OUTLOOK-Auffrischung

Präsentation zum Thema: "OUTLOOK-Auffrischung"—  Präsentation transkript:

1 OUTLOOK-Auffrischung
Grundlagen im Bereich und Terminverwaltung

2 Vorbereitungen Anmeldung am »TerminalServer« (siehe Desktop-Icon) der Volksschule Triftern: Benutzer: »pc07.gast« (siehe PC-Nr.) Kennwort: »gast« Arbeitsordner erstellen: Eigene Dateien Ordner »Fortbildung« anlegen Unterordner »Outlook« erstellen »Outlook« starten

3 OUTLOOK – Was ist das? PIM (personal information manager)
Kontakte (Adressbuch) Kalender (Termine) Aufgaben (to-do-Liste) Notizen („Post-it“) Synchronisation Exchange-Server und alternative Programme (Kosten!)

4 E-Mail: Account einrichten
kostenloses private (nicht dienstliche) -Adresse anlegen z. B. bei gmx.de, web.de, freenet.de oder gmail.com (AGB beachten!) POP3 und SMTP (Servernamen für Posteingang/-ausgang ermitteln, z. B. hier:

5 E-Mail: Test-Konto einrichten
test123 … test123

6 E-Mail: Empfang Erhalten von Nachrichten
Überblick behalten mittels Ordnungssytem Unterordner als Ablagen erstellen SPAM Filtermöglichkeiten eigene Regeln definieren Verhaltensgrundsätze mögliche Ursachen für SPAM Reaktion auf/Umgang mit SPAM fälschlich als SPAM gekennzeichnet Nachrichten Sortieren nach Kriterien Datum Sender Gezielte Suche Weiterleiten Antworten

7 E-Mail: Versand Verfassen einer Nachricht Adressat(en) Betreff Inhalt
Adresse (Bestandteile/Sonderzeichen) An, CC, BC Verteiler (Empfängerliste) Betreff Inhalt „Fernmeldegeheimnis“ Verschlüsselung (z. B. mittels PGP) Passwort-Schutz (Dateiversand als Anhang) Gestaltungsmöglichkeiten contra Sinn (!) Hintergründe Briefpapier Grafiken (statisch oder gar animiert) Anhänge einfügen Größe beachten ggf. komprimieren (z. B. ganze Ordner als ZIP-Datei)

8 Kontakte: Adressenverwaltung
Adressbuch (und mehr) Sortierung (alphabetisch) Einträge neu Kontakte Verteilerliste ändern/ergänzen (Details, Verknüpfungen) löschen Optionale Integration in TK-Anlage Telefonanrufe einleiten Speicherformat beachten (!)

9 Kalender: Terminverwaltung
Tipp: Strg + g (gehe zu Datum …) Ansichten Monat Woche Tag Termine einmaliger Termin (mit Zeitreservierung) regelmäßig wiederkehrend Termine (Serientyp) Beispiel: Geburtstage ganztägiges Ereignis (ohne Zeitreservierung) (Team-)Besprechung Synchronisation Termine als .ics-Dateien via versenden Terminabgleich mit anderen Rechnern im Netzwerk Voraussetzungen für Status-Anzeige (frei/gebucht) Exchange-Produkte zur Synchronisation

10 Aufgaben: To-do-Liste
Merkzettel-Funktion Fälligkeit Beginn/Ende Bearbeitungsstatus noch nicht begonnen begonnen erledigt Teamwork Aufträge an andere delegieren (via ) Voraussetzungen für Status-Anzeige Exchange-Produkte zur Synchronisation [Notizen (ähnlich Post-it)]

11 Wissenswertes: Synchronisation Alternativen zu MS-Produkte Handy PDA
OpenSource OpenOffice/StarOffice Thunderbird (Portable) AddOns (Erweiterungen) Kritische Gedanken gmail und was google sonst noch so anbietet (!)

12 Empfehlung OUTLOOK-Schulung (online)
Hier lassen sich gut aufbereitete Lektionen zu unterschiedlichen Funktionen innerhalb OUTLOOK (z. B. Besprechungen) Schritt-für-Schritt einüben und vertiefen.