Verkauf – Debitoren Kunden und Kundengruppen SAP Business One, Version 9.0 Willkommen zur Lektion zu Kunden und Kundengruppen.

Lernziele Nach Abschluss dieser Lektion können Sie: Eine Kundengruppe festlegen Einen neuen Kunden anlegen Einen Interessenten anlegen Einen Interessenten in einen Kunden umwandeln In dieser Lektion legen Sie eine Kundengruppe und einen neuen Kunden fest, der dieser Gruppe angehört. Sie legen einen Interessenten an, der dann in einen Kunden umgewandelt wird.

Unternehmensszenario Sie führen eine Marketingkampagne durch, mit der örtliche Schulen als neue Kunden gewonnen werden sollen. Sie legen eine neue Kundengruppe an, um die für Schulen erforderlichen besonderen Preis- und Zahlungsbedingungen zu verwalten. Durch die Verwendung von Kundengruppen wird der Prozess zum Anlegen von Kunden und das Reporting vereinfacht. Sie führen eine Marketingkampagne durch, mit der örtliche Schulen als neue Kunden gewonnen werden sollen. Sie legen eine neue Kundengruppe an, um die für Schulen erforderlichen besonderen Preis- und Zahlungsbedingungen zu verwalten. Durch die Verwendung von Kundengruppen wird der Prozess zum Anlegen von Interessenten und Kunden sowie das Reporting vereinfacht.

Geschäftspartner Der Verkaufsprozess umfasst zwei Arten von Geschäftspartnern: Interessenten Kunden Der Verkaufsprozess umfasst zwei Arten von Geschäftspartnern: Interessenten und Kunden Sie können den Prozess mit der folgenden Geschäftspartnerstammart beginnen: Interessent. Ein Interessent beschreibt Personen und Organisationen im Verkaufsprozess, also Ihre potenziellen Kunden. Interessentenstammsätze werden als Grundlage für Vertrieb und Marketing verwendet. Nachdem Sie erstmalig etwas an einen Interessenten verkauft haben, ändert sich die Geschäftspartnerart zu „Kunde“, d.h. der Interessent wird in einen Kunden umgewandelt. Einem Kundenauftrag ist entweder ein Interessent oder ein Kunde zugeordnet. Wenn Sie eine Lieferung anlegen, muss ein Kunde vorhanden sein. Die Informationen zu Interessenten und Kunden werden in den Geschäftspartnerstammsätzen verwaltet. Mit der zentralen Verwaltung von Geschäftspartnerstammdaten können Sie alle erforderlichen Informationen zum Verkauf sichern, Duplizierung verringern und Dateneingabefehler vermeiden.

Geschäftspartnerstamm Gemeinsame Struktur für alle Geschäftspartner: - Kunde - Interessent - Lieferant Link zum Kontensaldo Reporting verfügbar über den Stammsatz Diese Lektion behandelt Interessenten und Kunden im Verkaufsprozess. Es gibt aber noch einen weiteren Geschäftspartnerstammsatz, den Lieferantenstammsatz. Dieser wird im Einkauf verwendet. Dies soll an dieser Stelle erwähnt werden, da die Daten der drei Stammsatzarten sich sehr ähneln. Deshalb werden in SAP Business One Fenster mit derselben Struktur für alle drei Stammsatzarten verwendet: Kunde, Interessent und Lieferant. Der Geschäftspartnerstammsatz enthält Unternehmensdetails, wie z.B. Adressen, Telefonnummern, Kontaktpersonen, Informationen zu Logistik, Steuern und Buchhaltung, sowie Links zu Kontosalden und Reporting.

Geschäftspartneradressen Rechnungsadresse Lieferadresse Ansprechpartneradresse Kunden und Interessenten können über mehrere Rechnungs- und Lieferadressen im Geschäftspartnerstamm verfügen. Sie können jeweils eine Rechnungsadresse und eine Lieferadresse als Vorschlagswerte festlegen. Außerdem können die Ansprechpartner bei einem Geschäftspartner über eigene Adressen verfügen. Adressen werden automatisch aus dem Geschäftspartnerstamm in Belege kopiert. Wenn mehrere Adressen verfügbar sind, wird ein Auswahlfeld in den Belegen angezeigt, damit die gewünschte Adresse ausgewählt werden kann.

