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Dr. Bruno Klotz-Berendes | Hochschulbibliothek / Bibliotheksleiter Corrensstraße 25 |48149 Münster 0251 – 83 64850 | Fax: 64853 |

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1 Dr. Bruno Klotz-Berendes | Hochschulbibliothek / Bibliotheksleiter Corrensstraße 25 |48149 Münster 0251 – | Fax: | / https://www.fh-muenster.de/bibliothek BibControl - ein Tool für die Steuerung von Bibliotheken – ein Werkstattbericht nach zwei Wochen Fachhochschule Münster University of Applied Sciences

2 Tagesordnungspunkte 2 Motivation Ausgangssituation – Datenseiten Ausgangssituation – Reports Geschäftsprozesse – Strategie Fazit nach zwei Wochen BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

3 Überblick Standorte in der Region - Fakten 3 Die Fachhochschule im Überblick Standorte der FH Münster Studienorte An-Institute Steinfurt Greven Münster Ahlen / Beckum / Oelde Coesfeld Personal Professorinnen und Professoren257 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen328 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter402 Stand 02/2013 Fakten Studierende Fachbereiche12 Interdisziplinäre Einrichtungen2 Forschungsinstitute5 Studiengänge77 Stand 02/2013

4 Motivation 4 Präsidium der Fachhochschule Münster Erst durch das dynamische Gestalten und Entwickeln von Qualität statt eines planlosen Bündels einzelner Qualitätssicherungsmaßnahmen entsteht ein ganzheitliches Qualitätsmanagementkonzept. Ein möglicher Weg – aber sicherlich nicht der einzige – zur Realisierung ist eine prozessorientierte Umsetzung. Zwingend dagegen ist eine Anbindung des Qualitätsmanagements an das hochschulweite Managementsystem, aus dem sich Qualitätspolitik und Qualitätsziele ableiten. von Lojewski: Qualitätsmanagement mit Schwerpunkt Prozessqualität. Das Beispiel der Fachhochschule Münster. In: Beiträge zur Hochschulforschung, H.1, 30. Jg., 2008 von Lojewski: Qualitätsmanagement mit Schwerpunkt Prozessqualität. Das Beispiel der Fachhochschule Münster. In: Beiträge zur Hochschulforschung, H.1, 30. Jg., 2008 BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

5 Strategie Perspektiven und Struktur der Academic Scorecard 5 | Die Fachhochschule im Überblick Bildung Ressourcen Forschung ZIELE & STRATEGIE Personal Finanzen Infrastruktur Management Hochschulweite Academic Scorecard (ASC) Strategisches ZielKonkretes ZielKennzahlAusmaßMaßnahmen

6 Arbeitsfelder 6 | Die Fachhochschule im Überblick Strategie Wettbewerbsposition nachhaltig sichern Lehr- und Forschungsprofil weiter entwickeln Transfer stärken Management professionalisieren Studienberatung Weiterbildung Wissenschaftlicher Nachwuchs Forschungsbedingungen Austauschprozesse Strategische Partnerschaften Qualitätsmanagement Kaufmännische Buchhaltung Berichtswesen

7 Motivation 7BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes Anforderung schnell und individuell statistische Kennzahlen für die verschiedensten Aspekte zur Verfügung zu haben, um auf Anfragen reagieren zu können. Proaktive Analyse von Daten für die Weiterentwicklung der Bibliothek auch über mehrere Jahre. Bisher Pflege von Jahresstatistiken in PDF-Dateien; die nicht weiter in Excel nutzbar waren. Eine zentrale Stelle für Datenanalysen auch über die Grenzen des Bibliothekssystems (Ausleihe; Erwerbung) hinaus. E-Ressourcen; Personenzähler, etc.

8 Ausgangssituation Daten 8 Eigene statistische Daten – Sisis und MySQL-DB Datensammlung hbz – ein zentraler Sammelpunkt Auf etlichen Webportalen Per BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes Insgesamt unbefriedigende Situation

9 Ausgangssituation Reports 9 Statistische Informationen an FB – Jahresbericht Managementreport Präsidium BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

10 Ausgangssituation Reports 10BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

11 Ausgangssituation Reports 11 Statistische Informationen an FB – Jahresbericht Managementreport Präsidium Unspezifische Ad-hoc Anforderungen aus den Fachbereichen (Akkreditierungen und Reakkreditierung) BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes Wenig planbar und an einer Person gebunden.

12 Interne Lösungsansätze 12BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

13 Geschäftsprozesse - Strategie 13 Lieferzeiten Umsatz – Wie viel Finanzbedarf hat die HB pro Quartal? Auslastung der Bibliothek – Ausleihen - Arbeitsplätze IDM - Connector welchen Ressourcenbedarf wofür? BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

14 Fazit nach zwei Wochen 14 sehr mächtiges Werkzeug sehr interessante Analysen möglich – Umarbeiten in der Systematik sehr komplex – erfordert Detailwissen in den SunRise Parametern hervorragend geeignet Zuordnungsfehler zu finden Geringe Fehlerquoten – gute Arbeit der Kolleginnen und Kollegen in der HB sehr zügige Umsetzung durch Herrn Hoverath Analyse der Geschäftsprozesse – Analyse der Datenerfassung Bisher Geschäftsprozesse nach anderen Kriterien entwickelt und dokumentiert BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

15 Übersicht -1 15BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

16 Übersicht -2 16BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

17 Übersicht -3 17BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

18 Datenanalyse 18BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

19 Fehlerbereinigung 19BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

20 Fehlerbereinigung 20BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

21 Fehlerbereinigung 21BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

22 Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen 22BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

23 Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen 23BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

24 Lieferantenmeldung - SunRise 24BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

25 Lieferantenzeiten 25BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

26 Lieferantenzeiten 26BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

27 Lieferantenzeiten 27BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

28 Lieferantenzeiten 28BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes Lieferant 1 – ca Bestellungen

29 Lieferantenzeiten 29BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes Lieferant 2 ca Bestellungen

30 Ausleihen 30BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes

31 Ausleihen 31BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes Pro Bereichsbibliothek

32 Ausleihen pro Bereichsbibliothek 32BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes Pro Fachbereich

33 Literaturausgaben 33BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes Nach Medientyp mit Ausleihen

34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Rückfragen: BibControl, Dr. B. Klotz-Berendes34


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