Verwaltungen zukunftsfähig machen

Präsentation zum Thema: "Verwaltungen zukunftsfähig machen"—  Präsentation transkript:

1 Verwaltungen zukunftsfähig machen
von Univ. Prof. Dr. Hermann Hill, Speyer

2 Herausforderungen (Intelligentes Sparen, Führen mit Doppik)
- Haushaltsmanagement (Intelligentes Sparen, Führen mit Doppik) - Demografischer Wandel (Innerhalb der Verwaltungen, Gestaltung des äußeren Verwaltungsraums) - Pro-aktiver Aufbau von Kapazitäten (Terrorismus, Naturkatastrophen, Gesundheitsrisiken) - Verwaltungs-Konzentration (Produktions Center, Service Center, Call Center) - Effektuierung und Produktivitätssteigerung, Bürokratieabbau - Veränderung der Arbeitsweise und Bürgerkommunikation in der technikbasierten Wissensgesellschaft (Virtuelle Verwaltung, Web 2.0)

3 Verwaltung im Übergang
Vorhersehbar Compliance Rechtstaat Gleichheit due process Performance Ergebnisse Effektivität Qualität Nicht vorhersehbar Emergence Dynamische Systeme Vernetztes Wissen Pro-aktive Interventionen Resilience Risikomanagement Anpassungsfähigkeit Innovationsfähigkeit Bourgon 2009

4 Verwaltungs-Design der Zukunft
Ressourcen-nutzung Innovation Qualität Exzellenz Bürokratieabbau Unsicherheit, Risiko

5 Intelligentes Sparen Reduktion von Ausgaben Management- Rendite
Erschließung von Einnahmen Aktivierung von Potentialen Aufgabenkritik Konnexität Bürokratieabbau - Privatisierung - Partnerschaften - bürgerschaftliche Selbsterfüllung - Budgetierung - Controlling - KLR - Leistungs- vergleiche BPR Risikomanag. - Verkauf - Abgaben - Ressourcen- nutzung - Insourcing - Sponsoring, Fundraising - Wirtschafts- förderung - Wohnungs- politik - Arbeitsmarkt- politik - nachhaltige Entwicklung Hill 1998, 2003

6 Intelligentes Sparen II
Integrierte Entwicklungs- und Finanzpolitik (bei allen Entscheidungen finanz. Voraussetzungen/ Auswirkungen von vorneherein miteinbeziehen) Intelligentes Sparen I Differenzieren Kombinieren Priorisieren statt Rasenmäher

7 Führen mit Doppik Ressourceneinsatz, Werteverbrauch Wertschöpfung
Vermögenssituation Langfristige Auswirkungen von Vermögensentscheidungen Lagebericht/Risikomanagement Konzernbilanz

8 Bürokratieabbau Informationspflichten (SKM) Regulierungsfolgekosten
Standardbefreiung Einheitl. Ansprechpartner Verfahrensvereinfachungen Vollzugserleichterungen - Selbstregulierung

9 Age of Turbulence 11. September 2001/Terrorismus
Finanz- und Wirtschaftskrise, Bankenkrise, Autokrise, Griechenland Umwelt- und Naturkatastrophen Gesundheits- und Lebensmittelskandale Demokratie, Integration IT-Sicherheit

10 Umgang mit Unsicherheit
Abweichungen, Sollbruchstellen, kritische Ereignisse Perspektivenwechsel Aufsplittung, dezentrale Besonderheiten Überprüfung eigener Annahmen und Erwartungen Lernen aus Fehlern Kontextveränderungen, emergente Muster Ungeschriebene Gesetze Regelmäßige Verläufe Alternative Szenarien

11 Risikomanagement-Kreislauf
Strategie Risikopolitische Grundsätze Risikoüberwachung Frühwarnsystem Lfd. Überwachung Anpass. des Systems Risikoanalyse Identifikation Bewertung Risikosteuerung - vermeiden,vermindern - überwälzen - akzeptieren

12 Vorteile von Risikomanagement
Bessere Zielerreichung (Steuerung und Kontrolle) Bessere Entscheidungsfindung Erweiterung des Aufmerksamkeitsraumes Bewusster Umgang mit Risiken Angemessene Abwägung zwischen Risiken und Chancen Chance für Innovationen Transparenz der Geschäftsführung

