Records Management-Projekt

2 Hintergrund Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und die Archivierung vom 9. Oktober 2008 (Art. 41) 1 Die Behörden, ihre Mitglieder sowie die von ihnen abhängigen Beamten und Angestellten haben amtliche Dokumente in geordneter Weise zu verwalten und aufzubewahren. 2 Jede Behörde regelt die Verwaltungs-, Klassierungs- und Aufbewahrungsmodalitäten in enger Zusammenarbeit und im Einvernehmen mit dem betroffenen Archiv.

Records Management Gegenstand: Dokumente und Daten im Laufe der Tätigkeiten erstellt, empfangen und verwendet unabhängig ihrer Form und ihres Datenträgers in allen Stadien ihres Lebenszyklus 3

Records Management Lebenszyklus 4

Records Management Ziele die Entscheidungsprozesse, die Rechnungslegung, die Transparenz und die Zusammenarbeit erleichtern; die Rechtssicherheit der Bürger und die Wahrung der Interessen des Staates Wallis gewährleisten; die Kosten im Zusammenhang mit einer nicht einheitlichen Verwaltung reduzieren. Hilfsmittel Klassifikationsstruktur Aufbewahrungsregeln Regeln zur Kontrolle der Dokumentenerstellung Regeln zur Kontrolle des Dokumentenzugriffs 5

Records Management Klassifikationsstruktur Hierarchisch: Serien, Dossiers, Subdossiers oder Bände Basierend auf den Tätigkeiten Stabilere Tätigkeiten als das Organigramm Struktur, die über die Zeit anwendbar bleibt Angepasst an die Arbeit der Mitarbeitenden Oberstes Ziel der Dossiers: Unterstützung der alltäglichen Arbeit Aufbewahrungsregeln Übertragen auf die Klassifikationsstruktur Geben Folgendes an: Dauer, während der jedes einzelne Dossier in der Verwaltungs-einheit aufbewahrt werden muss (Aufbewahrungsdauer) Endbestimmung des Dossiers nach Ablauf dieser Dauer (kontrollierte Vernichtung oder Archivierung) 6

Records Management Kontrollierter Zugang Ermöglicht, ein Maximum an Informationen zu teilen und besonders schützenswerte Daten zu schützen Betrifft den gesamten Lebenszyklus der Dokumente Instrumente: Records Management-Verfahren Klassifikations- und Verwaltungsschema Elektronisches Records Management-System (ECM) 7

Records Management Records Management-Verfahren Legt für einen gegebenen Geschäftsvorgang Folgendes fest: welche Dokumente erstellt werden müssen und wie (Vorlagen, Formulare usw.) in welchen Dossiers (Papier oder elektronisch) sie klassiert werden müssen in welchem Format und unter welchem Namen (für elektronische Dokumente) wer die Dossiers eröffnen kann, nach welchem Vorgehen und zu welchem Zeitpunkt. 8

Records Management Klassifikations- und Verwaltungsschema Legt für jedes Dossier Folgendes fest: den Datenträger die Akteure und die Zugangsrechte die Eröffnungs- und Abschlussregeln die Aufbewahrungsdauer in den Räumlichkeiten der Verwaltungseinheit die Endbestimmung: Aussonderung oder Ablieferung an das Staatsarchiv Wallis 9

Records Management ECM(Enterprise Content Management) Einziges System für die ganze Staat Wallis ermöglicht elektronisches Dokumentenverwaltung: klassieren Berechtigungssystem und Protokollierung der Zugriffe Verwalten der Aufbewahrungsregeln ermöglicht die automatisierung der Dokumentenverwaltung (Vernictung und Ablieferung ans Staatsarchiv) ermöglicht die Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumenten 10

Records Management Für die Konzeption und Schaffung solcher Verwaltungsinstrumente braucht es ein Records Management-Projekt. 11

Projektablauf Analyse des Records Managements Analyse der Dokumentation Gespräche mit den Mitarbeitenden Erfassung der Dossiers Konzeption eines neuen Records Management-Systems Ausarbeitung der Records Management-Verfahren Ausarbeitung eines Klassifikations- und Verwaltungsschemas Umsetzung des neuen Systems Reorganisation der Dossiers Parametrisierung des ECM-Systems Schulung zur Anwendung des neuen Systems 12

Akteure Verantwortlicher für das Records Management und das Archiv Direktion Mitarbeitende Staatsarchiv Wallis Externer Beauftragter 13

Zeitplan <Präsentation des Zeitplans für die Umsetzung der verschiedenen Projektphasen, von der Direktion der Verwaltungseinheit festzulegen: Phase: Analyse des Ist-Zustandes Phase: Konzipierung neuer Instrumente Provisorisches Datum der Umsetzung > 14

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Staatsarchiv Wallis (StAW) Tel: Fax: