Ursprüngliches Kundenbedürfnis CASE STUDY Ausgangslage Anfrage der Tormax Hersteller automatischer Türantriebe Tochtergesellschaft der Landert Motoren AG, welche bereits Kunde der Graphax war Autonome Verantwortlichkeit der Tormax, Ansprechperson IT-Verantwortlicher 5 Standorte (nur Tormax) Ca. 115 Mitarbeiter (nur Tormax) Bisherige Druckinfrastruktur bestehend aus relativ alten HP, Ricoh und Infotec Geräten mit Service-Verträgen (ca. 25 Systeme) Noch kein Einsatz eines FM-Systems, jedoch über Landert Motoren wurde bereits TI-Tool eingesetzt Haltung des Kunden war ausgeprägt HP-affin Ursprüngliches Kundenbedürfnis Einleitung einer Offerte zwecks Ab-lösung der bisherigen Druckinfrastruktur Kostenoptimierung Management von verschiedenen Herstellern vereinfachen Management von diversen HP-Treibern vereinfachen

CASE STUDY Lösung Projektleiter Nguyen Van Minh Vom Mini-Kundenbedürfnis zum ausgereiften Gesamtkonzept mit dem Zusatznutzen eines ausgereiften Fleet-Management-Tools Tormax nutzt die Infrastruktur und die Einkaufskonditionen der Muttergesellschaft (Geräte und Verbrauchsmaterial) Ein Partner für alles (VM-Bestellungen über Partner) Sinnvolle Konsolidierung des Geräteparks und Ablösung durch KM-Geräte (stufenweises Vorgehen) und Kosten bzw. Kontrolle über das Verbrauchsmaterial (von insgesamt ca. 23 Geräten auf 11 Geräte, 4 davon bereits von Konica Minolta Geräten abgelöst) Kosten- und Zeiteinsparung durch automatisierte Abläufe Ein Verantwortlicher für den Betrieb bei Landert Motoren Abbau von Tonerlagern Bedürfnis nach Arbeitsentlastung Bedürfnis, die Flottenkomplexität zu reduzieren

CASE STUDY Prozesstechnische Besonderheiten Etablierung der Zusammenarbeit mit einem Partner, der ebenfalls TI-Tool im Einsatz hat (Prozessvorteile) Abgleich der Service-Qualität Aufnahme der Fremdgeräte ins Navision (wichtig: Besprechung mit Einkauf sowie Admin notwendig) Enge Abstimmung mit der Administration und dem GSC Abrechnung der Fremdtoner definieren Zu Beginn wurde zu Tagespreisen verrechnet, doch der Kunde reagierte negativ auf Schwankungen gegen oben Nachverhandlung eines Pauschalpreises mit dem Kunden

CASE STUDY Weiterentwicklung des Kunden Einbindung von Störungen Über optimierende Reports mit dem Kunden in Kontakt bleiben und den Gerätepark optimal ausgestalten Bedürfnis nach Arbeitsentlastung Bedürfnis, die Flottenkomplexität zu reduzieren Verwaltungs-anforderungen

Ursprüngliches Kundenbedürfnis CASE STUDY Ausgangslage GMA Outband: Weisung kam aus dem Hauptsitz in den USA, die Verhandlungen wurden in der Schweiz geführt Vertragspartner ist Konica Minolta USA, CU Coorperate United als Einkäufergenossenschaft Ca. 1’600 Mitarbeiter in der Schweiz Swisscom IT Services als Partner für die Betreuung von HP-Geräten 7 Standorte innerhalb der Schweiz Das Fleet Management Tool OM+® von Swisscom IT Services wurde nur für die Basisprozesse eingesetzt. Alte Verträge über ca. 308 HP-Geräte (Sept. 13) unter Swisscom IT Services Ursprüngliches Kundenbedürfnis Kostenoptimierung Einleitung einer Offerte zwecks Ab-lösung der bisherigen Druckinfrastruktur

CASE STUDY Lösung Projektleiter Ebner Andreas Hauptgeräteverantwortlicher für Gerätepark bei Mettler Toledo Greifensee Installation eines zentralen PrintMonitors Auskauf der Geräte durch Mettler Toledo, die unter Leasing-Verträgen standen Ein Partner für alles (VM-Bestellungen und Service über Partner) Sinnvolle Konsolidierung des Geräteparks und Ablösung durch Geräte von Konica Minolta (4 Rollouts im 2014 abgeschlossen, Bestand von ca. 170 Konica-Minolta-Geräten und noch restliche 200 HP-Geräten) Kosten- und Zeiteinsparung durch automatisierte Abläufe Weitere Reduktion von bereits optimierten Tonerlagern Bedürfnis nach Arbeitsentlastung Bedürfnis, die Flottenkomplexität zu reduzieren