Standardeinstellungen GP-Vorschlagswerte: Zahlungsbedingungen Zahlwege Mahnbedingungen Bevor Sie Geschäftspartner eingeben, legen Sie auf Unternehmensebene Vorschlagswerte für Geschäftspartner fest. Auf der Registerkarte „Geschäftspartner“ in den „Allgemeinen Einstellungen“ des Unternehmens können Sie Vorschlagswerte für Zahlungsbedingungen, Zahlwege und Mahnbedingungen (für den Fall, dass ein Kunde nicht fristgerecht bezahlt) festlegen. Diese Vorschlagswerte kopiert das System dann in jeden neu angelegten Geschäftspartnerstammsatz. Sie können natürlich alle Vorschlagswerte im Stammsatz oder bei Bedarf sogar in den Verkaufsbelegen ändern.

Zahlungsbedingungen Administration > Definition > Geschäftspartner Die Details zu den Standardeinstellungen und weitere Konfigurationsoptionen befinden sich im Administrationsmenü bei der Definition von Geschäftspartnern. In diesem Menü finden Sie die Details zu Zahlungs- und Mahnbedingungen sowie andere Einstellungen zu Geschäftspartnern. Die Zahlungsbedingungen sind unerlässlich und enthalten mehr als nur die Berechnung des Fälligkeitstermins und den Skonto für vorzeitige Zahlung. Kreditlimits und Preislisten sind ebenfalls in der Definition der Zahlungsbedingungen enthalten. Außerdem können Sie über die Zahlungsbedingungen jedem Kunden eine Preisliste als Vorschlagswert zuordnen. Preislisten können auch über eine Kundengruppe zugeordnet werden.

Kundengruppen Für Preisfindung und Reporting Kunden werden nur einer Gruppe zugeordnet Mit Kundengruppen können Sie Kunden zum Zweck der Preisfindung und des Reportings klassifizieren. Kunden können nach Branche oder Größe klassifiziert werden. Ein Kunde kann nur einer Gruppe zugeordnet werden. Berichte können auf der Grundlage von Kundengruppen ausgeführt werden. Auf diese Weise können Sie Umsatzzahlen für verschiedene Branchen anzeigen. Sie können Daten sortieren oder eine Auswahl auf der Grundlage der Gruppen treffen. Wenn Sie einer Kundengruppe eine Preisliste zuordnen, überlagert diese Preisliste die Vorschlagswerte in den allgemeinen Einstellungen.

Interessenten und Kunden Werden auf Presales-Belegen oder in Kundenaufträgen verwendet Werden nicht auf Lieferbelegen oder Rechnungen verwendet Neben den Kunden gibt es im Verkaufsprozess auch Interessenten. Interessenten sind potenzielle Kunden. Mit Interessentenstammdaten können Sie die Presales-Aktivitäten für einen potenziellen Kunden dokumentieren und nachverfolgen. Sie können die folgenden Belege für Interessentenstammdaten anlegen: Angebot, Kundenauftrag, Opportunity und Aktivität. Sie können Interessenten nicht auf Lieferbelegen oder Rechnungen verwenden. Auf diese Weise können Sie mit der Verarbeitung des Auftrags eines potenziellen Kunden beginnen, ohne dass nicht informierte Benutzer Artikel an einen unbekannten oder nicht genehmigten Kunden liefern. Nachdem Sie einen Interessenten einem Verkaufsbeleg zugeordnet haben, können Sie den Interessenten nicht mehr löschen. Dies ist auch der Fall, wenn das Geschäft nicht abgeschlossen wird.

