Prof. Dr. Hans-Jürgen Scheruhn Kursfolien Prozess- und Workflowmodellierung Prof. Dr. Hans-Jürgen Scheruhn http://hscheruhn.hs-harz.de Hochschule Harz Wernigerode Hochschule für angewandte Wissenschaften (FH)

Zulieferer des Zulieferers Supply Chain Operations Reference model (SCOR) Plan Deliver Source Make Deliver Deliver Source Make Source Make Deliver Source Kunde des Kunden Zulieferer Unser Unternehmen Kunde Zulieferer des Zulieferers intern oder extern intern oder extern [SCC (2009)]

Detailed Business Process Layer ARIS - SAP® Integration Business Process Perspective BSC Cause and effect Core Process Layer Overview Process Layer Detailed Business Process Layer Initial Event SAP SERM SAP OrgUnit Function SAP Busi. Obj. Final Event SAP® Business Webflow ARIS Webdesigner mySAP™ SEM

Charakteristik Geschäftsprozess Kunde (extern/intern) Anfang Ende / Ergebnis Aufgaben(-schritte) Bearbeitungsobjekt Reihenfolge Wiederholrate Struktur / Detaillierungsgrad Prozessfluss seriell/parallel Arbeitsteiligkeit

Prozess Lebenszyklus online 1. Strategische Planung 5. Prozess- Controlling 2. Prozess- Design 3.Implemen- tierung Management Portal Enterprise Architect Portal Controller Innerbetriebliche Ablaufanalyse / SAP Business Workflow Balanced Scorecard Ínnerbetriebliche Integration / SAP Business Workflow / SAP NetWeaver XI Modellierung Ist- und Sollzustand Integration 4.Prozess- ausführung Kunden / Mitarbeiter Portal Innerbetriebliche Ablaufsteuerung /

Wertschöpfungskette Kerngeschäftsebene Support Prozesse Einkauf Produktion Vertrieb Support Prozesse Finanzwesen Controlling Personalwesen Technik

Process Definition 1(2) „By „process“ we simply mean a set of activities that, taken together, produce a result of value to a customer. Processes are what companies do.“ Hammer, Champy This definition stresses that a process should be of value for a customizer. Of course, this is important, but is it a characteristic of a process, something to identify a process? Obviously not.

Process Definition 2(2) „A business process is the group of activities required to produce something for a customer.“ Bancroft 1998, p. 114. This definition is even worse...

Wertschöpfungskette “Vertriebsprozess” Ist-Zustand Angebots- Auftrags- Versand- bearbeitung Fakturierung Mitarbeiter bearbeitung bearbeitung

Warum Modellierung ? Vereinfachung der realen Welt (Abstraktion) Reduzierung der Komplexität / Beziehungen Weglassung von Unwesentlichem (Dokumentation von Entscheidungen) Betrachtung Makro- und Mikroperspektive (Struktur) Fokussierung auf bedarfsspezifische Sichten Schaffung einer gemeinsamen Sprache Typisierung vs. Ausprägung

Architecture of Integrated Information Systems (ARIS) Organisations- sicht mySAP. org Sales & Distr. Depart. Accounting Position Accountant01 Dada Maqbool Role of Sales Rep. Hans Scheruhn Position Accountant02 Organisationsdiagramm Prozess-sicht Funktions- sicht Daten- sicht Request Quotation reason occured Request Sales Processing Customer Quotation Role of Sales Rep. Accept Request ... Quotation Processing Order Processing Order X Customer New Customer Accept Request ... Check credit limit update Check Availibility A AC data update update ... update SD data AC data SD data Datenmodell (SAP SERM) eEPK Funktionsbaum Prof. Dr. A.-W. Scheer

Konventionen (Auswahl) Problem : Modellieren ist ein kreativer Prozess. Jedes Modell sieht anders aus ! Bei Nichtbeachtung von Regeln/Qualitäts-Standards können Modelle wertlos sein (nicht verständlich, nicht umsetzbar, nicht verifizierbar) Modell-Konventionen sind daher unabdingbar (Bsp.): - Modelle von oben nach unten - 2 Prozess-Ebenen (vertikale Struktur) - Modelltypenauswahl (BSC, eEPK, Funktionsbaum, Organigramm,..) - Prozesswegweiser für horizontale Strukturierung verwenden - Kriterien für horizontale Prozesszerlegung - Modellobjekttypen (Symbole) einschränken - Org-Informationen auf die rechte Seite - Daten-, Medien,- und DV-Masken auf die linke Seite - Form, Größe und Farbe der Symbole nicht verändern - Regeln für Bezeichnung der Symbole klar festlegen

