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Entlastung pur – Outlook, PDA & Co. WIRKLICH nutzen ! DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme 2. März 2006.

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1 Entlastung pur – Outlook, PDA & Co. WIRKLICH nutzen ! DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme 2. März 2006

2 Agenda – Outlook Classic Kalender mit Profil - besonders im Team Ordnung in Ihren s Mailen mit System Kopfentlastung durch - Notizen - Aufgaben - Delegation - Verfolgung Kontakte – mehr als bloß ein Adressbuch !

3 Agenda – Exchange, PDA, Erweiterungen Exchange Server Outlook in der Gruppe Zahlreiche Zusatzfunktionen Zugriff von unterwegs Als Teil des MS Small Business Server-Paketes preisgünstig Gemietet :ab 10,- mtl ! PDA Externes Gedächtnis Sync mit Einzelplatz Ständig online mit Exchange Server Erweiterungen Serienbriefe einfachst Telefonverbindung

4 s – den Posteingang ordnen Standardfall: Posteingang unstrukturiert Zeitaufwand zum Durchsehen Viele Spam- s Newsletter Standard-Nachrichten Etc.

5 s – den Posteingang ordnen LÖSUNG: Ordner Regeln –Vorsortierung Ordner Kategorien –Farben –Weiterleitung/Antwort –Markieren spezieller Mails –SMS bei wichtigen Mails ERGEBNIS: Sofortiger Überblick Große Zeitersparnis LIVE-DEMONSTRATION

6 s – Handling Gruppieren und Sortieren – statt suchen –…durch Klick auf den Feldnamen –Auch mehrstufig –Gruppierfeld –Benötigte Felder Nach Bedarf gestalten Suche –Volltext –Google Desktop LIVEDEMONSTRATION

7 Postmanager – Exchange Server EXCHANGE ALS VERTEILER Verteilergruppen intern Aliasnamen für ext. Adressen Öffentliche Ordner: –Zugriff für alle Benutzer –Direkter Mailempfänger (z.B. für Faxeingang von Fax2Mail) –Keine Doppelbearbeitung von Nachrichten

8 Auto-Antwort: Exchange arbeitet für Sie! Voraussetzung: MS Exchange Server Abwesenheitsassistent: s werden für Sie beantwortet Weiterleiten an Kollegen Genaues Regelwerk definierbar –Je nach Absender, Empfänger, etc.

9 Mailversand – Volle Kontrolle Mails für den Workflow nutzen Nachverfolgung Empfangs-/Lesebestätigung Schaltflächen –Umfragen –Informationen Sicher Senden Vermeidung von Fälschungen –Digitale Unterschrift A-Trustwww.a-trust.atwww.a-trust.at A-Cert CA-Certwww.ca-cert.orgwww.ca-cert.org LIVEDEMONSTRATION

10 Viren + Spam - Effizienter Schutz Kombination extern/intern: –Externes Spam- und Virengateway (Provider, Server) Verdächtige Mails markiert, autom. Verschieben Externe Filter wesentlich wirksamer: –Ablehung unzuverlässiger Mailserver –Großer Erfahrungsschatz –Lokale AV-Software Beste und effizienteste Maßnahme: Vorsicht ! Einige wenige Regeln schützen vor 99% der Vireninfektionen: Vorschaufenster aus (HTML-Viren) Die meisten Viren werden durch BEKANNTE versandt (->Adressbuch !) Bei KLEINSTEM Verdacht Mail NICHT öffnen, eher beim Absender nachfragen Auto-Antwort vermeiden (sonst gut für Spammer) Anhänge immer erst abspeichern, AV-Scan, dann öffnen Ohne Administrator-Rechte am PC arbeiten Outlook Junk-Mail Filter –Auf Stufe hoch einstellen DEMONSTRATION –Verschiebt s automatisch –trainierbar

11 AGENDA Ordnung im Posteingang Mailen mit System Kalender mit Profil - besonders im Team

12 Kalender mit Profil – am Einzelplatz: Standardfall: Termineintrag Evtl. Erinnerung Gewinnen Sie durch… Hervorhebung durch Farben –automatisch, regelbasiert ! Anhänge zum Termin –Kontakte –Dokumente Wichtigkeit Terminserien Nie wieder Jahrestage vergessen (Hochzeitstag ?) LIVEDEMONSTRATION

13 Gruppenkalender – der Teamplaner ! Am Einzelplatz Personen einladen –Zusagen / Absagen Mit MS Exchange Server Kalender freigeben –Rechte definieren Einsicht beim Kollegen –Parallelansicht Verfügbarkeiten –Terminplanung Ressourcen –Räume –Equipment LIVEDEMONSTRATION

