Steuerliche und organisatorische Konsequenzen der digitalen Prüfung D

Präsentation zum Thema: "Steuerliche und organisatorische Konsequenzen der digitalen Prüfung D"—  Präsentation transkript:

1 Steuerliche und organisatorische Konsequenzen der digitalen Prüfung D
Steuerliche und organisatorische Konsequenzen der digitalen Prüfung D. Paschmanns Dipl. Finanzwirt Vorstellung: seit 27 Jahren in Finanzverwaltung; u.a. 5 Jahre im RZF als Programmierer letzten 12 Jahre in einem Automationsreferat im BMF u.a. zuständig für die Vereinheitlichung der DV-Ausstattung der Außenprüfung (außer Steufa). Leiter der Bund-/Länder AG „AGBp“ Ende 2000 Ausfluss des StSenkungsgesetzes: Auftrag der RL Autom zur Beschaffung von Prüfsoftware (Zusammensetzung der AG aus den anderen AG‘en) seit Juni 2002 im BfF/ Clearingstelle (dazu später) im Innendienst der Bundes-Bp

2 Rechtliche Grundlagen
Art. 7 und 8 Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 (BGBl Teil I S. 1433) dadurch geänderte §§146 ff AO, § 200 Abs. 1 AO BMF-Schreiben vom „GDPdU“ (BStBl I S. 415) BMF-Schreiben vom „GoBS“ (BStBl I S. 738) vgl. <Steuern und Zölle> <Steuern> <Veröffentlichungen zu Steuerarten> <Abgabenordnung> Texte etwas umfangreicher als mit ppt üblich, damit auch nutzbar zum Nachsehen. Auf Internetseiten des BMF ggf. noch weiter auf <Datenzugriff> GDPdU von AG „Datenzugriff“ vorbereitet und von den RL Bp (Bund/Länder) verabschiedet. Heftigste Diskussionen während der Entstehung (teilw. bis heute) meisten Anregungen dabei sind in Fragen/Antwortenkatalog (heute Nachmittag) eingeflossen. GoBS deshalb, weil bisher kaum beachtet durch Datenzugriff aber mehr Bedeutung, da grundlegende Verhaltens- und Verfahrensweise festgelegt wurde. August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

3 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 Nach § 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungs- systems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Basisvorschrift Ggf. bleibt auch alles wie bisher (Prüfer entscheidet) Kein Datenzugriff bei sog. Nachschau zu USt-Zwecke aber mit PA kann Nachschau problemlos in Bp umgewandelt werden. August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

4 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Außenprüfung (§ 194 AO) nicht erweitert; er wird durch die Prüfungsanordnung (§ 196 AO, § 5 BpO) bestimmt. Gegenstand der Prüfung sind wie bisher nur die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Keine Änderungen gegenüber der bisherigen Prüfungen August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

5 Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO
Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten). Der am meisten umstrittene Terminus, obwohl keine Änderung zu bisherigen Prüfungen August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

6 Steuerlich relevante Daten (Definition?)
Es gibt keine allgemeingültige Definition. Daten sind immer dann steuerlich relevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Grundsätzlich wird im Einzelfall entschieden werden müssen. Sicherlich dazugehörend: Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung. Aber auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungs-systems befindliche steuerlich relevante Daten (Verträge, Lieferscheine, Korrespondenz u.a.). August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

7 Steuerlich relevante Daten (Umfang)
Bei der Datenträgerüberlassung entscheidet grundsätzlich zuerst das Unternehmen, welche Daten dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden (wie bisher). Bei unzutreffender Qualifizierung von Daten kann die Finanzbehörde im Rahmen ihres pflichtgemäßen Ermessens verlangen, dass das Unternehmen den Datenzugriff auf diese steuerlich relevanten Daten nachträglich ermöglicht. Wird bei Datenüberlassung besonders deutlich, gilt aber auch für die ersten beiden Alternativen des Datenzugriffs. Wird voraussichtlich von den Softwarefirmen mit „Schaltern“ gelöst. August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

8 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -
Die 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs (vom Prüfer auch kumulativ wählbar) Unmittelbarer Datenzugriff: Nur-Lesezugriffs unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen. Mittelbarer Datenzugriff: Die Daten müssen entsprechend den Vorgaben des Prüfers maschinell ausgewertet werden, um den Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Datenträgerüberlassung: Die gespeicherten Unterlagen werden dem Prüfer auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen. Wird bisweilen auch als Z1 bis Z3 bezeichnet August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

