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03.06.2015 1 Projektplanung & Projektleitung... und was in der Software-Entwicklung zu beachten ist! Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit.

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1 Projektplanung & Projektleitung... und was in der Software-Entwicklung zu beachten ist! Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit gewinnen will. John Steinbeck

2 Vorstellung nDANNER & MEIER Software – Petra Meier nFirmengründung 1994 n Projektmanagement-Praxis seit 1986 nKunden verschiedener Branchen wie: nBanken nVersicherungen nFertigungsindustrie nBaugewerbe nKoordination von Software-Projekten nSpezifikation von individuellen SW-Lösungen wie: nVertriebsinformationssystem f. Intelligent Environment, London/Friedrichsdorf nDresdner Bank – Investment Fund Trading nAssistenz bei einem vereidigten DV-Gutachter nKoordination einer Software-Entwicklung in Indien nEinführung von Projektmanagement-Lösungen nOrganisationsberatung f. einheitliche Projektdokumentation

3 AGENDA Projektmanagement ist... nSoftwareprojekte nInterne Entwicklung nExterne Entwicklung (Festpreis) nErfahrungswerte aus eigener Tätigkeit nSoftwarespezifikation nEntwicklungsvorgaben nTeammanagement nQualitätssicherung nPraxisübergabe nWie kommt es zum Regress? nPlanung allein genügt nicht..... nMängelliste der Projektleiter nMS-Project n das meist genutzte Programm nMS-Project Plus ndas effektive AddOn nResSolution nProjektübergreifendes Ressourcemanagement nUnsere Leistungen...

4 Projektmanagement ist..... nUmsetzung/Realisierung eines definierten Ziels nSpezifikation dieser Zielsetzung und Abstimmung... Machbarkeit – Budget – Ressourcen – Termin nPlanung der wesentlichen Projektphasen und Abstimmung.... Kostenkalkulation u. Grobterminierung nPlanung der Tasks mit den benötigten Ressourcen.... Mensch – Maschine – Material nSteuerung und Kontrolle des Projektes!.... Aktivitätenplanung, -Fortführung, -Kontrolle/Ist nKommunikation Management nErkennen von Schwachstellen – Maßnahmen ergreifen! nMitarbeiterführung und Mitarbeitermotivation nVerhandlung mit Subunternehmen – Steuerung Start Planung Durchführung Auswertung

5 Zieldefinition – die erste Tätigkeit nS pezifisch nM eßbar nA nspruchsvoll nR ealistisch nT erminlich strukturiert Quelle: TimeSystem International Formulierung der Ziele präzise und unmissverständlich. Achten auf qualitative und quantitative Messbarkeit. Ziele nicht zu niedrig ansetzen – Herausforderung spornt an. Ziele müssen umsetzbar sein. Anfangs- u. Enddaten -Meilensteine. Beispiel MindMap

6 Gedanken zum Projekt - MindMap

7 Softwareprojekte Von 100 Anwendungen werden.... Quelle: Studie der GEI Aachen aus ausgeliefert, aber nicht eingesetzt 29 nicht geliefert 19 komplettes Redesign 3 nach Änderung produktiv 2 unverändert produktiv

8 Softwareprojekte – interne Entwicklung nIndividuelle Lösungen für die Fachabteilung nDV ist Auftragnehmer d. Fachabteilung nBudget orientiert sich nach Bereitstellung durch Management nTermin richtet sich nach Geschäftsbedarf nProjektleitung intern besetzt nProjektplanung – sekundär, da intern nSpezifikation – dürftig bis „nur auf Zuruf“ – keine Zeit! nEntwicklungsvorgabe selten da: „Wir sind alle perfekt!“ nTeamverständnis – kollegial nKommunikation – was unbedingt notwendig ist! nDokumentation – nur für die Revision! nQualitätssicherung – meist beim Anwender! nProjektauswertung – nein

9 Softwareprojekte – externe Entwicklung nLösungen für die Fachabteilung oder komplette Neukonzeption nVerhältnis ext. Auftragnehmer./. Auftraggeber nBudget teils Angebots- Festpreis + interne Aufwendungen nTermin richtet sich nach Geschäftsbedarf + Kalkulation AN nProjektleitung intern und extern nProjektplanung / Kontrolle - MUSS-Kriterium nSpezifikation – durch intern + AN- MUSS-Kriterium nEntwicklungsvorgabe - MUSS-Kriterium nTeamverständnis intern/extern- MUSS-Kriterium nKommunikation u. Protokollierung- MUSS-Kriterium nQualitätssicherung- MUSS-Kriterium nProjektauswertung / Abschlußbericht

