Knowledge Modeling and Discription Language ® Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Betriebliches Wissensmanagement Manoubi Slaheddine Mohamed Christian Ott 19.05.2010 Modellierung mit der KMDL® Knowledge Modeling and Discription Language ®

Vorgehen bei der Modellierung Gliederung Inhalt Einführung Motivation, Ziele Grundidee, Ansatz KMDL® v2.2 Sichtenkonzept Prozesssicht Aktivitätssicht Kommunikationssicht Vorgehen bei der Modellierung Phasen Vergleich mit anderen Modellierungssprachen Promote ARIS Schwächen KMDL® v2.2

Einführung Motivation Ziele der KMDL®: Fehlen einer Beschreibungssprache zur Modellierung von wissensintensiven Geschäftsprozessen Kein Werkzeug vorhanden, um Konversionsformen abzubilden Ziele der KMDL®: wissensintensive Geschäftsprozessen und Wissensumwandlungen beschreiben Verbesserung des betrieblichen Wissensmanagement Zwar wurden bekannte Modellierungssprachen um Hilfskonstruktionen erweitert, die das Modellieren von Wissen ermöglichen sollen. Keines der Instrumente bietet allerdings die Möglichkeit wissensintensive Prozesse genau zu modellieren und vor allen Dingen die verschiedenen Arten der Wissenkonversionen zu unterscheiden. Hier setzt die KMDL an, die sich bestehenden Modellierungssprachen orientiert und die Modellierung von wissensintensiven Geschäftsprozessen ermöglicht. Quelle: Gronau, 2009; Pogorzelska, 2009

Erfassung der Dynamik des stillschweigenden Wissens Grundidee, Ansatz Einführung Stillschweigendes/personengebundenes Wissen stärker ins Blickfeld Rücken Erfassung der Dynamik des stillschweigenden Wissens Ansatz: Wissensumwandlung (Wissenskonversion) und Wissensfluss nach Nonaka und Takeuchi (Wissensspirale) Wissen als Ressource gewinnt immer mehr an Bedeutung. Dem kommt die KMDL® in der Form nach, dass sie stillschweigendes und explizites Wissen bei der Modellierung mehr in den Mittelpunkt rückt. Dabei bedient sie sich dem Konzept der Wissensspirale, die die verschiedenen Formen der Wissensumwandlungen und das Entstehen neuen Wissens beschreibt. Durch diesen Prozess „schraubt“ sich das Unternehmen spiralartig in seiner Entwicklung weiter. Quelle: Gronau, 2009; Pogorzelska, 2009

Semiformale, grafenbasierte Modellierungssprache Grundidee, Ansatz KMDL® v2.2 Semiformale, grafenbasierte Modellierungssprache Eindeutig festgelegte Symbolmenge Vorgegebene Syntax Teilweise informale Semantik  Dynamik wissensintensiver Geschäftsprozesse Die aktuelle Version der KMDL ist die Version 2.2, in die eine neue Sicht in das Sichtenkonzept implementiert wurde (Siehe unten). Formale Modelle haben den Vorteil, dass sie sich rechnergestützt mit einem höheren Automatisierungsgrad analysieren lassen, allerdings den Nachteil, dass ihre Aussagefähigkeit aufgrund des Formalierungsgrades beschränkt ist. Die KMDL bleibt in Teilen der Semantik informal, weil die Eigenschaften wissensintensive Geschäftsprozesse sich nicht mit formal definierten Objekten und Eigenschaften abbilden lassen Quelle: Gronau 2009, Pogorzelska, 2009.

KMDL® v2.2 Sozialisation Externalisierung Kombination Internalisierung Grundidee, Ansatz KMDL® v2.2 Sozialisation Externalisierung Kombination Internalisierung Sozialisation: Erfahrungsaustausch, bei dem stillschweigendes Wissen entsteht (Gespräch, Konferenz, Nachahmung) Externalisierung: Umwandlung von stillschweigendem Wissen in explizites Wissen=Information Kombination: Verknüpfung von explizitem Wissen zu neuem explizitem Wissen Internalisierung: Umwandlung von explizitem zu stillschweigendem Wissen, „Learning by Doing“ Quelle: Pogorzelska, 2009.