9 Unmittelbarer Datenzugriff
Die für den Datenzugriff erforderliche Hard- und Software des Systems ist dem Prüfer zur Verfügung zu stellen und der Prüfer ist für den Nur-Lesezugriff in das DV-System einzuweisen. Die Zugangsberechtigung muss so ausgestaltet sein, dass dem Prüfer der Zugriff auf alle steuerlich relevanten Daten eingeräumt wird. Sie umfasst u.a. auch die Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsprogramme (z.B. zur Filterung und Sortierung). Eine Fernabfrage (Online-Zugriff) ist ausdrücklich ausgeschlossen. Einweisung natürlich nur im Rahmen des Möglichen; keine umfassende Schulung des Prüfers notwendig Zugangsberechtigung ggf. über die bereits erwähnten „Schalter“ Wenn z.B. IDEA installiert ist, darf es genutzt werden. Vorteile: Historien-Datei bleibt auf Rechner und ist kontrollierbar, da Prüfer in IDEA geschult ist kann die Prüfung ggf. schneller durchgeführt werden und Z3 braucht ggf. nicht zusätzlich angewandt werden. Keine Prüfung vom FA aus!!! August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

10 Mittelbarer Datenzugriff
Die Daten werden nach den Vorgaben des Prüfers maschinell ausgewertet. Dazu ist dem Prüfer zusätzlich eine mit dem Datenverarbeitungssystem vertraute Person zur Verfügung zu stellen. Auswertungen sind jedoch nur mit dem im System vorhanden Auswertungsmöglichkeiten zulässig. Die Kosten der maschinellen Auswertung trägt das Unternehmen. Der Umfang der zumutbaren Mithilfe richtet sich nach den betrieblichen Begebenheiten des Unternehmens Vorteil: geschulte Person ist evtl. sowieso vorhanden (Administrator) Auswertungen wie Z1 Kosten könnten z.B. dann explodieren, wenn Mitarbeiter des Softwareherstellers rekrutiert werden müssten (Frage der Verhältnismäßigkeit) Deshalb letzter Satz zur Vermeidung unzumutbarer Kosten August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

11 Datenträgerüberlassung
Mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen sind alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden. Es besteht die Vermutung, dass insbesondere nach Fertigstellung des Beschreibungsstandards diese Möglichkeit von allen Beteiligten favorisiert wird. „bei Dritten“ bezieht sich insbesondere auf die Datev August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

12 Maschinell auswertbare Form im Sinne der GDPdU
Wahlfreier Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit. August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

13 Nicht maschinell auswertbare Form im Sinne der GDPdU
Wegen des nicht gewährleisteten wahlfreien Zugangs werden keine Reports oder Druckdateien akzeptiert, die vom Unternehmen ausgewählte (vorgefilterte) und daher ggf. nicht mehr alle steuerrelevante Daten enthalten. Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen während des Archivierungsvorgangs eine Verdichtung unter Verlust angeblich nicht steuerrelevanter Daten stattgefunden hat, die originär jedoch vorhanden waren. Gilt nicht für die Lösung mit „Schaltern“ wenn gewährleistet ist, dass ggf. durch Umlegung aller Schalter die Wahlfreiheit hergestellt werden kann. Wird ggf. auch nur in Einzelfall entschieden werden können August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

14 Datenträger zur Überlassung der Daten in maschinell auswertbarer Form
Als verbreitete und kostengünstige Datenträger werden CD-ROM und DVD im ISO-Standard akzeptiert. Zudem können Disketten verwendet werden, wenn sie das Dateisystem „MS-DOS“ oder „FAT“ enthalten. Aufgeführt sind die „Lieblingsdatenträger“ Ob ggf. auch andere DT akzeptiert werden (Streit ob nur random oder auch sequentiell zugelassen ist) wird auch hier im Einzelfall entschieden werden müssen. Auch von Apple können CD‘s oder Disks mit diesen Formaten erstellt werden. August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

15 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -
Dateiformate (1) Die folgende Dateiformate können von der in der Finanzverwaltung eingesetzten Prüfsoftware IDEA problemlos gelesen werden und erfüllen damit die Voraussetzung der maschinellen Verwertbarkeit im Sinne der GDPdU –sofern die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen ebenfalls in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden:  Zur Vereinfachung und auf vielfachen Wunsch der Wirtschaft wurden die IDEA-Formate ausdrücklich genannt (mit Änderung des Fragen- und Antwortenkatalogs im August 2002). Erste Reaktion des StBeraterVerbands war die Frage, ob die FinVerwaltung dadurch bestimmte Formate oktroyieren will Wir sind zwar noch am Anfang aber das Format war bisher kein Problem August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

16 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -
Dateiformate (2) ASCII feste Länge ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte) EBCDIC feste Länge EBCDIC Dateien mit variabler Länge Excel (auch ältere Versionen) Access (auch ältere Versionen) dBASE Lotus 123 August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -

17 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -
Dateiformate (3) ASCII-Druckdateien (plus Info für Struktur und Datenelemente etc.) Dateien von SAP/AIS Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen Import durch ODBC-Schnittstelle  August 2002 D.Paschmanns (Dipl. Finw.) - "Grundsätze der digitalen Prüfung" -