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1 Diese Präsentation zeigt den Aufbau des Programms, sowie die wichtigsten Funktionen und Abläufe zur effizienten Nutzung von Cadia. Diese Unterlage können.

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1 1 Diese Präsentation zeigt den Aufbau des Programms, sowie die wichtigsten Funktionen und Abläufe zur effizienten Nutzung von Cadia. Diese Unterlage können Sie für den Einstieg ins Programm Cadia ausdrucken. Kennen Sie schon unsere Beiträge auf YouTube? Stand: Das Warenwirtschaftssystem für Klein- und Mittelunternehmen

2 2 Download & Installation Cadia können Sie auf allen aktuellen Windows-Betriebssystemen einsetzen. Download: kostenlos über Installation: Die Installationsroutine legt auf Ihrem PC einen Ordner „Cadia“ an und wenn gewünscht auch direkt eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop oder im Startmenü. Testen: 30 Tage unverbindlich und ohne Registrierung!http://www.cadia.de Je nach Wahl der Programmvariante erhalten Sie unterschiedliche Funktionen, Menüs oder Prozessabläufe angezeigt. Danach richtet sich auch der Preis der Software. Bestellung: über Menü Hilfe/Lizenz bestellen

3 3 Alles Wichtige auf einen Blick… Wir beschreiben hier die dzt. höchste Programmvariante CadiaENTERPRISE: Hauptmaske

4 4 Quickmenü Schnellaufruf der wichtigsten Funktionen, & Favoriten Informationen und wichtige Hinweise für die tägliche Arbeit, ein zentraler Terminkalender mit den tagesaktuellen Terminen Menüzeile: alle im Programm enthaltenen Menüpunkte Schnellsuche bei jedem Bereich Programmversion/-Nr., User Name und CadiaKundennummer

5 5 Sind Sie ein neuer Nutzer? Verwenden Sie den Einrichtungsassistenten im Programm: Er nimmt Ihnen viel Arbeit ab! In 6 schnellen Schritten haben Sie die notwendigen, wichtigen Voreinstellungen für die Nutzung des Programms eingerichtet … z.B. Einrichtung des Geschäftsbogen und der buchhalterischen Grundeinstellungen.

6 6 Mit Cadia im Netzwerk arbeiten (mehrere User) Verbindung zur Datenbank 1. Spielen Sie Cadia auf jedem Rechner auf, auf dem Sie es nutzen wollen. Im Netzwerk empfehlen wir die Einrichtung einer SQL-Datenbank: die Beschreibungen dazu finden Sie in der Anleitung, aufrufbar über Programm/Startfenster - >Hilfeangebote. 2. Nehmen Sie die Netzwerkeinstellungen auf allen Clients über Menü Administration gemäß Beschreibung vor.

7 7 Über Menü Administration/Programmoptionen legen Sie die Grundsteine für Ihre Verwaltung: 1. Globale Voreinstellungen für alle Benutzer gültig 2. Lokale Voreinstellungen, individuell pro Benutzer einstellbar

8 8 für DRUCK und für den MAILVERSAND (PDF) Unter anderem erfassen Sie Ihre Geschäftsdaten, um später damit die Geschäftsvordrucke zu generieren:

9 9 Standardtexte (auch mehrsprachig) für Ihre Belege festlegen: (Felder mit Doppelklick bearbeiten, Schriftart & -größe direkt wählen. Vermeiden Sie unnötige Leerzeilen!)

10 10... damit das Programm dann schöne Ausdrucke generiert Der Fast-Report-Berichts- Designer bietet vielfältige Möglichkeiten, „alles ist möglich“: - Layouts selbst anpassen - Layouts von uns anpassen lassen (Muster unserer Kunden) Muster z.B. für den 1) Mailversand … oder für 2) Vordrucke

11 11 Nächster wichtiger Menüpunkt „Grundeinstellungen“ Unsere vordefinierten Tabelleneinträge können Sie ergänzen oder abändern. Anhand dieser Einträge können Sie später in - der Artikelverwaltung - der Kontaktverwaltung und - den Belegen selbst die Auswahl treffen.

12 12 Kontaktmanagement - Adressen verwalten - Serienbriefe schreiben - Newsletter per verschicken - Aktivitäten auf Knopfdruck abrechnen - Wiedervorlagen verwalten - Lizenzen und Wartungsverträge - Betreuung und Akquise CRM: Customer Relationship - Regionale Kundenverteilung für Touren zu Kunden oder Wartungen Das Kontaktmanagement enthält:

13 13 Kontakte können Sie * manuell erfassen oder * importieren Kontakte sind - Kunden - Lieferanten - Nichtkunden oder - Sonstige Darüber lassen sich im nächsten Schritt Ihre Kontakte einpflegen:

14 14 In der Kontaktverwaltung finden Sie alle Informationen zu einem Kontakt: BEISPIEL

