Projektorganisation, Arbeitsgruppenstrukturen, Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen Kristina Koller Digitization Lifecycle Meeting 06./07.06.2011.

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1 Projektorganisation, Arbeitsgruppenstrukturen, Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen Kristina Koller Digitization Lifecycle Meeting 06./07.06.2011

2 26.05.2014Seite 1 Organisatorisch Lenkungskreis: BibliothekarsleiterInnen Malte Dreyer Projektkoordination Entwicklerteam Projektmitarbeiter Projektorganisation Inhaltlich Arbeitsgruppen

3 26.05.2014Seite 2 Die Gründung einer AG erfolgt je nach Bedarf in den vierteljährlichen Gesamtprojektmeetings AGs haben eine im Projektplan festgelegte Laufzeit mit einem klar definierten Start- und Endzeitpunkt (ansonsten ruhen sie) Teilnehmer: Pro Projektpartner eine Person, der sein Institut in dieser AG vertritt Die AG findet gemeinsam einen AG Teilnehmer, der die Rolle des AG Leiters übernimmt Arbeitsgruppen

4 26.05.2014Seite 3 Aufgaben und Pflichten des AG Leiters Startet die Gruppe offiziell Vertritt die AG gegenüber anderen AGs, dem Entwicklerteam, dem Lenkungskreis und der Projektkoordination Verantwortet die Konsensbildung der AG Ergebnisse Dokumentiert Zwischenergebnisse und finale Ergebnisse (in CoLab) Aufgaben und Pflichten der AG Teilnehmer Beteiligt sich an den Diskussionen der AG Repräsentiert das jeweilige Institut in der AG Unterstützt den AG Leiter je nach Bedarf Bei Problemen innerhalb der AG kann gerne die Projekt- koordinatorin kontaktiert werden! Arbeitsgruppen

5 26.05.2014Seite 4 Finale Ergebnisse einer AG können Spezifikationen sein (z.B. Viewing, Editing) Dabei sollte vermieden werden… Technische nicht realisierbare Spezifikationen Spezifikationen von einzelnen Projektpartnern (ohne Abstimmung in der Gruppe) Unvollständige Spezifikationen Wie könnten wir das vermeiden? Klar definierter Prozess der Konsensbildung Arbeitsgruppen

6 26.05.2014Seite 5 Vorschlag für den Prozess der Konsensbildung 1.Innerhalb der AG: Entscheidung wird vorbereitet AG Mitarbeiter sollten sich mit ihrenInstitutskollegen absprechen 2.Mit den Entwicklern: Entscheidung wird technisch konsolidiert (sofern es sich um Aspekte der DLC Software handelt): Machbarkeit unter Berücksichtigung zeitlicher Rahmenbedingungen Vollständigkeit ggf. besteht hier Anpassungsbedarf 3.Mit dem Lenkungskreis: Entscheidung wird getroffen Arbeitsgruppen

7 26.05.2014Seite 6 CoLab Zu dokumentierende Informationen der einzelnen AGs: Laufzeit Ziele Aufgaben (Zwischen-) Ergebnisse Beteiligte Personen Kommunikation

8 26.05.2014Seite 7 Mailingliste Ergebnisse aus Diskussionen sollten auf CoLab zusammengefasst werden Vorschlag für die Verantwortlichkeit: Sofern es sich um ein Thema einer AG handelt AG Leiter Alle anderen Themen die Person, die das Thema als erstes aufgegriffen hat Kommunikation

9 26.05.2014Seite 8 Projektmitarbeiter Telcos Vorschlag: Jede Telco beginnt mit kurzen Berichten der Projektkoordination des MPDL Entwicklungsteams der einzelnen Institutsmitarbeiter Die Telcos finden alle zwei Wochen statt Das Protokoll wird allen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt Lenkungskreis Telcos Projektkoordination nimmt teil Das Protokoll wird allen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt Transparenz

10 26.05.2014Seite 9 Fragen, Anregungen, Meinungen???