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Kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Veranstaltung.

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1 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Veranstaltung 3 – Teil 2 ( ): Projektplanung 1 mit MS Project 2007 SS 2009 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

2 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 IT-Unterstützung im Projektmanagement  Vielfältige Toolunterstützung möglich/notwendig  Typische PM-Software-Funktionen  Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung  Ressourcenmanagement  Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt, Ressourcen-/ Kostenentwicklungen  Dokumentenmanagement  Kommunikationsmanagement / Collaboration  Multiprojekt-/ Portfolio-Management  Unterstützung von Arbeitstechniken, z.B. Mind-Mapping  Software für spezielle Aufgaben, z.B. Risiko- oder Qualitäts- Management  Zeiterfassung der Projektarbeit

3 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Enterprise Projektmanagement-System Multi-Projektmanagement-Systeme  planungsorientiert  prozessorientiert  ressourcenorientiert Kategorisierung der PM-Tools Einzel-PM-Software Portfoliomanagement Ressourcenmanagement (unternehmensweit) Programmmanagement Programmcontrolling Projektplanung Projektcontrolling Collaboration Projektteamkommunikation: PM-Portale mit Groupware, Dokumentenmanagement

4 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 PM-Tool-Markt  Produktmarkt: sehr intransparent  Marktprodukte  Augeo5 (Augeo)  Artemis Views (Artemis)  Collinor IRP (Collinor)  GanttProject (Open Source-Tool)  MS Office Project 2007 (Microsoft)  Open Plan (Welcon)  P3 (Primavera)  PHProjekt (Open Source-Tool)  Planview (Planview)  Project Scheduler (Scitor)  projektplace.de  Results Management (ABT)  Superproject (CA)

5 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 MS Project 2007  Am meisten verwendete Projektmanagement-Software: > 3 Millionen Anwender  Versionen  Früher: MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002, MS Office Project 2003  Seit Anfang 2007: MS Project Standard 2007 MS Project Professional 2007 MS Project Server 2007  Aufbau ähnlich MS Excel  leicht erlernbar; Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich  Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg  Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz

6 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Möglichkeiten von MS Project  Projektdaten  Erfassung  Verwaltung  Veränderung  Auswertung  Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung  Gliederungen  Diagramme  Netzpläne  Berichte  Von MS Project unterstützte Projektphasen: PlanungAbschlussDurchführung

7 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Anwendungsfenster von Microsoft Project Teilungsbalken Zeitskala Grafik-AnsichtTabellen-Ansicht Aktive Zeile Menue-Leiste Symbol-Leiste

8 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Arbeiten mit dem „Projektberater“ Der Projektberater gibt Hilfestellungen in der Projektarbeit: Neuanlage eines Projektes Überwachung eines laufenden Projektes Erstellung von Projektberichten Ein-/Ausblenden Projektberater Grafik-AnsichtTabellen-AnsichtProjektberater

9 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Vorgehensschritte 1.MS Project starten Neue Project-Datei „Projekt1“ wird erzeugt 2.Anfangs- oder Endtermin eintragen 3.Grundeinstellungen vornehmen m Standardvorgangsart: Feste Dauer m Neue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren 4.Projektkalender einrichten 5.Vorgänge und Meilensteine eingeben, gliedern, mit Dauer versehen, verknüpfen 6.Sammelvorgänge festlegen 7.Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten 8.Speichern der Projekt-Datei 9.Beenden von MS Project

10 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Beispiel: Einführung einer PM-Software ArbeitspaketeDauerVorgänger 1. Anforderungen definieren2t 2. Angebote einholen1w1 3. Auswahl der PM-Software4t2 4. Präsentation und Mittelfreigabe0t3 5. Installation der Software auf Server1t4 6. Installation der Software auf Clients3t4 7. Schulung vorbereiten2t4 8. Schulung der Anwender2t5;6;7 9. Abschluss mit Feier0t8 Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage)

11 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Anfangstermin festlegen Projekt -> Projektinfo Anfangstermin: ; alle Folgetermine und der Endtermin werden automatisch berechnet

12 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Grundeinstellungen vornehmen Extras -> Optionen -> Terminplan Einstellungen werden auch für zukünftige Projekte gespeichert Häkchen entfernen