15 15 Wenn Sie einen neuen Kontakt anlegen, werden die Voreinstellungen aus den Programmoptionen übernommen, die weiteren DETAILS können Sie nun ergänzen. BEISPIEL

16 16 Auf den weiteren Reitern in der Kontaktverwaltung können Sie ZUSATZDATEN erfassen und div. Informationen abrufen: Ansprechpartner = Personen zu diesem Kontakt Zusatzanschriften und Lieferanschriften Aktivitäten (abzurechnende Leistungen, Aktivitäten) Wiedervorlagen (fällige Termine) Briefe (zu diesem Kontakt) s (Ablage; Neuaufruf, Weiterleitung) Dokumentarchiv (Mails, Briefe, etc.) Belege (Beleghistorie) Kunden- und Lieferantenpreise (abweichende) Objekte (wo Kontakt Auftraggeber ist) Lizenzen & Wartungsverträge Marketing & Analysen (Auswertungen zu diesem K.) Telefonate (mit diesem Kontakt) Mailings (verschickte Serienbriefe oder Newsletter) Fahrzeuge (KFZ-Verwaltung oder Fuhrpark-Verwaltung)

17 17 Zusammengefasst finden Sie alle Kontakte in der KONTAKTLISTE Zu öffnen über das Schnellstartmenü oder über Menü Kontaktmanagement: Hier können Sie Etiketten drucken, Serienbriefe schreiben und auch Massenänderungen durchführen.

18 18 In vielen unserer Listen können Sie auch filtern und sortieren oder Spalten anpassen, verschieben, ein- und ausblenden Zusätzliche Funktionen in Listen: Filter pro Spalte (Maus-Links-/oder Rechtsklick) Funktionen aufrufen (Maus-Rechtsklick = Kontextmenü) Spalten mit gedrückter Maus an anderen Platz verschieben oder über Kontextmenü ausblenden. filtern sortieren Blaue Spaltenschrift = auf Liste ist ein re-Maus-Menü hinterlegt

19 19 Beginnen Sie nun mit der Verwaltung Ihrer Artikel: Artikel manuell erfassen oder importieren Artikel sind: - Waren und Güter - Dienstleistungen (Beratungen, Tätigkeiten, Einsätze …) - Kosten (Büromaterial, Versandkosten, KFZ-Kosten …) - Beiträge und Gehälter (Finanzamt, Krankenkasse, Lohn…) - Spesen (Reisekosten, Wegzeit, Nächtigung …) … alles, was Sie ein- oder verkaufen Startfenster (Quickmenü )

20 20 Artikelverwaltung Mindestbestände lassen sich erfassen & importieren. Warenbestände sind u.a. abhängig von EK-Preis. Sie erhalten diese über einen speziellen Import (Inventur) oder mittels Einpflege im Programm (Wareneingänge). Darüber lassen sich Artikel manuell einpflegen. 2. Möglichkeit: über Menü Admin./ Datenimport Artikel in die Datenbank zu importieren.

21 21 Möchten Sie Ihren Warenbestand pflegen, achten Sie bitte darauf, dass nur Ware die im Bestand ist, auch verkauft werden kann: Warenbestände berechnen sich ausschließlich über den Wareneingang (im Einkauf) und dem Lieferschein (im Verkauf). Über die Bestandsaufnahme bzw. -korrektur (beim Artikel) können Sie einzelne Warenbestände aufnehmen oder korrigieren. Arbeiten Sie mit mehreren Lagern, sind Lagerumbuchungen möglich. Auch eine Inventur lässt sich über Cadia darstellen.

22 22 Artikel (Basisdaten und erweitere Artikeldaten) - Artikelpreise netto oder brutto erfassen - Basispreise, VPE (Umverpackung, Inhalte) - Zusatzpreis, Verleihpreis - Preiszuschläge anhand Preisgruppen erfassen - Staffelpreise anhand Preisgruppen zuordnen - Sonderpreise, zeitlich befristete Artikelpreise - Seriennummernerfassung - Artikeltexte in anderen Sprachen erfassen - alternativer Artikel Vorschlag für Auftragsverwaltung - Artikel als Artikelset definieren - 5 Artikelbilder / Artikeldateien zuordnen - kunden- und lieferantenbezogene Artikelpreise - Barcode-Etikettierung - Import/Export: Warentarifnummer, Ursprungsland, Handelsartikel - Farbe einem Artikel zuweisen - Zuweisung: Warengruppe, Warenuntergruppe, Hersteller, Lieferant, Kategorie, Lager - Angabe Gewicht, Länge/Breite/Höhe, Volumen m3, Artgewicht - kombinierte Artikelsuche nach 5 Begriffen: Artikelnummer, alternative Artikelnummer, GTIN (EAN), Matchcode, Artikelbezeichnung - Artikelprovisionen allgemein, pro Vertreter.