13 Gefahren von Risikomanagement
Risikoaversion (eigene Schwächen) Risk overload (zu viele Einzelheiten, keine Priorisierung) Mangelnde Strategische Orientierung (fachbezogen, vergangenheitsorientiert,Tunnelblick) Mangelnde Differenzierung (Abstraktion, Saldierung, Abhaken) Mangelnde Objektivierung (Subjektive bzw. Binnenperspektive) Mangelnde Strukturierung (Verantwortung, Prozesse, Schulung)

14 Risikomanagement - Handlungsempfehlungen für Führungskräfte -
Eigenes Urteil bilden, ethische Grundsätze durchsetzen Verantwortung und Haftung zusammenführen Klare Risikopolitik kommunizieren Grundsätze bei Rekrutierung und Qualifikation beachten Wahrnehmungs- und Selbsteinschätzungsfähigkeit fördern Aus Erfahrungen und Fehlern lernen Vertrauen jeden Tag neu verdienen Versprechen einhalten, Vorbild geben. Brüesch, 2010

15 Hindernisse für Innovationsmanagement
Kurzfristige Erfolge, politische Profilierung Segmentierung, Ressortprinzip Mangelnde Anreize, Wettbewerb Verwaltungskultur, Veränderungsfähigkeit Verhältnis zu externen Beratern Ökonomische vs. staatspolitische Rationalität Schliesky/Schulz, 2010

16 Staatliches Innovationsmanagement - Erfolgsbausteine -
Zeitfenster (Innovationsdruck, Anreize, Wettbewerb, Aufbruchstimmung) Leadership (Sinnstiftung, Unterstützung, Institutionalisierung) Organisation (Audit, Projektmanagement, Koalitionen) Prozess (Outcome Mapping, Evaluationen, Lernprozesse) Kommunikation, Kultur (Offenheit, Achtsamkeit, Flexibilität, Risikobereitschaft) Nutzen, Übertragbarkeit (Reform-Rendite, Transferstärke)

17 Traditionelle Qualitätsmanagement-Systeme - Probleme und Risiken -
Kodifikation, Festschreibung Vereinfachung Vergangenheitsorientierung Schematismus Fehllenkung

18 Traditionelle Qualitätsmanagement-Systeme – Fallen und Illusionen -
Steuerungs-Illusion Rationalitäts- Illusion Vollständigkeits-Illusion Sicherheits-Illusion Anreiz- und Motivations-Illusion

19 Qualitätsmanagement (neu)
Kreatives Vorausdenken, zukunftsgerichteter Entwurf Orientierung an Aufmerksamkeitsfeldern Nutzung des Wissens und der Kompetenzen aller Beteiligten Prozessorientierte und dialogische Weiterentwicklung Hill, 2008, 2010

20 Zukunftsfähige Verwaltungen
Verwaltungen der Zukunft benötigen eine Kultur der Wachsamkeit, der Geistesgegenwart, der Sorgfalt und der pro-aktiven dynamischen Verantwortung Hill 2011

21 Intelligenter arbeiten
Achtsamer werden (schwache Signale, Zwischentöne erkennen) Besser auswerten (Relevanz, Zusammenhänge erkennen) Besser abschätzen, vorausschauen (Risikomanagement, Folgenabschätzung) Besser entscheiden (Alternativen, Evaluation) Besser zusammenarbeiten (Plattformen, Communities)

22 Agile Organisation Eine Agile Organisation nimmt Chancen und Risiken wahr, priorisiert ihre potenziellen Antworten und handelt entsprechend effizient und effektiv. McCanley in Swensson, Mastering the Unpredictable, 2010

23 Governance-Muster Scientific Management Adaptive Governance
Stabile Beziehungen Evolvierende, kontextabhängige Beziehungen Unzweideutiges Wissen Kontingentes, unvollständiges Wissen Feste Einzelziele Viele, veränderliche Ziele Standardisierte Planungsprozesse Einbeziehung Externer und lokalen Wissens, Monitoring, Evaluation Bürokratien vollziehen Regeln Community-basierte Initiativen Brunner/Steelman, 2005

24 AdaptionsgeleiteteVerwaltungstätigkeit (Anpassung an den Klimawandel)
Bewusstseinsbildung Wissensgenerierung Ungewissheitsbewertung Zukunftsfähigkeit (Folgenorientierung, Alternativen- und Verträglichkeitsprüfungen) Flexibilität (in Inhalt und Verfahren – Optionen, Schrittfolgen) Kment, 2010

