Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht

Präsentation zum Thema: "Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht"—  Präsentation transkript:

1 Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht
Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht Ulm, im Oktober 2004 Stand: Wh

2 Zum 01.01.2000 neue Struktur im Dezernat für Studium und Lehre
Zulassungsabteilung zuständig für alle Zulassungen (incl. Ausländer, Zeitstudierende und Doktoranden) Studiensekretariat zuständig für alle studentischen Angelegenheiten (Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation) und Prüfungsangelegenheiten (Prüfungsorganisation, Prüfungsanmeldung, Prüfungszulassung, Zeugniserstellung) Stand: Wh

3 3 Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamt
Zusammenlegung Zunächst mit vorhandenem Personal (ehemals 3 Mitar-beiterinnen P-Amt, 4 Mitarbeiterinnen Studentensekre-tariat), das neue Studiensekretariat hatte: 3 Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamt 1 Mitarbeiterin aus dem Studentensekretariat Leiterin aus dem ehemaligen Prüfungsamt Räumlichkeiten Umbau und Erweiterung des ehemaligen Studenten-sekretariats um 4 Räume auf insgesamt 7 Räume Stand: Wh

4 Derzeitige Organisationsstruktur
Leitung Prüfungsrechts-streitigkeiten Kapazitätsberechungen 1 Teilzeitkraft Organisation Prüfungen Medizin/Zahnmedizin Sekretariat Verteilung PJ-Studierende 1 Vollzeitkraft Ingenieurwissen-schaften Lehramtsstudiengänge Advanced Materials Communications Technology 875 Studierende 1 Vollzeitkraft Wirtschaftswissen-schaften Wirtschaftsmathe Mathematik 1536 Studierende 1 Vollzeitkraft Informatik Medieninformatik Physik Wirtschafsphysik Zahnmedizin 1655 Studierende 1 Vollzeitkraft Medizin Molekulare Medizin Chemie Wirtschafschemie 2705 Studierende 1 Teilzeitkraft 2 Tage Biologie 374 Studierende Stand: Wh

5 Planungsphase und Vorlaufzeit ca. 3/4 Jahr
Es wurde eine Akzeptanz durch frühes Einbeziehen der Mitarbeiter erreicht Planungsphase und Vorlaufzeit ca. 3/4 Jahr Die Mitarbeiterinnen konnten Ideen einbringen und Vorschläge zur Umsetzung machen In der Vorlaufzeit haben bereits gegenseitige Schulungen der Mitarbeiter stattgefunden Nach der Umstellung Schulung der Mitarbeiter in HISPOS-GX Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamtsbereich taten sich leichter Stand: Wh

6 Ein Ansprechpartner für alle „Lebenslagen“
Die Umstellung wird sowohl von den Studierenden als auch von den Lehrenden sehr positiv aufgenommen Ein Ansprechpartner für alle „Lebenslagen“ Eine bessere und umfassendere Beratung der Studierenden ist möglich Dienstwege zwischen Prüfungsamt und Studentensekretariat entfallen Stand: Wh

7 Arbeitsbelastung vor der Umstellung
Studentensekretariat Prüfungsamt Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Stand: Wh

8 Arbeitsbelastung nach der Umstellung und beginnender Modularisierung
Studentensekretariats-Tätigkeiten Prüfungsamts-Tätigkeiten Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Stand: Wh

9 Probleme Anstieg in der Prüfungsverwaltung durch Modularisierung (im Jahr 1999/2000 wurden 6113 Prüfungen verwaltet im Jahr 2003/ ! Tendenz steigend) Bei den Studierenden ist ein immer größer werdender Beratungsbedarf zu verzeichnen Auch bei einer nicht zu vernachlässigenden Anzahl von Prüfern ist Beratungsbedarf vorhanden Stand: Wh

10 Zu ergreifende Maßnahmen in der Zukunft
Prüfungsanmeldungen für sämtliche schriftliche Prüfungen mit QISPOS Bereitstellung des Prüfermoduls QISPOS für die Prüfer Vereinheitlichung der verschiedenen Prüfungs-verfahren und Prüfungsordungen mit der Umstellung auf Bachelor/Master Studiengänge Stand: Wh

11 Geänderte Anforderungen an die Mitarbeiter
Routinearbeiten treten in den Hintergrund, qualitativ höherwertige Tätigkeiten müssen verlangt werden Durch die immer komplizierteren Prüfungsordnungen ist eine immer umfassendere Beratung der Studierenden notwendig Im EDV-Bereich (HISPOS-GX) müssen höhere Anforderungen an die Sachbearbeiter gestellt werden (gute Kenntnisse des Systems) Stand: Wh