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Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB-Tagung, Kiel, 12.09.2013 Forschungsdokumentation.

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1 Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB-Tagung, Kiel, Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft

2 Abteilung Information und Wissensmanagement 2 Ausgangslage Lösungsansatz Ergebnis Ausgangslage Lösungsansatz Ergebnis Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite

3 Abteilung Information und Wissensmanagement 3 Ausgangslage – LfL Angewandte Forschung Hoheits- vollzug Berufliche Bildung Wissens- und Dienstleistungszentrum für die Landwirtschaft in Bayern gegründet im Jahr 2003 Vorgänger-Einrichtungen: 6 Landesanstalten 3 Versuchsbetriebe 7 Forschungstationen ca Planstellen, ca Mitarbeiter Wissens- und Dienstleistungszentrum für die Landwirtschaft in Bayern gegründet im Jahr 2003 Vorgänger-Einrichtungen: 6 Landesanstalten 3 Versuchsbetriebe 7 Forschungstationen ca Planstellen, ca Mitarbeiter

4 Abteilung Information und Wissensmanagement 4 Ausgangslage – Räumliche Verteilung

5 Abteilung Information und Wissensmanagement Ausgangslage – Organisatorische Gliederung Organisationsstruktur Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft Präsident Präsidium Leitungskonferenz Verwaltungsrat Wiss.-techn. Beirat Stabsstelle Abteilungen Ernährungswirtschaft und Märkte Ökologischen Landbau, Bodenkultur und Ressourcenschutz Tierernährung und Futterwirtschaft Pflanzenschutz Pflanzenbau und Pflanzenzüchtung Fischerei Tierzucht Betriebswirtschaft und Agrarstruktur Landtechnik und Tierhaltung I n s t i t u t e Versuchsbetriebe Berufliche Bildung Information und Wissensmanagement Qualitätssicherung und Untersuchungswesen Förderwesen und Fachrecht Zentrale Verwaltung Kompetenzzentrum für Ernährung KErn

6 Abteilung Information und Wissensmanagement 6 Ausgangslage - Personalsituation Eine Stelle für interne Informationsversorgung, Bibliothek und Dokumentation wurde vor Jahren eingespart. Drei Anwendungsentwickler sind zur Unterstützung von Fachanwendungen erforderlich und finanziert; für den „eigenen Bedarf“ stehen keine Kapazitäten zur Verfügung. Eine Stelle für interne Informationsversorgung, Bibliothek und Dokumentation wurde vor Jahren eingespart. Drei Anwendungsentwickler sind zur Unterstützung von Fachanwendungen erforderlich und finanziert; für den „eigenen Bedarf“ stehen keine Kapazitäten zur Verfügung.

7 Abteilung Information und Wissensmanagement 7 Ausgangslage – IT-Unterstützung Eine vor Jahren selbst entwickelte Java-Anwendung zur internen Dokumentation ist veraltet, hoch komplex strukturiert, mit sehr detaillierten Benutzerberechtigungen versehen, nicht akzeptiert. Eine vor Jahren selbst entwickelte Java-Anwendung zur internen Dokumentation ist veraltet, hoch komplex strukturiert, mit sehr detaillierten Benutzerberechtigungen versehen, nicht akzeptiert.

8 Abteilung Information und Wissensmanagement 8 Ausgangslage – Aber: Gefordert sind: Belastbare und zeitnahe Information für die Management-Ebene Auskunftsfähigkeit am Telefon und gegenüber dem Ministerium Instituts- und abteilungsspezifische Listen (Publikationen, Vorträge, Projekte, Pressemeldungen, Besucher,...) für Berichte (Jahresbericht, Forschungsreport, Beiräte,...) und zur Belieferung externer Plattformen (DAFA, FISA-Online, UFORDAT) Kanalisierter Informationsfluss in die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit Standardisierte Verfahren der Informationsaufbereitung Gefordert sind: Belastbare und zeitnahe Information für die Management-Ebene Auskunftsfähigkeit am Telefon und gegenüber dem Ministerium Instituts- und abteilungsspezifische Listen (Publikationen, Vorträge, Projekte, Pressemeldungen, Besucher,...) für Berichte (Jahresbericht, Forschungsreport, Beiräte,...) und zur Belieferung externer Plattformen (DAFA, FISA-Online, UFORDAT) Kanalisierter Informationsfluss in die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit Standardisierte Verfahren der Informationsaufbereitung

