Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Arbeitshilfe Moderatoren-Schulung.

Präsentation zum Thema: "Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Arbeitshilfe Moderatoren-Schulung."—  Präsentation transkript:

1 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Arbeitshilfe Moderatoren-Schulung für Verbesserungs-Workshops Beratungskonzept „Verbesserungen auf Mitarbeiterebene“ Diese Arbeitshilfe ist Teil der Publikation: Osranek, R., et al. (Hrsg.) (2015): Regionale Innovationsallianzen im Handwerk: Ein innovatives Format der Betriebsberatung vor dem Hintergrund des demografischen Wandels - Leitfaden für Berater im Handwerk. Karlsruhe: medialogik. Siehe www.innodeal.dewww.innodeal.de

2 2 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Begrüßung und Ziel des Tages Grundlagen Kommunikation und Moderation Grundlagen der kontinuierlichen Verbesserung Ablauf Verbesserungs-Workshop Instrumente, Medien und Materialien Umgang mit schwierigen Situationen Übung Betriebliche Umsetzung Tagesordnung

3 3 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Grundlagen Moderation

4 4 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Warum Moderation?  Besprechungen werden oftmals nicht professionell moderiert  Notwendigkeit wird nicht erkannt Erfolg von Besprechungen hängt oftmals von einer zielgerichteten Moderation ab Grundlagen Moderation Fähigkeiten eines Moderators müssen erst erlernt werden

5 5 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Moderation … … ist nicht nur „andere reden lassen“ und „mitschreiben“ … ist eine Methode zum zielorientierten Arbeiten einer Gruppe … lenkt eine Diskussion, ohne sie zu bestimmen … braucht ein zielgerichtetes Vorgehen:  Aufgabe (Ziel) formulieren  Ideen,... sammeln  Ideen,... ordnen (strukturieren)  bewerten Grundlagen Moderation

6 6 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Der Moderator ist…  … Organisator und Gastgeber, der die Voraussetzungen schafft  … Spielführer, der Regeln festlegt .. Animator, der Schwung in die Sache bringt  … Helfer, der eine Diskussion lenken und sie im gewissen Maße auch beeinflussen kann, ohne sie zu dominieren  … Gruppensprecher, der die Gruppe und ihre Meinungen nach außen (gegenüber dem Chef) vertritt Grundlagen Moderation Rolle und Aufgabe des Moderierenden

7 7 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Der Moderator soll  … Visualisieren, um dadurch die (Zwischen)Ergebnisse nachvollziehbar zu machen  … Teilnehmer zum Mitmachen animieren  … zuhören anstatt sagen  … Konsens anstreben und Widersprüche und Konflikte auflösen  … Ergebnisse dokumentieren Grundlagen Moderation Rolle und Aufgabe des Moderierenden

8 8 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Ohne einen Moderator kann ein Workshop leicht „entgleisen“ Moderator sorgt dafür, dass  … die Gruppe zum Ergebnis kommt  … keine endlosen, sich im Kreis drehenden Diskussionen alle aufhalten  … eine positive, lockere Atmosphäre herrscht und sich alle wohlfühlen Moderator führt die Gruppe bei Abschweifungen zum Thema zurück 8 Grundlagen Moderation Rolle und Aufgabe des Moderierenden

9 9 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Grundlagen Moderation Goldene Regeln für den Moderator

10 10 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Grundlagen Moderation Rolle und Aufgabe des Moderierenden Workshop organisieren  geeigneten Raum und erforderliche Hilfsmittel beschaffen  Termine abstimmen und rechtzeitig bekannt geben  Ablauf für jeden Workshop erarbeiten  Workshops vor- und nachbereiten Teilnehmer anleiten (Immer sagen, was wir gerade machen)  Instrumente erklären Teilnehmer aktivieren/motivieren  positive Arbeitsatmosphäre schaffen (locker bleiben)  Interesse wecken  Wichtigkeit des Themas aufzeigen  verhindern, dass sich einzelne Teilnehmer zurück- lehnen (diejenigen fragen „Du bist doch schon so lange dabei, was sagst Du denn zu …“)

