C9-2 Fortschrittskontrolle und Projektsteuerung Alle Maßnahmen, die zur (Über-)Erreichung der Projektziele führen und dabei helfen die Auswirkungen von.

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1 C9-2 Fortschrittskontrolle und Projektsteuerung Alle Maßnahmen, die zur (Über-)Erreichung der Projektziele führen und dabei helfen die Auswirkungen von Planabweichungen zu beseitigen oder zu mildern.

2 Warum Projektsteuerung? Durch aktuelle Information können Korrekturmaßnahmen zeitnah erfolgen Rechtliche Aspekte werden erfüllt Die Koordination zwischen Leistung, Terminen und Kosten erlaubt Adaption an eintretende Ereignisse 2

3 Was gehört zur Projektsteuerung? 3

4 Wer findet wo welches Dokument Sicherstellen der Aktualität Leichte Auffindbarkeit garantieren Projektfortschritte und –ergebnisse nachvollziehbar machen Richtigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit beachten Projektoffice sollte für einheitliches, zentrales Berichtssystem sorgen. Projekthandbuch/Projektakte nicht gleich Projektmanagment-Handbuch. 4 Dokumentation

5 5 Beispiel: Projektakte

6 Regelmäßige, geplante Statussitzungen – Je kürzer das Projekt, desto häufiger die Termine – Persönliche Treffen ermöglichen Beseitigung von Unklarheiten, Maßnahmen können sofort besprochen werden. – Im Krisenfall Frequenz erhöhen Persönliche Gespräche – Unumgänglich, um die Stimmung im Projekt zu erfassen („weiche“ Information) 6 Kommunikation

7 Möglichst zentral aufgehängt, um Wildwuchs und Ausuferung zu verhindern Berichte enthalten die Ergebnisse der laufenden Projektarbeit, sind in die Vergangenheit orientiert Protokolle enthalten Entscheidungen und Aufgaben -> Verdichtung an Hierarchiestufe anpassen 7 Berichtswesen Kommunikation

8 8 Bedarfsmatrix Berichtswesen

9 Cockpit-Berichte Typische Berichtsbestandteile – Kosten, Termin und Qualitätsberichte – Probleme, Risiken und Ursachen Weitere Darstellungsmöglichkeit sind Ampelberichte 9 Beispiel: Projektbericht

10 Voraussetzung: Realistische Meilensteine Regelmäßige Abschätzung, wann MS fertiggestellt wird Ergibt Trendaussage Bespiel mit Ampel und Fertigstellungsgrad 10 Beispiel: Meilenstein-Trendanalyse

11 Grundlage sind die Arbeitspakete des Projektplans Fragen hierzu können unter anderem lauten: – Arbeitspakete, die seit letzter Statussitzung fertigstellt wurden – Beginnende Arbeitspakete – Schwierigkeiten bei Arbeitspaketen und Auswirkungen – Änderung von Arbeitspaketen und Auswirkungen – Aktuelle Kosten- und Termindaten Schlüssel ist Vergleich von Ist- und Sollwerten 11 Maßnahmen

12 12 Beispiele: Maßnahmen