13 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Projektkalender einrichten 1. Menuepunkt Extras 2. Arbeitszeit ändern 3. Termin wählen und unter Reiter Ausnahmen dessen Name eingeben Ergänzend kann man zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten

14 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Eingabe der Vorgänge und Meilensteine Balkendiagramm wird automatisch generiert

15 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Darstellung des kritischen Pfades 1. Menuepunkt Ansicht 2. Weitere Ansichten 3. Balkendiagramm: Einzelheiten

16 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Ergänzung durch Sammelvorgänge/Phasen

17 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Aktuelle Ansicht drucken (Hardcopy) 1.Symbol Foto anklicken 2.Zeitraum auswählen

18 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Aufgabe 3: Projektplanung I (1) Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative online Internet-Unternehmen spätestens zum online geht Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten! 1.Erstellen Sie einen objektorientierten, einen funktionsorientierten und einen gemischt- orientierten Projektstrukturplan in Organigrammform. 2.Erarbeiten Sie zu dem gemischt-orientierten PSP alle Arbeitspakete Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (mindestens 78 h für Informatiker; mindestens 39 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen 3.Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2007 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 4.Die Ergebnisse von sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen 5.Erstellen Sie die Kapitel 5 und 6 des Projektberichtes (Transferprojekt) 6.Präsentation durch PL der Teams 1 und 2 am

19 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Aufgabe 3: Projektplanung I (2) Um den vorgegebenen Termin einzuhalten, ist nach Freigabe des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen.  Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ mit Protokoll durchzuführen  Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll.  Bitte folgende Namenskonvention beachten: „P_n-Team_x.doc“ ist das n-te Protokoll von Team x  Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation  Die Arbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfassungsformular zu erfassen  : Abgabetermin für die drei Dateien: BP1-Team_x.mpp, Plan1-Team_x.ppt, P_1-Team_x.doc Die offizielle Planabnahme (Meilenstein) erfolgt am Montag, im Windows-Lab (L3) vor der Vorlesung: 12:00 Team 1 12:15 Team 212:30 Team 3 12:45 Team 4 13:00 Team 5 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen vorzulegen: ¡ Phasenplan, Meilensteinplan ¡ Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen ¡ Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder

20 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (3)  Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x.ppt  Phasenplan  Meilensteinplan  Projektstrukturpläne  Objektorientierter PSP  Funktionsorientierter PSP  Gemischter PSP  Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen)  Basisplan in MS Project (Screenshot)  Erfahrungen  Projektarbeit  MS Project 2007 Präsentationen der PL des Teams 1 und 2 in der nächsten Vorlesung

21 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 zu Aufgabe 3: Projektbericht (4) 5. Phasenplanung 5.1 Beschreibung der Projektphasen Erläuterungen zum Inhalt der Projektphasen. 5.2 Meilensteinliste Beschreibung, Terminierung und Status der Meilensteine. 5.3 Veranschaulichung der Projektphasen Grafische Darstellung der Phasen und Meilensteine 6. Projektstrukturplan 6.1 Darstellung und Codierung des PSP Beispiel eines grafischen PSP mit Codierung inklusive Wurzelelement und Begründung der gewählten Orientierung/Art. 6.2 PM im PSP Beschreibung der im PSP dargestellten PM-Aufgaben 6.3 Arbeitspaketbeschreibung Beschreibung der Arbeitpakete des PSP (nicht PM-Aufgaben) Inhaltliche Anforderungen kursiv

22 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Aufgabe 3: Projektplanung I (5)  Wichtige Tipps zur Durchführung von Aufgabe 3:  Durchgängigkeit: PSP – AP-Beschreibungen – Basisplan!  APs sind „Blätter“ des PSP und gehen als Vorgänge in den Basisplan ein  Zur Basisplanerstellung (MS Project) Beginn mit den frühesten Vorgängen Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind  Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken  Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl

23 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Jour fixe-Protokolle und Zeiterfassung  Jour fixe-Protokolle  Besprechung der Vorlage  Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des (Ergebnis-)Protokolls nachvollziehen können  Arbeitszeitnachweise  Besprechung der Vorlage  Für jeden Monat sind die geplanten Soll-Stunden einzutragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende


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