Letzte Aktualisierung: März 2006

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1 Letzte Aktualisierung: März 2006
AAGen-ITC Software AAGBVW Ideenmanagement-Software Steuerung des betrieblichen Vorschlagswesens Handbuch Letzte Aktualisierung: März 2006

2 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1: Eingang AAGen-ITC Software
Kapitel 2: Menü Kapitel 3: Eingabe VV Kapitel 4: Das Gutachten Kapitel 5: Werkzeuge / Funktionen Kapitel 6: Terminsteuerung / Gutachten Kapitel 7: Kommission, Entscheidungen Kapitel 8: Prämienzahlung Kapitel 9: Statistik Kapitel 10: Listen Kapitel 11: Einstellungen Kapitel 12: Datensicherung / Tabellen Kapitel 13: Änderungen, Anpassungen Kapitel 14: Punktesystem Kapitel 15: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

3 Bemerkungen Kapitel 1: Eingang AAGen-ITC Software
Dieses Ideenmanagement-Demo-Programm deckt das Grundprinzip des Vorschlagswesens ein. Jedoch weicht das Vorschlagswesen bei allen Unternehmen mehr oder weniger voneinander ab. Manche Unternehmen betreiben ein dezentrales Vorschlagswesen. Einige haben eine BVW-Kommission, andere wiederum nicht. Bei anderen Unternehmen entscheiden und zahlen die Abteilungsleiter bis zu einem bestimmten Betrag die entsprechenden Prämien direkt an den Einreicher. Andere Vorschlagswesen arbeiten mit einem ausschließlichen bzw. zusätzlichen Punktesystem usw. All diese Kombinationen von oben gezeigten Möglichkeiten ergeben unzählige Arten von Vorschlagswesen. Daher kam eine Demo-Version für uns zunächst nicht in Frage. Aber die Nachfrage an Demo-Versionen war so groß, dass wir uns entschieden haben nun doch eine aufzubereiten. Aber die Kenntnis, dass das Vorschlagswesen in allen Unternehmen im Grundprinzip jedoch fast identisch sind, hat uns dazu bewegt eine Demo-Version zu wagen. Durch diese Demo-Ideenmanagementanwendung sind unsere zukünftigen Kunden in der Lage, ihr eigenes System, und das von dem Programm aufgezeigte, zu vergleichen.Dadurch sind wir auch in der Lage die Anwendung für unsere Kunden schnell und unkompliziert anzupassen.Es ist dabei egal, ob es sich um ein zentrales oder dezentrales System handelt. Letzte Aktualisierung Febr./ Okt : Die vorhandenen Seiten in der Hilfe-Datei wurden überarbeitet. Es wurden Erklärungen zu neuen Funktionen und Änderungen als neue Seiten hinzugefügt. Daher können die Bilder in dieser Hilfe und das äußere Erscheinungsbild der Software voneinander abweichen. 3

4 Kapitel 1:Eingang AAGen-ITC Software AAGBVW – Möglichkeiten / Verbesserungen Die weiterentwickelte Software hat ein neues Menü und viele neue Werkzeuge bekommen, mit denen ein papierloses Ideenmanagement möglich ist. 1. Ein neues Menü 2. Gutachten, Realisierungsberichte usw. kann man aus einer Datei mit Kopie- und Einfügefunktionenen übernehmen 3. Vorschlagsunterlagen, Gutachten usw. kann man als Anlage registrieren. Diese kann man dann mit einem klick zu jeder Zeit ansehen. 4. Mit Mail- und Exportfunktionen kann man fast alle Vorgänge elektronisch abwickeln: Z. B.: Der Beauftragte kann das Gutachten-Formular per an den Gutachter senden. Der Gutachter verfasst das Gutachten und schickt dieses wieder per an den Beauftragten. 5. Durch die Realisierungssteuerung kann man die Realisierungen kontrollieren. 6.Das Punktesystem (optional). 7. Durch die History-Funktion werden die Bearbeitungsverläufe aufgenommen. Man kann genau sehen, wer, wann an welchem Vorschlag etwas getan hat. Es ist möglich, alle Bearbeitungsschritte für einen gewünschten Vorschlag aufzulisten und zu drucken bzw. per zu senden.

5 Kapitel 1:Eingang AAGen-ITC Software Erst ausprobieren, dann registrieren! Sie können die Software aus dem Internet downloaden und die vollfunktionsfähige Software ausgiebig ausprobieren. Wenn Sie sich entschließen das Produkt zu kaufen, bekommen Sie von uns ihr Registriercode und dann können Sie die Software lizenzieren. Solange die Software nicht registriert ist, erscheint die Schaltfläche ,,Registrierung / Lizenzierung“. Nach der Registrierung erscheint diese nicht mehr.

6 Kapitel 1:Eingang AAGen-ITC Software Bitte beachten: Ohne die Bestätigung ‚,Lizenzvertrag gelesen“ können Sie die Registrierdaten nicht eingeben. Der Firmenname in der Registrierungsbox erscheint dann auf dem Randbereich des Programmfensters. Daher ist es zu empfehlen, bei der Eingabe von Firmennamen dies zu berücksichtigen. Demodaten löschen: Wenn Sie die Software downloaden, sind bereits einige Daten vorhanden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Solange Sie die Software nicht registriert haben, können Sie immer wieder Demo-Daten löschen und neu anfangen. Nach der Registrierung der Software können Sie die Daten auf diesem Wege nicht mehr löschen. Beim Löschen von den ‚,Demo-Daten“ werden nicht alle Daten, sondern die eingegebenen Daten gelöscht. Im Klartext heißt das, dass nur die von den Anwendern angegebenen Einnahmen und Ausgaben und die Geldbewegungen gelöscht werden. Die Einstellungen und die Kontolisten, Umsatzsteuersätze, etc., bleiben bestehen. Diese können Sie selbst löschen, ändern und einfügen.

