Netzwerk forschungsrefenten.de Jahrestagung 2017 Workshop X AG Drittmittel: Kompetenzprofil Drittmittelmanagement für Forschungsreferent/innen Birgit Grund, Hochschule Ansbach Dr. Dorothea Uhle, Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Agenda Begrüßung Vorstellung der AG Drittmittel Das Kompetenzprofil Drittmittelmanagement Die Schnittstelle Antrag-Bewirtschaftung Fazit und Verabschiedung

Drittmittelbewirt-schaftung Die AG Drittmittel Antrags-beratung Drittmittelbewirt-schaftung Universitäten Fachhoch- schulen Außeruniv. Forschungs-einrichtungen Mitglieder 80 Personen im Verteiler 10-25 Teilnehmer pro Treffen bundesweit

Die AG Drittmittel 1. Treffen August 2012 Düsseldorf Programm: Fragestellungen und Themen für die Arbeit der AG Themen: Entwicklung „Training Drittmittelmanagement“ Erstellung „ABC der Drittmittelbewirtschaftung für Forschungsreferenten“ Prozessanalyse (Prozess Info – Antrag – Bewirtschaftung) Wissensmanagement inklusive Prozessoptimierung (auch IT-Themen) Themenmerker (Optimierung und Synchronisierung von Zuwendungsbedingungen von Bund und Land) Ausschluss von Themen wie: Kommunikationstraining einseitige Fokussierung nur auf universitätsspezifische Fragestellungen und universitäre Abläufe Schulung im Haushaltsrecht zu detaillierte Analyse und Darstellung der Bewirtschaftungsprozesse (dazu gibt es andere Gremien)

Die AG Drittmittel 2. Treffen November 2012 Koblenz Programm: Geschäftsprozess Drittmittelmanagement Impulsvorträge zur Prozessaufnahme und –optimierung durch die Pädagogische Hochschule Schwäbisch-Gmünd und die Universität Bonn 3. Treffen April 2013 FH Köln Programm: Elektronische Drittmittelakte Erfahrungsberichte zur Einführung einer elektronischen Drittmittelakte aus den Universitäten Düsseldorf und Göttingen 4. Treffen August 2013 Sporthochschule Köln Programm: Prüfungen und Audits Vortrag zu Prüfungen durch das Bundesverwaltungsamt und Erfahrungsbericht Steuerprüfung durch das Finanzamt an der Universität Wuppertal

Die AG Drittmittel 5. Treffen April 2014 Weimar Programm: Auftragsforschung Erfahrungsbericht zum Geschäftsprozess Auftragsforschung aus der Universität Jena 6. Treffen April 2015 München Programm: Geschäftsprozessoptimierung und Kompetenzprofil Erster Entwurf eines Kompetenzprofils Drittmittelmanagement 7. Treffen Oktober 2015 Paderborn Programm: Prüfungen durch die DFG Vortrag von der DFG zum Prüfkonzept der DFG Weiterarbeit am Kompetenzprofil Drittmittelmanagement

Die AG Drittmittel 8. Treffen Februar 2016 Potsdam Programm: Kompetenzprofil Drittmittelmanagement 9. Treffen Juni 2016 Universität zu Köln Programm: Bundesprojekte und Kompetenzprofil Drittmittelmanagement Vortrag vom Projektträger DLR 10. Treffen Oktober 2016 Weihenstephan 11. Treffen Februar 2017 Potsdam

Kompetenzprofil Drittmittelmanagement Fragestellung im Rahmen des ersten Treffens der AG Drittmittel 2012: „Wieviel müssen Forschungsreferenten von Drittmittelbewirtschaftung wissen, um kompetent beraten zu können?“ Entwicklung eines Selbsttests für Forschungsreferent/innen Zielgruppe: Antragsberatung und Drittmittelbewirtschaftung (nicht: Wissenschaftliche Projektleiter bzw. Antragssteller) Arbeitspapier, kein Leitfaden für die Beratung