23 23 Alle erfassten/importierten Artikel finden Sie in der Artikelliste wieder, wo Massenänderungen, Aktualisierungen und Preisanpassungen durchgeführt werden können. 1.Zusätzlicher Filter auf Spalte 2.Re-Maus-Menü (f. Massenänderungen) 3.Sortieren in Spalte Auch hier wieder:

24 24 Artikelbestandsinformationen Aus den Bewegungen Ein- und Verkauf (nur in Wareneingang/Lieferschein) ergeben sich die Listen für die Artikelbestandsinformationen: - Warenbestand (mit und ohne disponierten Werten) - Mindestbestand unterschritten - Warenbestand pro Lager (Prüfung auf Stichtag und nach Lagerorten) - Prüfung Warenbewegung - Prüfung Einkaufspreis in Rechnungen

25 25 Die Ein- und Verkaufsbelege sind allesamt ähnlich aufgebaut und unterscheiden sich nur wenig: Alle Belege mit den genauen Detailfunktionen werden in der Hilfedatei genau beschrieben. Klicken Sie dafür auf den Hilfebutton oben in der Navigation.

26 26 1) Einen neuen Beleg erfassen... Über den Neu-Button [>*] legen Sie eine neue Auftragsbestätigung an. über Suche im Startfenster: 2) 3 Möglichkeiten einen bestehenden Beleg zu öffnen (über Hauptfenster): (hier am Beispiel Auftragsbestätigung) den zuletzt erfassten Beleg öffnen: Über die Liste wählen:

27 27 Einen Beleg (Verkauf/Einkauf) erfassen, 1. Schritt: Springen Sie nun mit der Tab- oder der Entertaste von Feld zu Feld und tragen Sie die weiteren Daten ein. Kontakt wählen: Teil eingeben von Kunden-Nachname oder Kundennummer Die Belegnummer (z.B. R ) wird anschließend auto- matisch vergeben und alle Kontaktdaten gezogen.

28 28 1) Artikel wählen (Teil von Artikelname, Beschreibung oder Nummer reicht für Suche) >> alle artikel- relevanten Daten werden automatisch gezogen. 2) Menge eintragen Über Button „neue Pos.“ weitere Artikel erfassen. Fertig! Beleg: Artikelpositionen erfassen, 2. Schritt: In der Positionenliste unten werden sämtliche oben erfasste Positionen gelistet.

29 29 Cadia speichert BELEGE automatisch (bei nachträglichen Änderungen „über Häkchen speichern“). Benötigen Sie einen Beleg im „Urzustand“, dann machen Sie daraus eine PDF-Datei und legen Sie sie beim Kunden ab. Rechnungsbelege werden nach dem Ultimo des Folgemonats (nach Festschreibung) automatisch für Änderungen bzw. Löschungen gesperrt. Andere Belegarten können manuell gesperrt werden. Wenn Sie Ihre Belegnummer abändern möchten (z.B. nicht mit 01 als Rechnungsnummer beginnen), dann ist das ebenso möglich wie das protokollierte Löschen von Belegen. Sämtliche Belege lassen sich auch in anderen Sprachen drucken oder in anderen Währungen erfassen… Sämtliche Anleitungen (z.B. Archivieren von Belegen, Wiederherstellen oder Sperren von Belegen) finden Sie in der Hilfedatei von Cadia.

30 30 Sie brauchen zwischendurch mal Hilfe? Nutzen Sie den Hilfebutton im Formular: Mittels Draufklicken öffnet sich die online-Hilfedatei, Sie stehen sofort beim entsprechenden Thema und erhalten vielleicht sofort Antwort auf Ihre Frage: Links in der Hilfe können Sie im MENÜ blättern, oder über SUCHEN ein Stichwort eingeben. Es empfiehlt sich hier so nach dem Wort zu suchen, wie es in Cadia bezeichnet wird. Weiter geht’s in der Auftragsverwaltung… Die Anleitung ist auch über das Startfenster aufrufbar:

31 31 Auftragsverwaltung / Der Beleg ist fertig angelegt. Sie können noch - Rabatte gewähren - Zwischensummen setzen - Seitenumbrüche setzen - im Angebot Alternativpositionen markieren - auf die Endsumme einen Gesamtrabatt geben oder einen Aufschlag draufschlagen. In der Reiterlandschaft unten können Sie nachträglich - die Texte für diesen Beleg ändern - anhand von vordefinierten Textbausteine abweichende Text- vorlagen wählen.

