Prozessmanagement im Operationssaal Zieldefinition, Umsetzung, Überprüfung und Verbesserung 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessoptimierung im OP Zielsetzung Optimierung der OP Planung um eine optimale Auslastung der OP-Einheiten zu erreichen. Optimierung der Planung elektiver Eingriffe in Bezug auf vorhandene OP Kapazitäten. Verbesserung der Funktionsabläufe im OP mit dem Ziel die Zeiten zwischen den Eingriffen zu verkürzen. Etablierung einer Geschäftsordnung zur eindeutigen Festlegung bzw. Regelung von OP-Startzeiten, -Betriebszeiten, -Planungsregeln sowie der Integration von Notfällen etc. Einbindung von EDV zum Aufbau eines OP-Controllings. Aufbau einer Methodik zur Leistungsverrechnung bezüglich der Kosten der OP Nutzung. Etablierung eines OP-Managers um die Planung und Koordination der OP-Abläufe durchgreifend zu regeln. 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessoptimierung im OP Vorgehensweise Strukturierte Interviews mit allen beteiligten Mitarbeitern. Teilnehmende Beobachtung im laufenden OP- Betrieb. Auswertung evtl. schon vorhandener Daten. Erfassung von aktuellen Prozessdaten. Kontinuierlicher Diskurs mit den Mitarbeitern. Darstellung der Prozessabläufe. Bestimmung von Kennzahlen um Vergleichbarkeit herzustellen. Abgleich erfasster Daten mit Erfahrungswerten und wenn vorhanden mit Daten anderer OP-Bereiche. Darstellung von Optimierungspotential mittels Ursache-Wirkungsprinzip. Bildung von Arbeitsgruppen zur Entwicklung von Lösungsansätzen. Entwicklung von hausindividuellen Konzepten zur Optimierung der Prozesse im Operationssaal. 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Ursache-Wirkungsdiagramm „Verzögerter OP Beginn“ 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Grundriss Op-Abteilung Steri OP 1 OP 2 OP 3 ITS AWR Umbett- Schleuse Station 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessoptimierung im OP Prozessschwerpunkte Präoperative Phase Operative Phase Postoperative Phase 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessablauf „Operation“ OP PD Desinfektion Abdecken Instr. vorb. Lagern OPPD/ AnPD/An Pat. in OP Pat einleiten RD OP reinigen Team ausschleusen Umlagern Ausleitung Pat. abdecken Gips und Verb. Patient bestellen PD Stat. Transp. Patient Einschleu-sen OP vorb. Händedes-infektion Entsorgung Instrumente, Geräte Ausleitung beenden + Transport und Übergabe Wechselzeit Schnitt-Naht-Zeit Wechselzeit 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Messzeitpunkte der Prozessschritte Anästhesie- Präsenz Anästhesiedauer Schnitt-/ Nahtzeit OP Vor- und Nachbereitung Anästhesie Ein- und Ausleitung Übergabe Station / ITS A 1 2 E X O F 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessoptimierung im OP Daten und Kennzahlen I Globalzahlen Detailzahlen Prozessdaten 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Daten und Kennzahlen II Globalzahlen - Eingriffsräume - Personal - Dienstzeitgestaltung - Kernzeit - Anzahl der Eingriffe Detailzahlen - Eingriffe im Jahr/ Halbjahr/ Monat/ Woche/ Tag - Anteil der Notfälle in der Kernzeit/ Bereitschaft - Angefallene Überstunden außerhalb der Bereitschaft - Personalkosten/ Jahr/ Stunde/ Minute Prozesszahlen - Ankunft erster Patient - OP-Ready erster Patient - Schnitt erster Patient - Naht-Schnittzeit - Wechselzeit - Anästhesiezeit 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Messzeitpunkte der Prozessschritte Anästhesie- Präsenz Anästhesiedauer Schnitt-/ Nahtzeit A 1 2 E X O F Naht-/ Schnittzeit An-Präsenz: A1 – A2 Narkose: X1- - X2 In-Extubation: - - Operation: O1 - - O2 OP Ready: F Ende chir Maßn.: E Anästhesie Schnitt-/ Nahtzeit OP  AWR Wechselzeiten Naht-/ Schnittzeit Ende/ Freigabe 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessoptimierung im OP Erfassungsbogen Multimomentaufnahme: XXXXt- OP Datum:  :   A. OP- Planung  geplante OP  Notfall OP  Nachgemeldete OP  umgestellte OP  Pat. ohne OP zurück auf Station B. Zeiterfassung Uhrzeit Einschleusen des Patienten   :   Anästhesiebeginn (Narkoseeinleitung)   :   Beginn OP-Schwester (Händedesinfektion, Tisch richten)   :   OP-Ready-Zeit   :   Schnitt   :   Naht   :   Ende chirurg. Maßnahmen (incl. Gips, Röntgen, Verband)   :   Anästhesie Ende   :   Ausschleusen   :   C. Zeitablauf beeinflussende Faktoren Ursachen:  verspäteter Patient .......................................  