch teurer, die Entwicklung würde länger dauern, würde evtl. nie fertig, wäre eine dauerhaft finanzielle und arbeitswirtschaftliche Belastung Kompromissbereitschaft hinsichtlich mancher funktionaler Wünsche Pareto-Prinzip und Berücksichtigung der heutigen Schnelllebigkeit

18 Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB-Tagung, Kiel,