11 11 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Benötigte Medien und Materialien o Flipchart o Flipchartpapier o Pinnwand o Dicke Filzstifte o Klebepunkte o Moderationskärtchen o Klebestreifen Alternativ zum Flipchart ist auch ein großer Bogen Papier (A 1 oder A0, „Packpapier“) möglich, der an einer Wand befestigt wird Zum Befestigen der Moderationskärtchen oder bei Pinnwänden Pinnadeln Kleine Kärtchen aus Pappe, mehrfarbig Bei der Bewertung von Problemen eingesetzt - alternativ können hierzu auch Punkte mit den Stiften gemacht werden Möglichst viele in gleicher Farbe und einige in Kontrastfarben „Werkzeuge“ für den Verbesserungs-Workshop Kein Muss – wenn keine Vorhanden, Whiteboard oder Flipchart nutzen

12 12 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Grundlagen Schrittweise Verbesserungen

13 13 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Schrittweise Verbesserungen – Leitgedanken der kontinuierlichen Verbesserung Fehler und Probleme führen zu Verbesserungen Verbesserungen bedeuten erleichtertes Arbeiten Es gibt immer etwas zu verbessern Viele kleine Schritte  spürbare Verbesserungen Mitarbeiter bemerken Fehler und leiten Maßnahmen zur Verbesserung ab Das ganze Team ist gefragt

14 14 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Schrittweise Verbesserungen – Ansatzpunkt für Verbesserungen: Fehler! Weisheit: „Aus Fehlern lernt man mehr als aus Erfolgen!“ Fehler geben die Chance: … zu verhindern, dass sie sich wiederholen … sich zu verbessern … daraus zu lernen … Flexibel zu sein … an Erfahrung und Wissen gewinnen Wenn man sich mit ihnen offen beschäftigt

15 15 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Fehlerkostenkurve http://www.olev.de/0/10er-regl.htm Frühe Korrektur von Fehlern spart Kosten  Fehler zu vertuschen, kann hohe Kosten bedeuten.  Fehler, die sich wiederholen sind teuer und vermeidbar.  Offener Umgang mit Fehlern ist Anstoß, daraus zu lernen und besser zu werden.

16 16 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Schrittweise Verbesserungen – Umgang mit Fehlern Ursachensuche Verbesserung Sachliche Besprechung Schuldigensuche Bestrafung Zurechtweisung

17 17 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Schrittweise Verbesserungen – Wo können Fehler sein - was beschäftigt unnötig? Suchaufwand und Unordnung Ablenkungen und Störungen Wartezeiten und Rüstzeiten Ungeeigneter Mitarbeitereinsatz Fehlende Informationen oder Informationsflut Unnötige Arbeitsschritte Ungeeignete Arbeitsmittel Nachbesserungen und Beschwerden Vermeidbare Unfälle

18 18 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Was kann verbessert werden? Verbesserungs-ThemenBeispiele Suchaufwand und Unordnung  Sauberkeit am Arbeitsplatz  beliebiger Platz von Arbeitsmitteln  keine klares Ablagesystem in Lager/Werkstatt/Auto Ablenkungen und Störungen  unklar, wie eingehende Telefonate angenommen werden  nicht vorhandene Materialien  unsachgemäße Ablage von Materialien  ungenügend vorbereitete Arbeitsschritte Warte- und Rüstzeiten  benötigtes Material nicht vorhanden  notwendige Werkzeuge nicht vorhanden  unzureichende Abstimmung mehrerer Arbeitsschritte Fehlende Informationen oder Informationsflut  unklare Lagerplätze von Dokumentationen  unzureichende Planungsunterlagen  keine klar geregelten / nicht eingehaltenen Informationswege Unnötige Arbeitsschritte oder Doppelarbeiten  unnötige Anfahrt zum Kunden  unzureichende Abstimmung  fehlendes Material Nachbesserungen und Beschwerden  Kundenreklamationen  Fehlerhafte Ausführungen  Falsche Lieferungen

