PROJEKTMANAGEMENT Wissen schafft Verantwortung. Global Marshall Plan Academy PROJEKTMANAGEMENT Projekte erfolgreich planen und umsetzen Bernadette Gruber und Franz Fehr Wien, am 26. März 2011 1

Was ist Projektmanagement? Planung: Projektleiter, Projektgruppen, Projektziele, Planung der Abläufe, Terminplanung, Budgetierung,… Koordination: Anleitung/Motivation der Mitarbeiter, Überwachung des Projektverlaufes, Koordination der Bereiche (Auftraggeber, Team),… Kontrolle: prüfen der Wirksamkeit der geplanten Maßnahmen

Was ist ein Projekt? Einmaliges Vorhaben mit eindeutiger Aufgabenstellung bestimmtem Zeitrahmen (Anfang und Endpunkt) begrenztem Ressourceneinsatz (Arbeitskraft/-mittel) festgelegtem Kostenrahmen

Welche Phasen durchläuft ein Projekt? Konzeption und Definition des Projektes Planung des Projektes Durchführung des Projektplanes Abschluss und Bewertung des Projektes

Welche Phasen durchläuft ein Projekt?

Methoden der Projektauswahl Prüfschema: strategiekonform technisch machbar (wirtschaftlich)

Methoden der Projektauswahl

Methoden der Projektauswahl

Übung 1 - Projektauswahl Wählt in der Gruppe ein Projekt, an dem ihr weiterbearbeiten wollt und begründet warum! 10 Minuten

Definition von Projektzielen

Projektdefinition

Definieren des Problems klare Definition des zu lösenden Problems Muss- und Wunsch-Bedürfnisse bestimmen und unterscheiden Sammeln ausreichender Hintergrundinformation über die aktuelle Ausgangslage Verstehen der Gründe für das Projekt und der Motive für seine Durchführung

Erarbeiten der Projektziele Beschreiben was das Projekt erreichen will (Ziele) Klären was das Projekt nicht erreichen will (Nicht-Ziele) Definition der Bedingungen des Projekt-Abschlusses (Basis für den Projekterfolg) Mit 5 oder 6 Zielen arbeiten, die gewöhnlich das gesamte Projekt abdecken sollten

Bestimmen von Projektumfang und Ausschließungen Grobschätzung des Gesamtarbeitsumfanges und der Teilaufgaben Kurzzusammenfassung der signifikanten Arbeiten (1 bis 2 einfache Sätze) Auflistung, was nicht im Projekt inkludiert ist

Definieren des Projektoutputs Was muss am Ende des Projekts erledigt sein? Liste der Produkte (Zwischen- und Endleistungen) und der spezifischen Endresultate des Projekts Betrachtung jedes Projektziels und der dazugehörigen Projektoutputs

Bewerten der Projektschranken Spezifizieren aller wichtigen Ressourcen-beschränkungen Klären der Projektparameter Verstehen projektlimitierender Faktoren

Übung 2 - Zieldefinition 10 Minuten

Bedeutung der Projektplanung

Projektplanung Struktur und Ablauf der Arbeiten Leitfaden für das weitere Vorgehen Welche Arbeiten sind zu erledigen Instrument der Projektplanung: Projektstrukturplan

Projektstrukturplan (PSP) Grafische Darstellung aller Projekttätigkeiten Hierarchische Ordnung der Aktivitäten Haupt- und Teilaufgaben Ziel des PSP: Abzugrenzung eigenständiger Arbeitsabläufe im Projekt Arbeitspakete: kleinste Einheit im PSP, nicht weiter aufgegliedert; klar abgegrenzte Teilaufgabe. Keine Abhängigkeitsverbindungen!

Projektstrukturplan

Regeln für die Erstellung des PSP Ein Verantwortlicher pro Arbeitspaket Arbeitspaket einer Projektphase zuordnen Aufgaben, die nach außen vergeben werden als eigene Arbeitspakete ausweisen Für jedes Element soll die Formulierung klarer Spezifikationen möglich sein / eindeutig abgrenzbar AP nicht zu groß dimensionieren, damit allfälliger Terminverzug rechtzeitig bemerkt werden kann. AP nicht zu klein dimensionieren  Überschaubarkeit

Zweck des PSP Voraussetzung für die Schätzung der Projektkosten und deren Kontrolle Bezugsgrundlage für die Dokumentation und Projektberichte Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ausgangsbasis für Ablauf- und Terminplanung Grundlage für die Kommunikation im Projekt

Übung 3 - Projektstrukturplan Erstellen eines Projektstrukturplanes für das ausgewählte Projekt. 25 Minuten

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Übergang Struktur-/Ablaufplanung Ausarbeiten der Arbeitspaketbeschreibungen Festlegen von Zielen für jedes AP (SMART, eindeutige Formulierung, Ergebnisorientierung!) Abhängigkeiten, Beziehungen, Schnittstellen zwischen Arbeitspaketen Welchen Input benötigt man für die Verrichtung eines AP? Welchen Output liefert es?

Arbeitspaketbeschreibung Arbeitspakete werden in weitere Vorgänge gegliedert Detaillierte Spezifikation von Zielen und Aufgaben Zwischen- und Endergebnisse definieren Zweck? Erfassung & Klarstellung der Detailaufgaben Festlegung klarer Verantwortlichkeiten Grundlage für detaillierte Zeitplanung Grundlage für Kostenplanung & -kontrolle Schnittstellenerfassung

Qualitätsprüfung Entsprechen die Ausarbeitungen der AP den Projektzielen? Führt die Abarbeitung der Arbeitspakete zum fertigen Projekt? Gibt es für jedes Ziel ein AP? Ist jedes Arbeitspaket hinsichtlich zu erbringender Leistung, Terminen und Kosten eindeutig definiert? Input/Output? Sind die nötigen Inputs durch andere AP abgedeckt? Wird der Output für ein anderes AP benötigt? – Wenn ja, welche AP sind davon abhängig? – Wenn nein, ist das AP dann sinnvoll?

