Eckpunkte bei Veranstaltungen OFFICE DAY 2014 AVIS Austausch – Vernetzung – Information - Solidarität

Eckpunkte bei Veranstaltungen AGENDA 1. Projektanzeige 2. Steuerliche Aspekte Zuschuss Zuwendung / Spende Sponsoring Ausländischer Gastvortrag Bewirtung / Rahmenprogramm 3. Abrechnung

Eckpunkte bei Veranstaltungen Ablauf einer Veranstaltung aus Sicht der Verwaltung Projektanzeige Prüfung der Vorkalkulation Prüfung Bewertungsausschuss / steuerliche Beratung Einrichtung von Kostenstellen Kostenstellen-Info + Veranstaltung Nachkalkulation der Veranstaltung und Erstellung der Verwendungsnachweise

Eckpunkte bei Veranstaltungen 1. Projektanzeige Projektanzeige (vorgefertigtes Formular auf der Homepage) Prüfung vorläufige Kalkulation (Finanzplanung vollständig?) Prüfung Bewertungsausschuss (wirtschaftliche Tätigkeit i.S.d. EU Gemeinschaftsrahmens) Korruptionsprüfung Einrichtung von Kostenstellen Versand von Kostenstellen-Infos

Eckpunkte bei Veranstaltungen Ablauf einer Veranstaltung aus Sicht der Verwaltung Projektanzeige Prüfung der Vorkalkulation Prüfung Bewertungsausschuss / steuerliche Beratung Einrichtung von Kostenstellen Kostenstellen-Info + Veranstaltung Nachkalkulation der Veranstaltung und Erstellung der Verwendungsnachweise

Eckpunkte bei Veranstaltungen 2. Steuerliche Aspekte a) Zuschuss Bewilligungsantrag an Geldgeber (z.B. Stiftungen) Mittel werden i.d.R. zweckgebunden vom Geldgeber zur Verfügung gestellt und sind dem Geldgeber in Form eines Verwendungsnachweises darzulegen ggf. separate Einrichtung von Kostenstellen Auf den Verwendungsnachweisen dürfen nur Ausgaben gebucht werden, die der Geldgeber im Bewilligungsantrag genehmigt hat! Steuerlich unbeachtlich

Eckpunkte bei Veranstaltungen 2. Steuerliche Aspekte b) Zuwendung / Spende Geld-/Sachleistungen, die ein Geldgeber ohne den Erhalt einer Gegenleistung erbringt Eine Zuwendungsbestätigung kann von der Universität Trier ausschließlich für Zwecke der Wissenschaft und Forschung ausgestellt werden Bewirtung und Rahmenprogramm dürfen nicht aus Zuwendungen / Spenden finanziert werden, für die eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt wird  Spendenhaftung! Steuerlich unbeachtlich Beachtung der Korruptionsrichtlinien!

Eckpunkte bei Veranstaltungen 2. Steuerliche Aspekte c) Sponsoring Sponsoring = Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen durch Unternehmen zur Förderung von Personen, Gruppen und/oder Organisationen Sponsor verfolgt das Ziel der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für sein Unternehmen / seine Produkte Leistungen eines Sponsors mit der Universität Trier sind in einem Sponsoring-Vertrag zu vereinbaren

Eckpunkte bei Veranstaltungen Aktives Sponsoring Passives Sponsoring Zum Beispiel: Anzeigenwerbung im Tagungsband, Flyer, etc. Anbringung von Banderolen während einer Veranstaltung Hinweis auf Internetseite der Universität Trier auf die Sponsoren mit Verlinkung auf deren Homepage Aktive Werbetätigkeit der Universität Trier Steuern sind bei Projektplanung einzukalkulieren Zum Beispiel: Wiedergabe des Logos*) des Sponsors auf Tagungsprospekt etc. Dank an den Sponsor in einem Tagungsband mit Wiedergabe des Logos des Sponsors*) Hinweis auf Internetseite der Universität Trier auf die Sponsoren ohne Verlinkung auf deren Passive Werbetätigkeit der Universität Trier Steuern sind bei Projektplanung nicht einzukalkulieren Beachtung der Korruptions-richtlinien! *) ohne besondere Hervorhebung

