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Kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles.

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1 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 – Teil 2 ( ): Projektplanung 1 mit MS Project 2007 SS 2008

2 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 IT-Unterstützung im Projektmanagement Vielfältige Toolunterstützung möglich/notwendig Typische PM-Software-Funktionen Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung Ressourcenmanagement Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt, Ressourcen-/ Kostenentwicklungen Dokumentenmanagement Kommunikationsmanagement / Collaboration Multiprojekt-/ Portfolio-Management Unterstützung von Arbeitstechniken, z.B. Mind-Mapping Software für spezielle Aufgaben, z.B. Risiko- oder Qualitäts- Management Zeiterfassung der Projektarbeit

3 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Enterprise Projektmanagement-System Multi-Projektmanagement-Systeme planungsorientiert prozessorientiert ressourcenorientiert Kategorisierung der PM-Tools Einzel-PM-Software Portfoliomanagement Ressourcenmanagement (unternehmensweit) Programmmanagement Programmcontrolling Projektplanung Projektcontrolling Collaboration Projektteamkommunikation: PM-Portale mit Groupware, Dokumentenmanagement

4 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 PM-Tool-Markt Produktmarkt: sehr intransparent Marktprodukte Augeo5 (Augeo) Artemis Views (Artemis) Collinor IRP (Collinor) GanttProject (Open Source-Tool) MS Office Project 2007 (Microsoft) Open Plan (Welcon) P3 (Primavera) PHProjekt (Open Source-Tool) Planview (Planview) Project Scheduler (Scitor) projektplace.de Results Management (ABT) Superproject (CA)

5 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 MS Project 2007 Am meisten verwendete Projektmanagement-Software: > 3 Millionen Anwender Versionen Früher: MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002, MS Office Project 2003 Seit Anfang 2007: MS Project Standard 2007 MS Project Professional 2007 MS Project Server 2007 Aufbau ähnlich MS Excel leicht erlernbar; Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz

6 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Möglichkeiten von MS Project Projektdaten Erfassung Verwaltung Veränderung Auswertung Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte Von MS Project unterstützte Projektphasen: PlanungAbschlussDurchführung

7 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Anwendungsfenster von Microsoft Project Teilungsbalken Zeitskala Grafik-AnsichtTabellen-Ansicht Aktive Zeile Menue-Leiste Symbol-Leiste

8 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Arbeiten mit dem Projektberater Der Projektberater gibt Hilfestellungen in der Projektarbeit: Neuanlage eines Projektes Überwachung eines laufenden Projektes Erstellung von Projektberichten Ein-/Ausblenden Projektberater Grafik-AnsichtTabellen-AnsichtProjektberater

9 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Vorgehensweise 1.MS Project starten und Menü-Punkt Datei – neu aufrufen Neue Project-Datei mit Namen Projekt1 wird erzeugt 2.Projekt-Info eingeben: Basis-Termin Anmerkung: Basis-Termin nur über Menüpunkt Projekt – Projekt-Info ändern 3.Projektkalender einrichten 4.Vorgänge m eingeben m gliedern m mit Dauer versehen m verknüpfen 5.Meilensteine und Termine festlegen 6.Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten 7.Speichern der erzeugten Projekt-Datei (Name vergeben) 8.Beenden von MS Project

10 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Beispiel: Einführung einer PM-Software ArbeitspaketeDauerVorgänger 1. Anforderungen definieren2t 2. Angebote einholen1w1 3. Auswahl der PM-Software4t2 4. Präsentation und Mittelfreigabe0t3 5. Installation der Software auf Server1t4 6. Installation der Software auf Clients3t4 7. Schulung vorbereiten2t4 8. Schulung der Anwender2t5;6;7 9. Abschluss mit Feier0t8 Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage)

11 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Projektkalender einrichten 1.Menuepunkt Extras 2.Arbeitszeit ändern 3.Termin wählen und unter Reiter Ausnahmen dessen Namen eingeben Ergänzend kann man zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten

12 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Eingabe der Vorgänge Balkendiagramm wird automatisch generiert

13 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Darstellung des kritischen Pfades 1. Menuepunkt Ansicht 2. Weitere Ansichten 3. Balkendiagramm: Einzelheiten

14 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Ergänzung durch Sammelvorgänge/Phasen

15 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Aktuelle Ansicht drucken (Hardcopy) 1.Symbol anklicken 2.Zeitraum auswählen

16 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Aufgabe 3: Projektplanung I (1) Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative online Internet-Unternehmen spätestens zum online geht Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten! 1.Erstellen Sie einen objektorientierten, einen funktionsorientierten und einen gemischt-orientierten Projektstrukturplan in Organigrammform. 2.Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (mindestens 78 h für Informatiker; mindestens 39 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen 3.Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2007 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 4.Die Ergebnisse von sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen 5.Erstellen Sie die Kapitel 5 und 6 des Projektberichtes (Transferprojekt) 6.Präsentation durch PLs der Teams 4 am

17 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Aufgabe 3: Projektplanung I (2) Um den vorgegebenen Termin einzuhalten, ist nach Erstellung des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen. Ab sofort ist ein wöchentlicher jour fixe mit Protokoll durchzuführen Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll. Bitte folgende Namenskonvention beachten: P_n-Team_x.doc ist das n-te Protokoll von Team x Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation Die Arbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfassungsformular zu erfassen : Abgabetermin für die drei Dateien BP1-Team_x.mpp, Plan1-Team_x.ppt, P_1-Team_x.doc Die offizielle Planabnahme (Meilenstein) erfolgt am Mittwoch, im Video-Lab (A205; L3): 15:00 Team 1 15:15 Team 215:30 Team 3 15:45 Team 4 16:00 Team 5 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen zur Freigabe vorzulegen: ¡ Phasenplan, Meilensteinplan ¡ Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen ¡ Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder

18 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 zu Aufgabe 3: Projektbericht (3) 5. Phasenplanung 5.1 Beschreibung der Projektphasen Erläuterungen zum Inhalt der Projektphasen. 5.2 Meilensteinliste Beschreibung, Terminierung und Status der Meilensteine. 5.3 Veranschaulichung der Projektphasen Grafische Darstellung der Phasen und Meilensteine 6. Projektstrukturplan 6.1 Darstellung und Codierung des PSP Beispiel eines grafischen PSP mit Codierung inklusive Wurzelelement und Begründung der gewählten Orientierung/Art. 6.2 PM im PSP Beschreibung der im PSP dargestellten PM-Aufgaben 6.3 Arbeitspaketbeschreibung Beschreibung der Arbeitpakete des PSP (nicht PM-Aufgaben) Inhaltliche Anforderungen kursiv

19 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (4) Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x.ppt Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Gemischter PSP Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen) Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2007 Präsentationen des PL des Teams 4 in der nächsten Vorlesung

20 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Aufgabe 3: Projektplanung I (5) Wichtige Tipps zur Durchführung von Aufgabe 3: Durchgängigkeit: PSP – APs – Basisplan! APs sind Blätter des PSP und gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project) Beginn mit den frühesten Vorgängen Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl

21 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Jour fixe-Protokolle und Zeiterfassung Jour fixe-Protokolle Besprechung der Vorlage Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des Protokolls nachvollziehen können Arbeitszeitnachweise Besprechung der Vorlage Für jeden Monat sind die geplanten Soll-Stunden einzutragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende


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