Entlastung pur – Outlook, PDA & Co. WIRKLICH nutzen !

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1 Entlastung pur – Outlook, PDA & Co. WIRKLICH nutzen !
DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme 2. März 2006

2 Agenda – Outlook Classic
Ordnung in Ihren s Mailen mit System Kalender mit Profil besonders im Team Kopfentlastung durch Notizen Aufgaben Delegation Verfolgung Kontakte – mehr als bloß ein Adressbuch !

3 Agenda – Exchange, PDA, Erweiterungen
„Externes Gedächtnis“ Sync mit Einzelplatz Ständig online mit Exchange Server Exchange Server Outlook in der Gruppe Zahlreiche Zusatzfunktionen Zugriff von unterwegs Als Teil des „MS Small Business Server“-Paketes preisgünstig Gemietet :ab € 10,- mtl ! Erweiterungen Serienbriefe einfachst Telefonverbindung

4 E-Mails – den Posteingang ordnen
Standardfall: Posteingang unstrukturiert Zeitaufwand zum Durchsehen Viele Spam- s Newsletter Standard-Nachrichten Etc.

5 E-Mails – den Posteingang ordnen
LÖSUNG: Ordner Regeln Vorsortierung Kategorien Farben Weiterleitung/Antwort Markieren spezieller Mails SMS bei wichtigen Mails ERGEBNIS: Sofortiger Überblick Große Zeitersparnis LIVE-DEMONSTRATION

6 E-Mails – Handling Gruppieren und Sortieren – statt suchen Suche
…durch Klick auf den Feldnamen Auch mehrstufig Gruppierfeld Benötigte Felder Nach Bedarf gestalten Suche Volltext Google Desktop LIVEDEMONSTRATION

7 Postmanager – Exchange Server
EXCHANGE ALS VERTEILER Verteilergruppen intern Aliasnamen für ext. Adressen Öffentliche Ordner: Zugriff für alle Benutzer Direkter Mailempfänger (z.B. für Faxeingang von Fax2Mail) Keine Doppelbearbeitung von Nachrichten

8 Auto-Antwort: Exchange arbeitet für Sie!
Voraussetzung: MS Exchange Server Abwesenheitsassistent: s werden für Sie beantwortet Weiterleiten an Kollegen Genaues Regelwerk definierbar Je nach Absender, Empfänger, etc.

9 Mailversand – Volle Kontrolle
Mails für den Workflow nutzen Nachverfolgung Empfangs-/Lesebestätigung Schaltflächen Umfragen Informationen Sicher Senden Vermeidung von Fälschungen Digitale Unterschrift A-Trust A-Cert CA-Cert LIVEDEMONSTRATION

10 Viren + Spam - Effizienter Schutz
Kombination extern/intern: Externes Spam- und Virengateway (Provider, Server) Verdächtige Mails markiert, autom. Verschieben Externe Filter wesentlich wirksamer: Ablehung unzuverlässiger Mailserver Großer „Erfahrungsschatz“ Lokale AV-Software Beste und effizienteste Maßnahme: Vorsicht ! Einige wenige Regeln schützen vor 99% der Vireninfektionen: Vorschaufenster aus (HTML-Viren) Die meisten Viren werden durch BEKANNTE versandt (->Adressbuch !) Bei KLEINSTEM Verdacht Mail NICHT öffnen, eher beim Absender nachfragen Auto-Antwort vermeiden (sonst gut für Spammer) Anhänge immer erst abspeichern, AV-Scan, dann öffnen Ohne Administrator-Rechte am PC arbeiten Outlook Junk-Mail Filter Auf Stufe „hoch“ einstellen DEMONSTRATION Verschiebt s automatisch trainierbar

11 AGENDA Ordnung im Posteingang Mailen mit System Kalender mit Profil
besonders im Team

12 Kalender mit Profil – am Einzelplatz:
Standardfall: Termineintrag Evtl. Erinnerung Gewinnen Sie durch… Hervorhebung durch Farben automatisch, regelbasiert ! Anhänge zum Termin Kontakte Dokumente Wichtigkeit Terminserien Nie wieder Jahrestage vergessen (Hochzeitstag ?) LIVEDEMONSTRATION

13 Gruppenkalender – der Teamplaner !
Am Einzelplatz Personen einladen Zusagen / Absagen Mit MS Exchange Server Kalender freigeben Rechte definieren Einsicht beim Kollegen Parallelansicht Verfügbarkeiten Terminplanung Ressourcen Räume Equipment LIVEDEMONSTRATION