19 19 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Verbesserungs-ThemenBeispiele Mitarbeiter-Einsatz  Mitarbeiter nicht angemessen qualifiziert für Tätigkeit  Einsatzplanung fehlerhaft/nicht ausreichend Arbeitsbedingungen/ Sicherheit/Gesundheit  fehlerhafte Maschinen  defektes Werkzeug  falscher Umgang mit Arbeitsmitteln  ungenügende Werkstatt-/Büro-/Baustellenplanung Organisation und Abläufe  unklare Regelungen und Abstimmungen  unvollständige Informationen  nicht stringente Ablage  unzureichende Dokumentation Material  falsche Handhabung  unzweckmäßiger Einsatz  nicht vorhandenes Material  zu hoher Materialeinsatz  unsachgemäßer Umgang mit Restbeständen Umweltschutz  fehlerhafte Nutzung  falsche Entsorgung Was kann verbessert werden?

20 20 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Wir alle ist gefragt, wenn aus Fehlern/Problemen Verbesserungen werden sollen. Beschäftigte…  …sehen Fehler und Probleme oft als erstes  …können als Experten am besten Ideen zur Verbesserung entwickeln  …können Verbesserungen in ihren Tätigkeitsbereichen direkt umsetzen Schrittweise Verbesserungen – Alle sind gefragt

21 21 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Schrittweise Verbesserungen – Warum sollten sich Mitarbeiter beteiligen? Zu besserem Ergebnis beitragen! Eigenes Arbeitsumfeld verbessern! Besser informiert sein, was im Betrieb läuft Zunehmende Qualifikation durch Problemlösen Spaß am Mitgestalten und Ideen einbringen!

22 22 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Was sind Verbesserungs-Workshops und wie funktionieren die?

23 23 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Ziele von Verbesserungs-Workshops  Ausgehend von Fehlern Schritt-für-Schritt- Verbesserungen erreichen  Gemeinsame Entwicklung von Verbesserungs- maßnahmen  Planung der Umsetzung (Maßnahme, Zeitraum, Verantwortlichkeit) 1 2

24 24 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Was kann verbessert werden? 1

25 25 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Ablauf Verbesserungs-Workshop Ursache- Wirkungs- diagramm erstellen Bewerten Verbesserungs- ideen diskutieren sammeln Bewerten Hemmnisse, Störungen sammeln Problem genau definieren Maßnahmen- plan erstellen Maßnahmen durchführen Problem auswählen Ursachen ermitteln Lösungen finden 2 1. Schritt: ca. 10 Minuten 3. Schritt: ca. 10 Minuten 4. Schritt: ca. 15 Minuten 2. Schritt: ca. 20 Minuten

26 26 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al  Teilnehmer: alle Mitarbeiter (Unternehmer nimmt i.d.R. nicht teil, so dass die Mitarbeiter „unter sich“ sein können)  Dauer: ca. 1 Stunde bis 90 Minuten  Wann: je nach Planung, z. B. Freitagmorgens vor Arbeitsbeginn  Organisation, Vorbereitung und Moderation: Moderator(en)  ein oder zwei Führungskräfte (werden in der Moderatoren-Schulung qualifiziert)  Nachbereitung und Rücksprache mit Chef: Moderator(en)  Zuständigkeit für Umsetzung von Maßnahmen: ein/mehrere Mitarbeiter  Überwachung der Umsetzung der Maßnahmen: Moderator(en) Verbesserungs-Workshops: Im Betrieb