7 Kapitel 2:Menü AAGen-ITC Software Menü Programmfunktionen werden vom Menü und Untermenü aktiviert. Ereignisse laufen in dem Programmfenster. Menü-Bereich Programm-Fenster Menü Untermenü Die Übersicht wird mit der Schaltfläche ‚Übersicht‘ gestartet und hat die gleichen Funktion wie das Menü. Man kann hier jedoch alle Untermenüpunkte ansehen.

8 Kapitel 2:Menü AAGen-ITC Software Werkzeuge im Menü-Bereich Übersicht Die Übersicht hat die gleiche Funktion wie das Menü. Man kann hier jedoch alle Untermenüpunkte ansehen. To Do - Liste.: Hier werden die anstehenden Arbeiten aufgelistet. Ein Doppelklick auf das Listenelement führt zu dem richtigen Arbeitsbereich. MA: Jeder Sachbearbeiter wählt sein Namenskürzel, wenn er einen Vorschlag bearbeitet. Dieser Kürzel wird dann automatisch in die History übernommen.

9 Kapitel 3: Eingabe VV AAGen-ITC Software Eingabe VV Schaltfläche ‚VV Neu‘ erzeugt einen neuen Verbesserungsvorschlag und vergibt automatisch die Vorschlagsnummer: das aktuelle Datum als Einreichungsdatum und ‚Anz. Einr.‘ (Anzahl der Einreicher). Wenn der Vorschlag von mehreren eingereicht wurde (Gruppenvorschlag), geben Sie die Anzahl der Einreicher ein. Wenn der Vorschlag ein Teamvorschlag ist, wählen Sie das Team aus der Teamliste. Bezeichnung: Bezeichnen Sie den Vorschlag möglichst ausführlich. Stichwörter: Stichwörter sind dafür da, um Begriffe einzugeben, die beim Suchen relevant sind. Die Suchfunktion sucht die Suchwörter in den Feldern ‚Bezeichnung‘ und ‚Stichwörter‘. D. h.: Wenn die Vorschlagsbezeichnung nicht alle Wörter erhält, die für diesen Vorschlag relevant sind, kann man hier diese fehlenden Stichwörter einfügen. Z. B.: In einem Vorschlag über den ,,Kran“ fehlt in der Bezeichnung ‚Kransteuerung‘, weil diese mit einem anderen Wort ‚Kranbedienung‘ definiert ist. Also gibt man als Stichwort ‚Kransteuerung‘ ein. Vorschlagsbeschreibung: Hier wird der Vorschlag ausführlich beschrieben. Wenn der Vorschlag elektronisch, z. B. per , eingereicht wurde, können Sie die Eingabe mit der Windowsfunktionen ‚Kopie‘ und ‚Einfügen‘ erleichtern. Anlage: Wenn ein Vorschlag umfangreich ist und mit Bildern, Skizzen und Plänen beschrieben wird, reicht das Feld ‚,Vorschlagsbezeichnung“ nicht mehr aus. 4

10 Einreicher Kapitel 3: Eingabe VV AAGen-ITC Software Eingabe VV
Anlage: Wenn ein Vorschlag umfangreich ist und mit Bildern, Skizzen und Plänen beschrieben wird, reicht das Feld ‚,Vorschlagsbeschreibung“ nicht mehr aus. Man kann diese Dokumente als Anlage verlinken und die Dokumente zu jeder Zeit bei Bedarf laden und benutzen. Einreicher Eingabe VV Die Einreicher werden aus der Einreicherliste gewählt. Mit einem Brief werden die Einreicher benachrichtigt. Mit dem Steuerelement Drucken wird der Empfangsbrief für die Einreicher ausgelöst. Die Anzahl der Einreicher (Anz. Einr.) wird automatisch als ,,1“ angegeben. Bei den Gruppenvorschlägen muss man die Anzahl der Beteiligten angeben. Dann werden die Einreicher aus der Liste einzeln ausgewählt und übernommen. Dies wiederholt man so lange, bis oben die angegebene Einreicheranzahl erreicht ist. Mit ‚,Drucken“ werden die Bestätigungsbriefe ausgedruckt, um diese an die Einreicher zu schicken. Eine andere Möglichkeit ist, diese Briefe per an die Einreicher zu schicken.

11 Kapitel 3: Eingabe VV AAGen-ITC Software
Man kann die Bescheidbriefe als -Anlage versenden bzw. diese als Datei abspeichern (exportieren). Aktivieren Sie dazu die Zeile des gewünschten Einreichers (auf diese Zeile klicken). Nachdem sie diesen angeklickt haben, entsteht automatisch der Bescheidsbrief und das Formular ‚Mailsendung‘ öffnet sich. Vervollständigen Sie dieses und und klicken Sie auf die Schaltfläche ‚ erstellen‘ um die zu erstellen.

12 Der Gutachter / Das Gutachten
Kapitel 4: Das Gutachten AAGen-ITC Software Der Gutachter / Das Gutachten Gutachter wird aus der Gutachterliste gewählt . Termine und Friste werden von dem Anwendungsprogramm vorgegeben, wobei man diese bei Abweichungen nachträglich ändern kann. GA-Frist Daten werden automatisch vorgegeben, wenn der Gutachter durch die Gutachter-Liste gewählt wird. Die nachträglichen Änderungen sind hier möglich, wenn von der Anwendung die vorgeschlagenen Frist nicht realistisch ist. Durch den Klick auf der Schaltfläche 'GA-Formular' wird das GA-Formular ausgedruckt. Die nötigen Korrekturen können per Hand gemacht werden. SchaltflächeGA-Formular druckt das GA-Formular aus. Dieses Formular kann man dann an den Gutachter schicken. Dieser schickt dann dieses ausgefüllt wieder zurück.

