Poltys CA Appointment Reminder Modul Training Präsentation Poltys CA Appointment Reminder Modul

TDE, NCP and NS1000 series PBX Leistungen Kunden Minimiert Rufabstellungen Reduziert No-Shows Zeiteinsparung für das Personal Verbessert den Grad der Kundenzufriedenheit Händler Steigern den Vertrieb in dem Bereich der Arzt/Zahnarztpraxen Jeglicher Service Geschäftsterminbestätigung Notmeldungen Mitteilungen der Schulen an die Eltern Vertriebsgesellschaft In neue vertikale Märkte eindringen und bessere Konkurrenzfähigkeit (Gesundheitswesen, Bildungswesen, Service-Unternehmen) leisten TDE, NCP and NS1000 series PBX

Appt Reminder Modul – Inhalt der Präsentation Konfiguration Überblick Funktionen TDE, NCP and NS1000 series PBX

Sektion 1 Überblick

Überblick Funktioniert mit der CA PRO/Supervisor/Console Mehrsprachen-GUI Mehrsprachen- Erinnerungsmeldungen Verwendet Text to Speech Technologie die in dem MS Server 2008/2011 eingebunden ist Auf dem Poltys Gerät vorinstalliert Die Terminliste kann von dem Benutzer ausgefüllt werden oder aus einer CSV Datei importiert werden Online Status während der Ausführung

Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus Kunden automatisch anrufen und Erinnerungs-Meldung vorspielen Call Every Entry in the List Call answered- Pay message No Answer – Retry later Kunden CA + TDE/NCP/NS1000 Kunden SIP Rufe jeden Kunde in der Liste an Falls Anruf beantwortet – Spiele Nachricht vor Falls keine Antwort – Wiederhole den Versuch später Poltys Appointment Reminder Anwendung Kunden Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

Anwendungsfall – CA Servermodus Kunden automatisch anrufen und Erinnerungs-Meldung vorspielen Call Every Entry in the List Call answered- Pay message No Answer – Retry later Kunden NCP/TDE/NS1000 Kunden SIP CA Server Rufe jeden Kunde in der Liste an Falls Anruf beantwortet – Spiele Nachricht vor Falls keine Antwort – Wiederhole den Versuch später Poltys Appointment Reminder Anwendung Kunden Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

Gerät Poltys Gerät Bei dem Poltys Gerät ist das CA Terminanzeige - Modul voreingestellt und der Server vorkonfiguriert Vorteil für den Endbenutzer – Leichte Fernunterstützung, leicht zu ersetzen Vorteil für den Dealer – Leicht zu installieren, konfigurieren und an Panasonic PBX zu verbinden Gerät Beschreibung Musterbilder Ports Kleines Gehäuse Intel D2700MUD 2.13 GHz Dual Core Atom D2700, 2GB RAM, 60GB SSD Treiber Gerätmaße: 9” x 8” x 2.5” Packed: 13” x 11” x 4.5” Verpacktes Gewicht: 6lb Maximal 4 SIP Ports Low profile 1U, 19” Rackmount Quad Core 3.2 GHz I7, 4GB RAM, 250GB enterprise level HDD, X8STi Supermicro motherboard, Low profile 1U, 19” Gestellchassis Gerätmaße: 19” x 15” x 3.5” Packed: 22” x 19” x 7” Verpacktes Gewicht: 16lb Maximal 48 SIP Ports Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

Sektion 2 Konfiguration

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät Das Poltys Gerät kommt mit vorinstallierter Terminanzeige Server Verbinden Sie die Geräte wie unten angezeigt Gerät starten Login mit den MS Windows Benutzeranmeldeinformationen die Poltys zur Verfügung stellt LAN Switch (dasselbe Netzwerk wie die TK-Anlage) USB Tastatur/Maus

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät Das Poltys Gerät ist für den Betrieb von DHCP server konfiguriert Finden Sie die IP Adresse des Poltys Geräts heraus und bewahren Sie sie auf 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Netzwerk-Piktogramm in der Windows Task-Leiste und wählen Sie den Menüpunkt “Offenes Netzwerk- und Freigabecenter ” auf dem Poltys-Gerät 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Details” 4. Schreiben Sie sich die IP Adresse, zur weiteren Verfügung, auf 2. Wählen Sie “Lokale Netzwerkverbindung”

