Time-Management Time Management

Präsentation zum Thema: "Time-Management Time Management"—  Präsentation transkript:

1 Time-Management Time Management
Was Sie in 24 Stunden Alles schaffen hängt von Ihrer Motivation, Ihrer Energie, Ihren Fähigkeiten und anderen Faktoren ab. Zeit ist immer knapp. Denken Sie darüber nach, was Sie mit Ihrer Zeit tun wollen und wie Sie Ihre Zeit effektiv managen können. Mit besserem Time-Management arbeiten Sie nicht noch härter und länger, sondern erledigen Ihre Arbeit leichter und zügiger. Time Management

2 Die Vorteile von Time-Management
Effizienz Erfolg Gesundheit Gutes Time-Management macht sich bezahlt: Sie können Ihre Distrikte und Clubs noch effektiver unterstützen Sie werden in Ihrer wichtigen und prominenten Rolle als Lions-Führungskraft noch erfolgreicher sein Sie werden auch im Privatleben eine gesündere Lebenseinstellung, mehr Energie und bessere Laune haben Time Management

3 Die Hürden effektiven Time-Managements
unklare Ziele Unordnung Anm.: Für eine anschaulichere Präsentation können Sie Ihre persönlichen Erfahrungen mit Hindernissen effektiven Time-Managements einbauen. Im Alltag werden effektivem Time-Management viele Steine in den Weg gelegt. Wir haben die häufigsten zusammengefasst. Besprechen Sie, welche dieser „Hürden“ auf Sie zutreffen: unklare Ziele – versuchen Sie mal mit geschlossenen Augen eine Zielscheibe zu treffen. Genauso schwer ist es etwas ohne klare Zielsetzung zu erreichen Unordnung – ein unordentlicher Schreibtisch ist schnell erkannt, aber nehmen Sie mal etwas Abstand und betrachten Sie Ihre Herangehensweise an Ihre Aufgaben. Sind Sie gut oder schlecht organisiert? nicht „Nein“ sagen können – wir alle helfen gern aus wenn wir gebraucht werden, aber wenn wir ungeplante Aufgaben übernehmen haben wir weniger Zeit für unsere Prioritäten nicht „Nein“ sagen können Time Management

4 Die Hürden effektiven Time-Managements
Unterbrechungen noch mehr Unterbrechungen Unterbrechungen – wie oft werden wir vom Telefon bei etwas Wichtigem unterbrochen. Telefonanrufe unterbrechen nicht nur unsere Arbeit, sondern auch unseren Gedankengang und wir müssen nach dem Auflegen erst mal wieder überlegen, wo wir grade waren noch mehr Unterbrechungen – jeder freut sich über Gesellschaft, aber Sozialisieren zum falschen Zeitpunkt kostet Zeit, wenn wir unsere Arbeit unterbrechen und unsere Pläne umwerfen müssen Untätigkeit – wir sind zwar alle immer im Stress aber es gibt auch Zeiten, in denen wir Nichts tun. Erkennen Sie diese Zeiten der Untätigkeit und nutzen Sie sie. Untätigkeit Time Management

5 Die Hürden effektiven Time-Managements
zu viel auf einmal Stress und Erschöpfung zu viel auf einmal – viele unserer Aufgaben sind nicht nur pure Routine, sondern erfordern Konzentration. Wenn wir zu viel auf einmal erledigen wollen wird Nichts richtig erledigt Stress und Erschöpfung – wir alle sind ab und zu im Stress und manchmal arbeitet es sich mit ein bisschen Stress auch besser. Unter zu viel Stress leidet jedoch nicht nur unsere Arbeit sondern auch unsere Gesundheit. Der richtige Umgang mit Stress ist ein wichtiger Aspekt effektiven Time-Managements. nur Arbeit – kein Vergnügen – viele erfolgreiche Menschen haben für sich ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Vergnügen geschaffen. Wenn Ihr Leben nur aus Arbeit zu bestehen scheint, fehlt Ihnen nicht nur die Zeit um sich physisch zu erholen, sondern auch Zeit für die wichtigen Dinge im Leben wie Familie und Freunde. nur Arbeit – kein Vergnügen Time Management

6 Strategien entwickeln
Was tun? Hürden erkennen die Hürden, die sich uns in den Weg stellen, sind nicht unüberwindlich – der erste, und of schwerste – Schritt ist es, ihre Existenz zuzugeben und sich einzugestehen, dass sie unsere Fähigkeit, unsere Zeit effektiv zu managen, beeinträchtigen erkennen Sie Ihre Hürden und arbeiten Sie dann daran Sie zu überwinden Strategien zur Bewältigung einiger unserer Hürden: und Strategien entwickeln Time Management

