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Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg1 Projektmanagement ©Prof. Dr. Jürgen Polke.

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Präsentation zum Thema: "Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg1 Projektmanagement ©Prof. Dr. Jürgen Polke."—  Präsentation transkript:

1 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg1 Projektmanagement ©Prof. Dr. Jürgen Polke

2 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg2 Projektmanagement Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Projektmanagement umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.

3 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg3 Projektkriterien komplexe, neuartige, einmalige Aufgabenstellung klare Ziele zeitlich begrenzt (Beginn und Ende) begrenzte Ressourcen Teamarbeit

4 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg4 Typische Projektarten F&E-Projekte Produktentwicklungsprojekte IT-Projekte Organisationsprojekte Leitbildprojekte, konzeptive Projekte, politische Projekte Investitionsprojekte (Bauprojekte etc.) Machbarkeitsstudien / Vorprojekte Großveranstaltungen

5 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg5 Methoden der Projektplanung und -durchführung

6 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg6 Typischer Projektablauf Nachprojekt- phase Planungs- phase Projekt- detailpläne Projektauftrag Vorprojekt- phase Projektstart Abschluss- phase Projektteam entlastet Projektende Projektmanagement Realisierungsphase(n) Projektziele erreicht

7 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg7 Kernfragen im Projektmanagement Was? Situationsanalyse, Zielsetzung Wie? Aufgabenplanung, Projektstrukturplan Wann? Meilensteinplan, Terminplan Wie viel? Aufwandsschätzung, Kostenplan Wer? Projektorganisation, Personaleinsatzplan

8 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg8 Kritischer Erfolgsfaktor Der spätere Erfolg eines Projekts wird wesentlich bereits am Beginn bestimmt.

9 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg9 Situationsanalyse Brainstorming Diskussion im Team –Welche(n) Auslöser gibt es für das Projekt? –Wodurch ist die Ausgangssituation gekennzeichnet? –Welche Schwachstellen und Probleme bestehen derzeit? –In welchen Bereichen bestehen Entwicklungsmöglichkeiten? –Gibt es positive Aspekte der aktuellen Situation, auf denen man aufbauen kann? –Wo besteht Optimierungsbedarf? Ursache-Wirkungs-Analyse –Welche Probleme (Wirkungen) kennzeichnen die aktuelle Situation? –Wo liegen mögliche Ursachen hierfür?

10 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg10 Kontextanalyse / Umfeldanalyse zeitlich Was ist vor dem Projekt passiert? Was passiert nachher? sachlich Welche sachlichen Faktoren beeinflussen das Projekt? sozial Welche Personen / Personengruppen beeinflussen das Projekt? Welche Anspruchsgruppen hat das Projekt?

11 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg11 Zeitliches Projektumfeld Projekt Was ist vor Beginn des Projekts passiert, was das Projekt in irgend einer Form beeinflussen könnte? Was wird nach Beendigung des Projekts passieren? Folgeprojekte? Folgekosten? etc. Projektstart Projektende

12 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg12 Sachliches Projektumfeld Projekt Andere Projekte Rechtliche Rahmenbedingungen Finanzieller Rahmen Übergeordnete Ziele und Strategien Gutachten XY Veranstaltung XY

13 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg13 Soziales Projektumfeld Projekt Auftraggeber Politiker Zielgruppe/Kunden des Projekts Anrainer Projektleiter, Projektmitarbeiter etc. Externe Spezialisten/ Dienstleister

14 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg14 Erfolgsfaktor Projektzielsetzung Kein Projekt ohne klare Ziele und Ergebnisse.

15 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg15 Zieldefinition Projektziel ist es, bis Oktober 2014 ein Haus zu bauen.

16 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg16 Dreieck der Projektziele Qualität Welche konkreten Ergebnisse sollen erreicht werden? Welche Qualität sollen diese Ergebnisse aufweisen? Projektumfang und –inhalte? Kosten Wie hoch ist das Projektbudget? Welche Personalressourcen stehen zur Verfügung? Zeit Wann müssen die Ergebnisse spätestens vorliegen? Welche Meilensteine sind einzuhalten? Spannungsfeld

17 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg17 Projektziele sollten möglichst… verständlich, messbar, kontrollierbar, zeitgebunden und erreichbar sein.