Konfigurieren Sie das Poltys Gerät Start Appointment Reminder Config Anwendung aus dem Windows Desktop des Poltys Geräts Doppelklicken Sie das Piktogramm Appointment Reminder Config icon auf dem Windows Desktop des Poltys Geräts

Konfigurieren Sie die SIP Ports in dem Poltys Gerät Das Appointment Reminder – Gerät wird an die Panasonic TK-Anlage via einem kompakten Satz von SIP Nebenstellen angeschlossen Konfigurieren Sie die erste Nebenstelle und die Anzahl an Nebenstellen die von dem Appointment Reminder verwendet werden Stellen Sie Anrufparameter ein Wiederholungs-Zahl – Anzahl von Versuche in dem Falle dass sich niemand meldet bis zum Verzicht Wiederholungs-Zeit – Minutes zwischen den Wiederholungen Trunk Selection Prefix – Vorwahl um die Verbindung zu einer externen Linie durch eine TK-Anlage zu erzielen 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungen wirksam werden 1. Führen Sie die IP Addresse der TK-Anlage ein 2. Stellen Sie Sie die lokale IP Adresse auf dem Poltys-Gerät ein 3. Stellen Sie die erste Erweiterung und die Anzahl von Erweiterungen im Bereich 4. Stellen Sie den TK-Anlagentyp auf: “NS1000”, “TDE” oder “NCP” ein” 5. Stellen Sie die Anrufparameter ein 6. Stellen Sie die Durchwahl der “Telefonzentrale ” ein, auf die die angerufene Person weitergeleitet wird, wenn sie die Ziffer 2 drückt

Terminanzeige Server starten Terminanzeige Server auf Poltys Appliance starten Klicken Sie auf die Schaltfläche “Start”

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX 3.4 Konfigurieren der Panasonic TK-Anlage (1) Die Anwendung Appointment Reminder wird mit der Panasonic TK-Anlage via einem kompakten Bereich von SIP Nebenstellen für Drittanbieter verbunden. Konfigurieren Sie den SIP Nebenstellen-Bereich um mit dem Appointment Reminder mittels der Panasonic Wartungskonsole verwendet zu werden. (1) Installieren Sie die virtuelle Karte für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter) “V-SIPEXT32” Karte auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Virtual menu) 1. Wählen Sie V-SIPEXT32 2. Geben Sie die zu verwendende Kartenanzahl (number of cards) an.

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (2) Wählen Sie eine Registrierungsart für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter) “Manual Mode” auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Site Property -> Main Tab ) 1. Wählen Sie Manual

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (3) Konfigurieren Sie die Einstellungen der Nebenstellen. “Passen Sie die Nebenstellennummer und das Kennwort an” auf dem Web-MC. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Port Property of the corresponding V-SIPEXT32 card ) Das Kennwort sollte 1234 sein 1. Konfigurieren Sie einen kompakten Bereich von SIP Nebenstellen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungen wirksam werden.

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (4) Registrieren Sie das Poltys – Gerät in der TK-Anlage. Poltys Gerät nur im selben Netzwerk mit TK-Anlage verbinden. 1. Überprüfen Sie ob die IP Addresse zu der des Poltys-Geräts passt. (5) Einstellungen für abgehende Gespräche Erlauben der SIP Nebenstellen abgehende Anrufe zu tätigen.

Sektion 3 Funktionen

Appt Reminder Application starten Starten durch Anklicken des “ACD Report” Knopfes in CA Supervisor oder CA Pro 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “ Appointment Reminder” 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “ACD Report”

Appt Reminder GUI Sprachwahl GUI Sprache markieren 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Datei” 2. Wählen Sie den Menüpunkt “Language” 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dropdown-Liste 4. Wählen Sie “Deutsch” 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK” und starten Sie die Anwendung neu

Schließen Sie das CA Modul an das Appt Reminder Gerät an Das CA Appointment Reminder Modul muss an das Poltys Gerät angeschlossen werden 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Einstellungen”. 2. Wählen Sie den Menüpunkt “Datenbankstandort”. 3. Stellen Sie die IP Addresse des Poltys – Geräts ein. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”.