13 Kapitel 4: Das Gutachten AAGen-ITC Software
Man kann das GA-Formular auch per versenden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ‚,GA-Formular per senden“. Diese aktiviert die -Funktion und gleichzeitig entsteht ein GA-Formular. Dieses Formular wird automatisch in dem Arbeitsverzeichnis (Arbeitsverzeichnis in ‚,Einstellungen“ angegeben) abgelegt. Der Ordner, der Name der Datei und die -Adresse des Empfängers wird automatisch angegeben. Diese Datei kann man dann als Anlage in die einfügen und versenden. Nachdem der Gutachter dieses Formular ausgefüllt hat, kann er dieses wieder zurücksenden und der Admin kann dann dieses Formular übernehmen, indem er es entweder als Anlage verlinkt oder den Inhalt in das GA-Feld kopiert oder ausdruckt und abheftet.

14 Kapitel 4: Das Gutachten AAGen-ITC Software
Wenn das Gutachten zurück ist hat man verschiedene Möglichkeiten. Gutachten in Papierform: Man kann dieses abheften. Es würde Sinn machen, wenn das Gutachten kurz gefasst ist, das Gutachten in das Gutachten-Feld (Schaltfläche GA klicken) zu schreiben, um Papier zu vermeiden. Gutachten als Datei: Man kann das Gutachten als Anlage verlinken. Schaltfläche GAIm Feld GA-Anlage Ordner- und Dateiname eingeben. Alternative dazu: wenn das Gutachten kurz gefasst ist und nur aus Text besteht kann man es mit Windows Methoden kopieren und in das Feld Gutachten einfügen. Schaltfläche GAGutachten-Text kopieren (CTRL-C) und in das Feld Gutachten einfügen (CTRL-V).

15 Werkzeuge / Funktionen
Kapitel 5: Werkzeuge / Funktionen AAGen-ITC Software Werkzeuge / Funktionen Gehe zu VV: Hier werden die Vorschläge ausgewählt. Hier brauchen sie nicht die führenden Nullen anzugeben, z. B. : Für Vorschlag geben Sie nur 13 ein. Suchen – n. Stichwort Um festzustellen, ob gleiche bzw. ähnliche Vorschläge eingereicht worden sind, gibt man ein Stichwort ein. Das Ergebnis wird aufgelistet. Sie können diese Liste als Navigationsschaltfläche benutzen, d. h.: Beim Klick wird der jeweilige Vorschlag ausgewählt. Stichwort 'Telefon' eingeben. Alle Vorschläge mit diesem Stichwort werden aufgelistet. 9

16 Kapitel 5: Werkzeuge / Funktionen AAGen-ITC Software
n. Einreicher - Auflisten von Vorschlägen nach Einreichern Durch dieses Werkzeug ist es möglich, die Vorschläge je Einreicher aufzulisten und auszudrucken. Die Druckausgabe hat darüber hinaus eine statistische Auswertung, die den Firmendurchschnitt und die Durchschnittwerte vom Einreicher vergleicht und auswertet. Schaltfläche Schliessen: Wenn man schließt, aktiviert man das Formular 'Übersicht'. 10

17 Kapitel 6: Terminsteuerung - Gutachten
AAGen-ITC Software Terminsteuerung - Gutachten Die Gutachten-Termine und Fristen werden bei Eingabe von Vorschlägen eingegeben. In vielen Fällen werden die Gutachten im gegebenen Zeitraum nicht zurückgegeben. Deshalb ist es wichtig, die Termine zu verwalten. Hierdurch ist es möglich die Gutachter zu mahnen, Geschäftsführung und Einreicher zu informieren. Es ist nicht möglich, ohne die Terminsteuerung das Ideen-Management zu steuern. Das Klicken auf der Schaltfläche Gutachten – Termine öffnet die Liste Gutachten, in der die Liste aller Vorschläge, die offen sind angezeigt werden. Die Zahlen in der roten Spalte Uezo bzw Üzo zeigen, wie viele Tage die Gutachten überzogen sind. Klick auf der Schaltfläche Filtern Gutachter ein/aus bewirkt, dass die Liste nach dem gerade aktuellen Gutachter gefiltert wird. Ein weiterer Klick behebt die Filterung. Die Schaltfläche Drucken gibt den Druckreport aus. Diesen kann man drucken als bzw. als Fax schicken (vorausgesetzt - und Faxsoftware vorhanden) oder als Worddatei exportieren 11

18 Kapitel 6: Terminsteuerung - Gutachten AAGen-ITC Software
Terminverwaltung - Gutachten überzogen Durch das Klicken auf der Schaltfläche GA – überzogen gelangt man in die Maske Überzogene Gutachten. Die Gutachter, die noch offene Gutachten haben, werden aufgelistet. Durch die Wahl der einzelnen Gutachter werden die jeweilige überzogenen Gutachten aufgelistet. Mit der Schaltfläche Drucken kann man diese einzeln drucken, en, faxen und exportieren. Mit Anzeige Liste aktiviert man die Gesamtliste von überzogenen Gutachten. Die Terminüberwachung läuft im Hintergrund und die Anwender haben hier keinen direkten Einfluss. 12

19 Zwischenbenachrichtigung
Kapitel 6: Terminsteuerung - Gutachten AAGen-ITC Software Zwischenbenachrichtigung Der Abschluss einiger Vorschläge dauert viel länger als vorgegeben. In diesen Fällen werden die Einreicher informiert. Die Begründungen werden im Feld Begründung angegeben. Man kann auch die Begründungsliste öffnen bzw. wählen. Anschließend wird der Report ausgedruckt, g t bzw. gefaxt. Schaltfläche Neu-Erzeugen: Liste wird neu erzeugt. Schaltfläche Bereinigen: Die gedruckte Datensätze werden ausgeblendet. Dies dient zur besseren Übersicht. 13

