Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination Thomas Herrmann Informatik und Gesellschaft FB Informatik Dortmund.

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1 Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination Thomas Herrmann Informatik und Gesellschaft FB Informatik Dortmund

2 Forschung und Entwicklung bei Informatik und Gesellschaft
WebGuide SeeMe Ziel: ergonomische Gestaltung der Wechselwirkungen zwischen Mensch, Technik und Organisation

3 Überblick Rückblick auf Move Ein Konzept teil-autonomer Koordination
Beispiel Ansätze der Realisierung

4 Ausgangspunkt: Mögliche Rolle von Mitarbeitern auf der Ausführungsebene
Mitwirkung bei der Erhebung Beteiligung bei der Einführung Ausführung Anpassung Feedback

5 Erhebung Betriebswirt-schaftliche Kennzahlen Mitarbeiter- orientierte Zyklisches Vorgehen Erhebungs- methoden Modellierungs-methoden Erheben Modellieren Schon bei der Erhebung entscheidet sich die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Mitwirkung

6 Beteiligung Prototypischer Fahrplan für Beteiligung bei der Einführung von Workflow-Management Phasen der Beteiligung Methoden anwenden Projektetablierung und Erhebung Modellierung und Soll-Konzeption Probephase und Feedback Evaluation und Feedback Regelbetrieb Informierung Vorschlags-wesen Workshops Qualifizierung Beratung Interviews Visualisierung

7 meistens bei Sonderfällen
Anpassung von Abläufen (z.B. Eskalation) der Aufgabenzuteilung bzw. Aufgabenübernahme der (Menge der) genutzten Dokumente meistens bei Sonderfällen

8 Fazit zum Stand der Dinge
Qualifizierte Mitwirkung bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen nur in besonderen Phasen oder bei Sonderfällen Gleichförmiges Routinehandeln ist bei der Fallbearbeitung vorherrschend und erwünscht Ungeeignete Grundlage für kontinuierliches und unternehmensweites Lernen

9 Zukunftsperspektive: Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination
Statt Arbeit mit vorgegebenen Workflows: Mitarbeiter entwerfen selbst semi-strukturierte Workflows als partielle Abbildung ihrer Arbeit

10 Geeignete Aufgaben nur ein Teil des Prozesses wiederholt sich nach dem gleichen Muster regelmäßig und häufiger auszuführen potentiell ganzheitliche Aufgabe, die fallweise auch arbeitsteilig erledigt werden muß geeignete Auswahl und Abfolge von Tätigkeiten nicht vorab festlegbar wechselnde Ressourcen und Zuständigkeiten elektronische Unterstützung einer vollständigen und effizienten Aufgabenausführung wünschenswert möglich

11 Groupware reicht nicht
Viele Groupware-Systeme enthalten zu wenige Elemente, die Koordinierung unmittelbar unterstützen zur Koordinierung anregen Koordination systematisieren und zwar für die Endnutzer selbst

12 Diagramme für semi-strukturierte Workflows selbst gestalten – Beispiel –
Besprechung vorbereiten Teilnehmer festlegen Termin festlegen

13 Diagramme verfeinern Besprechung vorbereiten Termin festlegen Termin
auswählen Termin mitteilen Termin bestätigen lassen Raum buchen

14 Raum und Ausstattung kontrollieren
Diagramme erweitern Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten

15 Workflow Flexibilität beim Festlegen der Abfolgen
Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten ...

16 Flexible Aufgabenverteilung
Initiator Teilnehmer Referent Sekretariat Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten

17 Flexible Parallelarbeit
Initiator Teilnehmer Termin bestätigen Besprechung vorbereiten

18 Flexible Parallelarbeit
Initiator Teilnehmer Termin bestätigen Besprechung vorbereiten

19 Flexible Nutzung von Ressourcen
Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten Protokoll Letzte Einladung Teilnehmerliste Dokumente

20 Integration der Anwendungen
Besprechung vorbereiten Termin festlegen Termin auswählen Termin mitteilen Termin bestätigen lassen Raum buchen

21 Integration der Anwendungen
Besprechung vorbereiten Termin festlegen Termin auswählen Termin mitteilen  Termin bestätigen lassen Raum buchen

22 Das abstrakte Prinzip ist ausschlaggebend
X Y Z        Initiator C D B

23 Checklisten reichen nicht
Unangemessene Sequenzialisierung wird nahegelegt Visualisierung eingeschränkt Eindimensionale Navigation Geringe Flexibilität bei der Zuordnung und Gruppierung

24 Geeignete Unterstützung
Automatisches Vorbereiten Verfügbarkeit eines integrierten Editors Angebot von Vorlagen zur Erzeugung von Varianten Regeln können vorgegeben werden Einzelmodelle miteinander verknüpfen

25 Lernendes Workflow und teil-autonome Koordination ist durch übergeordnete Geschäftsprozesse zu unterstützen Verwaltung individuell erzeugter und angepaßter Workflows Wissensmanagement und kontinuierliche Verbesserung: Best-Practices werden dokumentiert und fortentwickelt Datenschutz

26 Übergeordnete Aktivitäten
Instantiieren Speziali-sieren Verallge-meinern Anpassen Abgleichen, Aushandeln Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten

27 Grundlagen für die Unterstützung
Geeignete Modellierungsmethode kommunizierbar semi-strukturiert flexibel Qualifizierung zur Modellierung Modelle verstehen verändern erzeugen Anleitung zur Selbst-Koordination

28 Zusammenfassung Grundidee:
Mitarbeiter entwickeln selbst Ausschnitte von Workflowmodellen, die sie für aktuelle Fälle konkretisieren und ggf. miteinander verknüpfen Ziel: Unternehmensweites, kontinuierliches Lernen in Sachen Prozeßoptimierung Voraussetzung: effiziente Selbst-Koordination und Prozeßsicht in der Belegschaft verankern