Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook

Präsentation zum Thema: "Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook"—  Präsentation transkript:

1 Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook
Arbeitsmethodik Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook Begrüssung Darf ich davon ausgehen, dass Ihr alle MS Office kennt? MS Office besteht aus 6 bereichen Aufgaben Kalender Notizen Kontakte Journal Weil meine Zeit auf 12 min beschränkt ist, beschränkt sich mein Vortrag auf den effizienten Umgang mit Ich möchte lieber ins detail gehen, anstatt alles dafür nur oberflächlich. Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

2 Struktur Thema Einleitung Effizienter Umgang Zusammenfassung Demo
Fragen Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

3 E-Müll für dich Wie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen
Warum komme ich vor lauter Mails nicht mehr zum Arbeiten? Ich war mit folgender Situation konfrontiert Outlook platz auf Server ist auf 40 MB begrenzt Bei Überschreitung von Admin Senden nicht möglich Anfangs kein Problem. Nach Ca. 4 Jahren Kalender 20 MB platz Nach weiteren 4 Jahren 38 MB platz Resultat Selten Mehr als 10 im Posteingang Ablage Ordner Lokal, Home auf Server, Server. Mittlerweile Kalender archiviert MB Platz für Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

4 Die häufigsten Probleme
Ständige Unterbrechungen Andere „Zumüllen“ Unklares Formulieren Der emotionale Faktor Im Halbschlaf antworten ohne nachzudenken Mangelnde Ordnung führt zum Datenfriedhof Bei den Aussagen auf das Problem beschränken Keine Lösungen präsentieren Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

5 Wie die E-Mail Flut bewältigen
Lassen Sie sich nicht dauernd ablenken nur an Empfänger senden, die diese Nachricht wirklich benötigen Schreiben Sie Empfänger orientiert Schaffen sie sich ein System zum abarbeiten eingehender Nachrichten Halten Sie sich Ihren Posteingang aufgeräumt Auf Lösung fokussieren Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

6 Nicht E-Mails sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen.
Erziehen Sie dränglende Absender Deaktivieren Sie die Benachrichtigung über neue Mails Arbeiten Sie Mails im Block ab Durchbrechen Sie das Muster des Reagierens Vermeiden Sie unnötige Mails Auf Lösung fokussieren Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

7 Das AHA System Abfall Handeln
Das Beste und Zeitsparenste, was Sie mit eingehenden Mails tun können. Löschen Handeln Besonders wichtige Nachrichten, die zugleich auch dringlich sind, bearbeiten sie sofort Ablage Wenn die Bearbeitung einer Nachricht mehr als fünf Minuten dauern würde und nicht sofort erledigt werden muss, sortieren Sie diese in Ihrer Ablage Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

8 Beim effektiven Umgang mit der Nachrichtenflut ist der Papierkorb unser bester Freund und Verbündeter Spart auch kosten und Speicherplatz bleibt frei für wichtigere Daten Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

9 Bei Unsicherheit Ist eine Reaktion oder Folgeaktivität gefordert Nein
Ist eine Blosse Antwort erforderlich Nein Benötige ich das später zum nachschlagen Nein Hilfsfragen zum feststellen, ob die Mail gefahrlos gelöscht werden kann Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

10 Email in die Ablage einsortieren
Klare Folgeaktivität erforderlich, auf einen bestimmten Termin Die Nachricht erfordert eine spätere Rückantwort Sie möchten die Nachricht zum späteren Nachschlagen aufbewahren Die in einen Kalendereintrag umwandeln. Die in eine Aufgabe umwandeln Oder Die für die nach Verfolgung kennzeichnen In in die Ablage einsortieren Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

11 Zusammenfassung Kommunizieren Sie überlegt
Schreiben Sie Empfängerorientiert Ist die Nachricht für den Empfänger Relevant Was ist Ihnen Klar aber dem Empfänger nicht Sind alle Benötigten Informationen eingefügt Welcher Stil bevorzugt der Empfänger Formulieren Sie kurz, konkret und glasklar Mach das Wichtige vor dem Dringenden Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

12 Outlook Ablagenstruktur
Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

13 Kurz Demo Email in Kalender wandeln Email in Aufgabe wandeln
für die Nachverfolgung kennzeichnen Ablage Ordner erstellen Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

14 Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

15 Download tsu. busslinger
Download tsu.busslinger.org Buch Tipp Zeitmanagement mit Microsoft Outlook ISBN