7 Ziele setzen konkret messbar Time Management
Setzen Sie klare Ziele für sich selbst. Während Ihrer Amtszeit als Lions-Leader haben Sie viel vor. Tun Sie sich selbst einen Gefallen, formulieren Sie konkrete Ziele und nutzen Sie Ihre Zeit und Energie für diese Ziele. Effektive Ziele haben viel gemeinsam, sie sind: konkret – es ist oft schwer zu definieren, wie ein Ziel erreicht wurde, selbst wenn es erreicht wurde, wenn es zu ungenau formuliert wurde; definieren Sie genau, was Sie erreichen möchten messbar – wenn Sie sich ein messbares Ziel setzen, wissen Sie immer, wie weit Sie schon gekommen sind, was Sie noch erreichen müssen und wenn es erfüllt wurde Anm.: Nennen Sie Beispiele für ungenaue, nicht messbare Ziele und konkrete, messbare Ziele, z.B. „ich werde in meinem Distrikt die Extension-Programme fördern“ im Gegensatz zu „ich werde fünf neue Clubs gründen“. Time Management

8 Ziele setzen konkret messbar umsetzbar realistisch zeitlich definiert
umsetzbar – stecken Sie sich Ziele stecken, die auch umsetzbar sind; die Ausbildung von zehn Certified Guiding Lions kann in Ihrem Distrikt aus den verschiedensten Gründen möglich oder unmöglich sein; Ihre Ziele sollten so aussehen, dass Sie sie grade so erfüllen können, wenn Sie sich anstrengen realistisch – können Sie in Ihrem Distrikt ein Programm einführen, dass allen Menschen mit Augenproblemen hilft? Ein vorbildliches Ziel, aber leider unrealistisch. Warum nicht an einem Programm arbeiten, das an Schulen Sehtests und Brillen für bedürftige Kinder anbietet. Anm.: Nennen Sie ein Beispiel für ein umsetzbares und realistisches Ziel, dass in Ihrem Club oder Distrikt bereits erreicht wurde. zeitlich definiert – die meisten Ziele, die Sie sich während Ihrer Amtszeit setzen, sind kurzfristig ausgelegt. Legen Sie einen Zeitplan fest, damit Sie die Übersicht behalten und nicht in Verzug geraten. Anm.: Nennen Sie ein Beispiel für ein Ziel, dass alle 5 genannten Punkte erfüllt und fragen Sie die Teilnehmer/innen, inwiefern Ihr Beispiel alle Punkte abdeckt, z.B. „Wir werden uns für Retention einsetzen, indem wir die Austrittsrate bis zum Ende des Geschäftsjahrs auf X% senken.” Geben Sie auch ein schlechtes Beispiel und bitten Sie die Teilnehmer/innen zu definieren, inwiefern die 5 Punkte nicht erfüllt werden, z.B. „Wir werden in unserer Stadt bessere Hilfsprojekte einführen.“ Time Management

9 Prioritäten setzen selbst erledigen delegieren aufschieben streichen
Als Führungskraft übernehmen Sie in Ihrem Club und Distrikt viele Aufgaben. Sie können sich natürlich nicht um Alles selbst kümmern und sollten von Zeit zu Zeit alle Aufgaben auflisten und nach Priorität ordnen: Anm.: Nennen Sie Beispiele für jede der vier folgenden Kategorien und erklären Sie, wie Sie bei der Einteilung vorgegangen sind und inwiefern Sie Ihre Zeit dadurch effektiv gemanaged haben. selbst erledigen – entscheiden Sie, welche Ihrer Aufgaben wichtig sind und von Ihnen persönlich erledigt werden sollten. delegieren – es gibt in Ihrem Distrikt viele qualifizierte, erfahrene und motivierte Lions, die Ihnen viele Ihrer Aufgaben abnehmen können. Ein effektiver District Governor überlastet sich nicht dadurch, dass er alles selbst machen will, sondern delegiert einen Teil seiner Amtspflichten. Dadurch haben Sie nicht nur mehr Zeit für andere Dinge, sondern binden die Lions, die gern helfen und Sie unterstützen möchten, in die Distriktarbeit ein. aufschieben – manche Dinge können warten. Schieben Sie nicht zu viele Ihrer Aufgaben auf, sondern treffen Sie Ihre Entscheidung aufgrund der jeweiligen Fristen, der voraussichtlichen Zeit, die Sie zur Erledigung brauchen und Ihres Arbeitspensums. Formulare und Anmeldungen können schon vor Ihrer Einsendefrist an LCI geschickt werden, wenn Sie grade etwas Zeit haben; sollten Sie viel zu tun haben, kann das Einreichen auch bis zur Frist warten. streichen – sollten sich einige Ihrer Ziele im Laufe der Zeit als unrealistisch, nicht umsetzbar oder einfach nicht wirklich wichtig erweisen, streichen Sie sie von Ihrem Programm. Eine gute Führungskraft konzentriert sich auf die wichtigen Dinge und streicht den Rest. Anm.: Wenn es Ihre Zeit erlaubt können Sie: einige der Teilnehmer/innen bitten, Beispiele ihrer Aufgaben zu nennen und sie in die vier Kategorien einzuteilen kleine Gruppen bilden, die jeweils Aufgaben eines DG auflisten, und in die vier Kategorien einteilen Time Management