10 Erfahrungswerte aus eigenerTätigkeit 1.Entwicklung wurde vor Abschluß der fachlichen u. technischen Spezifikation begonnen 2.Abstimmung mit der Fachabteilung erfolgte spärlich, Prototyp unvollständig 3.Spezifikation war missverständlich formuliert, Logik unterschiedlich interpretierbar 4.Spontane Entscheidungen vom Management ohne Abstimmung 5.Projektdokumentation (Fachabteilung/Projektteam) dürftig bis nicht vorhanden 6.Fehlende Entwicklungsvorgaben – keine einheitliche Vorgehensweise 7.Projektplanung blieb auf Planung – keine Aktualisierung Modifikation der SW-Basis – Redesign - Stop fehlende Akzeptanz beim Anwender – Zusatzaufwand! Fehler in der Software – Zeitverlust Akzeptanzproblem in der Entwicklung – Zeitverlust Diskussion über Umfang – Zusatzaufwand! erhöhter Aufwand bei Fehlerkorrektur – Zeitverlust Soll/Ist nicht nachvollziehbar – keine Beweislage – Argumentationsverlust!

11 Erfahrungswerte aus eigenerTätigkeit nProjekt Indien – Spezifikation war zunächst auf Entwicklung vor Ort u. intern ausgelegt nIndien verfügte über kein PowerBuilder- KnowHow, kein Sybase KnowHow - Durchschnittsalter 24 Jahre nStundenlange Klärungsgespräche mit Indien – Verständnisprobleme – keine Möglichkeit der Visualisierung nStandards im Oberflächendesign nQualitätssicherung vor Ort nProduktion – Übergabe - Support Übersetzung der Spezifikation – Mehrkosten u. Aufwand Sourcecode unbrauchbar – vollständiges Redesign – Mehrkosten und Aufwand enormer Erklärungsbedarf – Zeitverlust durch räumliche Distanz nicht bekannt – Zeitverlust durch Überarbeitung Keine Erfahrung mit produktiven Installationen –- enormer Zusatzaufwand! Testkonzeption neu - erhöhter Aufwand bei Fehlerkorrektur – Zeitverlust

12 Softwarespezifikation nFachliche Anforderung / technische Anforderung nArbeitsprozesse darstellen nEinsatz grafischer Workflows nHier kein UML-benutzen – der Anwender versteht es nicht nBusinesslogik – Regelwerk entwickeln nGrafische Darstellung nTechnische Darstellung (UML) nFachliche Berechnungslogik darstellen nBeschreibung der Formeln (wo, wann, wie, Ergebnis) nTechnische Darstellung (UML) nGemeinsamkeiten bei Modularität feststellen nDruckoutput beispielhaft darstellen nEvtl. reduzieren nVereinheitlichung anstreben nNeue Technologien nutzen nSchnittstellen ermitteln und darstellen nEinsatz grafischer Workflows nTechnische Darstellung (UML) - Datenfluß

13 Workflow – fachlicher Ablauf - grob

14 Softwarespezifikation nAnalyse der bestehenden DV-Umgebung nServer – Netzwerk – Arbeitsplatzsysteme - Auslastung nDB-Design – Schnittstellen - Prozeduren nSoftwarestandards für: nEntwicklung nVersionsmanagement nKonfiguration-Management nQualitätssicherung nRZ-Managementsysteme wie: nBackup, Recovery nÜberwachungssysteme nDatensicherung / Datenhistorisierung nMigrationsaufwendungen nÜbergabeprozeduren nAbnahmekriterien nVorlaufzeiten f. Praxisübergabe / Genehmigungen nAbnahmebedingungen