27 27 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Verbesserungs-Workshops: To-Dos im Vorfeld  Termin: auswählen und mit Chef abstimmen  Ort: geeigneten Ort finden und ggf. für die Dauer reservieren  Teilnehmer: allen Mitarbeitern Bescheid geben  Vorbereitung Moderator(en): Ablauf und Instrumente durchgehen, Materialien bereitstellen  Vorbereitung Raum: Materialien auslegen, Flipchart aufbauen  Nachbereitung: Fotos machen (protokollieren), Rücksprache der abgeleiteten Verbesserungs- Themen und –Maßnahmen mit Chef, checken, ob die für die Maßnahmen zuständige Personen diese auch umsetzen

28 28 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Ablauf des ersten Verbesserungs-Workshops Begrüßung durch Chef Ziele der Verbesserungs-Workshops (idealerweise durch Chef, der MA danach alleine lässt) Idee der Schritt-für-Schritt-Verbesserungen kurz erklären Ablauf des WS kurz schildern Rolle Moderator(en) kurz darstellen Regeln für die WS vereinbaren Probleme sammeln, bewerten (muss bei den nächsten WS nicht mehr gemacht werden) Ursachen sammeln Maßnahmenplan erstellen Chef ist nur zur Begrüßung und Erläuterung der Ziele der Verbesserungs-WS dabei Mit Hilfe von Informationen aus Arbeitshilfe 1 Werden gemeinsam gesammelt und auf Flipchart geschrieben. Z. B.: Pünktlichkeit Zeitrahmen ca. 1h-1,5h Andere aussprechen lassen Konkret sein Nur Aufgaben übernehmen, die man auch erledigen kann Übernommene Aufgaben werden verbindlich erledigt Bei Unklarheiten nachfragen Im WS erklären, was man gerade macht Anleitungen, wie Probleme und Ursachen gesammelt werden und Maßnahmenpläne erstellt werden, werden in der Moderatorenschulung erarbeitet und geübt In jedem WS immer nur ein Problem behandeln und Ursachen suchen sowie Maßnahmen zur Verbesserung ableiten bzw. Maßnahmenplan ausfüllen

29 29 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Übersicht der Instrumente

30 30 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Ablauf Verbesserungs-Workshop Begrüßung durch Chef Ziele der Verbesserungs-Workshops (idealerweise durch Chef, der MA danach alleine lässt) Idee der Schritt-für-Schritt-Verbesserungen kurz erklären Ablauf des WS kurz schildern Rolle Moderator(en) kurz darstellen Regeln für die WS vereinbaren Probleme sammeln, bewerten (muss bei den nächsten WS nicht mehr gemacht werden) Ursachen sammeln Maßnahmenplan erstellen Nur beim ersten WS Instrumente

31 31 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Regeln für die WS vereinbaren  Jede Arbeitsgruppe braucht Regeln für die Zusammenarbeit  Wie Spielregeln  jeder muss sich daran halten  Sollen dafür sorgen, dass man gut und angenehm zusammenarbeiten kann  Werden im ersten Workshop gemeinsam mit allen gesammelt und festgelegt o Vorgehen: Moderator erklärt, dass Spielregeln notwendig sind und schlägt einige Punkte vor und schreibt diese auf den Flipchart. Zum Beispiel: Sich gegenseitig ausreden lassen Jeder macht mit Wir reden offen und ehrlich Handys bleiben aus Wir fangen pünktlich an Dann fragt Moderator, ob noch was fehlt, wer noch einen Punkt weiß, wenn ja, dazu schreiben Dann Liste nochmal durchgehen, in die Runde fragen und als Regeln festlegen

32 32 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Instrumente im WS: Kartenabfrage zur Problemfindung Ergebnis: Liste von Problemen  Themen, die in den folgenden WS bearbeitet werden Existierende Probleme werden gesammelt Existierende Probleme werden (z. B. mit Punkten) bewertet, was als erstes bearbeitet werden soll Dafür schreiben alle Mitarbeiter 3-4 Probleme auf Moderationskärtchen Nachdem die Kärtchen kurz vorgestellt wurden, gehen die Mitarbeiter vor und bewerten diese mit Punkten (jeder ca. 5)