10 Prioritäten setzen Dringendes sofort erledigen
Aufgaben so früh wie möglich erledigen Aufgaben, die warten können, befristet verschieben Nachdem Sie Ihre Aufgaben in die vier Kategorien eingeteilt haben sollten Sie: Dringendes sofort erledigen – Wichtige Aufgaben, die kurzfristig erledigt werden müssen, sollten umgehend erledigt werden. Aufgaben so früh wie möglich erledigen – Berichte, Anmeldungen, Anfragen, die schnell erledigt werden können, sollten so früh wie möglich erledigt werden; verzögern Sie Aufgaben nicht unnötig Aufgaben, die warten können, befristet verschieben – wenn etwas warten kann, legen Sie es nicht einfach beiseite, sondern legen Sie eine Frist fest und schreiben Sie sich eine Notiz, damit Sie daran denken, mit der Aufgabe zur festgelegten Zeit anzufangen. Anm.: Besprechen Sie die 80/20-Regel (20% Ihrer Aufgaben können 80% Ihrer Zeit in Anspruch nehmen). Diese Regel sollte man bei der Planung im Hinterkopf behalten. Time Management

11 Organisieren Time Management
Organisieren Sie Ihre Pläne und Projekte, während Sie sie in die vier genannten Kategorien einteilen. Halten Sie Ihre Planung schriftlich fest, z.B. in einem Kalender. Die meisten Kalender haben genug Platz für Notizen, tägliche Projekte, Adressen und Listen. Legen Sie sich einen Terminplaner zu, der Ihren Anforderungen entspricht - dadurch wird Ihr Time-Management wesentlich erleichtert. Vielleicht managen Sie Ihre Zeit lieber mit Hilfe eines Computers. Viele Computer werden standardmäßig mit Software wie Kalendern, Listen, Adressbüchern u.ä. ausgerüstet oder Sie können diese Programme kaufen und auf Ihrem Computer installieren. Ebenfalls hilfreich sind kleine digitale Kalender oder PDA, die trotz ihrer handlichen Größe die gleiche Software wie Ihr Computer benutzen. PDA sind besonders praktisch wenn Sie tagsüber keinen Zugang zu Ihrem Computer haben oder auf Geschäftsreise sind. Anm.: Wie organisieren Sie Ihr Leben? Zeigen Sie der Gruppe Ihre Hilfsmittel und wie Sie sie einsetzen. Wenn Sie einen Computer benutzen, beschreiben Sie kurz wie die Software funktioniert und inwiefern sie Ihnen bei der Organisation Ihres Tagesablaufs hilft. Fragen Sie die Teilnehmer/innen, ob Sie andere Ideen für gute Organisation haben, wie z.B. eine Projektakte für jede Woche oder jeden Monat. Egal wofür Sie sich entscheiden, Sie sollten Ihre Arbeit organisieren um auf dem Laufenden zu bleiben. Time Management

12 „NEIN“ sagen lernen Sie können sich nicht um Alles kümmern
lehnen Sie Aufgaben ab, für die Sie keine Zeit haben bleiben Sie Ihren Zielen treu Bisher ging es immer um allgemeine Geschäftspraktiken. Ich möchte nun etwas „persönlichere“ Strategien ansprechen, mit denen Sie Ihre Zeit noch effektiver managen können. Die erste Strategie ist die Fähigkeit „Nein“ zu sagen. Sie haben im Lionismus immer so viel von sich gegeben, wie Sie konnten. Das bleibt auch in Zukunft so, aber als Führungskraft werden Ihnen mehr und mehr Verpflichtungen und Aufgaben übertragen. Wenn Sie lernen ab und zu „Nein“ zu sagen, weigern Sie sich nicht Verantwortung zu übernehmen, sondern schaffen die Zeit, die Sie brauchen um Ihre Pflichten zu erfüllen und so viel wie möglich in der Zeit zu erledigen, die Ihnen zur Verfügung steht. Lernen Sie „Nein“ zu sagen, in dem Sie: zugeben, dass Sie sich nicht um Alles kümmern können Aufgaben ablehnen, für die Sie keine Zeit haben nur die Aufgaben übernehmen, die mit Ihren Zielen übereinstimmen Bleiben Sie diesen Prinzipien treu und rechtfertigen (und erklären Sie) mit ihrer Hilfe, warum Sie manchmal eben „Nein“ sagen müssen. Dadurch bleibt Ihnen die Zeit, die Sie brauchen um die Dinge zu erledigen, die ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Time Management

