Wiener Archivinformationssystem WAIS Heinrich BERG.

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1 Wiener Archivinformationssystem WAIS Heinrich BERG

2 Archivierung „ Diesen Brief soll man hüten wie Gold!“

3 Urkunden Akten Bücher Handschriften Pläne Fotos Elektronische Unterlagen Unsere Bestände

4 Stand der digitalen Archivierung in Österreichischen Archiven (Zwischen)Archivierung durch EDV-Verwaltung Wechsel der Datenhoheit im laufenden Aktenführungssystem Eigenes Archivinformationssystem (konventionelles und digitales Archivgut)

5 EDV in der Aktenführung im Wiener Magistrat 1984 Protokollsystem IBS (DEC VAX) Verbunden mit Textverarbeitung, Mailfunktion 1990 Protokollsystem PROFI Dezentralisierter PC-Einsatz PC Office Produkte 1998 Fabasoft Components Beginn der Elektronischen Aktenführung „Rezentralisierung“ ELAK: genehmigter Workflow DMS: Arbeitsinstrument – nicht authentisch

6 Ausgangssituation 2002/2003 Arbeitsgruppe ARCHe: Digitale Langzeitarchivierung Auftrag zur Umsetzung durch den Magistratsdirektor-Stellvertreter Beschaffung eines Systems Konzentration auf den gegenwärtigen Stand der Aktenführung

7 2002 ISAD (G) als Erschließungsstandard im WStLA festgelegt Erschließungstiefe je nach Notwendigkeit –Minimum: Bestand, Serie –Nach unten offen Standardisierung

8 Archivische Erschließung von Akten Prozessgenerierte Information Prozesssteuernde Funktion Durch den Geschäftsprozess determiniert Wahrung des Kontexts: Provenienzprinzip

9 Archivwissenschaft I/8 Folie 9 Akt Teilbestand Serie Teilserie Akt Einzelstück Bestand Teilserie Akt Serie Akt Einzelstück ISAD (G)

10 Archivwissenschaft I/8 Folie 10 ISAD(G) Identifikation Kontext Inhalt und innere Ordnung Zugangs- und Benutzungsbedingungen Sachverwandte Unterlagen Anmerkungen Beschreibung der Archivierung

11 WAIS Umfassender Ansatz zur Unterstützung der Tätigkeit des Archivs für Papier in gleicher Weise wie für digitales Archivgut Weitgehend generisch für jeden Typ von Archivgut erstmals in einem Österreichischen Archiv

12 Ausschreibung 2004 –kein fertiges Produkt am Markt Ausschreibung 2005 –4 Anbieter –Zuschlag an SER/Startext Juni 2005 –Abnahme Juni 2006 –Ausbau Webmodul 2007 Beschaffung

13 Organisationsstrukturen Aufgaben Unterlagen Bewertungsentscheidungen ~ ISAAR (CFP) WAIS: Funktionalität

14 Erschließungsinformation: „Radikale Vereinfachung“ –ISAD-Elemente Thesaurus –Person, Rolle –Ort –Sachen „Lexikon“ WAIS: Funktionalität

15 Lagerverwaltung für konventionelles Archivgut –Archivdepot Zeiger auf Speicher für digitales Archivgut –ITA Server –EMC² Centera WAIS: Funktionalität

16 Archivgutverwaltungs- Client Verzeichnungs- Client Webmodul (Browser) VERA- Server Verzeichnungs- Datenbank Recherche- Datenbank Webserver Export Administratoren- Tools Druckservice ITA- Server Import Export & Import WAIS Architektur

17 Digitale Archivierung in WAIS Archivobjekt –Authentisch –In sich abgeschlossen –Unveränderbar –Containerformat z.B. EDIAKT-Objekt aus Fabasoft Components „Wiener“ Fachdaten: Adressen, Grundbuchdaten Auslesen von XML-Metadaten über CSS Speicherung von Stylsheets auf Serienebene

18 Derzeitiges Projekt: Archivieren von PROFI-Daten (ca. 1990-2003) –Nur Metadaten –Aus dem Ursprungssystem in HTML konvertiert –Weiterkonversion nach XML –Archivieren als XML-Objekte Digitale Archivierung in WAIS

19 Zumeist auf der Ebene des Stücks Komplexität von Akten –Akt –Geschäftstück –Beilage(n) Zusammenhang durch physische Struktur hergestellt Hoher Aufwand für retrospektive Darstellung der Strukur Retrodigitalisierung

20 Metadaten Verzeichnungs- einheit MD5 VERA Verzeichnungs-Server Digitales Dokument ITA Server ITA-ID Verzeichnungs- Datenbank Import digitaler Dokumente

21 XML-Dokument ISADG311_SIGN ISADG312_TITEL ISADG313_LAUFZEIT... DB - Tabelle DocKeyBLOBISADG311_SIGNISADG312_TITELISADG313_LAUFZEIT... Akt 01 Speicherung von XML- Dokumenten

22 Öffnen digitaler Dokumente Verzeichnungs- einheit MD5 VERA Verzeichnungs-Server Digitales Dokument ITA Server ITA-ID Verzeichnungs- Datenbank = Öffnen digitaler Dokumente Metadaten 1 1 1 1