33 33 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Instrumente im WS: Ursache-Wirkungsdiagramm zur Ursachenfindung  Untersuchung eines Problems  Hier wird immer gefragt: „Warum gibt es dieses Problem?“  Anhand verschiedener Kategorien (Mensch, Maschine, Material und Methode) werden Ursachen für das Problem gesammelt  Hintergrund: wenn Ursachen klar sind, ist Lösung nah

34 34 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Instrumente im WS: Ursache-Wirkungsdiagramm zur Ursachenfindung Ursachen des Problems in verschiedenen Bereichen Ein Problem aus der Sammlung

35 35 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Nie Kaffee- nachschub da Material Maschine Methode Mensch -Keiner kauft Kaffee nach -Einige Vieltrinker -Niemand ist zuständig - Kein Geld von Betrieb da -Keinen Überblick über Menge Konsum -Keine Kaffeekasse -Keinen „Kümmerer“ beauftragt Instrumente im WS: Ursache-Wirkungsdiagramm zur Ursachenfindung Noch ein Beispiel

36 36 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Instrumente im WS: Ursache-Wirkungsdiagramm zur Ursachenfindung

37 37 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Was?Wer?Wann? MaßnahmeNameDatum / Zeitraum, bis wann die Maßnahme umgesetzt ist MaßnahmeNameDatum / Zeitraum, bis wann die Maßnahme umgesetzt ist Instrumente im WS: Maßnahmenplan für die Umsetzung

38 38 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Was?Wer?Wann? Kaffeebeauftragter: kümmert sich um Verbrauch und Geld einsammeln (Kaffeekasse) Gerd und MichaelAnfang Juli Kauft mit Geld von Kaffeekasse alle 3 Monate Nachschub MarianneAnfang Juli Instrumente im WS: Maßnahmenplan für die Umsetzung

39 39 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Instrumente im WS: Maßnahmenplan für die Umsetzung Aus den vorher gesammelten Ursachen eines Problems lassen sich konkrete Maßnahmen ableiten, die in den Maßnahmenplan eingetragen werden. Dann wird pro Maßnahme gemeinsam geschaut, bis wann sie umgesetzt sein soll und wer dafür zuständig ist

40 40 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al In jedem Workshop läuft nicht immer alles „rund“ – das geht nicht notwendigerweise gegen den Moderator, kann aber trotzdem nerven… und kann dazu führen, dass die Ergebnisse nicht erreicht werden und die Zeit verschwendet ist. Mögliche schwierige Situationen Keiner kommt pünktlich Keiner macht mit Die Methode / das Instrument wird nicht akzeptiert Die Zeit wird knapp Persönliche Angriffe auf Moderator / Mitarbeiter Es geht nicht voran Die Diskussion wird chaotisch Die Killerphrase „Das haben wir schon immer so gemacht“ Umgang mit schwierigen Situationen

41 41 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Keiner kommt pünktlich  An gemeinsam erstellte „Spielregeln“ appellieren  „Wir fangen pünktlich an und hören pünktlich wieder auf“ Keiner macht mit  Notwendigkeit der gemeinsamen Auseinandersetzung betonen  „Wir müssen das Problem lösen, dass es für uns einfacher wird“  Direktes Ansprechen und Meinung einholen  „Du als Verkäufer kennst das Problem doch“, „Du bist doch schon so lang dabei, wie siehst Du das?“ Das Instrument / Vorgehen wird nicht akzeptiert  Nicht rechtfertigen, warum man etwas wie macht, sondern…  Ziel des Instruments / Vorgehens wiederholen und weitermachen Die Zeit wird knapp  Bei „unnötigen“ Diskussionen  Auf Zeitplanung hinweisen,  Bei „notwendigen“ Diskussionen  Zulassen, Zwischenergebnisse dokumentieren, Bezug zum Problem herstellen und weitere Tagesordnungspunkte vertagen auf nächsten Termin, …  Bei Verzögerungen, weil alles länger gedauert hat, fragen, ob noch 15 Minuten weitermachen oder vertagen auf nächsten Termin Umgang mit schwierigen Situationen