Verwendete Symbole (Auswahl) Bildschirm (Anwendung) Objekttyp Symbol Entitytyp (Info Objekt) Ereignis Prozess / Funktion Organisations- einheit Logischer Konnektor „UND“ Planstelle (Position) Logisches „UND / ODER“ Persontyp (Rolle) Logisches „ENTWEDER / ODER“ Interner X Mitarbeiter Prozess-Weg- weiser Medien Fax, Telefone...

Vorgehensmodell für die Erstellung von Informationsmodellen Identifizierung und Definition der Kern-Geschäftsbereiche Vertikale and horizontale Zerlegung and Zuordnung zu verschiedenen Sichten (Prozesse, Funktionen, Org., Daten) Erstellung entsprechender Informationsmodelle mit einem BPM tool (z.B ARIS oder Visio) - Copy and Paste der Informationsobjekte zwischen / innerhalb Modellen - Hinterlegung von Informationsmodellen an Informationsobjekte (Online-)Nutzung der Informationsmodelle per Navigation über - Objektausprägung : zu gleichem Info-Objekt in anderen Sicht und / oder anderem Modelltyp (typischerweise horizontal) - Objekthierarchie : zu einem hinterlegten Modell (typischerweise vertikal)

Modell-Zerlegung Prozesssicht Kerngeschäftsebene Übersichtsebene Detailebene Entitytyp Initial Ereignis Funktion Orgeinheit Bildschirm- maske Endereignis

Angebotsprozess 1(2) Welche Medien werden für die Übertragung der Information / Daten verwendet? Welche Daten oder Informationen werden gebraucht? Wer führt die Aufgabe oder den Teilprozess aus? Welche möglichen Ergebnisse hat die Bearbeitung der Aufgabe? Welche Masken benutzt die Aufgabe?

Angebotsbearbeitung 2(2)

Organigramm Org-sicht

Funktionsbaum Funktionssicht Funktionsbaum

Fachbegriffsmodell Datensicht

Die wichtigsten Modellierungs-Regeln (eEPK) EPKs bestehen aus Ereignissen, Funktionen und Konnektoren Jede EPK beginnt und endet mit mindesten einem Ereignis EPKs besitzen eine bestimmte Richtung, um den Prozessfluss zu beschreiben Ereignisse und Funktionen müssen unbedingt alternierend verwendet werden, Funktionen folgen niemals Funktionen, Ereignisse folgen niemals Ereignissen Ereignisse und Funktionen besitzen nicht mehr als einen eingehen-den und einen ausgehenden Prozessfluss (Verwenden Sie daher Konnektoren für eine Verzweigung bzw. eine Zusammenführung) Eine ODER- bzw. ENTWEDER / ODER-Verzweigung nach einem Ereignis ist nicht erlaubt Organisationeinseinheiten, Anwendungssysteme und Daten können zu einer eEPK (= erweiterte EPK) hinzugefügt werden http://erp.wu-wien.ac.at/download/epk/wwwroot/startepk.htm

Geschäftsprozess-Modellierung Darstell. Frage Antwort Ereignis Wann soll etwas gemacht werden? Angebotsgrund ist eingetreten Aufgabe/ Funktion Was soll gemacht werden? Anfrage entgegennehmen Organisation Wer soll es tun? Rolle Vertriebsbeauftragte Information Welche Information wird dafür benötigt? Anfrage, Kundenstammdaten [Curran at al (1999)]

Wie man Prozesse erfolgreich “managet” - Das Top-Management einbeziehen (top down) - Die Process-Owner einbinden (bottom up) - Einsetzen eines Quality-Managers (Konventionen) - Kommunikation des Process Life Cycles (Portale) - Stringente Umsetzung horizontale and vertikale Integration - Mit einem Business-Bereich starten - Kontinuierliche Verbesserungen anstreben - Mehrfachnutzung der Modelle einplanen (ABC, QM, DW) - Existierende Referenzmodelle nutzen (SCOR, SAP Business Maps) - Controlling als einen “double loop learning” Prozess verstehen - IT-Prozess-Management-Tools nutzen( Workflowmanagement )