25 Die Kraft der Alternative
Entwicklungsziele (z. B. Service Level statt Standards) Alternativen der Zielverwirklichung, Innovative Verwirklichungsmodi Flexible, abgestufte Konzepte Kooperation mit Betroffenen bei Konzeption, Umsetzung und Rechenschaftslegung

26 Aktive Gestaltung des Organisationsauftrags
Zielklärung, Profilbildung Ressourcenbewusstsein, Nachhaltigkeit Akteurseinbeziehung und –mobilisierung Aufmerksamkeitsstrukturen Handlungsoptionen, Prozessgestaltung - Evaluations- und Lernkultur

27 Verwaltungsmodernisierung als Mobilisierung
Neubelebung des Organisationsauftrags Setzen von Leistungs- und Wirkungszielen Achtsames Risiko- und Chancenmanagement Kreatives Qualitäts- und Servicemanagement Prozessflexibiliserung und adaptive Prozessentwicklung Aktuelle Information über Zielerreichung und Feedback Kommunikation in sozialen Netzwerken und Plattformen - Mobilität in/zwischen Organisationen

28 Territorial fokussierte Verwaltung überholt!
Die Verwaltung braucht kein Rathaus (aber die Politik) Verwaltung muss nicht mehr gebietlich organisiert werden (aber Präsenz vor Ort) Keine Scheu vor Industrialisierung (Produktion von Massenleistungen in „Fabrik”) Verwaltung durch Call Center oder Mobilen Bürgerservice (Verbund der Wissensmanagement-Systeme) Staat muss sich synchronisieren (Kooperationen zum Nutzen der Kunden) Kammer, 2011

29 Industrialisierte Kommunalverwaltung
95 % aller Aufgaben einer Kommune sind staatliche Pflichtaufgaben Standardisierung und Optimierung der Prozesse Auslagerung oder Kooperation Innerhalb eines Landes: Gesellschaft oder Anstalt für kommunale Aufgaben („Kommunaldirektion“) Grömig, DST 2004, 2011

30 Kooperation statt Fusion -Interkommunale Zusammenarbeit – (Illingen, Merchweiler,Schiffweiler, Tholey) Aktives kommunales Gebäudemanagement Aktives kommunales Schuldenmanagement Interkommunales Forderungsmanagement Kommunaler Ordnungsdienst Digitale Aktenführung Einkaufs- und Fuhrparkmanagement in Bauhöfen Flussgebietsmanagement König 2010

31 Selbstverwaltung neu denken
Überlagerung bestehender Strukturen durch neue Formen - Politischer Willensbildung, Programmsetzung, Evaluation - Bestellung, Einkauf, Vergabe - Zentrale Leistungserstellung - Dezentrale Leistungserbringung - Administrativer Kontakt/Anlaufstelle Zivilgesellsch. Initiativen (Meldungen, Bewertungen) Auseinanderfallen der Funktionen Zurechnung, Verantwortung, Legitimation Organisations-, und Kommunikationsplattformen

32 Plattformen Das Sprachbild „Plattform“ löst sich von klassischen Transportmetaphern der medialen Vermittlung. Es impliziert, dass ein Angebot bereitgestellt wird, seine Produktion und Nutzung jedoch in völlig unterschiedlichen Zusammenhängen erfolgen kann. Bleicher, 2010

33 Gemeinde als Organisationsplattform
Politik und Demokratie (Bürgerhaushalte, Demokratieberater, Convenor) Infrastruktur und Wirtschaft (Rekommunalisierung, „Gute Geschäfte″, Gemeinschaftseinrichtungen) Sozialer Nahraum (Integration, Kinder, Familie, Berufseinstieg) Energie und Umwelt (energieeffiziente Stadt) Bildung und Chancen (Lernangebote, e-Daseinsvorsorge) Identität und Kultur (Weihnachtsmarkt)

34 Gemeinde als Kommunikationsplattform
Portale („Amt 24”), Call Center (D 115) Audiovisuelle Bürgerterminals („Sachsen-Kiosk″) Mobile Angebote (Bürgerbus) Verwaltung auf App-Ruf, Identitätsmanagement Bürgermitverwaltung (Unortkataster) Geo-basierte Hilfsdienste (Handy-Ortung), Seniorenbetreuung Stadtwikis Öffentliche Daten, Demokratische Marktplätze Bürger-Bürger-Kommunikation (über öffentliche Angelegenheiten) Organisation zivilgesellschaftlichen Handelns