Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 1 One page only – Berichte für Entscheider. Controllerverein.com so.

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1 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 1 One page only – Berichte für Entscheider. Controllerverein.com so.

2 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 2 One page only – Berichte für Entscheider oder so ?. Controllerverein.com

3 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 3 Vorgehensweise: die Lernpyramide den Stoff lesen Lesen10% den Stoff hören Worte hören20% den Stoff sehen Bilder ansehen30% Ergebnisse sehen Demonstration beobachten50% den Stoff selbst erläutern Rede halten70% selbst anwenden real TUN bzw. simulieren90%

4 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 4 selbständiger Berater mit den Schwerpunkten:  Einführung Balanced Scorecard in Unternehmen  praxisnahe Workshops zur Balanced Scorecard Internationaler Controller Verein eV  Leiter des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit  Mitveranstalter CIB / Controller Nachwuchspreis Lehrbeauftragter Humboldt Universität zu Berlin und Donau Universität Krems Hobbies: Neues entdecken, Reisen, Wandern, Fahrradtouren, Volleyball, Segeln Herwig R. Friedag Dr. Herwig R. Friedag Friedag Consult Beskidenstr. 33, D 14129 Berlin Fon +49 30 80 40 40 00 Fax +49 30 80 40 40 01 consult @ friedag.com www.friedag.com Jahrgang 1950, Dipl. Volkswirt, Dr. rer.pol.

5 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 5 Veröffentlichungen 1999, 2000, 2002 2001 2003 2005 2004 2002, 2003, 2005, 2011 2009 2000, 2002, 2004 Gesamtauflage > 75.000 Exemplare in CZ, D, FIN, PL, RUS

6 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 6 1. Gruppenzusammenstellung 2. Festlegen GruppensprecherIn 3. Vorstellung je eines Gruppenpartners/in mit  Name und Ausbildung  Arbeitgeber / verantwortlich für...  Worüber würden Sie sich bis Ostern freuen ? Zeit: Kennenlernen = 20 Minuten, danach je 1 Minute zum Vorstellen Vorstellung

7 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 7 One page only 01Ideen für ein gutes Reporting 02Informationsbedarf des Kunden 03OPO – Beispiele 04 Gruppenarbeit OPO ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26

8 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 8  Controller sind Transparenz- verantwortliche und Partner des Managements zur Vorbereitung von Entscheidungen auf allen Führungsebenen (DIN SPEC 1086 )  Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es: o Transparenz zu schaffen, o steuerungsrelevante Informationen zu generieren, o diese für den jeweiligen Nutzer aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen,  um im Rahmen der Unternehmensführung zu einer zielorientierten Entscheidungsfindung zu kommen. Aufgaben eines Reports 01 Ideen für ein gutes Reporting

9 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 9  Das Berichtswesen hat sich an den Informationsbedarfen der einzelnen Empfänger auszurichten. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Empfängern. Aufgaben des Reports 01 Ideen für ein gutes Reporting

10 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 10  Je nach zeitlicher Dimensionierung können z.B. monatliche, Quartals- oder Jahresberichte erstellt werden, die die aktuellen Daten auflisten und die Abweichungen zu vorherigen Perioden sichtbar machen und kommentieren – und als Grundlage für eine Diskussion dienen. Aufgaben des Reports 01 Ideen für ein gutes Reporting

11 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 11  Gerade für Controller ist das Berichtswesen ein wichtiges Werkzeug zur Planung und Koordination, da die Zahlen und Auswertungen der Vergangenheit die Möglichkeiten der zu treffenden Entscheidungen für die Zukunft maßgeblich beeinflussen.  Daher ist Transparenz in Bezug auf die Finanzen, auf das Ergebnis und den Strategieprozess entscheidend. Aufgaben des Reports 01 Ideen für ein gutes Reporting

12 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 12  Übrigens: jeder Bericht kostet Geld: - Informationsbeschaffung, - Informationsaufbereitung und - Lesen / Verstehen  Was kostet ein Bericht ? Aufgaben des Reports 01 Ideen für ein gutes Reporting

13 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 13  Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger  Warum 7 ? Eine Erklärung könnte die Bedeutung der Sieben in der Wahrnehmung der Menschen sein und stammt aus dem Gebiet der Kognitionspsychologie und wird Millersche Zahl genannt. Schon vor über dreihundert Jahren entdeckte John Locke das sogenannte „seven phenomena“, als er das Auffassungsvermögen eines Erwachsenen untersuchte. Er stellte fest, dass Testpersonen, die eine größere Anzahl von Gegenständen einen kurzen Augenblick lang sehen, bis zu sieben Objekten eine Trefferquote von fast hundert Prozent haben. Bei mehr als sieben Gegenständen kommt es zu einem schlagartigen Abfall der Quote. 1) 1) Z. Giora: The Magical Number Seven. In: D. Robert (Hrsg.): Occident and Orient- Budapest 1988. S. 175 ff. aus: http://de.wikipedia.org/wiki/Sieben Reporting-Anforderungen 01 Ideen für ein gutes Reporting

