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Stand: 28.10.2004 Wh| 1 Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht Ulm, im Oktober 2004.

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1 Stand: 28.10.2004 Wh| 1 Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht Ulm, im Oktober 2004

2 Stand: 28.10.2004 Wh| 2 Zum 01.01.2000 neue Struktur im Dezernat für Studium und Lehre Zulassungsabteilung zuständig für alle Zulassungen (incl. Ausländer, Zeitstudierende und Doktoranden) Studiensekretariat zuständig für alle studentischen Angelegenheiten (Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation) und Prüfungsangelegenheiten (Prüfungsorganisation, Prüfungsanmeldung, Prüfungszulassung, Zeugniserstellung)

3 Stand: 28.10.2004 Wh| 3 Zusammenlegung Zunächst mit vorhandenem Personal (ehemals 3 Mitar- beiterinnen P-Amt, 4 Mitarbeiterinnen Studentensekre- tariat), das neue Studiensekretariat hatte: 3 Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamt 1 Mitarbeiterin aus dem Studentensekretariat Leiterin aus dem ehemaligen Prüfungsamt Räumlichkeiten Umbau und Erweiterung des ehemaligen Studenten- sekretariats um 4 Räume auf insgesamt 7 Räume

4 Stand: 28.10.2004 Wh| 4 1 Vollzeitkraft Ingenieurwissen- schaften Lehramtsstudiengänge Advanced Materials Communications Technology 875 Studierende 1 Teilzeitkraft 2 Tage Biologie 374 Studierende 1 Vollzeitkraft Wirtschaftswissen- schaften Wirtschaftsmathe Mathematik 1536 Studierende 1 Vollzeitkraft Informatik Medieninformatik Physik Wirtschafsphysik Zahnmedizin 1655 Studierende 1 Vollzeitkraft Medizin Molekulare Medizin Chemie Wirtschafschemie 2705 Studierende Leitung Prüfungsrechts- streitigkeiten Kapazitätsberechungen Derzeitige Organisationsstruktur Sekretariat Verteilung PJ- Studierende 1 Teilzeitkraft Organisation Prüfungen Medizin/Zahnmedizin

5 Stand: 28.10.2004 Wh| 5 Es wurde eine Akzeptanz durch frühes Einbeziehen der Mitarbeiter erreicht Planungsphase und Vorlaufzeit ca. 3/4 Jahr Die Mitarbeiterinnen konnten Ideen einbringen und Vorschläge zur Umsetzung machen In der Vorlaufzeit haben bereits gegenseitige Schulungen der Mitarbeiter stattgefunden Nach der Umstellung Schulung der Mitarbeiter in HISPOS-GX Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamtsbereich taten sich leichter

6 Stand: 28.10.2004 Wh| 6 Die Umstellung wird sowohl von den Studierenden als auch von den Lehrenden sehr positiv aufgenommen Ein Ansprechpartner für alle Lebenslagen Eine bessere und umfassendere Beratung der Studierenden ist möglich Dienstwege zwischen Prüfungsamt und Studentensekretariat entfallen

7 Stand: 28.10.2004 Wh| 7 Arbeitsbelastung vor der Umstellung JanMärz FebApril MaiJuniJuli SepAug Dez NovOkt Studentensekretariat Prüfungsamt Arbeitsbelastung

8 Stand: 28.10.2004 Wh| 8 Arbeitsbelastung nach der Umstellung und beginnender Modularisierung JanMärz FebApril MaiJuniJuli SepAug Dez NovOkt Studentensekretariats-Tätigkeiten Prüfungsamts-Tätigkeiten Arbeitsbelastung

9 Stand: 28.10.2004 Wh| 9 Probleme Anstieg in der Prüfungsverwaltung durch Modularisierung (im Jahr 1999/2000 wurden 6113 Prüfungen verwaltet im Jahr 2003/2004 18200 ! Tendenz steigend) Bei den Studierenden ist ein immer größer werdender Beratungsbedarf zu verzeichnen Auch bei einer nicht zu vernachlässigenden Anzahl von Prüfern ist Beratungsbedarf vorhanden

10 Stand: 28.10.2004 Wh| 10 Zu ergreifende Maßnahmen in der Zukunft Prüfungsanmeldungen für sämtliche schriftliche Prüfungen mit QISPOS Bereitstellung des Prüfermoduls QISPOS für die Prüfer Vereinheitlichung der verschiedenen Prüfungs- verfahren und Prüfungsordungen mit der Umstellung auf Bachelor/Master Studiengänge

11 Stand: 28.10.2004 Wh| 11 Geänderte Anforderungen an die Mitarbeiter Routinearbeiten treten in den Hintergrund, qualitativ höherwertige Tätigkeiten müssen verlangt werden Durch die immer komplizierteren Prüfungsordnungen ist eine immer umfassendere Beratung der Studierenden notwendig Im EDV-Bereich (HISPOS-GX) müssen höhere Anforderungen an die Sachbearbeiter gestellt werden (gute Kenntnisse des Systems)


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