Persönliche Strategien des Zeitmanagements eqiooki.de

Typische ZEITDIEBE überall unbedingt dabei sein wollen alle Fakten umfassend wissen wollen alle Probleme sofort aufgreifen wollen anderen alles recht machen wollen alles perfekt erledigen wollen alles spontan und sofort erledigen wollen jederzeit sofort für alle sprechbar sein wollen alle Unterlagen gleichzeitig parat haben wollen alles Unwichtige selbst bearbeiten wollen alle Ablenkungen dankbar aufgreifen wollen eqiooki.de.1a

Typische ZEITDIEBE Geht es auch anders? eqiooki.de.1b

ZIELE setzen Überblick bleibt erhalten Prioritäten können richtig gesetzt werden eigene Fähigkeiten lassen sich optimal nutzen und einsetzen eqiooki.de.2a

ZIELE setzen SMART-Methode S M A R T Spezifisch Messbar Aktions-orientiert Realistisch Terminiert Ich werde in der Volkshoch-schule 15 Stunden Spanisch-Grundkurs nächste Woche fest buchen, täglich 15 Minuten lernen bis Beginn der Herbst-ferien. eqiooki.de.2b

PRIORITÄTEN setzen Was ist wichtig? Was ist dringend? Was ist keines von beiden? ABC-Analyse (oder ABCDE-Analyse) Pareto-Prinzip Eisenhower-Prinzip eqiooki.de.3a

ABC - Analyse Wertanalyse der Aufgaben und Zeitverwendung Abwandlungen: ABCDE-Analyse oder ABCP-Analyse eqiooki.de.4a

ABCP - Analyse EISENHOWER-Prinzip Das Wichtigste vor dem Dringenden tun! A-Aufgaben: wichtig, dringend (sofort erledigen) B-Aufgaben: wichtig, aber nicht sofort zu erledigen (planen und terminieren) C-Aufgaben: nicht wichtig, aber dringend (ablehnen, delegieren) P-Aufgaben: weder wichtig, noch dringend (Papierkorb) eqiooki.de.4b

ABC - Analyse Vorgehen ... Auflisten der im Zeitraum anstehenden Aufgaben Ordnen der Aufgaben nach Wichtigkeit Bewertung der Aufgaben nach dem ABC-Raster (A=15%, B=20%, C=65%) Prüfen, ob Zeitbudget der Bedeutung der Aufgaben entspricht Korrekturen vornehmen, Konzentration auf A- Aufgaben B- und C-Aufgaben auf Delegation überprüfen P-Aufgaben in den Papierkorb C-Aufgaben sind nicht unbedingt entbehrlich, haben ab Zeit oder können delegiert werden. eqiooki.de.4c

ABC - Analyse Entscheidungskriterien A-Aufgaben ... trägt zur Erreichung der Hauptziele bei führt zur leichteren Erledigung anderer Aufgaben maximale Beiträge zur Erfüllung meiner Hauptziele lang- oder kurzfristig größter Nutzen Nichterfüllung hat negative Konsequenzen In der Regel nur 1-2 A-Aufgaben pro Tag planen. eqiooki.de.4c

Pareto-Prinzip Die 20:80-Regel Mit 20% des Aufwandes werden 80% der Ergebnisse erzielt und umgekehrt. Finde die 20:80-Erfolgsverursacher heraus (höchste Priorität). eqiooki.de.4d

PRIROTÄTEN setzen Grundregeln Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (sich nur einer einzigen Sache widmen) Aufgaben in Prioritätenklassen A, B, C ,P einteilen (auf das Wesentliche konzentrieren) Wichtigkeit vor Dringlichkeit, Seinlassen und Delegieren jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten eqiooki.de.5a

Erkenne das WESENTLICHE Wer bedauert auf seinem Sterbebett, nicht mehr Zeit im Büro/auf Arbeit verbracht zu haben? 10 Jahre weiter ... Stell‘ Dir vor, Du gehst auf eine Beerdigung, Deine eigene! Was möchtest Du, das in der Rede über Dich gesagt wird? eqiooki.de.5b

8 Minuten gute Planung = 1 Stunde Zeitgewinn Schriftlich PLANEN Planung bedeutet Zeitgewinn: 8 Minuten gute Planung = 1 Stunde Zeitgewinn eqiooki.de.6a

Schriftlich PLANEN Vorteile: Überblick behalten Gedächtnisentlastung Selbstmotivation Konzentration, weniger Ablenkung Kontrolle (Übertrag von Unerledigtem) Erfolgssteigerung Berücksichtigung von Stör-/Pufferzeiten Dokumentation der Arbeit eqiooki.de.6b

ALPEN Methode Den Tag planen ... A = Aufgaben aufschreiben (To-Do-Liste) Termine, Aufgaben, Unerledigtes, Neues Periodische Dinge (Post, Telefonate) L = Länge (Dauer) einschätzen P = Pufferzeiten einplanen E = Entscheidungen treffen (Prioritäten) N = Nachkontrolle, Notizen im Plan machen Wichtig bei der Wochenplanung: Ruhetag einplanen eqiooki.de.7a

Regeln der ZEITPLANUNG 3 Blöcke der Zeiteinteilung 60% für geplante Aktivitäten 20% für Kreatives und Weiterbildung 20% Pufferzeit Endtermine für alle Tätigkeiten festlegen Prioritäten setzen nicht so wichtige Aufgaben je nach Möglichkeit delegieren (z.B. Routineaufgaben) Delegationsauftrag: Was? Wer? Warum? Wie? Wann erledigt? eqiooki.de.7b