Appt Reminder – Füllen Sie die Kundenliste manuell aus Die Kundenlisten können manuell in der GUI eingetragen werden oder aus einer CSV Datei importiert werden (nächste Slide) 3. Füllen Sie “Telefonnummer”,“Name”, “Nachricht”, “Sprache”, Geplantes Datum”, “ # Stunden - früher ”, ”Startzeit ” and “Stoppzeit”” 2. Ein neuer leerer Eintrag wird zu der Liste hinzugefügt 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungen wirksam werden 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Add” (Hinzufügen) 4. Wiederholen Sie die Hinzufügung von neuen Einträgen zu der Liste so oft wie nötig

Appt Reminder – Importieren Sie die Kundenliste Importieren Sie die Kundenliste aus der CSV-Datei 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. 5. Kreuzen Sie die Option an, wenn die erste Zeile der CSV-Datei Header – Informationen enthält. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche“Importieren”. 3. Wählen Sie die zu importierende Datei. 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Datei” I “Importieren”. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Öffnen”.

Appt Reminder – CSV Dateiformat Optionale Headerzeile in die CSV Datei. 3. Stellen Sie “Gesprächszustand” für sämtliche Datensätze, auf NOT_CALLED ein 5. Stellen Sie “Language” (Sprache) auf die spezifische Sprache ein, die von dem Text-to-Speech Engine verwendet werden soll 7. Stellen Sie “Geplantes Datum” ein um das genaue Datum einzugeben an dem die Besprechung stattfinden wird. 9. Stellen Sie “Startzeit” und “Stoppzeit” auf bestimmte Zeitabstände währen den Arbeitszeiten n denen sie den Termin verkündet haben möchten. 1. Füllen Sie die anzurufende “Telefonnummer ” aus 2. Füllen Sie den “Namen” des Kunden aus 4. Geben Sie die Nachricht ein die den Kunden vorgespielt werden soll 6. Stellen Sie “Wiederholungen ” auf ein, 0 für alle Datensätze 8. Stellen Sie “# Stunden früher erinnern” auf die Stundenanzahl ein, an die Sie im voras an das geplantes Datum erinnert werden möchten

Appt Reminder – CSV Dateiformat Felder Telefonnummer – Die Telefonnummer die für ausgehende Anrufe verwendet wird Name – Der Name der anzurufenden Person Nachricht – Der dem Empfänger vorzuspielende Text mit Verwendung der Text-to-Speech Engine Sprache – Weist darauf hin welche Sprache bei dem Vorspielen der Erinnerungsmeldung verwendet wird. Eingeplantes Datum – Uhrzeit und Datum an dem die Besprechung statfinden soll. # Stunden erinnern – wie viele Stunden früher der Benutzer daran erinnert wird (48 Stunden, 24 Stunden und so weiter) Startzeit – bestimmte Uhrzeit ab der die Terminerinnerung dem Kunden vorgespielt werden kann Stoppzeit – bestimmte Uhrzeit bis zu der eine Terminerinnerung dem Kunden vorgespielt werden kann Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB)

Appt Reminder – Anrufe starten/stoppen Als Standard, ist der Service im Beginn-Zustand Beenden Sie es durch drücken von „Service beenden“ Starten Sie es durch drücken der Schaltfläche „Service beginnen“ Nur Anrufe mit dem Anrufstatus eingestellt auf NOT_CALLED, (KEIN_ANRUF) NO_ANSWER (KEINE_ANTWORT) und Wiederholungs-Zahlen kleiner als die max. Wiederholungszahl werden bearbeitet 1. Service beginnen 2. Service beenden

Appt Reminder Anrufsablauf Main Script Anrufsablaufdiagramm Kundenanruf Ablaufdiagramm

Appt Reminder Anrufsprotokoll Anrufprotokolle können nur von dem Poltys – Gerät abgerufen werden Verbinden Sie Bildschirm/Maus/Tastatur mit dem Gerät Loggen Sie sich in MS Windows ein USB Tastatur/Maus

Appt Reminder Anrufsprotokoll Appointment Reminder Config Application vom Desktop des Poltys Geräts starten “Anrufprotokoll/Export” markieren und dann Text oder CSV 2. Klicken Sie auf die Registerkarte “Anrufsprotokoll” 1. Doppelklicken Sie auf das Piktogramm Appointment Reminder Config auf dem Windows Desktop 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Exportieren” um Informationen im CSV oder TXT Format zu speichern

Vielen Dank Thank you for your participation. This portion of the course is now complete.