Betrachtung aus unterschiedliche Perspektiven Ganzheitliche Sichtweise Sichtenkonzept KMDL® v2.2 Betrachtung aus unterschiedliche Perspektiven Ganzheitliche Sichtweise Drei Sichten: Prozesssicht Aktivitätssicht Kommunikationssicht Das Sichtenkonzept ermöglicht die Betrachtung einses Sachverhaltes aus verschiedenen Perspektiven und damit eine umfassendere Berücksichtigung verschiedener Aspekte. Dadurch ist es möglich mehr Relevantes im Prozess zu erfassen. Quelle: Pogorzelska, 2009.

Prozesssicht KMDL® v2.2 Prozesssicht: Beschreibt Prozessablauf in Form von Prozessschritten Ordnet den Aufgaben Ressourcen zu Berücksichtigt nur operationale und organisatorische Sicht (Rollen, Aufgaben, Informationssysteme) Die Prozesssicht ist eine eher grobere Übersicht über den Prozessverlauf. Hier wird dargestellt welche Aufgaben abgearbeitet werden müssen und ihnen die Ressourcen zugeordnet. Quelle: Gronau 2009, Pogorzelska, 2009.

Objekte der Prozesssicht: KMDL® 2.2 Objekte der Prozesssicht: Prozess: umfasst den Prozess an sich, in dem sich die Objekte befinden Aufgabe: Menge von Aktivitäten, die auf Prozessebene nicht weiter betrachtet werden, können sich wiederholen. Geschlossener Sachverhalt im Prozess, detaillierte Betrachtung in Aktivitätssicht Rolle: Jeder Aufgabe werden Rollen zugeordnet, Personen mit mehreren Rollen und Rollen mit verschiedenen Personen denkbar Informationssystem: eingesetzte IuK-Technologie in Anwendung von Menschen Prozessschnittstelle: dienen dem Zusammensetzen von Prozessen zu Prozessketten XOR: exklusives Oder (entweder oder) OR: Oder (entweder oder, oder auch mehrere) AND: und alle Pfade werden durchlaufen Kontrollfluss: gibt Richtung des Verlaufs an Zugehörigkeit: Zugehörigkeitsbeziehungen (Rolle zu Aufgaben und Informationssysteme zu Aufgaben) Quelle: Pogorzelska, 2009, S. 22.

KMDL® v2.2 Beispiel für Prozesssicht: Prozesssicht Quelle: eigene Modellierung

KMDL® v2.2 Aktivitätssicht: Kern des Sprachstandards von KMDL® Detaillierte Beschreibung der Wissenskonversionen Hoher Modellierungsaufwand  genaue Auswahl der zu modellierenden Prozesse erforderlich Hier werden Aufgaben genauer betrachtet Aufgabe = Reihe von Konversionen Identifikation wissensintensiver Geschäftsprozesse: Wertschöpfung in hohem Maße vom Wissen der Prozessbeteiligten abhängig, Quellen- und Medienvielfalt, hohe Varianz, dynamische Entwicklung der Prozessorganisation, unterschiedliche Expertise beteiligt, Einsatz von Kreativität, hoher Innovationsgrad, großer Entscheidungsspielraum Quelle: Pogorzelska, 2009