42 42 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Persönliche Angriffe  Nicht ignorieren, ruhig und locker bleiben, nicht direkt darauf eingehen im „Keim ersticken“: Zu Angreifer „Der Sascha ist heute wieder auf Krawall gebürstet!“ oder „So sollten wir hier nicht miteinander reden“ Es geht nicht voran  Zusammenfassen der bisherigen Ergebnisse, Ziel wiederholen und nächsten Schritt beginnen  Konsens herstellen „Sind alle damit einverstanden?“ „Wenn das mit der Problemsammlung so passt, kann es weitergehen.“ Die Diskussion wird chaotisch  Strukturierend eingreifen und nacheinander reden lassen und dabei alles Wichtige sammeln (z. B. neue Probleme, die später genannt werden auf Kärtchen aufschreiben) Die Killerphrase „Das haben wir schon immer so gemacht, das ist doch ok!“  Genauer nachfragen, was konkret gemeint ist „Wie meinst Du das denn?!“, „Was heißt das denn, das haben wir immer schon so gemacht?“  „Wenn es darum ginge, wie man immer schon was gemacht hat, würde man nie weiterkommen. Hier geht es doch darum, wie es für alle besser gehen kann.“ Aussagen wie „auf der Baustelle ist es dann doch wieder alles wie bisher, bringt doch alles eh nichts“  „Aber wir können es trotzdem versuchen, dass es sich verbessert. Dafür sitzen wir hier alle, statt auf der Baustelle zu sein. Es liegt an uns.“  „Wenn es dann doch nicht funktioniert, dann müssen wir eben was neues ausprobieren – aber ständig unzufrieden weiterzumachen, ist doch sinnlos.“ Umgang mit schwierigen Situationen

43 43 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Manche Probleme, die bei der Problemsammlung angesprochen werden, eignen sich nicht, sie in einem Verbesserungs-Workshop weiter zu behandeln.  Beispielsweise das Problem „schlechtes Betriebsklima“  Thema ist zu heikel bzw. zu umfassend, als dass es in diesem Rahmen bearbeitet werden kann.  In solchen Fällen kann der Moderator dieses Problemthema mit dem Chef besprechen und die Notwendigkeit/Dringlichkeit betonen, sich damit auseinanderzusetzen und nach Lösungen zu suchen.  Die Mitarbeiter sollten über dieses Vorgehen informiert werden, dass sie wissen, dass aus ihrer Sicht wichtige Themen nicht „verpuffen“ sondern ernst genommen werden. Hinweise für die Umsetzung

44 44 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Im Workshop ist der Moderator neutral, das heißt, er muss alle Punkte, die ihm vielleicht auch nicht gefallen, trotzdem für alle zur Diskussion stellen: „Hmm, was denken denn die anderen davon?“ So werden evtl. „unsinnige“ Punkte oft durch die anderen Mitarbeiter „disqualifiziert“. „Wenn dies für die meisten von Euch kein Thema ist, machen wir mit den anderen Punkten weiter.“ Der Moderator darf natürlich auch Probleme auf Kärtchen schreiben und diese bewerten – wenn er das macht, hat er die gleichen „Rechte“ wie alle Teilnehmer, wechselt dann aber wieder in die neutrale Moderatorenrolle. Der Moderator kann beim Ausfüllen des Maßnahmenplans auch sich melden als zuständige Person für die Umsetzung der einen oder anderen Verbesserungsmaßnahme, kann sich hier aber auch erst etwas zurückhalten und den anderen Mitarbeitern „den Vortritt lassen“. Hinweise für die Umsetzung

45 45 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Erläuterungen zu den Instrumenten