20 Kapitel 7: Kommission, Entscheidungen
AAGen-ITC Software Registrierung der Entscheidungen Wenn ein Gutachten einwandfrei bearbeitet wurde, wird der Vorschlag zur endgültigen Entscheidung freigegeben, in dem man dies durch das Klicken im Kontrollkästchen in dem Eingabeformular bestätigt (s. das kleine Bild links). Die Vorschläge, die auf diese Weise bestätigt worden sind, werden automatisch der Entscheidungsliste angehängt (hier BVW-Kommissionsbesprechung). Nun kann man die endgültigen Entscheidungen registrieren (Anerkennung, Ablehnung, Prämie, Einsparung etc.). Besprchungs-/ Entscheidungsdatum Kommission, Entscheidungen Wenn die Liste vollständig ist, bzw. die endgültigen Entscheidungen zu treffen sind, wird das Feld Besprechungsdatum angegeben. Dieses Datum kann man nachträglich ändern/aktualisieren. 14

21 Kapitel 7: Kommission, Entscheidungen AAGen-ITC Software
Auf dem Formular BVW-Kommissionsbesprechung (bzw. BVW-Entscheidungsformular) befindet sich 3 Registerformulare, die auf dem Kopfausschnitt zu sehen sind, die je nach Bedarf aktiviert werden: 1. VV-Liste, 2. VV-Einzel 3. Bescheidsbriefe. Kopfteil der Formular Teilnehmer: Wenn eine Kommission gebildet ist, werden die Namen von Teilnehmern angegeben. Kopfteil unten Wahlen: Besprechungsprotokolle werden nach Datum aufgerufen. Neuebesprechung++:Hält ein neues Besprechungs- bzw. Entscheidungsdatum fest. Besprechungsdatum: Besprechungs- bzw. Entscheidungsdatum angegeben. Registrieren++: Durch diese Schaltfläche werden die Entscheidungen in allen relevanten Tabellen registriert. Dies wurde unten mit einer Abbildung dargestellt. Kontrollkästchen registriert zeigt an, dass die Entscheidungen registriert sind. Dieses Feld ist schreibgeschützt. 15

22 Kapitel 7: Kommission, Entscheidungen AAGen-ITC Software
Die Entscheidungsformulare (Register) Besprechungsformulare: Dieses Formular gibt die Entscheidungen als Liste aus. Die Schaltfläche Protokollformular drucken druckt das leere Protokollformular aus, die Entscheidungen können handschriftlich protokolliert werden. Protokolle drucken: Die Entscheidungen werden als Protokollunterlage gedruckt. 16

23 Kapitel 7: Kommission, Entscheidungen AAGen-ITC Software
VV-Einzel / Entscheidungsprotokoll für VV Die Entscheidungen und Berechnungen werden hier registriert. Was sind die Entscheidungen: Man benutzt hier für dieentsprechenden Entscheidungen folgende Abkürzungen: AB abgelehnt, AN1 anerkannt, Pauschalprämie, AN2 anerkannt, errechnete Prämie, Z zurückgestellt. Schaltfläche Prämienberechnung: Aktiviert das Berechnungsformular. 17

24 Kapitel 7: Kommission, Entscheidungen AAGen-ITC Software
Bescheidsbriefe : Die Schaltfläche Briefe drucken aktiviert das Briefformular. Die Entscheidungen werden für die Einreicher ausgedruckt. 28

25 Kapitel 7: Kommission, Entscheidungen AAGen-ITC Software
Zurückgestellte Vorschläge Wenn ein Vorschlag in der Entscheidungsphase immer noch nicht abzuschließen ist, wird dieser zurückgestellt. Die zurückgestellten Vorschläge werden aufgelistet. Durch das klicken auf die Vorschlagsnummer, wird der jeweilige Vorschlag aktiviert. Anerkannt, aber noch nicht realisiert Die Liste von Vorschlägen, die anerkannt, aber noch nicht realisiert worden sind. 18

26 Kapitel 8: Prämienzahlung AAGen-ITC Software
BVW-Zahlungsliste erstellen Die abgeschlossenen und anerkannten Vorschlägen bilden eine Liste. Diese kann man nun in die Zahlungsliste übertragen. Mit der Schaltfläche Liste komplett übernehmen++ kann man alle anerkannten Vorschläge übertragen. Durch das einzelne Klicken auf dem Kontrollkästchen Übernehmen einzel werden die Datensätze einzeln in die Zahlungsliste / Prämienliste übernommen. Mit der Schaltfläche Aus der Liste entfernen kann man dies wiederum rückgängig machen. Neuer ZahlungsterminDurch das Klicken dieser Schaltfläche bekommt man einen neuen Zahlungstermin; das System gibt automatisch einen Termin für eine Woche später. Dies kann man nachträglich ändern. Löschen++ Damit wird ein Zahlungstermin gelöscht. Prämienliste Aktiviert die Prämienlistenmaske. Hier kann man die Listen einzeln aufrufen. Wenn die Prämienliste erstellt ist, kann man die Zahlungslisten erstellen, die entsprechenden Zahlungen tätigen und bestätigen lassen. 19

27 Kapitel 8: Prämienzahlung AAGen-ITC Software
BVW-Zahlungsliste / BVW-Prämienliste: Die ist die Prämienliste. Jeder Vorschlag, Prämienbetrag, Einreicher und jede jährliche Einsparung wird hier aufgelistet, also alle Einzelheiten ohne die Gruppierung und Summierung. Die bezahlten Prämien werden durch die Bestätigung (Klick) auf dem Kontrollkästchen gez? quittiert. Mit einem Doppelklick auf Schaltfläche alles gezahlt ++ wird die ganze Liste bestätigt. BVW-Zahlungsliste (unten) Dies ist der Zahlungsbeleg für das Personalwesen. Die Beträge für den einzelnen Einreicher werden einzeln ausgewiesen. Wenn ein Einreicher z. B. 3 Vorschläge eingereicht hat, wird in der Liste die Gesamtprämie für die 3 Vorschlägen ausgewiesen. Rechts im Bild ist der Ausdruck Zahlungsliste zu sehen. 20