14 Termine mit Profil - besonders im Team AGENDA Kopfentlastung durch - Aufgaben - Delegation - Verfolgung - Notizen

15 Aufgaben – Befreien Sie Ihren Kopf So wertvoll wie selten genutzt Schnell und effizient Einfach alle Todos abladen Aufgaben eintragen mit –Betreff –Priorität –Fälligkeit –Kategorie –Zeitbedarf –Anhänge (Unterlagen) Bessere Zeitplanung Serienaufgaben Sortierung & Gruppierung –Nach allen Kriterien –Immer den vollen Überblick –Rot bei Versäumnis LIVEDEMONSTRATION

16 Aufgaben – Kontrolliert deligieren Einfaches Workflow Management im Team Auch ohne MS Exchange Server ! Zuteilung –Annahme / Ablehnung –Information bei Änderungen –Status, %-erledigt –Volle Kontrolle über den Status LIVEDEMONSTRATION

17 Notizen – Post-it adé ! Vollwertiger Esatz für die gelben Zettel Platz für Gedanken und Ideen Ordnung am Schreibtisch Kein Verlieren Volltextsuche ! Unterschiedliche Farben ! Kategorien !

18 Kontakte – mehr als nur Adressen Kontakte korrekt eingeben –Name, Firma, Speichern unter –Konvention Telefon –Adresse – Autokorrektur – -Adressen komplett Mehrwert-Informationen –Notizen –Verknüpfte Anhänge wie Kundendokumente Wegbeschreibungen –Kategorien Kategorienansicht Sortierung und Ansicht Aktivitäten – s, Termine, Aufgaben –Neue Termine & Aufgaben über Kontakt ! LIVEDEMONSTRATION

19 AGENDA Kopfentlastung durch - Aufgaben - Delegation - Verfolgung - Notizen Kontakte – mehr als bloß ein Adressbuch !

20 Seriendokumente einfach erstellt GANGL OLXWord Add-On für die komplette Korrespondenz aus Outlook Für Briefe, Etiketten, … 1x Word-Vorlagen erstellen – immer wiederverwenden Vollautomatisch optimale Briefform Vermerk im Kontaktfeld Geringe Lizenzkosten LIVEDEMONSTRATION

21 Kontakte im Netzwerk Öffentliche Ordner (Exchange) –Firmenadressbuch –Besonders genaue Pflege –Rechteverwaltung –PDA-Sync nur mit Zusatzsoftware zB Pumasoft Intellisync Telefonanbindung –Ausgehend –Eingehend GANGL OLXPhone Erkennung von Kontakten Auch für öffentl. Ordner Anruflisten LIVEDEMONSTRATION

22 AGENDA Kontakte – mehr als bloß ein Adressbuch ! PDA und mobile Access Exchange Web Access PDA als Externes Gedächtnis Sync mit Einzelplatz Ständig online mit Exchange Server

23 OL Web Access – Outlook im Browser Setzt MS Exchange Server voraus Zugriff auf Ihre Informationen von jedem Internet-Terminal Kein Outlook notwendig Keine Konfiguration am Client nötig

24 PDA - Typen Blackberry ® Handy-PDA Windows-Mobile Handy-PDA Symbian-basierte Geräte: Palm, Nokia Communicator Push-System: aktive, mobile Zustellung –Mails –Termine –Aufgaben

25 Blackberry ® Handy-PDA Unterwegs persönliche s und Termine in Echtzeit Voraussetzung: –Microsoft Exchange Server –Blackberry Provider (Mobilfunkbetreiber A1, T-Mobile …) –Blackberry Enterprise Server –Blackberrytaugliches Endgerät (Blackberry, einige Nokia, Sony- Ericsson, …) Kosten: –Einmalig: Servermaschine +Software + Blackberry-Handy-PDA Lizenzen 1600,- / 5 User, 250,- pro zus. User –monatlich: Blackberry-Dienst Mobilfunkanbieter monatlich 7,90 pro Endgerät

26 Windows-Mobile PDA Alternative zu Blackberry Outlook-Elemente am PDA – in Echtzeit Voraussetzung: –MS Exchange Server –PDA mit Internetverbindung (direkt oder via Bluetooth und Handy) Kosten: –Software Exchange Mobile Access (OMA) –Pro PDA: keine Lizenzkosten, nur Transferkosten –Einrichtung Alternativ: GANGL Outlook Mobile Access –Zus. Zugriff auf öffentliche und fremde Ordner –Kosten: Einmalige Lizenz 100,- pro Gerät, Installation

27 Vielen Dank für Ihr Interesse ! DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme 2. März 2006


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