32 32 1. Aktions-Button (mit allen Befehlen) 2. Funktionsleiste für Beleg mit allen wichtigen Befehlen 3. Funktionsleiste für Artikelpositionen Alle Funktionsbuttons sind mit nützlichen Informationen hinterlegt. Nutzen Sie diese als Unterstützung bei der Arbeit. Sie erhalten sie, wenn Sie mit Ihrer Maus über einen Button, bzw. über ein Programmfeld fahren (bei aktiviertem Bild): Es wird ein Hilfetext (Hint) angezeigt, Beispiel: HINT bei Auswahl Belegsprache: Der Kontakt wünscht Belege (z.B. Rechnung) in dieser Sprache. Auftragsverwaltung / Buttons und Funktionen

33 33 Auftragsformulare Funktionen und Funktionsbuttons (1)Aktion Button (alle Funktionen auf dieser Ebene) (2)Neuer Beleg (3)Beleg speichern (4)Letzte Änderungen verwerfen (5)Beleg duplizieren (6)Sonderbutton (nur in Auftragsbestätigung) (7)Beleg übernehmen in nächste Auftragsebene (8)Beleg übernehmen direkt in die Rechnungsebene (9)Auswahl Layout- oder Belegname (hier Beispiel Auftrag) (10)Beleg in Vorschau anzeigen (11)Beleg drucken (12)Belegdruck mit Original und Kopie (13)Beleg als PDF aufbereiten und speichern (14)Beleg als (mit Anhang PDF) versenden (15)Hilfe-Button für diesen Beleg (16)Schließen des Formulars (17)Rückwärts- und vorwärts blättern in den Belegen (18)[ H ] … Hinweise aus Kontaktverwaltung [Pfeil] … Alle Kontaktdaten gemäß Stammdaten aktualisieren (19)[ i ] … Infobutton > Wechsel zu Kontakt bzw. Objekt (20)Beleg sperren gegen Änderungen (21)Beleg zu Postausgangsbuch geben (22)Wiedervorlage für diesen Beleg anlegen (23)Adresse aus Ansprechpartner wählen (24)Nur Anschrift zu diesem Kontakt aktualisieren (25)Adresse aus Zusatzanschriften wählen (26)Beleg wurde per verschickt (27)Beleg per Telefax verschicken (28)Kontakt ist mit elektron. Übermittlung einverstanden (Standard-Buttons)

34 34 Die Belege können jeweils in die nächste Bearbeitungsstufe übernommen werden Hier die einzelnen Belegstufen in der Hierachie: Einkauf: Anfrage (ob Ware verfügbar) > Bestellung (bei Lieferanten) > Wareneingang (Sie erhalten Ware) > Eingangsrechnung (Sie erhalten Rechnung) Verkauf: Kalkulation > Angebot (wenn Kunde nachfragt) > Auftrag(sbestätigung) (wenn Kunde bestätigt) > od. direkt in RE (z.B. bei Dienstleistungen) > Lieferschein (Sie verschicken Ware) > Auftrag direkt in RE übernehmen (z.B. bei Dienstleistungen) > Rechnung (Sie rechnen ab) Es kann bei jeder Belegstufe gestartet werden, bei Warenlieferungen sollten Sie jedoch Wareneingang und Lieferschein miteinbeziehen.

35 35 Darüber hinaus können Sie mittels Kreuzverbindungen auch Artikelpositionen vom Einkauf in den Verkauf übernehmen oder umgekehrt. Das spart viel Zeit! Beispiel BESTELLUNG Sie haben einem Kunden einen Auftrag bestätigt und Ware liegt nicht auf Lager: neue Bestellung & Positionen übernehmen! Im Einkauf gibt es weitere Möglichkeiten: Wareneingang > Warenrücksendung erstellen (über alles/über einzelne Pos.) Eingangsrechnung > Stornorechnung (über alles oder für einzelne Positionen) Im Verkauf gibt es weitere Möglichkeiten: Angebot > Bestellung für nicht vorhandene Artikel durchführen Lieferschein > Warenrücknahme (von Käufer) von markierten Artikelpositionen Rechnung > Stornorechnung (über alles) oder Gutschrift erstellen (siehe Folgeseiten)

36 36 Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung Auf den folgenden Seiten beschreiben wir den Einkauf : Anfrage … der erste Beleg in der Hierarchie vom Einkauf Eine Anfrage tätigen Sie, wenn Sie Preisinformationen oder Lieferinformationen von Ihrem Lieferanten abrufen möchten (wäre auch tel. möglich), ansonsten führen Sie direkt eine Bestellung durch: neuen Beleg erfassen

37 37 Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung Möglichkeiten der Erstellung: a) aus der Anfrage heraus per Knopfdruck in Bestellung übernehmen b) keine Anfrage vorhanden > direkt eine Bestellung erfassen … weitere Möglichkeiten eine Bestellung zu generieren: - aus einem Auftrag heraus eine Bestellung an Lieferanten schicken (Liste Pos.) - Bestellvorschläge bei günstigstem Lieferanten bestellen (Aktionenbutton) weitere Funktionen: - avisierter Liefertermin pro Artikelposition (Art. Pos.) - Suche der Artikelposition nach Artikelnummer des Lieferanten (Art.Pos.) - Zuordnung von Kostenstelle, Buchungskonto, Objektnr. (Art. Pos.) - Positionen aus bestehenden Aufträgen importieren (Reiter unten) a) Beleg übernehmen oder b) Beleg neu anlegen

38 38 Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung Bestellvorschläge können Sie aus jeder Auftragsbestätigung aufrufen, sofern Sie Warenbestände führen Lieferant wählen (evt. Den mit günstigsten Preis) und auf Knopfdruck Bestellung generieren!