28 Kapitel 9:Statistik AAGen-ITC Software Statistik
Für das Betriebliche Vorschlagswesen ist Statistik das wichtigste Instrument. Durch diese Kennzahlen ist es erst möglich, das Ideenmanagement zu steuern. Mit der Schaltfläche Ansicht-Wechseln kann man zu verschiedenen Auswertungen wechseln. Mit der Schaltfläche Export in Excel++ kann man die Statistiken als Exceldatei exportieren (s. unten) und weiter auswerten. 21

29 Listen Kapitel 9:Statistik AAGen-ITC Software
Die Listen enthalten die immer wiederkehrenden Daten, wie Gutachterliste, Einreicherliste, Gruppenliste etc. Pflege von Listen 1. Bei Bearbeitung von Vorschlägen: Die Namen von Einreichern, Gutachtern etc. werden von Listenfeldern übernommen. Wenn der angeforderte Name fehlt, wird der Anwender aufgefordert, die in der Liste fehlenden Daten einzugeben. Dazu wird das Eingabeformular aktiviert. 2. Pflegen von Listen: Die Tabellen kann man auch direkt pflegen. Man aktiviert die Tabellen durch Schaltflächen in der Übersichtsmaske ( s. unten). 22

30 Kapitel 9:Statistik AAGen-ITC Software
3. Übernahme von Daten von anderen Anwendungen, importieren: Die Personaldaten für die Einreicher und Gutachter kann man auch von anderen Systemen übernehmen. Man muss hier aufpassen, dass die Export- und Importformate zueinander passen. Eingabe Einreicherliste Wählen Sie ÜbersichtEinreicherliste, Dann geben Sie die Personaldaten ein. Kombinationsfeld Einreicher: Navigieren Sie zum gewünschten Namen. Feld nicht mehr beschäftigt: Wenn ein Mitarbeiter ausgeschieden ist, wird dies mit Häkchen in dem Kontrollkästchen bestätigt. Diese Namen tauchen bei der Vorschlagsbearbeitung nicht mehr auf. Wählen aus der Liste Wenn man aus der Liste einen Namen wählt, tritt aus der Liste automatisch der entsprechenden Namen in den Vordergrund. Der Name wird während der Eingabe automatisch ergänzt. z. B.: wenn Mührmann der gesuchte Name ist werden alle Namen, die mit "M" anfangen in den Vordergrund gerückt und der erste Name erscheint im Feld. Bei Eingabe der zweiten Buchstabe "ü" die Namen, die mit "Mü" anfangen. Bei dem dritten Buchstaben "h" reagiert die Liste nicht mehr, da kein Name existiert, der mit "Müh" anfängt. Wenn Sie die Eingabetaste bestätigen, wird die Eingabemaske für die Einreicher aktiviert (s. Unten). Es kann sein, dass sich in der Liste z.B.der Name MÜHRMANN, Magdalena befindet, man jedoch Karl Mühramann aufrufen möchte, dieser sich jedoch nicht in der Liste befindet. Da hier nicht das automatische Abrufen der Eingabemaske möglich ist gibt man z. B. "xx" ein, damit die Eingabemaske für den Einreicher ausgelöst wird. Weitere Möglichkeit dazu lesen Sie oben "Eingabe Einreicherliste". 23

31 Gutachterliste Verschiedene Listen Kapitel 10: Listen
AAGen-ITC Software Gutachterliste Das Bearbeiten und Pflegen von der Gutachterliste ist genau so wie bei der Einreicherliste. Verschiedene Listen Das sind die Listen, die helfen verschiedene Entscheidungsarten und Optionen zu wählen. In der Liste Entscheidungsarten werden diese vorgegeben. Anhand des Realisierungsstatus wird der Zustand der Realisierung angezeigt. Die Liste VV-Themen hilft dabei, einem Vorschlag ein Thema zuzuordnen. Dadurch kann man statististisch auswerten, wie viel Prozent der Vorschläge z. B. mit Sicherheitsthemen eingereicht wurden. 24

32 Gruppenliste Kapitel 10: Listen AAGen-ITC Software
Wenn ein Teil von Mitarbeitern eine Gruppe bilden und die Vorschläge für diese entsprechende Gruppe einreichen, macht es Sinn, diese in einer Tabelle zusammenzufassen. Durch die Wahl der betreffenden Gruppe in einer Liste bei der Vorschlagsbearbeitung werden alle Mitglieder automatisch ausgefüllt. Dies ist also ein Hilfswerkzeug, welches die Bearbeitung erleichtert. Man muss nun nicht die Namen der Gruppenmitglieder einzeln eingeben. Die Gruppenvorschläge kann man auch ohne Erfassung als Gruppe eingeben. Hier muss man die Namen einzeln angeben. Pflegen der Einreicher-Gruppe: Klicken auf Neue Gruppe,; Gruppenname angeben und dann Gruppenmitglieder aus der Namen-liste einzeln wählen. Sichern++ Durch Doppelklick auf diese Schaltfläche werden alle Tabellen in der Anwendung in Excel-Format gespeichert. Die Datei- und Ordnernamen sind in dem Formular Einstellungen vorgegeben. Dem Dateinamen ist auch das Datum angehängt (DateinameJJMMTT.xls). 25

