Wer bringt Licht in den Steuer- ? Ihr Steuerberater Freitag, 20.03.2009, 13.30 Uhr: Meine erste Betriebsprüfung: 10 typische Anfängerfehler

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Grundsätzliches zur Betriebsprüfung Die Betriebsprüfung ist eine Außenprüfung. Der Unterschied zur normalen Veranlagung besteht darin, dass die Finanzbehörde im Außendienst eine Gesamtüberprüfung aller steuerlich relevanter Sachverhalte durchführt. Die Außenprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der Verhältnisse eines Steuerpflichtigen um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Die Außenprüfung kann sich auf eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume oder auf bestimmte Sachverhalte beschränken. Beschränkt sich die Prüfung auf die Lohnsteuer, so handelt es sich um eine Lohnsteueraußenprüfung. Bei der Beschränkung auf die Umsatzsteuer ist es eine Umsatzsteuersonderprüfung (§ 193  Abs. 2 Nr. 1 AO). Die in der Praxis wichtigste Fallgruppe der Außenprüfung ist jedoch die Betriebsprüfung (kurz BP).

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Eine Außenprüfung ist zulässig, "wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtstelle nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist" (§ 193 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das Finanzamt bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung Die Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt, d. h. die Anordnung muss schriftlich ergehen, die zuständige Behörde erkennen lassen und die Unterschrift oder Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder Beauftragten enthalten. Sie sollte auch den Namen des Prüfers und den voraussichtlichen Beginn der Prüfung enthalten, wobei diese Angaben nicht zwingend sind.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Die Prüfungsanordnung muss hinreichend bestimmt sein: bei welchem Steuerpflichtigen die Außenprüfung angeordnet wird. Aus der Prüfungsanordnung muss immer eindeutig hervorgehen, wer Steuerschuldner, Adressat und Empfänger der Prüfungsanordnung ist (persönlicher Umfang). welche Form der Außenprüfung (Lohnsteuer- bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfung, abgekürzte Außenprüfung oder Betriebsprüfung) durchgeführt werden soll. alle zu prüfenden Steuerarten (sachlicher Umfang). alle zu prüfenden Besteuerungszeiträume. Keine hinreichende Bestimmung des Prüfungszeitraumes ist z. B. die Angabe „nicht verjährte Jahre“ (zeitlicher Umfang).