14 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 14  Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger  Warum 7 ? Die Millersche Zahl bezeichnet die von George A. Miller festgestellte Tatsache, dass ein Mensch gleichzeitig nur 7±2 Informationseinheiten (Chunks) im Kurzzeitgedächtnis präsent halten kann. Die Größe des Kurzzeitgedächtnisses ist genetisch determiniert und kann auch durch "Training" nicht gesteigert werden. 1) 1) http://de.wikipedia.org/wiki/Millersche_Zahl Reporting-Anforderungen 01 Ideen für ein gutes Reporting

15 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 15  Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger  Auswirkungen in der Praxis Methoden zum Umgang mit komplexen Systemen (vgl. Fredmund Malik, Anforderungsmanagement, Softwareengineering) zielen immer auf das Zerlegen in überschaubare Einheiten ab. Die Grenze der Überschau- barkeit wird häufig bei Erreichen einer Anzahl von 7 Systemelementen erreicht. Daraus lassen sich verschiedene Effekte und Empfehlungen erklären:  Hierarchien werden ineffektiv, wenn mehr als 7 Mitarbeiter in einer Ebene einen direkten Vorgesetzten haben.  Wenn mehr als 7 Ziele gleichzeitig verfolgt werden, geht der Überblick verloren.  Besprechungen mit mehr als 7 Teilnehmern verlieren an Effizienz.  Eine Gliederungsebene in Dokumenten sollte nicht mehr als 7 Unterüberschriften haben.  Eine Website sollte maximal 7 Navigationspunkte haben. Reporting-Anforderungen 01 Ideen für ein gutes Reporting

16 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 16  Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger  Eine Informationseinheit kann auch aus Informationspaaren bestehen (z.B. strategisch – operativ, Input - Output) Reporting-Anforderungen 01 Ideen für ein gutes Reporting

17 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 17  Wie sollen die Informationseinheiten wirken ? (Kohärenz = Stimmigkeit) Sie müssen „stimmig“, d.h. für die Zielperson a)verständlich, b)handhabbar und c)bedeutsam sein  Nur solche Informationen liefern, die der Empfänger auch a) verstehen kann, b) für die er verantwortlich ist und c) wo er entscheidungsfähig ist Reporting-Anforderungen 01 Ideen für ein gutes Reporting

18 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 18  Die Komplexität der Daten muss reduziert werden, um eindeutige und klare Ergebnisse zu erhalten.  Anforderungen der Nutzer:  kurz und verständlich  immer einheitliche Datenbasis  gute Kommunikationsgrundlage  schnelle Abschluss- und Analysezeiten Schlussfolgerungen 01 Ideen für ein gutes Reporting

19 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 19 One page only 01Ideen für ein gutes Reporting 02Informationsbedarf des Kunden 03OPO – Beispiele 04 Gruppenarbeit OPO ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26

20 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 20 Wer ist der Kunde des Controllers ? 02 Informationsbedarf des Kunden

21 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 21  Für jeden Bericht sollte geklärt werden, welcher Empfänger welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden. Wer ist der Kunde 02 Informationsbedarf des Kunden

22 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 22 Was will, was „muss“ der Kunde wissen ? 02 Informationsbedarf des Kunden  Welche Entscheidungen liegen in seinem Verantwortungsbereich ?  klare Verantwortlichkeiten  Was wird periodisch (monatlich, Quartal) benötigt ?  nicht mehr als 7 Kenngrößen(paare)  Test  Kennzahlen kosten Geld  was ist der Kunde bereit zu zahlen ?

