Flottenmanagement - intern oder extern Flottenmanagement - intern oder extern? Eine Gegenüberstellung der Systeme aboutFLEET Event, 28.11.2012 Balz Eggenberger, 28.11.2012

Der Markt in der Schweiz Flottenmanagement – Intern oder Extern? Der Markt in der Schweiz Ein optimales Flottenmanagement-System ist für Unternehmen wichtig, stellen doch die Flottenkosten in vielen Firmen einen bedeutenden Kostenblock dar. Betrachtet man die Handhabung von Firmenwagen in der Schweiz, so stellt man fest, dass viele Unternehmen dieses Management nach wie vor intern abwickeln. Nach einer aktuellen Studie des Corporate Vehicle Observatory ist in unseren Nachbarländern der Anteil der Flotten die fremd bewirtschaftet werden deutlich höher. Auf den nachfolgenden Folien möchten wir in der Folge gerne auf die Eigenheiten sowie auf die Vor- und Nachteile der verschiedenen Flottenmanagement- Systeme eingehen.

Systemübersicht Flottenmanagement und Finanzierungsformen Eigenkapital Fremdkapital Finanzleasing / Fremdfinanzierung Inhouse-Management / Eigenverwaltung Kauf / Eigenfinanzierung Fleet Management Full Service Leasing Full-Service- Leasing Outsourcing / Fremdverwaltung

Systemübersicht Flottenmanagement und Finanzierungsformen 2 wichtige Klarstellungen 1. Es gibt nicht DIE RICHTIGE Flottenmanagement- oder Flottenfinanzierungsform Jede Firma hat eigene Rahmenbedingungen Verschiedene Formen oder Kombinationen sind möglich / sinnvoll 2. Outsourcing bedeutet nicht die „Abschaffung“ des internen Flottenmanagers Es gibt vielmehr eine Aufgabenverlagerung Weg von operativen Alltagstätigkeiten- hin zum strategischen Controlling Ein Teil der internen Verwaltungsaufgaben und -kosten bleiben also in jedem Fall bestehen

Flottenmanagement Systeme Inhouse Management - Eigenverwaltung Outsourcing - Fremdverwaltung

Flottenmanagement Formen Generell Fahrzeugflotten werden entweder durch die Firma oder einen Dritten verwaltet Inhouse Management - Eigenverwaltung Die Fahrzeuge werden durch die Firma gekauft oder geleast UND das Management der Fahrzeuge bleibt bei der Firma. Formen des Outsourcing - Fremdverwaltung: Fleet Management: Die Fahrzeuge werden durch die Firma gekauft oder geleast. Das Management der Flotte wird von einem spezialisierten Unternehmen gegen Entrichtung einer monatlichen Management-Pauschale übernommen. Full-Service-Leasing: Der Outsourcing-Partner beschafft und verwaltet die Fahrzeuge und stellt diese der Firma gegen die Entrichtung einer monatlichen Full-Service-Leasingrate zur Verfügung.

Transaktionsprozesse Flottenmanagement Formen Transaktionsprozesse (Quelle: fleetcompetence europe, Erstveröffentlichung NZZ 13.09.2012)

Flottenmanagement Formen Inhouse Management Eigenverwaltung der Fahrzeugflotte Vorteile + Know How ist im eigenen Unternehmen Maximales Firmeninteresse jederzeit gewährleistet Alle Vorgänge und Prozesse sind gut kontrollierbar Sämtliche ausgehandelten Vorteile kommen direkt der Firma zugute Unabhängigkeit von einem Fremdanbieter ist gewährleistet Nachteile - Kostentransparenz bei den Fahrzeugkosten bei vielen untersuchten Lösungen nicht oder nur teilweise vorhanden Für ein professionelles Inhouse-Management braucht es eine entsprechende Software und gut aus- und weitergebildete Mitarbeitende Hoher Controllingaufwand - viele Schnittstellen zu Lieferanten etc. Fahrzeugauswahl nach Gesamtkostenkriterien oftmals schwierig Abhängigkeit von internen Know-How Trägern

Die Outsourcing Systeme Platzhalter für Kapiteleinleitungsseiten Überschrift auch dreizeilig Fleet Management Full-Service-Leasing (FSL)

Flottenmanagement Formen Outsourcing generell Ziel: Reduktion der Interaktionen In letzter Zeit Zunahme in der Schweiz Der externe Partner (Outsourcer) ist Anlaufstelle für Lieferanten und verarbeitet auch alle Belege (im Rahmen der vereinbarten Dienstleistungen). Beleg- und Rechnungsfluss beim Outsourcing:

Flottenmanagement Formen Fleet Management Outsourcing des eigentlichen operativen Flottenmanagements Vorteile + Professionelles operatives Handling und Verwaltung der Fahrzeugflotte Teilweise Reduktion der internen Verwaltungskosten Grundsätzlich Kostentransparenz bei den Fahrzeuggesamtkosten Unternehmen profitiert von möglichen Einsparungen (Beziehungsnetz / Fachwissen des Outsourcers) Hohe Flexibilität Keine Kosten für zusätzliche Spezialsoftware Nachteile - Kosten des Outsourcings (Implementierung, monatliche Managementgebühren) Risiko von Kostenüberschreitungen bleibt mehrheitlich bei der Firma Verlust von internem Know-How Teilweise Abhängigkeit vom Outsourcer

