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1 PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.2004 Ergebnisse der bisherige Prozessevaluierung Der IST-Prozesse PMP - LO.

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1 1 PMP-LO-Projektteamsitzung am Ergebnisse der bisherige Prozessevaluierung Der IST-Prozesse PMP - LO

2 2 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Datenerfassung der Niederschriften ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Viele Beteiligte, keine einheitliche Vorgangsweise eine zentrale Stelle für alle Gewerkschaften in LO oder Bezirk Mißtrauen (Richtigkeit und Aktuallität der Daten) Einheitliche Regeln kommunizieren Viele Stellen bekommen die Niederschrift, einige fühlen sich verantwortlich, keine klare Kompetenz und Verantwortung Klare Verantwortung festlegen Möglichkeiten MVZV sind zT unklar, eigene Bereiche können nicht immer selektiert werden Verbesserung der Synchronisation, Zugriffsrechte LO und Bezirk überprüfen und ev ausweiten Eigene Datenbanken, Listen; Kontrolle ob schon eingetragen/angelegt ist; Keine internen Durchschläge (gesetzliche Meldungen müssen bleiben); MVZV anpassen um die Arbeit im Bezirk und LO zu ermöglichen Niederschriften werden nur archiviert Niederschriften nur in Papierform möglichElektronische Niederschrift, Niederschriften einscannen wahrscheinlich nicht komplett vermeidbar Möglichkeiten MVZV werden nicht ausgenützt, Vertrauen in Datenqualität gering Schulungsprogramm, Methoden zur Richtigstellung der Daten kommunizieren Zeitspanne von Einlangen der Niederschrift bis zur Eingabe ist zu lange

3 3 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: FunktionärInnen- datenverwaltung ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Jeder speichert nach GutünkenKlare Regelungen wie es durchgeführt werden soll - MVZV anwenden! Vermutung das die Daten im MVZV falsch sind (Aktualisierung) MVZV-Schulung muss der BZV physisch unterschreiben? durch viele dezentrale Datenbanken kein zentraler Zugriff möglich Vorlagen leichter zugängig machen und anwenderfreundlicher gestalten Datenwartung durch Gewerkschaften soll sichergestellt sein

4 4 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Urlaub ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Vertretungsregelung!!!!einheitliches Urlaubsansuchen (Formular) Unterschrift des unmittelbar Vorgesetzten muss reichen keine einheitliche Dokumentation (Bundesländerunterschiede) Personaldatenbank!!!! Lösungsvorschläge gemeinsam erarbeiten - LO+Zentrale Dokumentation des Urlaubs in den LO derzeit nicht erfassbar bei neu zu erstellenden Formularen Praktiker beiziehen Personaldatenbank! Schulung MitarbeiterInnen bei neuer Datenbank! EDV-Zugang für alle Urlaubsausmaß - Werktage auf Arbeits- tage ändern (Betriebsvereinbarung)

5 5 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Überstunden ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Abklärung Genehmigung durch unmittelbaren Vorgesetzten oder LS? klare Kompetenzverteilung wird in den LO´s unterschiedlich gehandhabt Dokumentation (Zeitausgleich)Personaldatenbank Elektronische Post, einheitliche Formulare

6 6 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Seminarteilnahme ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Vorprozess: Vorreservierung notwendig? aufwendige PostwegeUmstellen auf EDV Personaldatenbank, Zugang für alle! bei neuer Datenbank! (Qualifikation!) persönliche Bildungsübersicht fehlt Teilnehmerzertifikate elektronisch in Personalakt

7 7 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Namensänderung ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Personaldatenbank individueller Zugriff auf Datenbank, elektronische Unterschrift Zugriffsrechte Neue Software

8 8 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Reisekosten- abrechnung ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Eigenverantwortlichkeit stärken unter Ausarbeitung von Spielregeln Zuviele Unterschrifteneine Unterschrift muß reichen Zuviele Schnittstellen? Uneinigkeit ob wirklich zuviele Schnittstellen wegen Kontrollnotwendigkeit vollelektronische Spesenabrechnung oder zumindest einheitliche Formulare Schreiben am PC, Ausdruck Unterschrift und weiterschicken Eigener Kassenausgangs- beleg bei Formular unnötig

9 9 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: landesweite Massenaussendung ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge elektronische Möglichkeiten nutzen Richtlinien der Post werden unterschiedlich gehandhabt österreichweit einheitliche Vereinbarung mit Post komplizierte/unterschiedliche Hand- habung und Abwicklung durch Post (Paketiert? In welcher Stückzahl?...) österreichweit einheitliche Vereinbarung mit Post Mengensortierung nach PLZösterreichweit einheitliche Vereinbarung mit Post bessere Information über Posttarife Umfang der Arbeitsleistung wird nicht erkannt darf keine "unbedankte" selbstverständliche Zusatz- Tätigkeit sein auf Kuverts bereits "Postgebühr bar bezahlt" aufdrucken (Ersparnis - aufstempeln)

10 10 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Krankmeldung ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge wer stellt Krankenscheine aus? (LO oder BS), Vertretungsregelung Vetretungsregelung Datenbank - Zugriff auch von Bezirken ermöglichen! Ablage der Kopien in BS und LO, Original wird an Zentrale gesandt auf Kopien verzichten Kopien Produkte ohne Empfänger

11 11 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Gehaltsänderung ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge wenn es einen zentralen elektronischen Personalakt gibt, dann braucht man BV und Berechtigungskonzept Dienstzettel direkt elektronisch von Zentrale an MitarbeiterIn, Wartung fällt weg (Doppelarbeit)dezentrale Wartung ersatzlos streichen (Produkte ohne EmpfängerIn)Wartung weglassen (neue Software)Erledigung im HR-Referat (Qualifikation)Einschulung auf neue Software DN ohne EDV-Zugang?soll in eine Gesamtpersonal- datenbank einfließen Weiteres