46 46 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Zielsetzung: Sammlung von möglichst vielen Ideen, wo sich jeder einbringen soll – bei einer Kartenabfrage beteiligt sich jeder (im Gegensatz zum mündlichen Zuruf, wo oft nur „die lauteren“ mitmachen) Benötigtes Material: genügend Moderationskarten und Stifte (möglichst gleichfarbig, sodass nicht gleich auf den ersten Blick sichtbar ist, von wem Karte X und Karte Y kommt), Pinnnadeln, Pinnwand. Oder wenn keine Pinnwand vorhanden: Flipchart und Klebestreifen Kartenabfrage

47 47 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al

48 48 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Einzelschritte Ablauf (zur Orientierung) Genaue Fragestellung (Problemstellung) aufschreiben und oben auf Pinnwand o.ä. hängen  Beispiel „Aktuelle Probleme bei der Arbeit?“ Ziel und Vorgehen der Kartenabfrage erläutern Material austeilen  Moderationskarten und Stifte Bitten, dass alle pro Karte eine Idee aufschreiben Vorgaben machen: Zeit zum Ausfüllen und Anzahl der Karten  Beispiel jeder 3 Karten, 5 Min. ausfüllen Nach 2 Minuten erste Karten einsammeln und an die Wand pinnen Wenn alle Karten hängen, sollen die Karten kurz erläutert werden  Karten nacheinander durchgehen und bitten, den „Urheber“, sich kurz dazu zu äußern (hier noch nichts bewerten, danach kurz alle über die Punkte diskutieren lassen) Kartenabfrage Teil 1

49 49 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Einzelschritte Ablauf (zur Orientierung) Wenn sehr viele Karten: Karten gemeinsam mit den Kollegen in Untergruppen ordnen  Beispiel Gruppen „Lager“ „Baustelle“ und „Büro“ Für das gemeinsame Bewerten: Erklären, dass jetzt abgestimmt wird, welches Thema als nächstes angegangen wird Dazu vorgeben, wie viele Stimmen (Klebepunkte) jeder hat  zur Orientierung kann man die Anzahl der Karten durch 3 teilen (bei 10 Karten hat jeder 3 Stimmen) Auch vorgeben, ob es möglich ist, mehrere Stimmen auf eine Karte zu setzen Alle vorgehen lassen um ihre Stimmen (Klebepunkte kleben) abzugeben Anschließend das Meinungsbild zusammenfassen und die am höchsten bewerteten Karten hervorheben Zusammen entscheiden, wie vorgegangen wird (Beispiel: die meistbewerteten Karten nacheinander in den Verbesserungs-Workshops angehen) Ergebnis dokumentieren (Beispiel: Fotografieren) Kartenabfrage Teil 2

50 50 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Zielsetzung: Wenn ein Problem genauer betrachtet werden soll und die Ursachen ermittelt werden sollen.  Hintergrund: Wenn das Problem genau klar ist, wird eine Lösung sichtbar  Wenn sich alle einbringen können wird die Lösung und abgeleitete Maßnahmen eher von allen akzeptiert („Wir haben gemeinsam die Lösung erarbeitet“) Benötigtes Material: Flipchart Querformat, dicke Stifte (wenn die Punkte mit Karten gesammelt werden sollen: genügend Karten) Ursache-Wirkungs-Diagramm