Kompetenzprofil Drittmittelmanagement Das aktuelle Dokument ist in sieben Themengebiete aufgeteilt: Rechtliche Grundlagen Vertragsrecht Projektkalkulation Abgrenzung wirtschaftlicher und nicht-wirtschaftlicher Bereich Drittmittel im nicht-wirtschaftlichen Bereich (inklusive Spenden) Drittmittel im wirtschaftlichen Bereich (inklusive Sponsoring) Geschäftsprozesse

Kompetenzprofil Drittmittelmanagement Kategorien pro Themenbereich: Voraussetzungen / Kompetenzen / Qualifizierung Faktenqueck / konkrete Fragestellungen Themenübergreifend: Informations- und Beratungsangebote

Kompetenzprofil Drittmittelmanagement Beispiel: Themengebiet Geschäftsprozess Voraussetzung/ Kompetenz/ Qualifizierung: Welche Organisationseinheiten / Personen sind beteiligt? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten? Wann ist Rechtsabteilung / Vertragsprüfung einzubinden (Mitzeichnung)? Wie ist der Informationsfluss zwischen den Organisationseinheiten/Personen gewährleistet?

Kompetenzprofil Drittmittelmanagement Beispiel: Themengebiet Geschäftsprozess Faktenqueck / konkrete Fragestellung Was darf bei der Förderberatung entschieden werden? - ohne Rücksprache mit entsprechender Abteilung) Wer entscheidet über die Einordnung nach steuerlichen Gesichtspunkten? - z.B. Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer, liegt Leistungsaustausch vor, Befreiungstatbestände usw. Wer entscheidet über die Vertragsgestaltung? - z. B. AGB-Verfahren, Vertrag, Kooperation usw. Wer entscheidet über die Einordnung des Projekts nach Unionsrahmen? - wirtschaftlich oder nicht-wirtschaftlich

Kompetenzprofil Drittmittelmanagement Beispiel: Themengebiet Geschäftsprozess Faktenqueck / konkrete Fragestellung Welche interne Dokumente (Intern / extern) werden von den beteiligten Organisationseinheiten für die unterschiedlichen Projektformen benötigt? Wer unterzeichnet welches Dokument? - wessen Unterschrift ist rechtsverbindlich, wer ist Stellvertreter Wie ist der Mitzeichnungsprozess für welche Projektformen? - wirtschaftlich / nicht wirtschaftlich. Wann sind andere Organisationseinheiten einzubinden? - z. B. Personal, Beschaffung, Gebäudemanagement, Technik Wie vermittle ich den Prozess dem zu Beratenden?

Die Schnittstelle Antrag - Bewirtschaftung Förder-/Vertrags-Informationen Forschungsabteilung Antrags-/Vertragsberatung Projektdurchführung Drittmittelabteilung Projektabschluss

Die Schnittstelle Antrag - Bewirtschaftung Ergebnisse der Gruppenarbeit zum Thema: Welche Faktoren sind wichtig für eine gute Zusammenarbeit zwischen der Antragsberatung und der Drittmittelbewirtschaftung? Die im Folgenden genannten Faktoren wurden nach Häufigkeit der Nennung und Bedeutung sortiert. Die wichtigsten Faktoren sind zuerst genannt. Räumliche Nähe Wenn die Büros der Mitarbeiter/innen der betroffenen Abteilungen nahe beieinander liegen, ist dies ein entscheidender Faktor für den informellen Austausch, z.B. über Flurgespräche oder gemeinsame Mittagessen. Die räumliche Nähe und der informelle Austausch werden höher bewertet als die Zusammenführung von Antragsberatung und Drittmittelbewirtschaftung in einer Organisationseinheit. Regelmäßige Treffen Regelmäßige Jour Fixe der Mitarbeiter/innen aus Antragsberatung und Drittmittelbewirtschaftung. An einer Hochschule nimmt etwa der Leiter der Drittmittelbewirtschaftung alle 14 Tage am Jour Fixe der Forschungsförderung teil. - Daneben werden auch interne Schulungen und Erfahrungsaustausche mit anderen Verwaltungsabteilungen als gewinnbringend empfunden.