Flottenmanagement Formen Full-Service-Leasing (FSL) Finanzleasing + weitere Dienstleistungen = Full-Service-Leasingrate Der Outsourcer berechnet die Höhe der zukünftigen Fahrzeug-Gesamtkosten (TCO) und stellt der Firma dafür monatlich die FSL-Rate in Rechnung: Beim FSL stehen die Kosten der Mobilität (und nicht der Kaufpreis) im Vordergrund. Im europäischen Vergleich ist der Anteil Schweizer Firmen mit Full-Service- Leasing immer noch relativ bescheiden. Berechnung der zukünftigen Kosten pro Fahrzeug Erwartete Gesamtkosten über Laufzeit FSL-Rate pro Monat

Flottenmanagement Formen Full-Service-Leasing (FSL) Finanzleasing + weitere Dienstleistungen = Full-Service-Leasingrate Vorteile + Grundsätzlich hohe Transparenz und Planbarkeit bei den Fahrzeugkosten Gesamtkostentransparenz ermöglicht Fahrzeugauswahl unter Berücksichtigung ALLER anfallenden Kosten Nutzung von Einkaufsvorteilen des FSL-Anbieters Risikoübernahme seitens FSL-Anbieter (Amortisation / Restwerte / Fahrzeugunterhalt.) Mehrheitlich professionelles Reporting Nachteile - Sehr unterschiedliche Angebote auf dem Markt -1:1 Vergleich der verschiedenen Angebote meist sehr anspruchsvoll (Einzelverträge / Rahmenverträge) Teilweise «Risikoaufschläge» Verlust von internem Know-How Mögliche Abhängigkeit vom FSL-Anbieter Risiko von teilweise bedeutenden Nachbelastungen

Der betriebsinterne Flottenverantwortliche © Fleetcompetence // Titel der Präsentation // Datum Realisierung einer neuen Flottenlösung Die neuen Aufgaben des Flottenverantwortlichen bei einem Outsourcing Arbeitsschritte, Inhalte u. Fragestellungen Der betriebsinterne Flottenverantwortliche Neue strategische Aufgaben im Falle eines Outsourcings

Flottenmanagement Formen Das neue Profil des Flottenmanagers Strategische Aufgaben des betriebsinternen Flottenverantwortlichen beim Outsourcing Zeitaufwändige und wiederkehrendeTätigkeiten werden beim Outsourcing an den externen Dienstleister abgegeben (z.B. Rechnungsprüfung, Beleghandling, Fahrzeugbestellungen und Fahrerkommunikation). Der Flottenverantwortliche ist die wichtigste Kontaktstelle für den externen Partner und übernimmt vermehrt strategische Aufgaben: Entwickeln und Umsetzen von Einkaufsstrategien für die Flotte Verhandeln und Überwachen von Rahmenverträgen mit Kernlieferanten Mittel- und langfristige Budgetplanung für die Flottenkosten Strategisches Controlling / Identifizieren von «Ausreissern» und Einleiten von Massnahmen Beiträge zur (Weiter-) Entwicklung der Car Policy Fazit: Die Aufgaben des Flottenmanagers ändern sich. Das erfordert regelmässige Schulung und Weiterbildung.

Flottenmanagement Formen Outsourcing – strategisches Controlling Die neuen strategischen Aufgaben des betriebsinternen Flottenverantwortlichen Operatives Flottenmanagement Gestaltung der Rahmenbedingungen Strategische Flottensteuerung Strategische Flottensteuerung Gestaltung der Rahmenbedingungen Operatives Flottenmanagement

Realisierung einer neuen Flottenlösung Arbeitsschritte, Inhalte und wichtige Fragenstellungen: Firmeninterne Bedürfnisanalyse Fleet Management Evaluation Inhouse- Management und Outsourcing Entscheid für zukünftige Fleet Management Lösung Umsetzung der Lösung Phase 1: Analyse Wo stehen wir heute ? Was soll verändert werden ? Was sind die Gründe für die gewünschte Veränderung (Kostensenkung, etc.) ? Welche Resultate soll die neue Lösung liefern ? Phase 2: Evaluation Was gibt es für Möglichkeiten das Flottenmanagement neu zu organisieren? Welche Formen sind für unsere Firma sinnvoll ? Wie hoch ist der heute notwendige Verwaltungsaufwand ? Ist unser Inhouse-Management gut organisiert? Ist Outsourcing für uns eine Alternative? Phase 3: Auswahl der Flottenlösung Was sind die Kosten der einzelnen Systeme (Inhouse-Management / Outsourcing ? Was sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen? Was ist für unser Unternehmen nachhaltiger ? Sofern Outsourcing: Welche Form macht für unsere Firma am meisten Sinn ? Wer ist der richtige zukünftige Partner (für Software oder Outsourcing) Welche Anbieter gibt es im Markt? - Auswahlprozess Phase 4: Implementierung Wie setzt sich das interne Implementierungsteam zusammen ? Welche weiteren Abteilungen sind betroffen ? Wann soll die Implementierung beginnen ? Wer ist für die neue Flottenlösung verantwortlich ? Welche sind die wichtigsten zukünftigen firmeninternen Aufgaben ?

Flottenmanagement - intern oder extern ? Fazit Flottenmanagement - intern oder extern ? Outsourcing des gesamten Flottenmanagements ist eine Illusion ABER Die Auslagerung von aufwändigen Tätigkeiten im Flottenmanagement kann wirtschaftlich sehr wohl sinnvoll sein. Welches die am besten passende Flottenmanagement-Form für die eigene Firma ist hängt ab von: Art und Grösse der Flotte, Risikobereitschaft des Unternehmens und weiteren strategischen Zielsetzungen wie etwa Art der Finanzierung. Für den Fall, dass Outsourcing für Sie die richtige Flottenmanagement-Form ist: Zielsetzungen an die neue Lösung klar formulieren und dem zukünftigen externen Partner kommunizieren Planen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen für ein Outsourcing-Projekt ein Planen Sie auch die Implementierung sorgfältig – hier liegt ein weiterer Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit