Bildungshappen Projektmanagement KiK (Kompetenzentwicklung in Klein- und Mittelbetrieben in Hessen) Gefördert durch die EU und das Land Hessen.

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1 Bildungshappen Projektmanagement KiK (Kompetenzentwicklung in Klein- und Mittelbetrieben in Hessen)
Gefördert durch die EU und das Land Hessen

2 Themenübersicht: Projektmanagement
Themen des Projektmanagements

3 Projektauftrag und Zieldefinition im Projekt
Der Projektauftrag mit: Name des Projekts Kurzbeschreibung der Aufgaben/des Problems gewünschte Änderung/Ziel Projektzeitraum (von….bis….) Namen der Projektbeteiligten und des Auftraggebers enthält. Ziele SMART definiern: S -> spezifisch M -> messbar A -> attraktiv R -> realistisch T -> terminge bunden Projektvorbereitung

4 Die Projektorganisation
Entscheidungsgremium: Trifft Entscheidungen über den Projektfortgang Projektleitung: Planung, Überwachung und Steuerung des Projektes um Kosten und Termine einzuhalten. Dazu gehört die Planung des Ablaufs, die Koordination mit allen betroffenen Stellen, die Berichterstattung an den Auftraggeber, …. Projektteam: Abarbeitung der Projektaufgaben Entscheidungsgremium Projekt- leitung Projektteam Projektplanung

5 Der Projektstrukturplan
Arbeits-pakete (AP) Start-Ende Name/AT Arbeitstage gesamt (AT) Status Ampel-system Kö Üb AP1 15 20 10 30 75 AP2 12 62 AP3 5 AP… Der Projektstrukturplan bildet die Grundlage für die gemeinsame Arbeit im Projekt. Er enthält die Definition der Arbeitspakte, die benötigte Zeit für die Abarbeitung der Arbeitspakete und die Kürzel der verantwortlichen Bearbeiter. Ein Ampelsystem ermöglicht einen schnellen Überblick über den Stand der Abarbeitung. Projektplanung 5

6 Die Zeitplanung Aufstockung personeller Kapazitäten
Reduktion von Standards Start Ende Verlängerung der Projektlaufzeit Unvorhergesehenes Ereignis Projektplanung

7 Die Zeitplanung Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dez Verfahrensschritt Standortentscheidung Unterlagen einholen, prüfen Entscheidung herbeiführen Umsetzung prüfen Beschaffung 01. Okt Einführung und Schulung Der Zeitplan enthält die im Projektstrukturplan definierten Arbeitspakete. Er ermöglicht einen schnellen Überblick über den zeitlichen Stand des Projektes. Projektplanung

8 Der Projektstartworkshop und Projektgruppensitzungen
Checkliste zum Besprechungs- und Sitzungsmanagement Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit Visualisierung Fangen Sie pünktlich an und beenden Sie die Sitzung pünktlich Versehen Sie die Tagesordnungspunkte mit Zeiten Achten Sie während der Sitzung darauf, das jede/r zu Wort kommt. Achten Sie während der Sitzung darauf, dass sich alle Redner kurz fassen und jede/r ausreden kann. Schließen Sie die Sitzung mit einem Maßnahmen- oder Tätigkeitskatalog ab. 7. Erstellen Sie zeitnah ein Protokoll (Lap-Top) Projektsteuerung

9 Die Projektsteuerung Die Projektsteuerung umfasst:
Regelmäßiges Überprüfen der Mitarbeiter- und Teamzufriedenheit Promoten des Projektes im Unternehmen Regelmäßiges Überprüfen des Projektstrukturplans Regelmäßiges Überprüfen der Vorgehensweise Kommunikation und Information im Projekt Regelmäßiges Ermitteln und Bewerten der Projektfortschrittsdaten Projektsteuerung

10 Beispiele für Verhaltensregeln
Probleme im Projekt Konfliktprävention: Beispiele für Verhaltensregeln - Jede/r ist für sich selbst und für das Gesamtergebnis ver- antwortlich - Jede/r achtet den Partner/die Partnerin - Jede/r hat das Recht, Fehler zu machen - Jede/r bereitet sich auf Meetings, Präsentationen, Einzel- gespräche vor - Vereinbarungen sind verbindlich Beispiel für ein Verfahren bei Nichtbeachtung der Regeln: Konfrontation in der Gruppe Konfliktgespräch in der Gruppe Konfliktmoderation extern Coaching/Supervision Projektsteuerung

11 Projektabschluss Checkliste für den Projektabschluss Projektabschluss
Ja Nein 1. Durchführen einer Projekt-Selbstbewertung 2. Sicherstellen der Motivation der Projektmitarbeiter bis zum offiziellen Projektende 3 Entbinden der ProjektmitarbeiterInnen von ihren Aufgaben durch den Projektleiter 4. Durchführen einer Projektabschluss-Sitzung 5. Entbinden des Projektleiters von seinen Aufgaben durch die Unternehmensführung 6. Erstellen der Projektabschlussdokumentation und Regelung für die Aufbewahrung treffen 7. Festhalten der während des Projekts gewonnenen Erfahrungen 8. Bewerten der Projektzielerreichung 9. Bewerten der Leistung der externen Projektbeteiligten 10. Überprüfen des Vorgehens beim Einbinden externer Projektbeteiligter und ihrer Interessen Projektabschluss