9 Abteilung Information und Wissensmanagement 9 Lösungsansatz – Vorgehen Klassisches Vorgehen Ermittlung des funktionalen Bedarfs und der technischen Anforderungen Erstellung eines Pflichtenhefts Ausschreibung / Personalbeschaffung Entwicklung / Kauf Inbetriebnahme und Pflege Klassisches Vorgehen Ermittlung des funktionalen Bedarfs und der technischen Anforderungen Erstellung eines Pflichtenhefts Ausschreibung / Personalbeschaffung Entwicklung / Kauf Inbetriebnahme und Pflege Alternatives Vorgehen Ermittlung der vorhandenen Werkzeuge Bewertung der vorhandenen Werkzeuge Bei Eignung: Test Bei Erfolg: Organisation einer Betriebsplattform und Anpassung an den Bedarf (Customizing) Alternatives Vorgehen Ermittlung der vorhandenen Werkzeuge Bewertung der vorhandenen Werkzeuge Bei Eignung: Test Bei Erfolg: Organisation einer Betriebsplattform und Anpassung an den Bedarf (Customizing)

10 Abteilung Information und Wissensmanagement 10 Lösungsansatz – Plattform Plattformumgebung: Microsoft Office Sharepoint Server Produktklasse: Collaboration Suite dient der Organisation der Zusammenarbeit in verteilten/komplexen Organisationen Kennzeichen: -Einrichtung geschlossener, webbasierter Arbeitsräume -Verwaltung von Listen -Feingliedriges Benutzer-, Gruppen- und Rechtekonzept -Erfassungsfunktion und –formulare -Such-, Filter- und Sortierfunktionen -Download -Versionsverwaltung – Historienführung -Benachrichtigungsfunktion -ziel- und nutzerspezifische Ansichten -webbasierte Konfiguration Plattformumgebung: Microsoft Office Sharepoint Server Produktklasse: Collaboration Suite dient der Organisation der Zusammenarbeit in verteilten/komplexen Organisationen Kennzeichen: -Einrichtung geschlossener, webbasierter Arbeitsräume -Verwaltung von Listen -Feingliedriges Benutzer-, Gruppen- und Rechtekonzept -Erfassungsfunktion und –formulare -Such-, Filter- und Sortierfunktionen -Download -Versionsverwaltung – Historienführung -Benachrichtigungsfunktion -ziel- und nutzerspezifische Ansichten -webbasierte Konfiguration Komplexe Funktionen - out-of-the-box

11 Abteilung Information und Wissensmanagement 11 Lösungsansatz – Psychologie und Motivation Offenes, transparentes System Persönlicher Nutzen (eigene Projekt- und Publikationsliste, Download-Funktion, Instituts- und Abteilungssichten) Kein Zusatzaufwand, Ablösung bisheriger Verfahren Unterstützung der Leitung – nur was in der gemeinsamen Plattform dokumentiert ist geht in weitere Verarbeitung, Auswertungen und Meldungen ein Offenes, transparentes System Persönlicher Nutzen (eigene Projekt- und Publikationsliste, Download-Funktion, Instituts- und Abteilungssichten) Kein Zusatzaufwand, Ablösung bisheriger Verfahren Unterstützung der Leitung – nur was in der gemeinsamen Plattform dokumentiert ist geht in weitere Verarbeitung, Auswertungen und Meldungen ein