18 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg18 Risikoanalyse 1 Risiken identifizieren 2 Risiken bewerten 3 Gegenmaßnahmen -Erfahrungswerte -Gruppendiskussion -Brainstorming -Kontextanalyse -… -Risiko vermindern -Risiko vermeiden -Risiko versichern -Auftraggeber informieren -… BA CB Auswirkungen Wahrscheinlichkeit

19 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg19 Risikoarten Akzeptanzrisiken Lösung wird von Betroffenen abgelehnt Qualitätsrisiken Ergebnis entspricht nicht der geforderten Qualität Auslastungsrisiken Personalressourcen sind nicht in ausreichendem Maße verfügbar (z.B. zeitliche Überlastung, Krankheit, vorrangige Linienarbeit) Kostenrisiken Projektbudget reicht nicht aus Terminrisiken Terminvorgaben können nicht gehalten werden

20 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg20 Projektorganisation Projektteam Projektauftraggeber Lenkungsausschuss Projekt- leiter Projektteam- mitglied Projektteam- mitglied Projektteam- mitglied Projektteam- mitglied Projektteam- mitglied Projektorganisation Externe Beteiligte

21 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg21 Aufwandsschätzung Projektbudget ( Aufwandsschätzung) Interne ProjektkostenExterne Projektkosten Personalaufwand, sonst. interne Aufwände Beratungskosten Materialkosten Reisekosten Druckkosten etc.

22 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg22 Projektauftrag Projektname, Projektnummer oder Aktenzahl Projektbeginn und -ende Projektziele, Nicht-Projektziele Beschreibung des Ist-Standes Mitglieder eines allfälligen Lenkungsausschusses Projektleiter und Projektteam Hauptaufgaben, Projektphasen geplante interne Projektkosten (z.B. Personalaufwand) geplante externe Projektkosten (z.B. Beratungskosten, Materialkosten) sonstige Ressourcen Unterschrift des Auftraggebers und des Projektleiters

23 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg23 Projektstrukturplan (PSP) zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement beantwortet Frage nach dem WIE im Projekt Strukturierung in mehrere Ebenen –Projekttitel –Teilaufgaben (TA) –Arbeitspakete (AP)

24 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg24 Projektstrukturplan 1. Ebene 2. Ebene 3. Ebene Projekttitel 2 TA 2.1 AP 2.2 AP 2.3 AP 2.4 AP … 3 TA 3.1 AP 3.2 AP 3.3 AP 3.4 AP … 4 TA 4.1 AP 4.2 AP MS AP … 5 TA 5.1 AP 5.2 AP 5.3 AP 5.4 AP … 1 PM 1.1 AP 1.2 AP 1.3 AP 1.4 AP … MS 1MS 2MS 4MS 5 PM = Projektmanagement TA = Teilaufgabe AP = Arbeitspaket MS = Meilenstein

25 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg25 PSP-Richtwerte 5-10 logische Teilaufgaben 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe Arbeitspakete: –1 Verantwortlicher –Mitarbeit: < 8 Personen –Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h) –Bearbeitungsdauer: < 3 Monate 5-7 Meilensteine

26 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg26 Termin- und Meilensteinplan Festlegung von Meilensteinen und deren geplante Eintrittsdaten: Wann müssen die diversen Meilensteine abgeschlossen sein? Ermittlung von logischen Verknüpfungen zwischen den Arbeitspaketen: Welche AP müssen abgeschlossen sein, bevor das AP beginnen kann? Bearbeitungsdauer je Arbeitspaket (in Tage oder Wochen): Wie lange wird die Erledigung des AP dauern? –Auslastungsgrad der beteiligten Personen berücksichtigen –nicht zu optimistisch planen (Puffer einplanen –Urlaubs- und Abwesenheitszeiten berücksichtigen –gegebenenfalls: Reduktion der Bearbeitungsdauer durch Zuteilung weiterer Personalressourcen zu einem AP Feinabstimmung und Überarbeitung: Ist der Terminplan realistisch? Müssen sonstige Fixtermine berücksichtigt werden?