Interessenten und Kunden Werden auf Presales-Belegen oder Kundenaufträgen verwendet Werden nicht auf Lieferbelegen oder Rechnungen verwendet Kunden Werden auf allen Verkaufsbelegen verwendet Interessenten werden bei Geschäftsab-schluss in Kunden umgewandelt Wenn der Interessent zum nächsten Schritt übergeht und ein Produkt oder eine Dienstleistung kauft, wird der Interessent zum Kunden. In diesem Fall müssen Sie einfach nur die Geschäftspartnerstammsatzart von „Interessent“ in „Kunde“ ändern. Alle Informationen, die Sie zum Interessentenstammsatz hinzugefügt haben, sowie alle Belege, die Sie für diesen Interessenten angelegt haben, werden gesichert. Wenn Sie beispielsweise einen Kundenauftrag für einen Interessenten angelegt haben, können Sie nach der Umwandlung eines Interessenten in einen Kunden auf der Grundlage dieses Kundenauftrags einen Lieferbeleg und später eine Rechnung anlegen. Da SAP Business One viele Prozesse des Verkaufsprozesses automatisch abwickelt, müssen Sie beim Anlegen eines Kundenauftrags unbedingt die richtigen Kunden- und Artikeldaten wählen oder eingeben. Wenn zum Beispiel die Liefer- oder Rechnungsadresse eines Kunden falsch oder unvollständig eingegeben wird, kann dieser simple Fehler enorme Auswirkungen auf das finanzielle Ergebnis Ihres Unternehmens haben, wenn Waren an die falsche Adresse geliefert oder Rechnungen an die falsche Niederlassung gesendet werden. In einigen Ländern, z.B. in den USA, werden das Umsatzsteuerkennzeichen und der Steuersatz anhand der Lieferadresse ermittelt. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie die richtige Lieferadresse aus dem Dropdown-Feld ausgewählt haben.

Interessenten in der Angebotsphase Ein potenzieller Kunde fordert ein Angebot über einen PC mit Zubehör an. Interessentenstammdaten, Artikel und Mengen werden im Angebot erfasst. Das System ermittelt den Preis automatisch. Ein manueller Rabatt von 1 % wird im Angebot erfasst. Betrachten wir nun, wie Interessenten in einem typischen Geschäftsszenario in Belegen verwendet werden. Ein potenzieller Kunde fordert ein Angebot über einen PC mit Zubehör an. Interessentenstammdaten, Artikel und Mengen werden im Angebot erfasst. Das Angebot gilt als Offerte für den Interessenten über bestimmte Waren zu einem bestimmten Preis. Der Preis des jeweiligen Artikels für den Interessenten wird automatisch ermittelt. In diesem Beispiel soll der potenzielle Kunde einen weiteren Rabatt erhalten. Deshalb wird ein manueller Rabatt in Höhe von 1 % im Angebot erfasst.

Interessenten im Kundenauftrag Wenn der potenzielle Kunde entscheidet, die Artikel zu bestellen, wird das Angebot in einen Kundenauftrag kopiert. Alle Informationen, einschließlich des manuellen Rabatts, werden in den Kundenauftrag kopiert. Der Interessent kann jetzt oder bei der Lieferung in einen Kunden umgewandelt werden. Wenn der potenzielle Kunde entscheidet, die Artikel zu bestellen, wird das Angebot in einen Kundenauftrag kopiert. Alle Informationen werden in den Kundenauftrag kopiert: Interessentenstammdaten, Artikel und Preis einschließlich des manuellen Rabatts. Der Interessent kann jetzt im Kundenauftrag oder später bei der Lieferung in einen Kunden umgewandelt werden.

Demo: Kunden

Zusammenfassung Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst: Es stehen drei verschiedene Geschäftspartnerarten zur Verfügung: Interessenten, Kunden und Lieferanten. Interessenten werden hauptsächlich in der Presales-Phase verwendet, können aber auch in einem Kundenauftrag eingesetzt werden. Ein Interessentenstammsatz kann in einen Kundenstammsatz umgewandelt werden. Sie können Interessenten nicht auf Lieferbelegen oder Rechnungen verwenden. Kunden und Interessenten können über mehrere Liefer- und Rechnungsadressen sowie Ansprechpartner verfügen. Es stehen drei verschiedene Geschäftspartnerarten zur Verfügung: Interessenten, Kunden und Lieferanten. Interessenten werden hauptsächlich in der Presales-Phase verwendet, können aber auch in einem Kundenauftrag eingesetzt werden. Ein Interessentenstammsatz kann in einen Kundenstammsatz umgewandelt werden. Sie können Interessenten nicht auf Lieferbelegen oder Rechnungen verwenden. Auf Belegen mit möglicher Auswirkung auf die Buchhaltung müssen Kunden verwendet werden. Kunden und Interessenten können über mehrere Liefer- und Rechnungsadressen sowie Ansprechpartner verfügen.

Vielen Dank! Sie haben die Lektion zu Kunden und Kundengruppen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zu Kunden und Kundengruppen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.