12 Abteilung Information und Wissensmanagement 12 Vorgehen - Verlauf August 2011Testinstallation eines Sharepoint-Servers in der hauseigenen Infrastruktur Aufbau exemplarischer Listen für Projekte, Veröffentlichungen, Vorträge und Besuchertermine Dezember 2011Präsentation bei der Leitungsklausur Grünes Licht zur Umsetzung für die gesamte LfL Aufbau von weiteren Listen für Gutachten und Stellungnahmen, Rundfunk und Fernsehen, Pressemeldungen und Kalender Februar 2012Datenübernahme aus der Altanwendung (ca Projekte, Vorträge, Veröffentlichungen) April 2012Start des Produktivbetriebs auf der bisherigen Testplattform Dezember 2012Erstmalige Erstellung der Jahresberichts-Listen Juli 2013Migration auf die neuer Version Sharepoint Foundation 2010 und eine Serverplattform beim RZ Süd aktuell:2.414 Projekte, Veröffentlichungen, Vorträge, 465 Gutachten, Veranstaltungen, Sonstige Fachinformationen, 126 Rundfunk-/Fernsehbeiträge August 2011Testinstallation eines Sharepoint-Servers in der hauseigenen Infrastruktur Aufbau exemplarischer Listen für Projekte, Veröffentlichungen, Vorträge und Besuchertermine Dezember 2011Präsentation bei der Leitungsklausur Grünes Licht zur Umsetzung für die gesamte LfL Aufbau von weiteren Listen für Gutachten und Stellungnahmen, Rundfunk und Fernsehen, Pressemeldungen und Kalender Februar 2012Datenübernahme aus der Altanwendung (ca Projekte, Vorträge, Veröffentlichungen) April 2012Start des Produktivbetriebs auf der bisherigen Testplattform Dezember 2012Erstmalige Erstellung der Jahresberichts-Listen Juli 2013Migration auf die neuer Version Sharepoint Foundation 2010 und eine Serverplattform beim RZ Süd aktuell:2.414 Projekte, Veröffentlichungen, Vorträge, 465 Gutachten, Veranstaltungen, Sonstige Fachinformationen, 126 Rundfunk-/Fernsehbeiträge

13 Abteilung Information und Wissensmanagement 13 Ergebnis – LfL-Wissensplattform

14 Abteilung Information und Wissensmanagement 14 Ergebnis – LfL-Wissensplattform

15 Abteilung Information und Wissensmanagement 15 Ergebnis – LfL-Wissensplattform

16 Abteilung Information und Wissensmanagement 16 Ergebnis – LfL-Wissensplattform Zentrale Wissens- plattform Wissenschaftler Zielgruppen Leitung Standardisierte, kontrollierte Verfahren Auswertung, Reporting, Visualisierung Steuerung (Controlling) Suchen, Finden, Dokumentieren

17 Abteilung Information und Wissensmanagement 17 Ergebnis - Fazit Wirtschaftliche Problemlösung – keine Investitionskosten, Betriebskosten im RZ: 80 Euro/Monat Keine Abhängigkeit von Firmen und Programmierkapazitäten – Customizing durch Informationsmanager anstelle von Programmierung Laufende Anpassung an den informationstechnischen Fortschritt durch Versionierung des Herstellers Hohe Aktualität durch Verlagerung der Dokumentationstätigkeit an den Entstehungsort der Information Hohe Akzeptanz – enorme Dokumentationsintensität Schnelle und umfassende Auskunftsfähigkeit Eine nach Pflichtenheft auf der grünen Wiese aufgebaute Anwendung würde anders aussehen, wäre aber auch teurer, die Entwicklung würde länger dauern, würde evtl. nie fertig, wäre eine dauerhaft finanzielle und arbeitswirtschaftliche Belastung Kompromissbereitschaft hinsichtlich mancher funktionaler Wünsche Pareto-Prinzip und Berücksichtigung der heutigen Schnelllebigkeit Wirtschaftliche Problemlösung – keine Investitionskosten, Betriebskosten im RZ: 80 Euro/Monat Keine Abhängigkeit von Firmen und Programmierkapazitäten – Customizing durch Informationsmanager anstelle von Programmierung Laufende Anpassung an den informationstechnischen Fortschritt durch Versionierung des Herstellers Hohe Aktualität durch Verlagerung der Dokumentationstätigkeit an den Entstehungsort der Information Hohe Akzeptanz – enorme Dokumentationsintensität Schnelle und umfassende Auskunftsfähigkeit Eine nach Pflichtenheft auf der grünen Wiese aufgebaute Anwendung würde anders aussehen, wäre aber auch teurer, die Entwicklung würde länger dauern, würde evtl. nie fertig, wäre eine dauerhaft finanzielle und arbeitswirtschaftliche Belastung Kompromissbereitschaft hinsichtlich mancher funktionaler Wünsche Pareto-Prinzip und Berücksichtigung der heutigen Schnelllebigkeit

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