33 Kapitel 11: Einstellungen
AAGen-ITC Software Einstellungen Durch die Einstellungen hat man die Möglichkeit, die Anwendung an dieGegebenheiten anzupassen. Nummeriereung Aufzählung Wenn JA (Häkchen) erfolgt eine automatische Nummerierung (00112, 00113, ...); bei NEIN (leer) muss man dies selbst eingeben. Nummernlänge: Dies bestimmt die Zeichenlänge einer Nummer. Bei Nummernlänge von 6 werden die Nummern wie folgt formatiert: Die Nummer 1015 wird als angezeigt. Hier ist die Obergrenze Man kann in die Nummerierung auch als Jahreszahl installieren. Hier müssen Sie folgendermaßen vorgehen: Nehmen Sie als Nummerlänge 8. Hier ist die erste Nummer Die ersten 4 Zeichen belegen Sie mit der Jahreszahl z. B  Die nächsten Nummern folgen automatisch wie folgt: , , ... Jahreswechsel: Angenommen, die letzten Nummern im Jahr 2003 waren Die nächste Nummer ist Diese Nummer wird folgendermaßen geändert:  , dann geht die Nummer so weiter: , , ... GA-Frist in Wochen Dies ist die Länge der Frist in Wochen. Bei der Eingabe eines Vorschlages wird das Annahmedatum angegeben. Die Anwendung rechnet automatisch und gibt den Rückgabetermin vom Gutachten an. Fristen und Rückgabetermine kann man nachträglich ändern und korrigieren (z. B. Fristverlängerung auf Wunsch des Gutachters). Formulare Fußzeilentext: Der hier angegebene Text erscheint in Fußzeilen aller Formulare. Datenexport/-import: Sie können die Daten als Access-Datei oder Excel-Datei exportieren. Exportieren in das Excel-Format dient hauptsächlich dazu, die Daten außerhalb der Software weiter auszuwerten. Die in das Excel-Format exportierten Daten, kann man in die Software nicht wieder importieren, Das Exportieren in das Access-Format dagegen, dient der Datensicherung. Die exportierten Daten kann man aber auch wieder importieren. Sie können hier bestimmen, unter welchem Namen und in welchen Ordner diese Daten exportiert werden sollen. Frist in Tagen: Zwischennachricht ... Wenn ein Vorschlag innerhalb von den hier angegebenen Tagen nicht abgeschlossen wird, wird dieser in der dafür vorgesehenen Liste aufgenommen. Durch diese Liste wird der Zwischenbescheidsbriefe ausgedruckt, in dem der Verzögerungsgrund angegeben wird. VV-Formulare Drucken: Das Vorschlagsformular kann man auf Wunsch drucken, kopieren und verteilen (s. rechts). 26

34 Kapitel 12: Datensicherung / Tabellen
AAGen-ITC Software Datensicherung (MenüExtrasSichernDatensicherung/-export): Das Klicken auf die Schaltfläche Exportieren in Excel bewirkt, dass die Daten in das Excel-Format exportiert werden. Diese Daten können dann im MS-Excel weiter ausgewertet werden. Die Daten im Excel-Format können nicht wieder importiert werden. Der Exportname und der Dateiordner sind bereits in ‚,Einstellungen“ vorgegeben. Daten sichern exportiert die Daten in das Access-Format. Bevor Sie das Exportieren bestätigen, haben Sie die Möglichkeit den Namen und den Ordner zu ändern. Gesicherte Daten übernehmen Mit ,‚Daten sichern“ kann man die exportierten (gesicherten) Daten mit dieser Schaltfläche wieder importieren. Vorsicht: Alle vorhandenen Daten werden gelöscht und werden durch die gesicherten Daten ersetzt. Komprimieren: Diese Funktion komprimiert die Software.

35 Kapitel 12: Datensicherung / Tabellen AAGen-ITC Software
Schaltfläche Alle Tabellen: Hier kann man direkt in die Tabellen eingreifen. Hier dürfen nur die Könner, die alle Tabellenverknüpfungen kennen, eingreifen. Man sollte immer eine Sicherungskopie anlegen, bevor man in dieser Tabelle etwas ändert. Durch das Klicken auf der Schaltfläche Beziehungen kann man die Beziehungen anzeigen lassen. To do Liste Dies ist ein Listenfeld, das anstehenden Arbeiten auflistet. Durch das Doppelklicken auf die Liste navigiert man direkt die betroffenen Formulare. 27

36 Änderungen und Anpassungen
Kapitel 13: Änderungen, Anpassungen AAGen-ITC Software Änderungen und Anpassungen Neue Felder für die Verbesserungsvorschläge und Gutachten. Durch neue Funktionen und Werkzeuge weichen Bilder in der Hilfedatei und das Erscheinungsbild der Software zwangsläufig voneinander ab. Es wurden neue Felder und Mail- und Exportfunktionen eingefügt. Dadurch ist eine weitgehend papierlose Bearbeitung möglich. Es sind zwei Text-Felder hinzugekommen. 1- Textfeld Vorschlagsbeschreibung Man kann bei bei der Vorschlagseingabe die Vorschlagsbeschreibung eingeben, um den Papierverkehr zu reduzieren. Wenn Mitarbeiter die Vorschläge z. B. als Word-Dokument einreichen, kann man diese Texte mit normalen Kopierfunktionen übernehmen. 2- Textfeld für das Gutachten Wenn das Gutachten vom Gutachter zurück ist, kann man die Gutachtentexte in dieses Feld eingeben bzw. kopieren. Wenn der Gutachter das GA-Formular in den PC eingegeben und über oder beispielsweise als Word-Dokument versendet hat, kann man diese Texte mit den normalen Kopie-Funktionen übernehmen. Die Schaltfläche Das ausgefüllte Excel-Gutachterformular öffnen öffnet das Formular. Man kann GA-Texte von diesem Formular kopieren und in das Gutachten-Textfeld einfügen. 29