51 51 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Einzelschritte Ablauf (zur Orientierung) Das gemeinsam entschiedene Problem (das mit den höchsten Bewertungen) als „Fischkopf“ nehmen und aufschreiben Das Problem kurz in der Runde diskutieren (Warum stört das? Warum hindert es an der Arbeit?)  somit entsteht die gleiche Grundlage für das gemeinsame Ausfüllen des Fisch-Diagramms Die vier Felder (Mensch, Maschine, Methode und Material) als Ideengeber nutzen um Ursachen für das Problem zu finden Die Kollegen auffordern, Punkte zu nennen und diese in die vier Felder eintragen (nicht diskutieren, wo der Punkt aufgeschrieben wird – ist egal!) Festhalten der Ergebnisse  Entweder schreibt der Moderator die von den Kollegen genannten Punkte auf (auf Zuruf)  dann nach dem Wortlaut das Gesagte notieren (oder nachfragen, wie man es aufschreiben kann)  Oder es wird eine Kartenabfrage gemacht (jeder bringt sich ein). Dann werden die Karten eingesammelt und in die vier Felder gepinnt Ursache-Wirkungs-Diagramm Teil 1

52 52 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Einzelschritte Ablauf (zur Orientierung) Wenn der Ideenfluss ins Stocken kommt, nachfragen, wo noch Ursachen liegen könnten  Beispiel: „Was heißt das Problem für die Baustelle? Wo liegen Ursachen in Planung und Organisation?“ … Wenn Punkte genannt werden, die nicht zur Problemstellung passen (Beispiel: Problem ist „chaotisches Lager“ und der von einem Kollegen genannte Unterpunkt „ich muss auf der Baustelle alles machen“)  alle fragen, ob sie das als Teil des Problems sehen  wenn ja: diesen Punkt aufnehmen, wenn nein: entweder auf Kärtchen schreiben, dieses aber beiseite legen und später darauf zurückkommen (das macht man, wenn alle dies so wahrnehmen) oder komplett rauslassen (wenn Einzelmeinung) Wenn genügend Punkte zusammengekommen sind, Sammlung abschließen „Wenn jetzt keiner mehr was hat, würde ich sagen, machen wir weiter mit dem Maßnahmenplan“ Ergebnis dokumentieren (Beispiel: Fotografieren) Ursache-Wirkungs-Diagramm Teil 2

53 53 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Zielsetzung: Zur gemeinsamen Sammlung von Maßnahmen als Lösungen / Verbesserungen von Problemen  Hilft, dass nichts „im Sande verläuft“ und macht konkrete Personen (als Zuständige) und konkrete Aufgaben fest  Zusammen erarbeiten des Maßnahmenplans unterstützt die Akzeptanz bei allen und hilft, dass alle Kollegen Aufgaben übernehmen wollen/ können Benötigtes Material: Flipchart, dicken Stift Maßnahmenplan

54 54 Die Präsentation ist ein Ergebnis des Forschungsprojektes inno.de.al (siehe www.innodeal.de), das vom BMBF gefördert wurde © inno.de.al Einzelschritte Ablauf (zur Orientierung) Auf dem Ursache-Wirkungs-Diagramm die Punkte einzeln durchgeben und Maßnahmen sammeln Maßnahmen als Aufgabe in den Maßnahmenplan schreiben Bei jeder Maßnahme  Nachfragen: Wer würde das machen? (auch mehrere Personen möglich)  Bis wann kann es gemacht sein? (das ist der Zeitraum, bis wann die Maßnahme/Aufgabe von der verantwortlichen Person fertiggestellt ist) Man braucht nicht für jeden Unterpunkt auf dem Ursache-Wirkungs-Diagramm eine Maßnahme zu finden (oft löst eine Maßnahme mehrere Unterpunkte) Wenn für einen Unterpunkt eine Maßnahme gefunden und beschlossen wurde, kann er auf dem Ursache-Wirkungs-Diagramm abgehakt werden Wenn alle Unterpunkte abgehakt sind, ist der Maßnahmenplan fertiggestellt Maßnahmenplan am Besten aushängen Vereinbaren, wie weiter vorgegangen wird (Beispiele: Verantwortliche stellen beim nächsten Workshop / in Betriebsversammlung ihre Maßnahme vor und was bisher umgesetzt wurde oder wie die Kontrolle der Umsetzung durch den Moderator gemacht wird) Maßnahmenplan dokumentieren (Beispiel: Fotografieren) Maßnahmenplan