Pat. nicht prämediziert .......................................  unvollständige Unterlagen .......................................  Lagerung aufwendig .......................................  Anästhesieeinleitung aufwendig .......................................  OP- Pflege nicht anwesend .......................................  Anästhesiepflege nicht anwesend .......................................  Operateur nicht anwesend .......................................  Anästhesist nicht anwesend .......................................  andere Ursachen ....................................... D. Ende, letzte OP  :  25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Daten und Kennzahlen III 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Daten und Kennzahlen IVa 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Daten und Kennzahlen IVb 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Daten und Kennzahlen IVc 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessoptimierung im OP Daten und Kennzahlen V 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Daten und Kennzahlen VI 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Daten und Kennzahlen VII 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserungspotential in der OP-Aufbau und Ablauforganisation Logistik Planung und Vorbereitung Organisation Tagesablauf Aufbauorganisation Anästhesiebereich Informationssysteme Kommunikation 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: Logistik Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen Unterschiedliche Lagerstandorte behindern die Materialbereitstellung Zentraler Lagerstandort, kurze Wege Reorganisation der Lager und Geräteräume Umständliche Materialversorgung z.B. Durchreiche Schaffung einer Versorgungsschleuse Planung im Rahmen eines Gesamtkonzeptes Uneinheitliche Ausstattung in den Vorbereitungsräumen Einheitliche Ausstattung z.B. Neubeschaffung von Schränken, Fallwägen etc. 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: Planung und Vorbereitung Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen OP- Plangestaltung Zusammenführung der OP Pläne Einheitliches Format Geregelter Informationsfluss EDV Lösung (Bsp.: WORD) Planungssoftware Anforderung der betroffenen Bereiche berücksichtigen OP Statut oder Geschäftsordnung Festlegung der Verantwortlichkeiten sowie Zuständigkeiten (Q-Ziele, KTQ, Etc.) Dienstanweisung, OP Manager (Dispatcher) Aushang der OP Planung Entwicklung und Pflege eines Masterplanes Eindeutige Vereinbarung über Änderungen festlegen 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: OP-Organisation Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen Schleusenbetrieb Optimale Steuerung des Patientenflusses Festlegung Schleusenzeit 1. Patient Verantwortlichkeit auf OP- bzw. AN-Pflege übertragen. OP Kapazität Eindeutige Regelung bzgl. der Raumverteilung unter den Disziplinen Grundsätzliche Regelung (Raumaufteilung tages- bzw. Disziplin orientiert), Nutzungscontolling Ablauf ambulanter Patienten Tagesklinik Optimale Versorgung der Patienten Organisationsstruktur abseits vom stationären Bereich Raumkonzept erstellen Organisationskonzept erstellen 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: OP-Tagesablauf Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen OP-Beginn Festgelegte Startzeit Auslegung aller Aktivitäten zur Einhaltung des Zeitpunktes 1. Patient ist sicher AN-Beginn zu festgelegter Zeit Verzögerungsgründe erfassen Patient im Saal Keine Verzögerung durch Ruhezeit für Instrumentenaufbau Saaleinfahrt entsprechend der organisatorischen Notwendigkeit Wechselzeiten Reduzierung der Wechselzeit auf ein Minimum