Objekte der Aktivitätssicht: optionale KMDL® v2.2 Objekte der Aktivitätssicht: optionale Objekte: Atomare Konversion: ein Input und ein Outputobjekt, genaue Identifizierung der Entstehungswege möglich. Komplexe Konversion: ein Inputobjekt und mehrere Outputobjekte oder umgekehrt, Identifizierung der Entstehungswege möglich, ist ausdrucksstärker z.B. Buch Lesen und gleichzeitig vorhandenes Wissen zum Generieren von neuem Wissen darstellbar Abstrakte Konversion: mehrere Input und Outputobjekte, Entstehungswege nicht mehr nachvollziehbar Aufgabe: Referenz zu einer Aufgabe aus der Prozesssicht, Gruppierung von Objekten und Relationen der Aktivitätssicht Informationsobjekt: modellierte Informationen, Dokument, Audiodatei usw. Wissensobjekt: repräsentieren das Wissen einer Person, werden an Person oder Team modelliert Konversion: beschreibt Erzeugung, Anwendung und Verteilung von Wissen und Erzeugung, Verteilung und Bewahrung von Information Anforderung: Anforderungen, die an Konversion gestellt sind, um diese zu realisieren (Wissen oder Funktion) Person: real existierende Person im Unternehmen, Wissensträger Team: Gruppe von Personen Unbestimmte Person: wenn nicht erkennbar ist, wer an Konversion beteilgt ist, oder für zukünftige Sollprozesse Konversionsmethode: gibt an wie Wissensumwandlung durchgeführt wird, immer von Personen durchgeführt Funktion: können als mathematische Funktion eines Systems modelliert werden, Informationssysteme erfüllen mit bestimmten Funktionen Anforderungen der Konversion Listener: werden zur Beobachtung der Input- und Outputobjekte von Konversionen verwendet, dienen zur Definition von Bedingungen, Einschränkungen Quelle: Pogorzelska, 2009, S. 22

Detaillierte Darstellung Aktivitätssicht KMDL® v2.2 Prozessicht Aktivitätssicht Detaillierte Darstellung Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an: Pogorzelska, 2009

Beispiel für Aktivitätssicht Referat erarbeiten: KMDL® v2.2 Beispiel für Aktivitätssicht Referat erarbeiten: Quelle: eigene Modellierung

Kommunikationssicht: KMDL® v2.2 Kommunikationssicht: Ablauf der Kommunikation in der Organisation Identifikation von Schwerpunkten und Defiziten Orientierung an Objekten der KMDL® v2.1 Rollenkonzept Endliche Menge von Kommunikationen Die verwendeten Objekte orientieren sich an denen der KMDL v2.1, sind aber unter Umständen erweitert. Auch das Rollenkonzept wurde hier implementiert, um Möglichkeit der näheren Kennzeichnung zu schaffen. Quelle: Pogorzelska, 2009

Objekte der Kommunikationssicht: KMDL® v2.2 Objekte der Kommunikationssicht: 1 2 Ebene: beschreibt den Rahmen/Ort der Kommunikation, bspw. Büro/Mensa, wenn Ebenen auf der gleichen Abstraktionsebene liegen, können über Kommunikationsmittel verbunden werden. Informationssystem: siehe andere beiden Sichten Kommunikationsmittel: beschreibt eingesetztes Medium/Art er Kommunikation Listener: siehe Aktivitätssicht Person: siehe Aktivitätssicht, können Sender und Empfänger sein, also auch Anfangs- und Endpunkt Rolle: siehe Prozessicht, genauere Beschreibung einer Person Kommunikationstabelle: Erfassung der Kommunikationsdauer- und Häufigkeit, Tabellenkopf kann frei gewählt werden, Zuordnung zu Kommunikationsrelation muss klar erkennbar sein Team: siehe Aktivitätssicht Relationstyp grün (1): gleiche Zeit, gleicher Ot Relationstyp schwarz (2): unterschiedliche Zeit, unterschiedlicher Ort Relationstyp rot (3): unterschiedliche Zeit, gleicher Ort Relationstyp blau (4): gleiche Zeit, unterschiedliche Orte 3 4 Quelle: Pogorzelska, 2009