14 AGENDA Termine mit Profil besonders im Team Kopfentlastung durch
Aufgaben Delegation Verfolgung Notizen

15 Aufgaben – Befreien Sie Ihren Kopf
So wertvoll wie selten genutzt Schnell und effizient Einfach alle Todos abladen Aufgaben eintragen mit Betreff Priorität Fälligkeit Kategorie Zeitbedarf Anhänge (Unterlagen) Bessere Zeitplanung Serienaufgaben Sortierung & Gruppierung Nach allen Kriterien Immer den vollen Überblick Rot bei Versäumnis LIVEDEMONSTRATION

16 Aufgaben – Kontrolliert deligieren
Einfaches Workflow Management im Team Auch ohne MS Exchange Server ! Zuteilung Annahme / Ablehnung Information bei Änderungen Status, %-erledigt Volle Kontrolle über den Status LIVEDEMONSTRATION

17 Notizen – Post-it adé ! Vollwertiger Esatz für die „gelben Zettel“
Platz für Gedanken und Ideen Ordnung am Schreibtisch Kein Verlieren Volltextsuche ! Unterschiedliche Farben ! Kategorien !

18 Kontakte – mehr als nur Adressen
Kontakte korrekt eingeben Name, Firma, Speichern unter Konvention Telefon Adresse – Autokorrektur -Adressen komplett Mehrwert-Informationen Notizen Verknüpfte Anhänge wie Kundendokumente Wegbeschreibungen Kategorien Kategorienansicht Sortierung und Ansicht Aktivitäten s, Termine, Aufgaben Neue Termine & Aufgaben über Kontakt ! LIVEDEMONSTRATION

19 AGENDA Kopfentlastung durch Aufgaben Notizen Kontakte – mehr als
Delegation Verfolgung Notizen Kontakte – mehr als bloß ein Adressbuch !

20 Seriendokumente einfach erstellt
GANGL OLXWord Add-On für die komplette Korrespondenz aus Outlook Für Briefe, Etiketten, … 1x Word-Vorlagen erstellen – immer wiederverwenden Vollautomatisch optimale Briefform Vermerk im Kontaktfeld Geringe Lizenzkosten LIVEDEMONSTRATION

21 Kontakte im Netzwerk Öffentliche Ordner (Exchange) Telefonanbindung
„Firmenadressbuch“ Besonders genaue Pflege Rechteverwaltung PDA-Sync nur mit Zusatzsoftware zB Pumasoft „Intellisync“ Telefonanbindung Ausgehend Eingehend GANGL OLXPhone Erkennung von Kontakten Auch für öffentl. Ordner Anruflisten LIVEDEMONSTRATION

22 AGENDA PDA und mobile Access Exchange Web Access
PDA als „Externes Gedächtnis“ Sync mit Einzelplatz Ständig online mit Exchange Server Kontakte – mehr als bloß ein Adressbuch !

23 OL Web Access – Outlook im Browser
Setzt MS Exchange Server voraus Zugriff auf Ihre Informationen von jedem Internet-Terminal Kein Outlook notwendig Keine Konfiguration am Client nötig

24 PDA - Typen Blackberry® Handy-PDA Windows-Mobile Handy-PDA
Symbian-basierte Geräte: Palm, Nokia Communicator Push-System: aktive, mobile Zustellung Mails Termine Aufgaben

25 Blackberry® Handy-PDA
Unterwegs persönliche s und Termine in Echtzeit Voraussetzung: Microsoft Exchange Server Blackberry Provider (Mobilfunkbetreiber A1, T-Mobile …) Blackberry Enterprise Server Blackberrytaugliches Endgerät (Blackberry, einige Nokia, Sony-Ericsson, …) Kosten: Einmalig: Servermaschine +Software + Blackberry-Handy-PDA Lizenzen € 1600,- / 5 User, € 250,- pro zus. User monatlich: Blackberry-Dienst Mobilfunkanbieter monatlich € 7,90 pro Endgerät

26 Windows-Mobile PDA Alternative zu Blackberry
Outlook-Elemente am PDA – in Echtzeit Voraussetzung: MS Exchange Server PDA mit Internetverbindung (direkt oder via Bluetooth und Handy) Kosten: Software Exchange Mobile Access (OMA) Pro PDA: keine Lizenzkosten, nur Transferkosten Einrichtung Alternativ: GANGL Outlook Mobile Access Zus. Zugriff auf öffentliche und fremde Ordner Kosten: Einmalige Lizenz € 100,- pro Gerät, Installation

27 Vielen Dank für Ihr Interesse !
DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme 2. März 2006