Die Schnittstelle Antrag - Bewirtschaftung Definierte und dokumentierte Geschäftsprozesse von der Antragsberatung bis zum Projektabschluss Wichtig ist, dass Abläufe und Zuständigkeiten festgelegt sind und dass sie nach innen (d.h. innerhalb der Verwaltung) und nach außen (d.h. den Forschenden gegenüber) kommuniziert werden. Als ein gut funktionierendes Beispiel wird genannt, dass neu Berufene frühzeitig über die Drittmittelgeschäftsprozesse informiert werden. Kick-off-Gespräche nach der Bewilligung Von solchen Auftaktgesprächen berichten insbesondere kleinere Hochschulen, an größeren Hochschulen bieten sie sich für große oder komplexe Projekte an. Der Teilnehmerkreis ist unterschiedlich: Genannt werden Projektverantwortlicher, Projektmitarbeiter, Mitarbeiter Personalabteilung, Drittmittelsachbearbeiter, Forschungsreferent. Die Kick-offs können u.a. der Projektübergabe zwischen Forschungsreferent und Drittmittelsachbearbeiter dienen, oder auch einer Einführung in das Thema „Wie funktioniert Verwaltung?“.   Tandem-Betreuung bei Großprojekten Tandem-Betreuung bedeutet hier, dass der Projektverantwortliche bei Großprojekten nach dem Motto „One face to the customer“ jeweils einen festen Ansprechpartner aus Antragsberatung und Drittmittelbewirtschaftung erhält. Diese beiden Ansprechpartner regeln alle Dinge, die in der Verwaltung zu klären sind.

Die Schnittstelle Antrag - Bewirtschaftung Verbesserte Informationsflüsse durch elektronische Dokumentenablagen bzw. Tools – Beispiele: Gemeinsamer Dokumentenzugang Alle Formulare bzw. Dokumente für den Drittmittelbereich sind über gemeinsame Dateiablagen sowohl für die Mitarbeiter/innen der Antragsberatung als auch der Drittmittelbewirtschaftung zugänglich. Elektronische Drittmittelakte Alle Dokumente zu einem Projekt insbesondere in der Drittmittelbewirtschaftung werden elektronisch in einer elektronischen Drittmittelakte abgelegt und sind sowohl für die Mitarbeiter der Antragsberatung als auch der Drittmittelbewirtschaftung zugänglich. Elektronisches Tool für Antragsanmeldungen Bei der Universität, bei der dies im Einsatz ist, soll die Meldung eines Antrags über dieses Tool 14 Tage vor Einreichungstermin erfolgen. Bei INTEREG-Projekten ist dies verpflichtend, bei anderen Anträgen optional. Das Tool dient auch der Zusammenführung von ähnlichen Anträgen aus verschiedenen Instituten. Die Forschenden loggen sich mit einer Kennung ein und füllen ein Formular aus, das dann in eine Datenbank ausgelesen wird. Die Datenbank kann von Drittmittelsachbearbeitern und Forschungsreferenten eingesehen werden.

Die Schnittstelle Antrag - Bewirtschaftung Leitfäden bzw. FAQ Gemeint sind Leitfäden bzw. FAQ für Drittmittelprojekte von der Antragstellung über die Bewirtschaftung bis zum Projektabschluss. Sie können eine Form der Dokumentation der Drittmittelgeschäftsprozesse darstellen, müssen jedoch nicht an die Geschäftsprozesse gekoppelt sein. Die Teilnehmenden berichten, dass Leitfäden und FAQ im Intranet in der Regel von den Forschenden nicht gelesen werden. Größere Bedeutung haben sie für die interne Kommunikation in der Verwaltung, d.h. für das Drittmittelmanagement und die Antragsberatung, weil sie dazu beitragen, einheitliche Verfahrensweisen sicherzustellen. Workshops bzw. Informationsveranstaltungen Auf solchen Veranstaltungen können neben den inhaltlichen Fragen zu den Projekten auch Zuständigkeiten und Abläufe erläutert werden, z.B. wie geht es nach der Bewilligung weiter. Daneben bieten sie die Möglichkeit, persönlich mit den Mitarbeitern der Antragsberatung und der Drittmittelbewirtschaftung in Kontakt zu treten.