Eckpunkte bei Veranstaltungen 2. Steuerliche Aspekte d) Ausländische Gastdozenten Für ausländische Gastdozenten hat die Universität Trier auf das gezahlte Entgelt zusätzlich 19% Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten. Entgelt ist alles, was die Universität Trier für den ausländischen Gastdozenten aufwendet, wie z.B. Honorar, Reisekosten, Übernachtungskosten, Bewirtung  Bei Vertragsverhandlungen ist unbedingt zu beachten, dass die abzuführende Umsatzsteuer in Höhe von 19% einkalkuliert wird.  Für sämtliche Abrechnungen von Honorar und Reisekosten ist das Formular „Forderungsnachweis für Honorar und Reisekosten“ auszufüllen

Eckpunkte bei Veranstaltungen 2. Steuerliche Aspekte e) Bewirtung und Rahmenprogramm In der Regel werden aus Teilnehmerentgelten die Bewirtung und/oder das Rahmenprogramm bestritten und werden einem sog. Betrieb gewerblicher Art (BgA) zugeordnet  Steuern sind zu berücksichtigen Die Einnahmen für die Teilnehmerentgelte und die Ausgaben für Bewirtungen / Rahmenprogramm sind auf den dafür eingerichteten Kostenstelle zu verbuchen Der Anteil der Bewirtungskosten in den Teilnehmergebühren wird – nach Abrechnung der Abteilung I – automatisch auf die Bewirtungskostenstelle umgebucht

Eckpunkte bei Veranstaltungen Ablauf einer Veranstaltung aus Sicht der Verwaltung Projektanzeige Prüfung der Vorkalkulation Prüfung Bewertungsausschuss / steuerliche Beratung Einrichtung von Kostenstellen Kostenstellen-Info + Veranstaltung Nachkalkulation der Veranstaltung und Erstellung der Verwendungsnachweise

Eckpunkte bei Veranstaltungen 3. Abrechnung Erstellung eines Verwendungsnachweises für die Geldgeber Ausgleich der Bewirtungskostenstelle Deklaration der Umsatzsteuerzahllast beim Finanzamt Prüfung der abgeführten Umsatzsteuer auf ausländische Gastvorträge, ggf. Nachversteuerung von Bewirtungskosten Vorbereitung der Steuererklärung des BgA Bewirtung / Rahmenprogramm

Eckpunkte bei Veranstaltungen Fragen?

Eckpunkte bei Veranstaltungen Ansprechpartner :: Kontakt - Steuern Alrica Kraft Email: krafta@uni-trier.de Tel.: 0651 201-4276 Annemie Steinmetz Email: stm@uni-trier.de Tel.: 0651 201-4262 :: Kontakt - Drittmittel :: Projektanzeige Carmen Schaaf Email: schaaf@uni-trier.de Tel.: 0651 201-4244 :: Veranstaltungen Anke Schuh-Gubernator Email: schuhgubernator@uni-trier.de Tel.: 0651 201-4291 Stand: März 2014

Eckpunkte bei Veranstaltungen Links :: Drittmittel Antrag Kostenstelle, Projektanzeige Zuwendungsvertrag Antrag auf Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung) Merkblatt zur administrativen Vorgehensweise bei Veranstaltungen Homepage: Verwaltung > Abteilung I (Finanzen) > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Drittmittel

Eckpunkte bei Veranstaltungen Links :: Umsatzsteuer Rechnungsmuster Pflichtbestandteile einer Rechnung Info-Tour zur Rechnungserstellung  Homepage: Verwaltung > Abteilung I (Finanzen) > Service / Informationen > Finanzangelegenheiten > Umsatzsteuer

Eckpunkte bei Veranstaltungen Links :: Personalabteilung Forderungsnachweis für Honorar und Reisekosten Homepage: Verwaltung > Abteilung III (Personal) > Service > Personal A-Z > Gastvortrag (http://www.uni-trier.de/fileadmin/organisation/ABT3/ AbtIII_Service/Gastvortrag_Forderungsnachweis)

Eckpunkte bei Veranstaltungen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!