13 Leerlauf nutzen in öffentlichen Verkehrsmitteln
im Wartezimmer beim Arzt beim Warten auf den Abflug in der Warteschleife am Telefon wenn Sie zu früh dran sind Nutzen Sie Wartezeiten um Ihre Zeit noch effektiver zu managen. Wie viel Zeit lassen wir jeden Tag ungenutzt verstreichen? Ich rede nicht über geplante Ruhezeiten, sondern ungeplante Perioden der Untätigkeit. Denken Sie mal darüber nach, wie viel Sie erledigen können während Sie: im Bus oder Zug sitzen beim Arzt oder Zahnarzt im Wartezimmer sitzen auf Ihr Flugzeug oder Ihr Gepäck warten am Telefon in der Warteschleife sind im Büro oder bei einem Meeting zu früh dran sind Anm.: Nennen Sie eigene Beispiele oder bitten Sie die Gruppe um Ideen. Leerlauf kann entweder als Zeitverschwendung oder geschenkte Zeit angesehen werden. Nutzen Sie diese Zeit für Routineaufgaben, die notwendig sind und schnell erledigt werden können. Viele erfolgreiche Menschen nutzen Wartezeiten produktiv. Time Management

14 Leerlauf nutzen Korrespondenz Briefe oder Memoranda
Der Trick ist immer etwas Arbeit mit sich zu nehmen, die Sie im Falle eines Falles erledigen können, z.B.: Korrespondenz – nehmen Sie Ihre Post mit und lesen Sie sie im Zug oder Flugzeug oder beim Arzt; auf manchen PDA können Sie Ihre s abrufen Briefe oder Memoranda – nehmen Sie einen Notizblock oder Ihren PDA mit und schreiben Sie Briefe oder Memoranda während Sie warten oder aktualisieren Sie Ihren Terminplaner Bücher oder Kassetten – nehmen Sie ein Buch, Magazin oder eine Kassette mit oder laden Sie ein Buch oder Artikel auf Ihren PDA herunter; oft bleibt sonst nur wenig Zeit um aktuelle Fachbücher oder -artikel zu lesen; werden Sie nicht ungeduldig, wenn Sie lange Warten müssen, sondern nutzen Sie die Zeit für sich selbst. Anm.: Beschreiben Sie, wie Sie selbst mit Wartezeiten umgehen und inwiefern sich das auf Ihr Zeitmanagement ausgewirkt hat. Bücher oder Kassetten Time Management

15 Eins nach dem Anderen konzentrieren Sie sich auf Ihr Ziel
ignorieren Sie Unterbrechnungen Als Lions-Leader kommt Viel auf Sie zu, da geht kein Weg dran vorbei. Eine wichtige Strategie im Umgang mit einem großen Arbeitspensum ist es sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, mit der Sie sich grade beschäftigen. Gute Konzentration fällt leichter wenn: Sie sich auf Ihr Ziel konzentrieren – Sie haben viele Verpflichtungen und Sorgen, aber wenn Sie sich auf die vor Ihnen liegende Aufgabe konzentrieren, erreichen Sie mehr Unterbrechungen ignorieren – legen Sie eine Zeit am Tag fest, an der Sie nicht an Ihr Telefon gehen und keine Besucher empfangen; Sie können sich natürlich nicht ständig isolieren, aber wenn Sie Unterbrechungen wenigstens kurzfristig minimieren, schaffen Sie in kurzer Zeit wesentlich mehr; wenn Sie ans Telefon gehen müssen, versuchen Sie Unterbrechungen so kurz wie möglich zu halten, in dem sie z. B. mit Bestimmtheit fragen, wann Sie zurückrufen können oder ob Sie sich an einem anderen Tag treffen können Time Management