CASE STUDY Prozesstechnische Besonderheiten Nur in der Schweiz wird mit TI-TOOL gearbeitet Ende September ca. 160 Geräte von Konica Minolta im Einsatz Graphax bietet die Verbrauchsmaterialen und den Service für anfänglich ca. 150 HP-Geräte über Rumox an (Klickvertrag) Abgleich der Service-Qualität Störungstickets werden automatische via TI-Tool per E-Mail versandt Rumox hat PrintFleet ohne Störungsmodul im Einsatz (manuelle Bearbeitung) Aufnahme der Fremdgeräte in TI-Tool unter eigener «Kostenstelle» Rumox darf HP-Occasionen nach Abbau behalten Enge Abstimmung mit der Administration und dem GSC Abrechnung der Fremdtoner wurden über Klick-Verträge mit Rumox und Mettler Toledo definiert Reaktionszeit von 2 Stunden auf ca. 50 Geräten auf alle Standorte verteilt (Produktionsdrucker für die Zertifizierung der Präzisionswaagen) 2 Ersatzgeräte am Standort in Uznach positioniert Ohne Störungsfunktion

CASE STUDY Mögliche Weiterentwicklung des Kunden Anbindung an Kunden-Ticketing-System Über optimierende Reports mit dem Kunden in Kontakt bleiben und den Gerätepark optimal ausgestalten Internes Umwelt-Management hat Interesse an Umweltdaten und deren Entwicklung (Swiss Finish 2015) Bedürfnis nach Arbeitsentlastung Bedürfnis, die Flottenkomplexität zu reduzieren Verwaltungs-anforderungen

Ursprüngliches Kundenbedürfnis CASE STUDY Ausgangslage Zentrales Element bei der Kundenbearbeitung ist der Reifegrad in Bezug auf die IT-Zentralisierung, da kantonale Strukturen sehr dezentral geprägt sind (je dezentraler die Verantwortlichkeiten, je mehr interne Interessenkonflikte) Kanton Aargau gilt unter den Kantonen als Referenz bezüglich optimaler, zentraler Struktur, interner Zusammenarbeit, Ressourceneinsatz und IT-Planung Ca. 5’000 Mitarbeiter in der Schweiz 2004 ca. 3’000 Drucker (v.a. HP) und ca. 200 MFPs (1/3 KM-Geräte von Graphax, der Rest von Ricoh, Canon, Faigle und Xerox) Mind. 200 Standorte imKanton Aargau Equitrec und Autostore waren in einem Departement als Lösungen bereits im Einsatz. Alle internen Reportings laufen über Equitrec. Kein Fleet Management Tool im Einsatz Ursprüngliches Kundenbedürfnis Flottenerneuerung Kostenoptimierung Ressourcen und Verwaltungsaufwand reduzieren Einleitung einer Ausschreibung mit den Commodity-Prozessen (Zähler, Toner) als Vorgaben. Störungen waren zweitrangig.

CASE STUDY Lösung Projektleiter Marcel Wyss Hauptgeräteverantwortlicher für Gerätepark bei der zentralen IT des Kantons Installation eines zentralen PrintMonitors Ersatz der Geräte nach Beendigung der Verträge (ständiger Austausch über ein Bestellportal – Rollout Manager von TI-Tool) Eigenständiges Kundenmanagement von verbleibenden Fremdfabrikaten Sinnvolle Konsolidierung des Geräteparks und Ablösung durch Geräte von Konica Minolta (bis heute von 3’000 HP-Druckern auf ca. 1’200 reduziert, von 200 MFPs auf ca. 650 ausschliesslichen KM-Geräten erhöht) Abbau von äusserst dezentralen und unübersichtlichen Tonerlagern Bedürfnis nach Arbeitsentlastung Bedürfnis, die Flottenkomplexität zu reduzieren

CASE STUDY Prozesstechnische Besonderheiten Graphax übernimmt die gesamten Prozesse nur für die Konica-Minolta-Geräte Eigenständiges Kundenmanagement von verbleibenden Fremdfabrikaten. Die Geräte werden laufend ersetzt. Das führte zum Wunsch nach einem Bestellportal (war kein Bestandteil der Ausschreibung) Rollout Manager bildet den komplexen Bestellvorgang in einer kantonalen Struktur ab (Aufsplitterung des Vorgangs in diverse Kompetenzschritte) und automatisiert die Datenübernahme in den PrintMonitor und den WebMonitor Automatisierung der Gerätebestellung in Navision ist zur Zeit nicht vorhanden Sehr enge Zusammenarbeit des Service Delivery Supports mit diversen Kontakten in den verschiedenen Departementen

CASE STUDY Implementierte bzw. geplante Weiterentwicklung des Kunden Etablierung eines Bestellportals (Rollout Manager) Einbindung der Schulen mit eigener Gesamtlösung (Projektleiter Gregor Fröhlich) Mögliche Weiterentwicklungen Einbindung von Fremdfabrikaten in TI-Tool und Tonerlieferung über Graphax Service für Fremdgeräte über Graphax mit Hilfe eines Partners Anbindung an Kunden-Ticketing-System Aus den Departementen kommt das Interesse an Umweltdaten und deren Entwicklung (Swiss Finish 2015), aber nicht von der IT. Bedürfnis nach Arbeitsentlastung Bedürfnis, die Flottenkomplexität zu reduzieren Verwaltungs-anforderungen

CASE STUDY Unterschiede beim Projekt Kanton Luzern Reifegrad der IT-Zentralisierung bei Kanton Luzern viel geringer Implementierung von Neuerungen müssen über viele verschiedene Kontakte und dem Ausgleich von Interessen eingeleitet werden Zentrale IT agiert chaotischer und hat wenig Zeit für die Optimierung der Geräteflotte und deren Abläufe Fremdgeräte (HP) inkl. Toner werden z.T. über die Graphax bezogen