Unterscheidung der Relationstypen nach Anzahl der Teilnehmer: Kommunikationssicht KMDL® v2.2 Unterscheidung der Relationstypen nach Anzahl der Teilnehmer: Unicast: zwei Teilnehmer, 1:1 Multicast: mehrere Teilnehmer, ein Sender, mehrere Empfänger: 1:n Unterscheidung zwischen geplant und ungeplanten Relationen: Geplant z.B. als Meeting Ungeplant z.B. zufälliges Treffen in der Mensa Quelle: Pogorzelska, 2009

Unterscheidungsmatrix nach Ort und Zeit: Kommunikationssicht KMDL® v2.2 Unterscheidungsmatrix nach Ort und Zeit: Anytime-Anyplace-Matrix Selbe Zeit unterschiedlicher Ort (4) Unterschiedliche Zeit, unterschiedlicher Ort (2) Selbe Zeit, selber Ort (1) Unterschiedliche Zeit, selber Ort (3) Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Pogorzelska, 2009.

Beispiel Kommunikationssicht: KMDL® v2.2 Beispiel Kommunikationssicht: In einem Gespräch zwischen den Referenten tauchen Fragen bezüglich des Referats auf, die nur mit Hilfe der Übungsleiterin Priscilla geklärt werden können. Die Fragen werden in diesem Modell von Manoubi aus der Mensa an Priscila gemailt, deren PC sich im Büro des Lehrstuhls Wirtschaftsinformatik befindet. Quelle: eigene Modellierung

Vorgehen Vorgehen: 0. Projektanbahnung Phasen Vorgehen Vorgehen: 0. Projektanbahnung 1. Zielvereinbarung und Auswahl der Geschäftsprozesse 2. Aufnahme des Prozessmodells 3. Identifikation wissensintensiver Aufgaben 4. Aufnahme des Aktivitätsmodells 5. Analyse und Auswertung 6. Entwicklung eines Sollkonzeptes 7. Umsetzung 8. Evaluation Phase 1 (zweite Phase): Vorstellung der Sprache, Methode und Vorgehen, Festlegung von Zielvorstellungen, Priorisierung der Aufnahmerehenfolge Phase 2 (dritte): Aufnahme der wissensintensiven Geschäftsprozesse in Prozesssicht; drei Schritte: interviewgestützte Aufnahme und erste verbale Formulierung, Nacherfassung und Modellierung der erhobenen Informationen, Übergabe der Projektbeteiligten zur Prozessüberprüfung Phase 3 (vierte Phase): Identifikation besonders wissensintensiver Aufgaben (hohe Medienvielfalt, viele Prozessbeteiligte, verschiedene Expertise, hoher Entscheidungsspielraum, Kreativität, hoher innovationsgrad usw.) Phase 4 (fünfte Phase): Erstellung des Aktivitätsmodells in drei Schritten: Aufnahme der Aktivität, Evaluierung durch Projektpartner, Nachbearbeitung Phase 5 (sechste Phase): Stärken- und Schwächenanalyse durch Auswertung von Reports, Sichten, Erkennung von Prozessmustern, freier Potentialanalyse Phase 6 (siebente Phase): Nach Potentialanalyse Erstellung eines Sollkonzeptes (Verbesserungsmaßnahmen: personell, kulturell, organisatorisch, informationstechnisch) Phase 7 und 8 (achte und neunte Phase): Umsetzung des Konzepts und Evaluierung der Ergebnisse Quelle: Gronau, 2009 und Pogorzelska, 2009

Methodenvergleich ARIS: Kategorisierung und Bewertung von Wissen Wissensstrukturdiagramme und Wissenslandkarten Zuordnung des Wissens zu Organisationseinheiten Fokus: Dokumentation von Wissen in Geschäftsprozessen Wissenserzeugung und Nutzung über Umwege modellierbar ARIS zielt vor allen Dingen darauf ab Wissen im Prozess zu identifizieren und zu dokumentieren. Die Wissenserzeugung lässt sich über Metainformationen zwar modellieren, allerdings lässt das entstehende Modell keine Schluss zu woher das Wissen stammt. Darüber hinaus sind Wissensflüsse und Wissensumwandlungen nicht erfassbar. Quelle: Pogorzelska, 2009.