37 Kapitel 13: Änderungen, Anpassungen AAGen-ITC Software
- und Exportfunktionen Die Mail- und Exportfunktionen ermöglichen, dass das Ideenmanagement schneller, einfacher und weitgehend papierlos verläuft. Fast alle Druckausgaben kann man auch als senden bzw. als Datei exportieren und als anlage weiterleiten. Man kann entscheiden, ob man ein Formular bzw. einen Brief im Papierform per Post schickt oder dieses als Mail an den Empfänger versendet. Wie unten im Bild zu sehen ist, kann man die Besprechungsprotokolle an gewünschte Personen versenden, oder zuerst als eine Word-Datei in einen gemeinsamen Ordner exportieren. 30

38 1 3 2 4 5 6 2 4 7 Kapitel 13: Änderungen, Anpassungen
AAGen-ITC Software Gutachten über Das Mail Formular mit der Schaltfläche GA-Formular per senden starten. Die Informationen, wie Mailadresse usw., wenn nötig, vervollständigen. Dann starten Sie mit erstellen die . Im Hintergrund ist inzwischen das leere Gutachterformular erstellt, und als Datei in dem Arbeitsverzeichnis abgelegt. Den entsprechenden Dateinamen und wo sich dieser befindet, kann man im Mailformular ablesen (3). Um die zu vervollständigen, fügen Sie die oben die erwähnte Datei (also leeres GA-Formular) als Anlage ein (4). Anschließend können Sie diese als versenden. Umgekehrt, nachdem der Gutachter das Gutachten zurückgeschickt hat, kann man den Inhalt von diesem Gutachten mit der normalen Windows Kopie-Funktion in das Gutachtenfeld einfügen. (Kopie Ctrl-C / Einfügen Ctrl-V). Diese Vorgehensweise ist unten bildlich dargestellt (5,6,7). Aktivieren von dem Gutachten-Feld: Doppelklick auf den Gutachter (siehe 5) 3 2 4 1 5 6 2 4 7 31

39 Kapitel 14: Punktesystem
AAGen-ITC Software Punktesystem Die Software AAGBVW enthält ein Punktebewertungssystem, bei dem alle Funktionen betriebsbereit sind. Hier kann man außerdem Sachgeschenke verteilen, die Punkte entwerten, also kurz: das Punktesystem verwalten. Einstellungen Punktesystem aktivieren (Menü EinstellungenPunkteeinstellungen) Die Bestätigung Punktesystem aktivieren ? Aktiviert das Punktesystem. In ,,Einstellungen Punktesystem" kann man einstellen, wer von dem Punktesystem betroffen ist. Man kann den Einreichern, Gutachtern und Realisierern unabhängig voneinander Punkte vergeben. Sie können das Punktesystem sehr flexibel gestalten. Die Software vergibt die Punkte nach im Einstellungsformular angegebenen Regeln automatisch vergeben. Aber das System erlaubt auch die Punkte nachträglich manuell zu ändern bzw. einzugeben. Punktezahl Die Anzahl der Punkte für die Vorgänge sind bereits angegeben, wie z. B., dass es für jeden eingereichten VV bekommt der Einreicher 2 Punkte Punkte für Einreicher: Für jeden eingereichten Vorschlag bekommt der Einreicher im Formular Einstellungen die angegebenen Punkte. Punktezahl der Gruppenmitglieder: Die Punkte, die die einzelnen Mitglieder bei einem Gruppenvorschlag bekommen. Premiumpunkte: Wenn eine bestimmte Anzahl von VV eingereicht wurden, bekommen die Einreicher Premiumpunkte, um die Einreicher zu motivieren (z. B. bekommt jeder Einreicher für jeden dritten Vorschlag 10.Punkte). Gutachter und Realisierer: Die Gutachter und Realisierer können auch Punkte bekommen. Punktesystem für die Einreicher/Gutachter/Realiserer gilt ab: Das Punktesystem gilt ab dem angegebenen Datum.

40 Kapitel 14: Punktesystem
AAGen-ITC Software Punkteverwaltung Zeitpunkt der Punktevergabe: Die Punktevergabe läuft weitgehend automatisch. - Der Einreicher bekommt die Punkte, sobald sein Vorschlag registriert wurde. - Der Gutachter bekommt die Punkte, wenn das Gutachten fertig ist. - Der Realisierer bekommt die Punkte, wenn die Realisierung fertig gemeldet ist. Punkteliste (Menü Punkteverw.Punkteliste) Hier werden automatisch die Punktelisten von Einreichern, Gutachtern und Realisierern erstellt. Wenn man aus der Liste einzelne Personen wählt, entsteht die Punkteliste für die ausgewählte Person. Mit der Schaltfläche Anzeigen alles kann man wieder die Gesamtliste anzeigen lassen.

41 Kapitel 14: Punktesystem AAGen-ITC Software
Unten ist die Punkteliste einer Person zu sehen. Person auswählen Man kann diese Liste dann ausdrucken lassen. Gleichzeitig wird die Liste der ausgelösten Punkten ausgedruckt. Diese Liste kann man auch per an die betroffenen Personen senden.

42 Kapitel 14: Punktesystem
AAGen-ITC Software Punkte bearbeiten (Menü Punkteverw.Punkte bearbeiten) Hier kann man nachträglich die Punkte korrigieren.

43 Kapitel 14: Punktesystem
AAGen-ITC Software Punkteverwertung (Menü Punkteverw.Punkteverwertung) Hier kann man den Tausch von Punkten gegen Sachgeschenke aufnehmen. Man geht wie folgt vor: Aus der Liste oben wählt man die Person. Dann doppelklicken Sie auf das leere Feld Sachgeschenke / Leistung unten im Bereich Ausgabe Sachgeschenke. Dies aktiviert die Sachgeschenkeliste. Übernehmen Sie dann die gewünschte Ware. Sobald die Übernahme vollzogen ist, wird der Bestand der betroffenen Ware um eins reduziert, der Punktestand der Person dementsprechend abgezogen und die Restpunktezahl angezeigt.