Wiederholung: Arbeitspakete Kleinste Einheit im PSP Was ist zu erledigen? Wer ist dafür Verantwortlich? einer Projektphase zugeordnet Formulierung klarer Spezifikationen  eindeutige Abgrenzbarkeit

Übung 4 - Arbeitspaket

Projektablaufplan Darstellung von Verknüpfungen und Abhängigkeiten Festlegen der Reihenfolge der einzelnen Arbeiten Fragestellungen: Welche Arbeiten sind voneinander abhängig? Wie sind sie demnach zweckmäßig anzuordnen?

Strategien zur Ermittlung von Ablaufstrukturen: Progressives Vorgehen – vom Start beginnend (zu jedem Vorgang Nachfolger bestimmen) Regressives Vorgehen - beim Ende beginnend (zu jedem Vorgang vorangehende Tätigkeiten ermitteln) „Pilgerschrittverfahren“ (progressiv bis zu Sammelpunkten und von dort wieder regressiv)

Leitfragen Was ist als erstes zu tun? Was kann auf Basis der Ergebnisse dieser Tätigkeit weiter gemacht werden? Welche Resultate dienen als Input für Folgeaufgaben? Welche Tätigkeiten setzen den Abschluss einer anderen Aufgabe voraus? Welche Tätigkeiten können parallel durchgeführt werden?

Bausteine eines Ablaufs

Arten von Anordnungsbeziehungen Normalfolge (Ende – Anfang) Anfangsfolge (Anfang – Anfang) Endfolge (Ende – Ende) Sprungfolge (Anfang – Ende) Unabhängige Tätigkeiten, können parallel durchgeführt werden

Übung 5 - Ablaufplan Erstellen Sie einen Ablaufplan – nur Normalfolge KONTROLLFRAGEN Inhaltliche Konsistenz? (z.B. ist ein Organisationsschritt nicht abgeschlossen bevor die Einladungen versendet werden?) Sind APs zueinander in Abhängigkeit eingetragen worden, die eigentlich unabhängig sind und parallel durchgeführt werden können? Sind einzelne Arbeitspakete noch zu groß und müssen unterteilt werden? Ist die logische zeitliche Abfolge gewährleistet? Rücksprünge sind nicht möglich! Gibt es „dead ends“? Sind alle zentralen Aufgaben berücksichtigt?

Übergang Ablauf-/Terminplanung Welche Laufzeit fällt für das Gesamtvorhaben an? Wie viel Zeit ist für die Durchführung der einzelnen Tätigkeiten erforderlich? Welche Anfangs- und Endtermine haben die einzelnen Arbeitspakete? Wann müssen von wem welche Arbeitsergebnisse vorliegen?

Funktionen der Terminplanung Erforderlich für das rechtzeitige Erledigen von Aufgaben und damit für die termingerechte Durchführung eines Projektes. Kalkulation der Gesamtdauer des Projektes. Enthält Termine & Dauern aller zu erledigenden Arbeiten. Basis: Ablaufplan, erweitert um klare Zeitangaben.

Funktionen der Terminplanung Möglichst realistische Abschätzung der Zeiterfordernis für jede Teilaufgabe & Kalkulation der Gesamtprojektdauer (Erfahrung, Probeläufe, Expertenschätzungen,…) Pessimistisch („sich warm anziehen“) Optimistisch („sich selbst unter Druck setzen) Ausweichend („sich nie festlegen“) Instrumente: Terminliste Balkenplan Vernetzter Balkenplan Netzplan

Instrumente Terminliste: geeignet für wenig komplexe Projekte, wenig Abhängigkeiten der AP Ereignisse bzw. Vorgänge werden in den Listen nach aufsteigenden Terminen (Abschluss der Tätigkeit) sortiert

Instrumente Balkenplan (Gantt-Chart) graphische Umsetzung der Terminliste, gute Lesbarkeit horizontale Zeitachse, vertikale Listung von Aufgaben und/oder Ereignissen

Instrumente Vernetzter Balkenplan Gantt-Diagramm, das zusätzlich Abhängigkeiten enthält

Instrumente Netzplan Klare Anordnungsbeziehungen Berechnen von Pufferzeiten: Ausweisen von Zeitreserven

Puffer & Kritischer Pfad Pufferzeit Differenz Frühester Anfang (FA) und Spätester Anfang (SA) gibt an um wie viel sich ein Vorgang verschieben lässt, ohne den Nachfolger zu gefährden. Kritischer Pfad Verkettung von Vorgängen, deren zeitliche Änderung den Endtermin beeinflusst Gesamtpuffer des kritischen Pfades = 0

Übung 6 - Projektterminplan Erstellen eines Projektterminplans anhand eines der vorgestellten Instrumente: Terminliste Balkenplan Vernetzter Balkenplan Netzplan Begründen, warum das jeweilige Instrument ausgewählt wurde!

Ressourcenplanung Finanzplan Arbeitsmittel Arbeitskräfte Mitarbeiter Eigenes Zeitbudget

für EURE Aufmerksamkeit! Wissen schafft Verantwortung. Herzlichen Dank für EURE Aufmerksamkeit! Bernadette Gruber bernadette.gruber@oessfo.at Franz Fehr f.fehr@iufe.at