Schwachstellenanalyse Erfassen evtl. Verzögerungsursachen 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: OP-Aufbauorganisation Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen Qualifizierung des Pflegepersonals OP Personal mit Fachweiterbildung größer 50% Langfristige Personalentwicklung Nutzung neuer Berufsbilder (OTA) Besprechung OP Funktionspflege Termine ohne den OP- Beginn zu beeinträchtigen Differenzierung Kurz- bzw. Abteilungsbesprechung Ggf. Verlegung der Besprechungszeiten Spezial-Instrumente/ -Geräte Gerätenutzung Anschaffung nur bei Notwendigkeit Nutzung Verkauf Anwendertraining 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: OP-Anästhesiebereich Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen Narkose Einleitung Patientenbestellung und Narkoseeinleitung adaptiert an OP-Beginn Einschleusen der ersten chir. Patienten zu festen Zeitpunkten Zeitpunkt erster Patient Patient pünktlich im Saal AWR als Holding Areal für die ersten Patienten Aufteilung der Verantwortung für OA-Bereiche Fachliche Schwerpunkte für Oberärzte Rotationsplan Oder feste Zuordnung nach Schwerpunkt evtl. Interessen Organisationsstruktur AN-Sprechstunde Bedarfsgerechte Sprechstundenzeiten Inanspruchnahme durch stat. Patienten Neue Konzeption, Weiterentwicklung, Umorganisation bestehender Konzepte 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: OP-Anästhesiebereich Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen Verweildauer der Patienten im AWR Angepasste Verweildauer Keine Verzögerung bei Patientenaufnahme Regelmäßige Visite zur Beurteilung der Möglichkeit zur Verlegung Transport AWR keine Zusätzliche Inanspruchnahme der Stationen Regelmäßige Visite im AWR Anästhesist und Operateur bringen den Patienten in den WAR bzw. auf die ITS AN Bevorratung AN Wagen am Patienten Reduktion der Bevorratung in den Einleitungsräumen AWR als Holding Areal für die ersten Patienten Analyse der Lagerorte Anpassung der Bevorratungsräume 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: Informationssysteme Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen OP Daten werden nur händisch oder gar nicht erfasst Möglichkeiten schaffen zur Erstellung eines Datenpools Einführung eines EDV gestützten OP Moduls Kein einheitliches Zeiterfassungssystem im KIS Disziplinorientierte EDV-Insellösung Anästhesie und Chirurgie nutzten gleiche Software Vorrausschauende Etablierung einer OP-Software Anpassung vorhandener Software nur in gemeinsamer Abstimmung Krankenhauscontrolling nicht mit OP-Erfassung vernetzt Einbindung der Controlling-Abteilung Erweiterung der KIS- Struktur im bestehenden System 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Verbesserung: Kommunikation Kritischer Bereich Verbesserungsziel Maßnahmen OP- Planung Stabiler und ausreichend informativer OP-Plan, der zeitgerecht allen Betroffenen vorliegt Verantwortlicher OP- Koordinator, eine klare Regelung über die Erstellung Urlaubs- und Kongressplanung Anpassung der Personalplanung an die Inanspruchnahme Urlaube und Kongressteilnahme aller OP-MA (Arzt/ Pflege) werden mind. 1 Woche vorher mitgeteilt Tagesorganisation Verlagerung auf OA-Ebene AN/Chir. Abstimmung mit Funktionspflege (AN/OP) Benennung von Verantwortlichen Überdisziplinäre morgendliche Kurzbesprechung 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessoptimierung im OP Musterplan 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Prozessoptimierung im OP Zusammenfassung Darstellung der Ist-Situation Zielplanung Datensammlung Bildung von Arbeitsgruppen Schwachstellenanalyse Erarbeiten von Lösungsvorschlägen Umsetzung der Lösung Erfolgscontrolling 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP

Ich bedanke mich für ihre Aufmerksamkeit und wünsche Ihnen noch einen interessanten Kongressverlauf. Andreas Vossen Leitender Mitarbeiter im Pflegedienst und Qualitätsmanagement Kreisklinik Wolfratshausen Moosbauerweg 5 – 7 82515 Wolfratshausen eMail: a.vossen@gmx.net 25. April 2004 Prozessoptimierung im OP