39 39 Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung Bestellprüfung detaillierte Lieferprüfung, ob eingegangene Ware richtig und vollständig ist… Interessant für alle Kunden mit Scannererfassung. Prüfung ob bestellte Ware in einer Lieferung geliefert wurde, ansonsten wird sie als Teillieferung markiert und Rest in Liste Bestellungen ohne Wareneingang zur Nachverfolgung angezeigt.

40 40 Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung = Ware wird angeliefert Möglichkeiten: a) aus der Bestellung heraus auf Knopfdruck in Wareneingangs- schein übernehmen! b) (keine Bestellung) direkt einen Wareneingang erfassen weitere Funktionen: - komplette Warenrücksendung vornehmen (Aktionenbutton) - eine Teilrücksendung vornehmen (über Liste Positionen) - a - - b - = Ware ins Lager aufnehmen

41 41 Einkauf: Bestellung – Anfrage – Wareneingang – Eingangsrechnung = Lieferant schickt Rechnung Möglichkeiten: a) aus dem Wareneingang heraus auf Knopfdruck in Eingangsrechnung übernehmen b) (keine Warenlieferung) direkt Eingangsrechnung erfassen weitere Funktionen: - Kennzeichnung, dass Ware noch ausständig ist (Summenreiter) - aus Beleg Stornorechnung erstellen (Aktionenbutton) - für markierte Positionen eine Gutschrift erstellen (Liste Pos.) - Positionen aus bestehenden Wareneingängen übernehmen (Reiter unten) aufschaltbare Schnittstellen: DTAus-Schnittstelle, DATEV-Schnittstelle, ESR-Schnittstelle (CH) - a - - b -

42 42 Einkauf: Verbindlichkeiten (= offene Lieferantenrechnungen) = Darstellung aller noch zu zahlenden Eingangsrechnungen Haben Sie Eingangsrechnungen bezahlt, können Sie diese über die Liste der Verbindlichkeiten auszeichnen. Die eingetragenen Daten werden automatisch in Ihre Buchungsdaten (Controlling/Buchungsübersicht) übernommen.

43 43 Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung Kalkulation = Grundlage für ein Angebot Sie können eine Kalkulation einem bestimmten Kunden zuweisen und als Angebot übernehmen. Auf den nächsten Seiten beschreiben wir den Verkauf :

44 44 Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung Angebot … der erste Beleg in der Hierarchie des Verkaufs Eine Angebot erstellen Sie, wenn der Kunde eine schriftliche Preis- oder Lieferinformation von Ihnen angefordert hat. Enthaltene Funktionen: - Alternativpositionen (Preis wird nicht in Endsumme einberechnet) - Datum Angebot gültig bis, Datum Angebot erwartet bis, %Erwartung Der Kunde bestellt… aus dem Angebot wird ein Auftrag…>>> neuen Beleg erfassen

45 45 Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein – Rechnung (Auftrag = Auftragsbestätigung) Möglichkeiten: a) aus dem Angebot heraus auf Knopfdruck in Auftrag übernehmen > b) (kein Angebot) > auf Knopfdruck neue Auftragsbestätigung anlegen Zusätzliche automatische Funktionen: - Bestellung von Artikeln direkt aus Auftrag heraus (Liste Pos.) - Bestellung als Direktlieferung direkt aus Auftrag heraus (Liste Pos.) - Anzahlungsrechnung erstellen mit % Wert von Auftragsvolumen (Akt.button) - Anzahlungsrechnung erstellen mit Betrag (Akt. Button) - Positionen aus bestehenden Bestellungen importieren (Reiter unten) - Bestellvorschläge (Aktionenbutton) usw. - a - - b -

46 46 Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung Mit Kontrolle des Warenbestands: a) den Auftrag auf Knopfdruck in einen Lieferschein übernehmen: übernehmen, Prüfung ob Ware vorhanden: (Warenbestand / Durchschnitts-EK-Berechnung) - a - - b -

47 47 Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung b) Ist kein Auftrag vorhanden, können Sie auch direkt einen Lieferschein neu anlegen: Hierbei findet keine Kontrolle statt, ob die Ware im Bestand ist oder nicht >Fehlbestände können auftreten! Zusatzfunktionen: - für markierte Positionen eine Warenrücknahme erstellen, weil der Kunde diese z.B. zurückgeschickt hat (Liste Pos.) - Positionen aus bestehenden Wareneingängen importieren (Reiter unten)

48 48 Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung c) Die weitere Möglichkeit wäre, über die Warenverfügbarkeitsprüfung schon im Auftragsformular einen Lieferschein zu generieren. Diese Möglichkeit nutzen Sie, wenn Sie keine Durchschnittsberechnung Ihres Lagerbestandes wünschen, sondern eine tatsächliche Bestandsberechnung auf die tatsächlichen EK Preise erfolgen soll.