27 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg27 Balkenplan

28 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg28 Kosten- und Ressourcenplan Überarbeitung der Aufwandsschätzung des Projektauftrags: Ergeben sich aus dem detaillierten PSP weitere Aufwände, die bisher nicht geplant waren? interne Personalkosten: Stundenaufwand mit jeweiligen Stundensätzen multiplizieren externe Projektkosten je Arbeitspaket bzw. in Summe –Beratungskosten –externe Dienstleistungen –Veranstaltungskosten –Materialkosten –Reisekosten –Druckkosten –Sonstige Kosten

29 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg29 Erfolgsfaktor Kommunikationsplan Die Projektkommunikation (auch Projektmarketing) bestimmt in hohem Maße über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts.

30 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg30 Ein Kommunikationsplan regelt… wer (Anspruchsgruppen), wann (Zeitpunkt, Rhythmus) welche Informationen (Inhalt), in welcher Form (Medium) erhalten soll.

31 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg31 Instrumente Projektcontrolling Projektstrukturplan mit Verantwortlichkeiten Balkenplan mit Verantwortlichkeiten Aufgabenlisten / To-Do-Listen Sitzungsprotokolle mit Aufgaben Rollenbeschreibung Funktionendiagramm

32 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg32 Controlling-Maßnahmen Leistungsfortschritt zu gering –höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen –Wechsel Teammitglieder –Intensivierung Leistungsfortschrittsmessung Terminüberschreitung / Zeitdruck –höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen –Zukauf weiterer Ressourcen –paralleles Arbeiten (soweit möglich) –nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren Kostenüberschreitung –Intensivierung Kostenkontrolle –frühzeitige Kommunikation an den Auftraggeber –Beantragung Budgeterhöhung –Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken –nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren

33 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg33 Kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich Aufgaben, Leistungsfortschritt Termine, Meilensteine Kosten, Arbeitsaufwand Stimmung, Akzeptanz (innen und außen) Leistungen, Qualität Ressourcen, Kosten Termine

34 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg34 Ermittlung Soll-Kosten Plankosten * Leistungsfortschritt = Sollkosten zum Stichtag

35 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg35 Teammanagement – Menschen im Projekt

36 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg36 Eisbergmodell Psychosoziale Ebene SICHTBARE Strukturen und Verhalten Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit, etc. Projektmanagement, Sachproblem, EDV-Tools…

37 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg37 Anforderungen ProjektleiterIn SozialkompetenzFührungskompetenz MethodenkompetenzFachkompetenz

38 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg38 Aufgaben ProjektleiterIn leiten, führen planen steuern, kontrollieren entscheiden koordinieren dokumentieren informieren, kommunizieren motivieren

39 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg39 Führungsebenen* Projekt- auftraggeber Projektleiter Projektteam *vgl. Rattay 2003: Führung von Projektorganisationen, S. 67 internextern Koordination Unternehmens- leitung Auftraggeber des Kunden Führungs- kraft Kunde ExperteLieferant

40 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg40 Informelle Projektrollen Verbinder Überzeuger Kreativer Berater Bewahrer Prüfer Macher Entscheider Bewerter Organisierer Ratschlaggeber Kontrolleure Entdecker

41 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg41 Destruktive Projektrollen Destruktive Projektrollen Angreifer Herrscher Teufels- Advokat Themen- springer Aufmerksam- keits Suchender Zurückhaltender Blocker

42 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg42 Konstruktive Projektrollen Konstruktive Projektrollen Initiator Informations- beschaffer Informations- spender ErmutigerAufklärer Harmonisierer Konsens- beschaffer

43 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg43 Teamarbeit unterschiedliche Vorkenntnisse besitzen, unterschiedliche Fachsprachen sprechen, von ihrer betrieblichen Stellung her unterschiedliche Positionen einnehmen, unterschiedliche Prioritäten setzen, unterschiedliche Interessen verfolgen. Teams bestehen aus Menschen, die…

44 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg44 Teamarbeit erfolgreich gestalten Mitverantwortung fördern und fordern Spielregeln der Zusammenarbeit definieren Konflikte offen ansprechen Klärung der Zuständigkeiten / Verantwortlichkeiten Kommunikation anregen Risiken vorhersehen und frühzeitig lösen

45 Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg45 Kontakt Prof. Dr. Jürgen Polke Fachhochschule Vorarlberg +43 (05572)


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