16 Ihre persönliche Bestzeit
Morgens? Abends? spät Nachts? Sind Sie ein/e Frühaufsteher/in? Sind Sie nach dem Abendessen am produktivsten? Arbeiten Sie spät Nachts am Besten? Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus. Viele Studien belegen, dass die Konzentration morgens am Besten ist, aber dies trifft nicht auf jeden zu, da jeder von uns seine eigene „persönliche Bestzeit“ hat, zu der er in Hochform ist. Wenn Sie Ihre Projekte und Aufgaben planen, behalten Sie diese „Bestzeit“ im Hinterkopf, planen Sie die wichtigeren Aufgaben für diese Zeit und verschieben Sie Routineaufgaben auf Zeiten, wenn Sie sich nicht in Höchstform befinden. Time Management

17 Erfolge feiern Time Management
Feiern Sie Ihre Erfolge um ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Vergnügen herzustellen. Belohnen Sie sich selbst, wenn Sie eine Aufgabe erledigt oder ein Projekt abgeschlossen haben. Beziehen Sie alle Beteiligten mit ein wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten oder Aufgaben an Andere delegiert haben. Feiern ist ein wichtiger Teil von Projektmanagement. Egal, wie voll Ihr Terminkalender ist, die Zeit für das Feiern von Erfolgen IST GUT ANGELEGT! Time Management

18 Zusammenfassung Ziele setzen Prioritäten setzen Organisieren
„Nein“ sagen lernen Leerlauf nutzen auf das aktuelle Projekt konzentrieren Biorhythmus ausnutzen Erfolge feiern Anm.: Besprechen Sie die Strategien für effektives Time-Management, die hier vorgestellt wurden. Time Management

19 Die großen Steine des Lebens
Anm.: Machen Sie die Übung mit Ihrer Gruppe oder besprechen Sie die Geschichte zum Abschluss der Sitzung. Ein Time-Manager leitete einen Kurs mit Wirtschaftsstudent/innen. Er wollte ihnen etwas anschaulich erklären und griff zu einem großen Einmachglas und stellte es vor sich auf den Tisch. Dann holte er ein Dutzend großer Steine hervor und legte Stein für Stein in das Glas. Als das Glas schließlich so voll war, dass kein Stein mehr reinpasste, wandte er sich an die Gruppe und fragte „Ist das Glas voll?“. Die Student/innen waren sich einig: „Ja.“ Er fragte nur „Wirklich?“, holte einen Eimer mit Kieselsteinen hervor und kippte die Steine in das volle Glas, schüttelte es ein wenig, so dass die kleinen Steine das Glas ganz ausfüllten und fragte die Gruppe „Ist das Glas voll?“. Die Student/innen begannen zu verstehen und eine antwortete „Wahrscheinlich nicht“. „Gut!” sagte der Manager. Er holte unter dem Tisch einen weiteren Eimer hervor, diesmal mit Sand. Er fing an, den Sand in das Glas rinnen zu lassen, bis alle kleinen Zwischenräume zwischen den Steinen und dem Kies voll waren. „Ist das Glas voll?“. „Nein“ rief die Gruppe. Wieder sagte er „Gut!“, nahm die Karaffe mit Wasser von seinem Tisch und goss so lange Wasser in das Glas, bis es randvoll war. Dann schaute er die Student/innen an: „Was will ich euch damit zeigen?“ Eine Studentin hob ihre Hand: „Egal wie voll unser Terminkalender ist, wenn man wirklich will, passt immer noch etwas rein.“ „Nein, das ist es nicht“ sagte der Time-Manager. „Wenn wir die großen Steine nicht zuerst ins Glas legen, haben wir keinen Platz mehr für sie.“ Welche großen Steine gibt es in Ihrem Leben? Ihre Kinder; Ihre Familie; Ihre Ausbildung; Ihre Träume; eine gute Sache; Andere anleiten und beraten; Dinge, die Sie gern tun, die Ihnen wichtig sind; Zeit für Sie selbst; Ihre Gesundheit; Ihr/e Partner/in. Nehmen Sie sich Zeit für die GROSSEN STEINE in Ihrem Leben, sonst kommen sie zu kurz. Die kleinen Dinge im Leben (die Kieselsteine, der Sand, das Wasser), über die wir uns Sorgen machen, sind nicht so wichtig wie die großen Steine, und wir sollten uns zuerst um die wichtigen Dinge im Leben kümmern. Die großen Steine des Lebens. Heute Abend oder Morgen früh, wenn Sie über diese Geschichte nachdenken, überlegen Sie sich welche „großen Steine“ es in Ihrem Leben gibt und legen Sie sie als Allererstes in Ihr Glas . Time Management