12 12 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Essensgutscheine ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge (Kompetenz,...) Dezentralisierung der Kompetenz (Software-Unterst.)Jede/r MitarbeiterIn soll Zugang zu Intranet haben (neue Software)Zugriffsrechte EDV, Gesamt- personaldatenbank (1 elektr. Formular) (Qualifikation)Einschulung auf neues Programm Zeitbegrenzung bei Abholung der Essensmarken Elektronische Unterschrift, Vorschlag für Lösung - handschriftl. Datenblatt Weiteres

13 13 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Dienstende ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Der LS kennt die Regeln - die weiteren Zwischen- vorgesetzten kennen aus (Nichtkenntnis) die Regeln - ist es ein Hol- oder Bringschuld? Laufzettel (Checkliste) für den Austritt Wir haben Zweifel ob die Regeln bekannt sind - die Beendigung der DV erfolgt durch BR und LS Personalrelevante Angelegenheiten machen alle Druck - bei den anderen Dingen läuft es teilweise zufällig Es gibt viele Schnittstellen - im Personalbüro passt es - EDV oft nicht Laufzettel für die betrof- fene Person, Checkliste für VO elektronische Checkliste VO - auf die Situation vorbereiten - wie gehe ich bei Verabschiedung/Kündigung vor - was muss ich beachten! im MAG-Seminar für VO berücksichtigen Sich beim MA bedanken - weitere Gewerkschafts- zugehörigkeit aufmerksam machen, dass der/die MA sich jetzt darum selber kündigen muss - Betreuung nachher durch DG (wir sollten das tun, was wir im Rahmender stillen Austritte von den BR erwarten) Auf die Checkliste - sich beim/bei der MA bedanken (Dankeschön sagen)

14 14 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Dienstantritt – Teil 1 ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Viele Sachen passieren zufällig- es gibt keinen verbindlichen Standard verbindliche Checkliste Learning by doing (Beschreibung der Regeln) Vorgesetzte handeln unterschiedlich mit Neuen - Checkliste für Einstiegsgespräche nicht bekannt Intranetseite bekannt machen Dienstausweis spielt in den LO keine Rolle mehr (Unterschriftenregelung) (Zugriffsrechte EDV)Checkliste mit "gegenseitiger" Wirkung zwischen LS und EDV-Verantwortlichen - berufsbezogene Checklisten Information ist eine Bringschuld und wird nicht gelebt Für den/die neue KollegInnen gibt es eine Patenschaft/ Coach/Ansprechperson für das erste halbe Jahr

15 15 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Dienstantritt – Teil 2 ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Nicht - wenn abgeklärt ist - wer etwas tut (Doppelarbeit) Erhebungsdaten werden zu Papier gebracht - In neue HR-Software direkt im Land eingeben Papier im Land (meistens per Brief) - manchmal ein (Medienbrüche) Checkliste für Einstiegsgespräch nicht bekannt - VO wissen über die Checkliste nicht bekannt Sie müssen das Einstiegsgespräch lt. Ckeckliste (Intranet) führen Überlappung durch die VorgängerÜberlappung sollte Standard sein (siehe Leitplanken 1 bis 3 Monate) - Zeit der Überlappung hängt von der Funktion ab.

16 16 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Buchhaltung Kärnten Teil 1 ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Regeln sind minimiert - Buchhalterin hat in diesem Fall zentrale Informationsmacht (Kostenstellen) Verantwortliche Sekretäre sollten die eigenen Kostenstellen kennen und auch auf die Belege schreiben Ist es notwendig, dass der LS alle Unterschriften leistet oder kann er sie übertragen? Wahrung des 4-Augen-Prinzips ohne Überbürokratisierung Kopien in ABZ Krumpendorf, weil es keine elektronische Anbindung gibt (ca. 70 Rechnungen) elektronische Vernetzung mit ÖGB wenig Kostenstellenbewußtsein - kein Überblick - dadurch wenig Budgetbewußtsein "falsche" Kostenstellenvergabe in ABZ - Berichtigung BH LO

17 17 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Buchhaltung Kärnten Teil 2 ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge keine Anbindung ABZ Krumpendorf Lotus Notes-Anschluss für ABZ Krumpendorf fehlende Kenntnisse zu Kostenstellen Budgetverantwortlichkeit bei SekretärInnen nicht gegeben Vermittlung Kostenstellen für Verantwortliche jedem Sekretär elektronische Zwischenbilanzen ermöglichen Klärungsbedarf: Verbindung LO Kärnten und ABZ Krumpendorf

18 18 PMP-LO-Projektteamsitzung am IST-Prozess: Versendung einer neuen Broschüre durch d. Ref. Org.+Koord. ProblembeschreibungErste Lösungsvorschläge Kommunikation der Regeln mangelhaft, Absprache zwischen LO und Gewerkschaften wer wen beliefert Wer verteilt wieviel an welche Personen? transparenter Verteilerschlüssel - es muss klar sein, wer welchen Bereich abdeckt Abgrenzung zwischen Gewerkschaften und LOs Schnittstelle Gewerkschaften -LO funktioniert nicht doppelte Zusendung an MGVersand generell über LO unterschiedliche Praktiken bei Erstellung des Verteilerschlüssels und Versand ÖGB-Wandzeitung wird trotz mehrmaliger Urgenz mehrfach zugeschickt (Wartung?)


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