15 Entwicklungsvorgaben nEntwicklerhandbuch nAllgemein nProjekt – Projektbezeichnungen (Lang/Kurz) nStichtermine des Projektes oder Grobplanung nZiel des Projektes – Erwartungshaltung nWer sind die Projektbeteiligten (Name, Tel-No, Zuständigkeit) nDokumente – Wer findet wo was ? nUnternehmensstandards nLizenzvereinbarungen nWichtigste Zugänge nEntwicklung nSoftware-Architektur nKlassenbibliothek und Framwork (wenn bereits konzipiert) nNamenskonventionen nDokumentation im Sourcecode nDokumentation nTechnische Dokumentation nGrafische Dokumentation nQualtiätssicherung nTechnische Tests nFachliche Tests nSimulationstest nIntegrationstest nRegeln für ChangeRequests nRegeln für Fehlerbehebung nRegeln für Installation u. Praxisübergabe nEskalationsstufen Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen. Anton Bruckner

16 Teammanagement nZusammensetzung des Teams nWelche Fähigkeiten werden benötigt ? nPersönliche Interessen am Projekt ? nPlanung des Ressourceeinsatzes nKein Diktat – Entscheidung aus dem Team nÜberschneidungen abstimmen nKommunikation nWie, womit, wann nVorgehensweisen abstimmen nEinigkeit über Offenheit „Man kann nicht alles wissen!“ nTeam-Meetings nAGENDA festlegen und einhalten nZeitrahmen strikt einhalten nFollow up vereinbaren und verifizieren nKonfliktlösung nMiteinander sprechen – nicht schweigen ! nOftmals nur Missverständnisse – können geklärt werden ! nKeiner ist besser! Zielsetzung InformationKontrollePlanung Umsetzung Das gute Beispiel ist nicht nur eine Möglichkeit, andere Menschen zu beeinflussen. Es ist die einzige. Albert Schweitzer

17 Manager (unter 40) fühlen sich belastet durch: Quelle: Studie des Forsa Instituts. Befragt wurden 500 Führungskräfte aus dem Mittelstand (2-20 Mio.) und Beschäftigte aus Großunternehmen (> 20 Mio.)

18 Qualitätssicherung nFachliche Anforderung wird verifiziert durch Fachabteilung nAusdrückliche Bestätigung der Richtigkeit durch Fachabteilung nTechnische Anforderung des Unternehmens verifiziert nProjektplanung abgestimmt mit Fachabteilung, DV u. Management nBereitstellung projektfremder Ressourcen ausdrücklich bestätigt nTestkonzeption nEntwicklungstests – CodeReview nTestprofil f. fachliche Anforderung nMulti-User-Test – Lasttest nPerformance-Messungen nQualitätssicherung Dokumente nGeschäftsvorfälle Standard nGeschäftsvorfälle Ausnahmen nGeschäftsabwicklung (Druckoutput / Schnittstellen etc.) nVI-Test (simulierte Produktionsumgebung) nMigrationstest nProduktionsübergabe mit Rücknahmekonzept (zeitlicher Aufbau)

19 Praxisübergabe nDefinition des Produktionsstarts nDokumentation für den Produktionsstart nFirst- und Second-Level-Support nFehlerbehandlung nInstallation von Korrektur-Versionen nFestlegung von Eskalationsstufen nAbnahmebedingungen nAbnahmeprotokolle nÜbergabeprotokolle

20 Wie kommt es zum Regress ? nSoftware entspricht nicht dem geforderten Umfang nSoftware weist erhebliche Fehler auf nTermin wurde deutliche überschritten nFehlerbehebung mehrfach unbefriedigend nProduktionseinflüsse durch Software nErhebliche Produktionsstörungen nDatenverluste nAbnahmeverweigerung nZahlungsverweigerung Wer leitet einen Regress ein ? Mögliche Schlichtung anstreben !

21 Planung allein genügt nicht..... nZiel festlegen und unmissverständlich formulieren nMachbarkeit prüfen nProject-Road-Map fertigen nProjekt auf Phasenebene mit Manntagen planen nRessourcenbedarf erfragen – ermitteln nProjekt-Detailplanung (Tasks) mit Team abstimmen, planen nBudget prüfen ggf. berichtigen nFachl./techn. Spezifikation ausarbeiten nAbhängigkeiten innerhalb d. Unternehmens feststellen, informieren nTermine – Meilensteine fixieren nSoll/Ist – Analysen fertigen – Projektdokumentation nWarum Mehraufwand? nWarum Terminverzögerung? nMaßnahmen nKommunikation im Team – Information nKommunikation Management

22 Mängelliste der Projektleiter Probleme bei Org.- u. Informatik-Projekten Quelle: CW 44/97 - Studie Arithmetischer Mittelwert 1 = geringe Probleme 4 = große Probleme 182 Fragebögen wurden ausgewertet – Mehrzahl aus Unternehmen von 200 – 499 Beschäftigten

23 MS-Project nProjektmanagement-Tool nErfordert Projektmanagement-Know-How nWird meist nur oberflächlich genutzt nSoll/Ist selten im Einsatz nKapazitätsplanung zu aufwendig nMenü-Aufbau nicht praxisbezogen nCustomizing überfordert „reinen“ Anwender nRessource-Funktionalität ungenügend nPlanung Einzelprojekt – gut geeignet nPlanung Multiprojekt – nur kleine Projekte nKontrollfunktionalität – gut nKostenplanung – gut / Kostenkontrolle – fraglich nEinarbeitungsaufwand – Schulung mind. 3 Tage nAufwand Projektleiter – wöchentlich ½ - 1 Tag

24 Project Plus – das effektive AddOn nBasiert auf Grundfunktionalität nAnpassung durch fertige Ansichten / Funktionen nEffektiver Einsatz, da vereinfacht in der Anwendung nOffene Architektur / individuell anpassbar nIntegration von ToDo-Listen nIntegration von Pendenzen-Verwaltung nSchnittstelle zu ResSolution nSchulungsaufwand 1 Tag nAufwand Projektleiter ½ - 1 Tag Alles sollte so einfach wie möglich gemacht werden, aber nicht einfacher. Albert Einstein

25 Project Plus - Anwender nAargauisches Elektrizitätswerk nABB Asea Brown Boveri nADICOM Informatik, Mannheim nALCATEL Schweiz AG nAmt für Informatik, CH-Frauenfeld nAscom Autelca AG nAscom Hasler Mailing Systems nATAG Ernst & Young Consulting nAtraxis ag nBoehringer Mannheim GmbH nCredit Suisse nEternit AG nHelvetia-Patria Versicherungen nHochschule St. Gallen nKärcher AG nMetro Grosshandelsgesellschaft nPreiswerk & Cie. AG nSchweiz. Rentenanstalt nShell Aseol AG nSiemens Schweiz AG nSulzer Turbo AG nSwisscom nZürich Versicherung Gesellschaft n3000 Installationen

26 ResSolution 3.1 nMulti-Project-Controlling nRessource- und Kostenplanung nSkillmanagement – besondere Fähigkeiten nZeiterfassung nProjektübergreifendes Ressource-Management nAbwesenheiten nFeste Termine nGrundlasten nProjekte nAutomatische Aufwandsverteilung nManuelle Aufwandsverteilung nZeiterfassung pro Mitarbeiter nAuswertung grafisch/Report nSchnittstelle zu ProjectPlus od. MS-Project Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit gewinnen will. John Steinbeck

27 ResSolution 3.1 Fragen aus der Praxis: nWie ist die Abteilung ausgelastet? nIn welchen Gruppen ist die Belastung kritisch? nKönnen wir das neue Projekt realisieren? nWas sind die Auswirkungen einer Verschiebung von Projekt X? nWo sind personelle Ressourcen zu verstärken? nHaben wir das notwendige Know-How? nWer ist von Gruppe A wann abwesend? nWer hat Seminare gebucht? nU.v.m. Leiter Entwicklung (50 Personen in 7 Gruppen)

28 Was bieten wir..... nUnterstützung zu allen Fragen des Projektmanagements nEinführung von MS-Project – ProjectPlus und ResSolution nDurchführung der Schulungsmaßnahmen nTheoretische Grundlagen Projektmanagement nOrganisatorische Maßnahmen nProdukte MS-Project – ProjectPlus - ResSolution nCoaching von Projektleitern nUnterstützung bei der fachlichen Spezifikation einer Software nErstellung einer Projekt-Road-Map nUnterstützung bei der Spezifikation von Entwicklungsvorgaben nEntwicklung von individuellen Software-Lösungen nEinbringen PowerBuilder KnowHow – Framework - PFC


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