44 Kapitel 14: Punktesystem AAGen-ITC Software
Wie im Bild zu sehen ist, hat die Person Balberg 40 Punkte gegen 2 Sachgeschenke eingetauscht. Also hat er 40 Punkte verbraucht und hat noch vier übrig. Punkteverwertung (Menü Punkteverw.Sachgeschenke) Hier kann man die Sachgeschenkeliste aktualisieren. Inaktiv: Die betroffene Ware ist nicht mehr in dem Sortiment enthalten und erscheint nicht in den Auswahllisten.

45 Allgemeine Bearbeitungsinformationen
Kapitel 15: Allgemeine Bearbeitungsinformationen AAGen-ITC Software Allgemeine Bearbeitungsinformationen Diese Informationen gelten für allen AAGen-Produkte. Anwender müssen diese allgemeinen Bearbeitungshilfen lernen, um mit den Anwendungen richtig umgehen zu können.

46 Datensätze bearbeiten
Kapitel 15: Allgemeine Bearbeitungsinformationen AAGen-ITC Software Datensätze bearbeiten Aktives Listenelement Neuer/leerer Datensatz Hier kann man ein neuen Datensatz eingeben Zum ersten Datensatz Zum letzten Datensatz Zum vorherigen Datensatz Zum nächsten Datensatz Aktive Datensatznummer Ein neuen Datensatz anfügen Aktiver Datensatz Aktiver Kursor Datensatzmarkierer

47 Datensätze markieren, löschen, kopieren
Kapitel 15 : Allgemeine Bearbeitungsinformationen AAGen-ITC Software Datensätze markieren, löschen, kopieren Strg – (Strg und Minuszeichen) löscht den aktiven Datensatz. Datensätze markieren Wenn man auf dem Datensatzmarkierer klickt, wird der Datensatzmarkierer schwarz, hierdurch ist der Datensatz markiert (s. oben links). Man kann auch mehrere Datensätze auf einmal markieren: Maustaste gedrückt halten und nach unten ziehen, bis alle gewünschten Datensätze markiert worden sind. Man kann markierte Datensätze mit Entf-Taste löschen bzw. mit Strg-C kopieren.

48 Kapitel 15 : Allgemeine Bearbeitungsinformationen
AAGen-ITC Software Datensätze markieren, löschen, kopieren: Fehlermeldungen Diese Fehlermeldung erscheint, wenn es abhängige Tabellen zu den zum Löschen vorgesehenen Datensätzen gibt, und Löschen/Aktualisieren gesperrt ist. Wenn die Sperrung aufgehoben ist erscheint diese Meldung nicht, und der Löschvorgang wird durchgeführt. Zumeist ist die Löschweitergabe jedoch gesperrt. Beispiel: Die grafische Darstellung links zeigt die Abhängigkeiten von Tabellen zueinander. Wenn man Kunde 1 löscht und die Löschweitergabe nicht gesperrt ist, passiert folgendes: Alle Objekte und die dazu gehörenden Gegenstände mit Kunde 1 werden gelöscht. Wenn man die Löschweitergabe sperrt und Kunde 1 löschen will, muss man wie folgt vorgehen: Zuerst alle Gegenstände von allen Objekten von Kunde 1 löschen, dann alle Objekte von Kunde 1 löschen, erst dann Kunde 1 löschen.

49 Kapitel 15 : Allgemeine Bearbeitungsinformationen
AAGen-ITC Software Listenfeld, Kombinationsfeld Listenfelder und Kombinationsfelder werden sehr oft gebraucht. Es ist wesentlich einfacher und schneller aus einer Liste per Mausklick auszuwählen, anstatt ihn einzugeben. Listenfeld Konten Listenfeld Datentabelle, verknüpft mit dem Listenfeld Konten Kombinationsfeld Das Kombinationsfeld ist ähnlich wie das Listenfeld. Im Gegensatz zum Listenfeld ist dieses einzeilig platziert und mit einer nach unten gerichteten Pfeilspitze versehen. Ein Mausklick auf dieser Pfeilspitze öffnet die Liste. Wenn man aus dem Listenfeld 'Konten' den Wert 'Primbank' wählt, wird die Tabellenwerte für das Konto 'Primbank' aufgelistet, d. h.: in der Werttabelle sind nur Daten vom Konto Primbank zu sehen; es ändert sich, wenn ein anderen Wert ausgewählt wird. Das Kombinationsfeld benötigt nicht mehr Platz als das ganz normale Textfeld, wie Datum, Tät.-Nr. (s. Abbildung). Da das Kombinationsfeld keinen besonderen Platzanspruch hat, kann man dies auch als normales Datenfeld benutzen. Links im Bild ist das Feld Aktivität in Format eines Kombinationsfeldes. Wenn man die Aktivität Dachrinnen befreien eingeben will, muss man diese nicht einzugeben. Beim Klick auf der rechts im Feld stehende Pfeilspitze klappt die Liste auf. Aus dieser Liste wählt man die Aktivität aus. Diese Liste basiert wiederum auf einer Aktivitätsliste, die bereits ausgefüllt ist.

50 Kapitel 15 : Allgemeine Bearbeitungsinformationen
AAGen-ITC Software Doppelklick-Zeichen '++' Das Zeichen '++' auf einer Schaltfläche bzw. auf einem Feld ist ein Doppelklickzeichen, d. h.: Ein Doppelklick ist hier erforderlich. Man muss jedoch unterscheiden zwischen dem Doppelklick auf einer Schaltfläche und einem auf einem Datenfeld. Bei der Schaltfläche muss man direkt auf diese doppelklicken, während man beim Datenfeld auf die Zelle, in die man die Daten eingeben will, doppelklicken muss. Doppelklicken auf die Schaltfäche Doppelklicken auf das Feld