23 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 23 Reports sind keine allgemeinen Berichte – daher muss vorab zusammen mit dem verantwortlichen Manager festgelegt werden:  Plan mit Zahlen  Korridore für die Zielerreichung  Häufigkeit der Berichte als Entscheidungs-Grundlage Planung und Informationsbedarf 02 Informationsbedarf des Kunden

24 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 24  Strategische, operative und dispositive Daten – entsprechend dem Geschäftsmodell:  Strategisch = entwickeln: welche Potenziale wollen wir aufbauen ?  Operativ = nutzen: was wollen wir damit erreichen ?  Dispositiv = einsetzen: wie erfolgt die zeitliche Abfolge der Potenziale Welche Informationen sind wichtig ? 02 Informationsbedarf des Kunden entwickeln nutzen strategisch operativ einsetzen dispositiv benötigte Potenziale verfügbare Potenziale Entwicklungs- Bedarf

25 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 25 Geldaufwand GeldzuflussPotenzialzufluss entwickeln ausschöpfen Aufträge / Vertrieb Kapazitäten nutzen Qualitätssicherung Mitarbeitereinsatz Liquiditätssicherung Disposition der Partner Marketing Kapazitäten entwickeln Qualitätspotenzial Mitarbeiterkompetenz Investorenbeziehung Partnerschaft strategischoperativ Potenziale Möglichkeiten + Fähigkeiten Exkurs: Was ist strategisch, was ist operativ ? tun ? nichts tun ? langfristig ? kurzfristig ? 02 Informationsbedarf des Kunden

26 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 26 Monats-Reporting:  Plan  Ist  Ist Vorjahr  Abweichung absolut oder  Abweichung %  Plan Jahresende  Erwartung Jahresende  Abweichung absolut oder  Abweichung % … und alles auf eine Seite? Wie kann reduziert werden? Gruppenarbeit 2: ein sinnvoller Spaltenaufbau 02 Informationsbedarf des Kunden

27 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 27 One page only 01Ideen für ein gutes Reporting 02Informationsbedarf des Kunden 03OPO – Beispiele 04 Gruppenarbeit OPO ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26

28 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 28  Dies hängt von der Verantwortlichkeit des jeweiligen Managers ab  Was für den Manager wichtig ist, muss mit diesem individuell besprochen werden Welche Informationen sind für den einzelnen Manager wichtig ? 03 OPO – Beispiele

29 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 29  Es gibt für jeden verantwortlichen Manager standardmässig nur einen Report – mit nur einer Seite und nur max. 7 Kenngrößen(paaren)  Weitere Auswertungen jeweils nur auf Anforderung Was folgt daraus für das Controlling ? 03 OPO – Beispiele

30 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 30 1. Strategische und 2. operative Daten – entsprechend dem Geschäftsmodell 3. Problemstellung: welche Ziele konnten warum nicht erreicht werden / wurden übererfüllt ? 4. Welche Maßnahmen werden von wem verantwortlich bis wann durchgeführt, um die Probleme zu lösen ? 5. Wo besteht Entscheidungsbedarf ? Welche Informationen sind wichtig ? 03 OPO – Beispiele

31 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 31 OPO-Strukturempfehlung 03 OPO – Beispiele

32 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 32 OPO-Beispiele: Fussballverein-Deutschland 03 OPO – Beispiele

33 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 33 OPO-Beispiele: Ernährungsindustrie – D 03 OPO – Beispiele

34 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 34 OPO-Beispiele: ICV 03 OPO – Beispiele

35 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 35 Grafiken oder Zahlen ? Quelle: http://www.op-inside.de/page31/page6/assets/OP-Cockpit.swf 03 OPO – Beispiele

36 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 36 Grafiken oder Zahlen ?  Dem Berichtswesen muss eine einheitliche, verbindliche Nomenklatur zu Grunde liegen: Gleiche Begriffe sind gleich zu benennen, auch wenn sie an unterschiedlicher Stelle auftauchen. Unterschiedliche Begriffe sind unterschiedlich zu benennen.  Ein einheitliches Glossar festzulegen ist eine organisatorische Aufgabe beim Aufbau des Berichtswesens.  Wie sollten Grafiken aufgebaut werden  Hichert-Kurzfassung http://www.controllerverein.com/Tooltipps.173153.html http://www.controllerverein.com/Tooltipps.173153.html 03 OPO – Beispiele

37 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 37 One page only 01Ideen für ein gutes Reporting 02Informationsbedarf des Kunden 03OPO – Beispiele 04 Gruppenarbeit OPO ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26

38 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 38 Auswahl des Zielkunden (Unternehmen / Mitarbeiter)  Unternehmensdaten  Verantwortungsbereich  Persönlichkeitsprofil Gruppenarbeit

39 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 39 Gruppenarbeit 2:  Was sind die relevanten Themengebiete im ausgewählten Unternehmen ?  Für was ist die ausgewählte Zielperson verantwortlich ?  Welche Inhalte sind für die Steuerung des Verantwortungs- bereiches der ausgewählten Zielperson relevant?  Welche Kenngrößen würden Sie berichten... (weniger ist mehr)... Bitte begründen Sie die Auswahl Gruppenarbeit

40 Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 40 One page only – so erfreuen Sie Ihren Chef / Ihr Management. Controllerverein.com