Methodenvergleich PROMOTE Steuert Sammlung und Verteilung von prozessrelevantem Wissen Nutzung und Verwaltung von Wissen Annahme: Wissensprozesse zur Transformation von Wissen  Beschreibung mit Modellierungswerkzeugen Formulierung strategischer Ziele, Identifikation relevanter Wissensprozesse, Erfassung/Modellierung Systemimplementierung Ziel ist es Methoden und ein System zu entwickeln, das bestehende Geschäftsprozesse ins Wissensmanagement integriert. Dadurch soll eine Anwendungsorientierung gewährleistet werden. Letztendlich soll die Unterstützung der Wissensprozesse durch IT erreicht werden Quelle: Pogorzelska, 2009

Besonderheiten der KMDL Fazit Methodenvergleich Besonderheiten der KMDL Personen- und instanzbezogene Erhebung Differenzierung von Wissen und Information Abbildung individueller Kompetenzen (stillschweigendes Wissen) Realitätsnahe Modellierung, Berücksichtigung variantenreicher Prozessverläufe Der wichtigste Aspekt ist die mögliche personen- und instanzbezogene Erhebung. Damit ist es vor allen Dingen möglich stillschweigendes Wissen entsprechenden Individuen oder Teams zuzuordnen und zwischen Wissen und Information zu unterscheiden. Quelle: Pogorzelska, 2009

Eignung für die Modellierung von wissensintensiven Prozessgeschäften Fazit Methodenvergleich Eignung für die Modellierung von wissensintensiven Prozessgeschäften ARIS PROMOTE Zielsetzung Dokumentation Planung Impliziter Wissensbegriff ++ Wissenskonversion -- Trennung Wissen/Information - Personenbezogene Modellierung von Wissen Wissenslandkarten Sichtenkonzept + Der wichtigste Aspekt ist die mögliche personen- und instanzbezogene Erhebung. Damit ist es vor allen Dingen möglich stillschweigendes Wissen entsprechenden Individuen oder Teams zuzuordnen und zwischen Wissen und Information zu unterscheiden. Quelle: Gronau et al.

Schwächen KMDL® v2.2 Durch semiformalen Charakter entstehen Unklarheiten Keine vollständig automatisierte Auswertung möglich Hoher Modellierungsaufwand der Aktivitätssicht - nur ausgewählte Prozesse modellierbar (Effizienz) Zu wenig Möglichkeiten zur Abbildung von Zusatzinformationen Rollen müssen mehrfach modelliert werden (Übersichtlichkeit) Quelle: Gronau, 2009; Eggert, 2010.

Quellen EGGERT, Sandy (2010): Prozesskartographie visualisiert Enterprise Content Management, in: isreport, 14. Jg., 04/2010. GRONAU, Norbert (2009): Wissen prozessorientiert managen – Methoden und Werkzeuge für die Nutzung des Wettbewerbsfaktors Wissen in Unternehmen, München. GRONAU, Norbert; PALMER, Ulrich; SCHULTE, Karsten; WINKLER, Torsten: Modellierung von wissensintensiven Geschäftsprozessen mit der Beschreibungssprache K-Modeler, http://subs.emis.de/LNI/Proceedings/Proceedings28/GI-Proceedings.28-60.pdf, recherchiert am 18.05.2010. POGORZELSKA, Barbara (2009): Arbeitsbericht (umfangreiche Beschreibung) – KMDL® v2.2, http://wi.uni-potsdam.de/hp.nsf/0/9827EC1E6A47318CC12572C800537C59/$FILE/Arbeitsbericht_KMDL%20v2.2.pdf, recherchiert am15.05.2010.