Vortragende: Victoria Berg Seminar PROJEKTCONTROLLING Vortragende: Victoria Berg 03. Mai 2002

Gliederung Begriff: Projektmanagement Aufgaben des Projektcontrolling Ablauf des Projektcontrolling Beispiel: Budgetberechnung Projektberichtswesen Risikomanagement 1

Projektmanagement Wer? Was? Wie? Planung, Steuerung und Kontrolle 2

Das magische Dreieck des Projektmanagements Leistung z.B. Programmentwicklung wirtschaftlicher Erfolg z.B. 8 Mio. für das ganze Projekt Termine z.B. Pflichtenhefterstellung bis zum 1. Juli 2002 3

Projektcontrolling (1) finanzielle personelle technische materiellen Ressourcen überwachen und sicherstellen 4

Projektcontrolling (2) Ermittlung der Ist-Daten Gegenüberstellung der entsprechenden Plandaten Untersuchung der aufgetretenen Abweichungen  deren Ursache herausfinden Planung und Einleitung von Gegenmaßnahmen 5

Fragen Welcher Mitarbeiter arbeitet wie lange an einem Projekt Wie ausgestattet sind Mitarbeiter Wie weit sind die Projekte fortgestritten Welche Kosten sind bei einem Projekt entstanden Welche fremden Mitarbeiter sind beteiligt und was kosten sie 6

Ablauf der Projektkontrolle P RO J E K T P L A N U N G Leistungs kontrolle Termin kontrolle Kosten kontrolle BERICHTSWESEN 7

Projektberichtswesen Maßnahmen Fortschrittsbericht Probleme Kosten Leistungen Termine Kosten Probleme geplante Maßnahmen Termine Leistungen 8

Beispiel-Berichtswesen 9

Projektakte Projektauftrag Pflichtenheft Projektorganisation inkl. alle Tel.Nr. und Abteilungsbeschreibungen Fortschrittsbericht Terminpläne Protokolle der Projektbesprechungen Abschlussberichte 10

Budget zielorientierter in Werten formulierter Plan wird einem bestimmten Vorhaben zugeordnet dient zur zielorientierten Steuerung des Vorhabens Vergleichswert im Verhältnis zur Realisierung „ In Time and Budget “ 11

Kostenarten B u d g e t e r m i t t l u n g Personalkosten Gehälter + Löhne Materialkosten Büromaterial, Druck Sachkosten Computer + Zubehör + Arbeitsplatz Software Entw.Umgebung B u d g e t e r m i t t l u n g 12

Beispiel Festpreis Client/Server-Lösung Absatz: 50.000 – 250.000 Artikeln Lagerbestandsabfrage, autom. Nachbestellung Standartlösung auf Oracle Realisierungszeit: 07/2001 – Ende 09/2002 = 15 Monate 13

Budgetberechnung  Beispiel (1) Personalkosten Stellen -beschreibung Anzahl Mitarbeiter Kosten pro Jahr + MA Kosten pro Tag + MA Projektleiter / GPAnalyse 3 91.726 459 Systementwickler (C++, Perl, Visual C) 72.616 363 DB-Admin,, Entwickler mit Erf. 2 80.260 401 Entwickler JAVA, HTML ohne PErfahr. 5 57.329 287 Entwickler Webdesign, Cont.M 64.972 325 Projektassistentin 41.822 209 Sekretariat / Verwaltung 36.192 181 Gesamt 19 444.917 2.225 pro Tag+MA 323

Budgetberechnung  Beispiel (2) Beschreibung Kosten jährl.,EUR Kosten pro Tag Büromaterial (Papier, Ordner...) 11.657 58 Druckk. f. Broschüren, Unterlagen GL) 7.669 38 Fachliteratur 2.045 10 Gesamt 21.371 107 Material Beschreibung Kosten jährl. Euro Kosten pro Tag Büromiete 27.610 138 Arbeitsplätze 22.497 112 Computer + Zubehör 51.129 256 Gesamt 101.236 506 Computer + Zubehör + Arb.Platz

Budgetberechnung  Beispiel (3) Beschreibung Lizenzk. 1malig Kosten pro Tag Versionierung 33.234 166 Entwicklungstools 12.782 64 Testtools 18.407 92 Gesamt 64.423 322 Software Beschreibung anteilige Kosten/Tag Euro Durchschn. Mitar.K pro Tag 323 MK pro Tag+MA -> 107 Eur : 19 MA 6 APK pro Tag+MA -> 506 Eur : 19 MA 27 Softwarekosten für d. Projekt 322 Gesamt 678 *550 = 372.900 anteilige Prozentzu- ordnung

Risikoidentifikation Risikomanagement Risikoidentifikation Risikoanalyse Risikobehandlung 17

Risikoidentifikation  potenzielle Risiken * Bezeichnung des Risikos * fehlende Entwicklungstools * Auslieferung d. Tools läßt auf sich warten * Kurzbeschreibung d. Risikos * mögliche Ursachen * Probleme beim Hersteller * Nachfolgend betroff. Aktionen * Entwicklung kann nicht fortgesetzt werden Methoden zur Identifikation * Brainstorming * Brainwriting * Risikocheckliste 18

Beispiel-Risikocheckliste 19

Risikoanalyse Möglichst vollständige und genaue Beschreibung der Risikosituation Bewertung hinsichtlich: * Schadenshöhe (Kosten, Terminverzug, Qualitätsminderung) * Risikowahrscheinlichkeit * Schadenswahrscheinlichkeit Methoden zur Bewertung * Delphi-Methode * Monte-Carlo-Simulation 20

Risikobehandlung Behandlungsalternativen * Eliminierung (Beseitigung: Veränderung d. Betriebsablaufs) * Akzeptierung ( „in Kauf nehmen“  keine Kosten f. Risikobehandlung: geringerer Terminverzug ) * Versicherung (Versicherungsbeiträge: Server gegen Ausfall ) * Übertragung (durch Vereinbarungen z.B. Verträge: Berater) * Verminderung (vorbeugende Maßnahmen: Qualifizierung von Mitarbeitern, Einhaltung gesetzlicher Arbeitsschutzregelungen) 21

DV-Unterstützung MS Project (Microsoft) Super Project (Computer Associates) Artemis (Lucas Management) Time Line (Symantec) Project Manager (Applied Business Tech.)  500 – 5.000 Euro 22

Zusammenfassung Projektmanagement: Planung + Steuerung + Kontrolle Budget Projektberichtswesen (Projektakte) Risikomanagement: Risikoidentifikation + Risikoanalyse + Risikobehandlung 23

Literatur „Risikomanagement in Projekten“ Uwe Schnorrenberg und Gabriele Goebels „Controlling von EDV-Projekten“ Benno Heussen und Karl-Heinz Hoh www.projektcontroller.de www.dm-soft.de/artikel3.html (Budgetberechnung) 24