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Zur Durchführung Der Außenprüfer hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen), zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen. Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt. In Berlin ist es gute Übung, dass die Prüfung bei der Steuerberaterin, dem Steuerberater/in stattfindet. Das macht auch Sinn, da die monatliche Betreuung und Kontrolle der Buchhaltung in der Verantwortung des Steuerberaters liegt. Der Betriebsprüfer ist berechtigt, Grundstücke und Betriebsräume zu betreten und zu besichtigen. Seit dem 1. Januar 2002 ist es den Finanzbehörden gestattet, bei der Außenprüfung die Buchführung des Steuerpflichtigen durch direkten Zugriff auf seine Datenverarbeitungssysteme zu prüfen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geregelt.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Was muss der Unternehmer tun ? Grundsätzlich hat der Steuerpflichtige, bzw. der Steuerberater/in Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse zu unterstützen.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Zum Schluss die Besprechung Vor der Beendigung der Außenprüfung ist eine Besprechung abzuhalten, es sei denn, dass sich nach dem Ergebnis der Außenprüfung keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergibt oder dass der Steuerpflichtige auf die Besprechung verzichtet. Eine Schlussbesprechung ist bei einer abgekürzten Außenprüfung (§203 AO) nicht zwingend erforderlich. Bei der Schlussbesprechung sind insbesondere strittige Sachverhalte sowie die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen zu erörtern.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Prüfungsbericht Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht ein schriftlicher Bericht. Im Prüfungsbericht sind die für die Besteuerung erheblichen Prüfungsfeststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht sowie die Änderungen der Besteuerungsgrundlagen darzustellen. Der Prüfungsbericht ist kein Verwaltungsakt und kann deshalb nicht mit dem Einspruch angefochten werden. Angefochten werden können die geänderten Steuerbescheide, die die Feststellungen des Finanzamtes berücksichtigen.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Was ist eine elektronische Betriebsprüfung? Bei der BP verlangt der Betriebsprüfer immer häufiger statt Papier einen elektronischen Datenträger. Papier ist also out! Dadurch soll ermöglicht werden, dass digital erstelle Buchführungen effektiv und Kosten sparend erstellt werden können. Pflichten für Sie als Unternehmer: Sie müssen für die elektronische Archivierung originär digitaler Unterlagen und die maschinelle Auswertbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sorgen. Grundsätzlich gilt: Sie müssen dem Prüfer nur steuerlich relevante Daten zur Verfügung stellen, die für die Besteuerung im jeweiligen Einzelfall von Bedeutung sind.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Trennen Sie in Ihrem EDV-System die sonstigen Unterlagen oder privaten Informationen streng von den geschäftlichen Informationen. Wenn das nicht sichergestellt ist, kann der Prüfer auch Unterlagen einsehen, die eigentlich nichts mit der Steuer im engeren Sinne zu tun haben. Er darf diese Unterlagen dann trotzdem verwerten. Sinnvoll ist, nach Jahren und Steuerarten zu trennen.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Prüfung rechtzeitig vorbereiten ! Mit dem Einsatz moderner EDV-Technik verändert sich die Prüfungspraxis erheblich. Prüfsoftware können auch umfangreiche Datenbestände intensiv untersuchen. Sie sollten bei der Anschaffung von Software oder eines EDV-Systems frühzeitig und konsequent auf die elektronische Betriebsprüfung vorbereitet sein. Wenn das Finanzamt erst einmal den Prüfungstermin festgelegt hat, ist es hierfür meist zu spät.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler Wann ist mit dem Betriebsprüfer zu rechnen? Hohe Einlagen in das Betriebsvermögen bei niedrigem Privatvermögen Verluste über mehrere Jahre Vermögenszuwachs ohne entsprechende Einnahmen Ihr Einkommen deckt nicht einmal die normalen Lebenshaltungskosten Ihr Einkommen steht in keinem Verhältnis zu Ihrem Lebensstil Ihr Gewinn entspricht nicht dem Branchendurchschnitt Starke Schwankungen Ihrer Umsätze ohne erkennbaren Grund Einlage oder Entnahme von Grundstücken in bzw. aus dem Betriebsvermögen Aufgabe des Betriebes oder Änderung der Rechtsform Vorherige Betriebsprüfungen führten zu erheblichen Steuernachzahlungen

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler „Steuerfehler“ kleiner/mittlerer Unternehmen Bei der Ertragssteuer-Veranlagung werden häufig die Einnahmen nicht vollständig erfasst oder die Gewinne durch unzutreffende Aufwands-Positionen geschmälert. Typischer Fehler: Eine Rückstellung für Garantie-Leistungen wird gewinnmindernd bilanziert. Mit einer Inanspruchnahme aufgrund einer Garantie ist aber nicht zu rechnen. Tipp: Seien Sie kritisch. Durchforsten Sie Ihre Gewinnermittlung, Überschussrechnung oder Bilanz, nach Positionen, die Ihren ausgewiesenen Gewinn mindern. Überprüfen Sie, ob diese Positionen Ihren Gewinn tatsächlich auch steuerlich verringern dürfen. Wenn nicht, sollten Sie Ihre Gewinnrechnung unbedingt korrigieren. Häufiger Fehler: Nicht streng genug zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben unterschieden und der private Aufwand als Betriebsausgabe gebucht.

BetrPrüf: 10 typische Anfängerfehler „Steuerfehler“ kleiner/mittlerer Unternehmen Typischer Fehler: Ein privater Ausflug erscheint als Geschäftsreise, private Geschenke werden als Geschenke an Geschäftsfreunde verbucht, der Reiseführer als Fachbuch oder die Geburtstagsfeier, die als Geschäftsessen verbucht wird. Im Klartext: Das ist Steuerhinterziehung. . Tipp: Berufliche Fahrten und Geschäftsessen sollten Sie eindeutig als solche belegen können. Dazu müssen Sie schriftlich festhalten, wann, wo, mit wem und warum Sie gespeist haben. Hat das Essen in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zum Anlass, zu den Teilnehmern und die Rechnung.

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