49 49 Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung Möglichkeiten: a) aus dem Lieferschein heraus auf Knopfdruck eine Rechnung erstellen! b) (keine Lieferung) direkt eine Rechnung erfassen Wenn kein Lieferschein erstellt werden muss (bei Dienstleistungen), können Sie auch aus jedem Angebot oder Auftrag heraus direkt eine Rechnung erstellen: - a - - b - Sie schicken Ihren Kunden für erbrachte Leistungen / Waren eine Rechnung

50 50 Verkauf: Rechnung / Gutschriften, Stornorechnung Aus dem selben Formular heraus erstellen Sie Gutschriften bzw. Stornorechnungen das sind negative Rechnungen und werden ebenfalls über das Rechnungsformular erstellt. Möglich sind: - eine neue Gutschrift (ohne Bestandsrechnung) erfassen - eine Teilgutschrift automatisch generieren (Liste Pos.) - eine Stornorechnung (über Gesamtrechnung) auf Knopfdruck automatisch generieren (S-Button).

51 51 Verkauf: Rechnung / Sammelrechnungen Sammelrechnungen generieren Sie direkt in der Liste „Lieferungen ohne Rechnung“ heraus (den Link dazu finden Sie im Hauptfenster) Einzelne Lieferscheine in der Liste markieren und mit einem Klick eine Sammelrechnung generieren. Optional gibt es auch eine 2. Variante, wo in einem Beleg nur die Belegdaten, nicht die einzelnen Artikelpositionen angezeigt werden.

52 52 Verkauf: Rechnung / weitere Optionen 1.Sie liefern gegen Vorauszahlung: Sie senden eine Rechnung im Voraus und liefern erst nach Zahlung? Setzen Sie die Markierung bei „Ware noch nicht geliefert“ … der Beleg bleibt offen zur Bearbeitung unter Hinweise im Startfenster. 2.Anzahlungs- / Abschlags- und Schlussrechnung: Nebst einer „normalen Rechnung“ können Sie mit Cadia auch Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen erstellen. Auf Basis dieser Rechnungen kann später eine Schlussrechnung generiert werden (eigener Ausdruck).

53 53 Haben Sie wiederkehrende Belege (z.B. RE), verwenden Sie Belegvorlagen - diese können terminiert werden: Bei Fälligkeit werden Sie im Hauptfenster darauf hingewiesen:

54 54 CadiaOFFICE bietet auch schöne Funktionen bei Barverkauf... oder wenn Sie Artikel mit einem Barcodescanner im Programm erfassen möchten:

55 55 Sie erhalten mit dem Download sämtliche Standardberichte, welche Sie mit Anpassung der Musterdaten so verwenden können. Über den Berichtseditor von FAST-Report lassen sich diese Layouts jederzeit ändern und Ihren Bedürfnissen anpassen: Gerne können Sie auch das Cadia-Team mit der Anpassung Ihrer Geschäftsbögen beauftragen.

56 56 Cadia berechnet im Startfenster laufend die Hinweise zu Aktuelles, aber auch zum Ein- und Verkauf: Klicken Sie darauf, öffnen sich die jeweiligen Listen, die bearbeitet werden müssen... 1.Offene noch zu bearbeitende Aufträge 2.noch nicht versandte Belege 3.Belege mit „offenem Status“ 4.Listen wie Offene RE und Verbindlichkeiten mit aus- bzw. anstehenden Zahlungen Die sind u.a.:

57 57 = Liste der Rechnungen, die von Kunden noch nicht bezahlt wurden: Offene Rechnungen (auch Offene Posten) 1.Bezahlt ein Kunde, zeichnen Sie die Rechnung hier aus (als Teil- oder als Gesamtzahlung) oder 2.Sie verwenden das Banken-Import-Tool zur teilautomatisierten Verbuchung Ihrer Umsätze (Controlling; ab CadiaEnterprise). Hauptfenster 1b: Re-Maus-Funktion: 1a

58 58 Liste aller Rechnungen, welche das Fälligkeitsdatum überschritten haben. MAHNWESEN = Überfällige Rechnungen Bezahlt ein Kunde nicht, können Sie hierüber mahnen: - per Einzelmahnung - per Sammelmahnung pro Kunde Hauptfenster

59 59 Einnahmen (aus Verkauf) und Ausgaben (aus Einkauf) werden in CadiaOFFICE automatisch verbucht = integrierte Verbuchung CadiaOFFICE bereitet Ihre buchhalterischen Daten excellent für Ihren Steuerberater vor. Sie übergeben Ihre Daten via DATEV, Diamant oder Lexware-Schnittstelle. Fordern Sie Schnittstellen über das Kundenportal an.

60 60 Unter Controlling finden Sie weiters wichtige Statistiken und Auswertungen: z.B. Statistiken und Auswertungen: Hier finden Sie viele interessante Auswertungen für Ihr Unternehmen: - welchen Umsatz erzielt welter Sachbearbeiter mit welchem Artikel … - Umsatz und Marge nach Kunden pro Monat pro Warengruppe… - Adressmaterial für Verkäufe nach Warengruppen… - und viele viele mehr… - Kassenabstimmung (-umsatz, -journal) - Inventar (Equipment) - Analysen Ihrer Umsätze im Ein- und Verkauf - Statistik/Auswertungen - Liste Vertreterprovisionen (Provisionsgutschriften) - Auswertung Kostenstellen - Schnittstellen (Lexware, DATEV, Diamant, DTAus) über Kundenportal zu bestellen Bankenimport und Verarbeitungstool für Ein- und AusgangsRE (ab CadiaEnterprise)

61 61 Die Objekt- oder Projektverwaltung setzen Sie ein, wenn Sie projektorientiert arbeiten möchten oder die Zeiten der einzelnen Mitarbeiter an bestimmten Objekten erfassen. Berechnung des Deckungsbeitrages: Gegenüberstellung von Auftragswerte zu Personal/Material- und sonstigen Kosten ergibt Deckungsbeitrag (im Soll- oder Ist-Stand).

62 62 Ein zentraler Terminkalender verwaltet Ihre Termine. Termine sind: Termine; als Aktivität oder Wiedervorlage deklarierte Termine; Geburtstage oder Feiertage, personifizierte Termineinträge. Ihre normalen Termine können Sie via Google-Synchronisation auch auf Ihren mobilen Endgeräten sehen und bearbeiten (ab CadiaEnterprise).

63 63 Mailings Der Bereich Mailings umfasst - den Newsletterversand (Aufruf über Menü Kontaktverwaltung) - den Serienbriefversand. Der Serienbrief wird direkt aus der Kontaktliste, der Ansprechpartnerliste oder aus der Geburtstagsliste sowie aus dem CRM (Betreuung & Akquise) heraus aufgerufen. Ein Serienbrief wird ausgedruckt und verschickt. Im Newsletterversand lassen sich ebenso die Serienbriefvorlagen verwenden. Ein Newsletter wird per verschickt. Serienbriefvorlagen und Newsletter können zwischengespeichert und wiederverwendet werden. Mailings können beim Kunden nach Bedarf gespeichert werden.

64 64 Newsletter (elektronischer Serienbrief) Nutzen Sie den Cadia- -Client können Sie einen Newsletter (mit oder ohne Anlage) an Ihre Kunden od. Lieferanten per verschicken. Dafür können Sie auch Vorlagen aus Serienbriefen heranziehen.

65 65 Zentraler Cadia -Client (Aufruf über Hauptfenster) Vorteil: bei Eingang werden die Mails, wenn die Absenderadresse bekannt ist, dem Kontakt direkt zugeordnet, bei Versand ebenfalls. Bei Bedarf auch beim Kunden direkt archiviert. Sie können jede einem Mitarbeiter (farblich) zuweisen und einen Bearbeitungshinweis hinterlegen. Posteingang – Postausgang (für mehrere Mailkonten möglich) s empfangen, beantworten & weiterleiten s versenden s archivieren, beim Kontakt ablegen

66 66 Geräte- und Servicemanagement - Geräte verwalten (verkaufte oder vermietete) - Reparaturen annehmen - Wartungsverträge abschließen - Servicetermine verwalten - Serviceaufträge generieren und an Servicetechniker per weiterleiten zur Erledigung - Serviceaufträge vor Ort unterschreiben lassen … (ab sofort in Programmversion CadiaOFFICE Enterprise enthalten)

67 67 Cadia... viele Funktionen, viele Möglichkeiten: Nicht Jeder braucht alles, aber Alle brauchen etwas anderes. Deswegen gibt es auch die unterschiedlichen Varianten. Bei den Mietvarianten unterscheiden wir zwischen 3 Varianten: einer kompakten, einer ausführlichen Variante (Compact/Classic) und der momentanen High-End-Version CadiaOFFICE Enterprise. Die unterschiedlichen Funktionsinhalten erfahren Sie hier: Direktlink Das Programm wird ständig aktualisiert und per Update an Sie weitergegeben. Halten Sie sich über die laufenden NewsletterDirektlink informiert! Für Ihre Datensicherungen sind Sie selbst verantwortlich. Cadia unterstützt Sie dabei! Alles Informative lesen Sie dazu bitte in der Hilfe-Datei, denn Ihre Daten sind Ihr Kapital!

68 68 Hier eine kleine Übersicht über weitere Bereiche in Cadia: Chargen- und Seriennummernverwaltung Produktions- und Ausführungsplanung Ressourcenplanung (mobile Einsätze) Bestellverarbeitung aus MDE (mobilem Erfassungssystem) KFZ Fahrzeugverwaltung Lieferservice / Zustelldienst (Touren) Vertreterprovisionen samt Auswertungen Profitcenter & Kostenstellen samt Auswertungen Inventar und Equipment „Cadia mobil“ von unterwegs aus nutzen. Die jeweilige Beschreibung finden Sie in der Hilfedatei.

69 69 Diverse Schnittstellen zu Shops können aufgeschaltet werden: Aufrufbar über VERKAUF / Shopanbindung - Amazon & Logic-Sale - osCommerce - xtCommerce - Xonic - AuctionStudio - Amazon Marketplace - Quelle.com Infos & Preise erhalten Sie online auf unserer Homepage Weitere Shops auf Anfrage bei der Firma Langwald EDV-Beratung!

70 70 Jetzt Neu Wir bieten integrierte Komplettlösungen: Modul KURIER für Transport- & Speditionsunternehmen, Umzugsfirmen, Paketzusteller, Paketshops & Expressdienste, technische Unternehmer des DPD Modul VERLEIH für Mietservice, Geschirrverleih, Partyservice, Catering, Eventmarketing... Modul PFAND für Getränkehandel * Die MODULE können Sie während der Testphase kostenfrei testen (Test-Freischaltung anfordern). Danach sind diese kostenpflichtig. Ebenso die SCHNITTSTELLEN DATEV, Lexware, Diamant, DTAUS, DSS, EDI, Shops Preise & Infos: siehe Homepage _________________________ Die früheren Module Gerätemanagement bzw. Druck(erei) sind ab sofort keine eigenständigen Module mehr, sondern in der Programmvariante CadiaOFFICE Enterprise enthalten.Homepage

71 71 Diese Präsentation reicht nicht aus, um sämtliche Inhalte des Cadia- Warenwirtschaftssystems darzustellen. Unsere Anleitung, welche Sie über die einzelnen Formulare mit Klick auf Button HILFE direkt aufrufen können, unterstützt Sie bei Ihrer Arbeit und wird stets aktuell gehalten. Auf YouTube finden Sie unter Cadia Warenwirtschaft viele weitere Präsentationen zum „Nachschauen“. Direktlinks dorthin über Startfenster, Button „Hilfeangebote“.

72 72 Nebst der Hilfedatei führen wir online ein Forum, wo Sie nach Registrierung auch eigene Beiträge veröffentlichen können. Im Forum finden Sie viele praktische Anregungen und Tipps und natürlich auch Hilfe, wenn ein Fehler auftritt. Erhalten Sie also eine nicht eindeutige Fehlermeldung, wechseln Sie über das Startfenster ins Forum FAQ: Dort sind alle uns bekannten Fehlermeldungen gelistet.

73 73 Sie testen Cadia… … können sich jedoch für keine Variante entscheiden? … und haben noch Fragen bzw. … benötigen Unterstützung bei der Entscheidung? Wenden Sie sich an unseren Vertrieb. Wir finden gemeinsam ganz bestimmt die richtige Lösung für Sie.

74 74 Support & Unterstützung Für persönliche Unterstützung zu Programmfragen, wenn Sie schon Kunde sind, richten Sie Ihre schriftlichen Anfragen bitte ausschließlich über unser Kundenportal an uns. Sie können gerne auch unsere kostenlosen Hilfen nutzen, um Ihr Anliegen evt. kurzfristiger zu klären. Ihr Anliegen wird innerhalb von 2 Werktagen bearbeitet. In dringenden Fällen erreichen uns Nutzer einer Mietsoftware auch telefonisch. Unsere Supportzeiten sind: Montags-Freitags (werktags) von 09:00 – 13:00 Uhr. Wünschen Sie Support auch außerhalb der o.a. Supportzeiten (und abends, an Wochenenden und Feiertagen) buchen Sie bitte unseren Premium-Support > siehe Kundenbereich, Ihre Downloads.

75 75 Sie arbeiten gerne mit Cadia? Wir würden uns freuen, wenn Sie Cadia weiterempfehlen! Für jede positive Werbung erhalten Sie einen Freischaltbonus auf Ihre bestehende Freischaltung, nähere Infos finden Sie online auf unserer Homepage. Auf Button „Cadia empfehlen“ klicken, Daten ausfüllen & übermitteln. Wir kümmern uns um die weiteren Dinge.

76 76 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Haben Sie noch weitere Fragen ? Rufen Sie uns an, wir freuen uns auf Sie. Tel. Österreich: +43 (0) Tel. Deutschland: +49 (0) Stefan Langwald und sein Team


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